Vejledning om ledelsestilsyn

Transkript

1 Vejledning om ledelsestilsyn Opdateret 22. august 2017 Denne vejledning skal hjælpe dig som leder med at varetage det obligatoriske økonomiske ledelsestilsyn. Efter en kort indledning nedenfor følger tre bilag: 1) En oversigt (bilag 1), som skal hjælpe dig med at vurdere behovet for kontrol og tilsyn 2) Et skema (bilag 2), som rummer de væsentligste spørgsmål, der indgår i planlægningen af tilsynet og et tomt skema, du bedes udfylde (bilag 2a) 3) En vejledning i at udfylde inventarlisten (bilag 3) 4) En vejledning i, hvordan man gennemfører stikprøvekontrol af medarbejderes bogføring i økonomisystemet OPUS (bilagskontrol)(bilag 4) Hvorfor og hvordan fører man ledelsestilsyn? Som leder har du ansvaret for dine medarbejderes opgaveløsning både fagligt og med hensyn til økonomi. Og som leder er du forpligtet til at føre tilsyn med, at opgaverne løses rigtigt og forsvarligt. Denne vejledning beskriver det økonomiske ledelsestilsyn, alle budgetansvarlige ledere er forpligtet til at foretage som en del af ledelsen. Det er meningen, at vejledningen skal hjælpe dig med at tilrettelægge og gennemføre tilsynet, så det bliver så hensigtsmæssigt og effektivt som muligt. De overordnede formål med det økonomiske tilsyn er: 1. at sikre, at budgettet overholdes 2. at der løbende sker en prioritering af budgettet 3. at der er bevidsthed om anvendelse økonomiske ressourcer 4. at betalinger sker i henhold til indgåede aftaler og kontrakter 5. at indtægter bliver opkrævet korrekt 6. at udgifter og indtægter registreres rigtigt 7. at eventuel opbevaring af værdier for andre sker betryggende 8. at medarbejdere ikke bliver mistænkeliggjort eller begår svig Tilsynet er en skriftlig øvelse: Du skal for hvert regnskabsår dokumentere planlægningen og udførelsen af tilsynet overfor Økonomienheden og revisionen i form af et samlet notat, som indsendes til Økonomienheden og din centerchef. Til dette bedes du anvende skema 2a, hvori du beskriver dine vurderinger og de foretagne kontroller. Side 1 af 12

2 Ledelsestilsyn i forhold til bilagsbehandling I Ringsted Kommune skal betalingskontrollen foregå som en integreret del af det overordnede ledelsestilsyn, som udføres i forbindelse med budgetkontrollen via stikprøvekontroller. Følgende minimumskrav er gældende: Ændringer i Nemkonto: Fritvalgskreditor oprettelser: Fakturaer med ændret betalingsstrøm: Udgiftsbilag der sker udenfor workflow (FB60): Fakturaer over og udgiftsbilag indenfor workflow: Fakturaer under kr. indenfor workflow: 100 pct. kontrol Økonomienheden er ansvarlig for kontrollen 25 pct. kontrol Økonomienheden er ansvarlig for kontrollen 25 pct. kontrol Økonomienheden er ansvarlig for kontrollen 10 pct. kontrol Økonomienheden er ansvarlig for kontrollen Minimum 5 % af alle bilag den budgetansvarlige er ansvarlig for kontrollen Minimum 10 % af alle bilag den budgetansvarlige er ansvarlig for kontrollen Færdigmeldte stikprøver kan altid findes frem igen i økonomisystemet, og skal derfor ikke opbevares som en kopi på institutionen. Stikprøven skal være færdigmeldt senest 30 dage efter kvartalets afslutning. Økonomienheden stiller de nødvendige data, værktøjer, vejledninger og support til rådighed for dig: Hvis du er i tvivl om noget, eller har brug for hjælp, så skriv til oeko@ringsted.dk eller ring Side 2 af 12

3 Bilag 1: Hjælp til risikovurdering Nedenstående punkter overvejes i forbindelse med vurdering af en institutions samlede økonomiske risiko. Dit ledelsestilsyn skal primært have sit fokus på de områder, hvor der er høj risiko og det samlede omfang af tilsynet skal afspejle den samlede risikovurdering. Høj risiko Lav risiko Budget og budgetopfølgning Forudsigelighed Budgetændringer i løbet af året Regnskab og bogføringsprocesser Løn Øvrige udgifter Indtægter Væsentlige ændringer fra et budgetår til det næste budgetår. Der sker væsentlige ændringer i løbet af året, eksempelvis aktivitetsregulering i henhold til budgettildelingsmodel. Stor personaleomsætning. Mange timelønnede. Tillægsydelser til fast løn. Mange enkelttransaktioner. Scannede fakturaer. Udbetalinger fra forskudskasse. Få enkeltstående opkrævninger. Der foretages kun pris- og lønregulering. Ingen ændringer bortset fra eventuel tildeling fra central barselspulje. Fast ansat personale på fast løn. Ensartede betalinger i henhold til kontrakt eller aftale. Mange og hyppige opkrævninger. Mulighed for afstemning af indtægter. Organisering af økonomiarbejdet Personale Uerfarne medarbejdere. Erfarne og kvalificerede medarbejdere. Delegering Delegering af alle økonomiske opgaver. Minimal delegering. Side 3 af 12

4 Ledelse Aktiver og andre værdier Værdier tilhørende andre Høj risiko Periodisk orientering om økonomiske forhold. Opbevaring af kontanter. Fuldmagt til bankkonti. Lav risiko Leder har daglig indsigt i økonomiske opgaver. Smykker eller andre materielle aktiver. Institutionens værdier Opsparing til ekskursioner. Aktiver af væsentlig værdi og omsættelighed. Borgeres adgang til værdier. Side 4 af 12

5 Bilag 2: Årlig rapportering til revisionen Dette skema skal anvendes som grundlag for dokumentation og rapportering af dit ledelsestilsyn. Område Budget Budgetopfølgning Bogføringsprocessen (Bilagskontrol) Beskrivelse og vurdering Institutionens budget og opgaver beskrives i korte træk. Du skal synliggøre, hvor der især er brug for ledelsesmæssigt fokus (fx fordi et område er dynamisk, har et stort budget, har væsentlige indtægter eller er vanskeligt styrbart) Hvordan følger I op på budgettet? Hvordan følger du med i, at budgettet overholdes eller om kompenserende tiltag er nødvendige? Hvilke tiltag har I besluttet i årets løb? Hvordan styrer I, hvem der må bogføre på institutionens vegne? HUSK, at bogføring også kan foretages via andre systemer end OPUS-økonomi, for eksempel debitorsystem eller lønsystem. Du skal vise, hvordan du har fokuseret dit tilsyn, hvordan det foretages og i hvilket omfang. Kontrollen kan delegeres til en person, der ikke har adgang til at bogføre. Det noteres hvem kontrollen eventuelt er delegeret til. Stikprøvekontrollen skal udgøre mellem 2 % og 10 % af den samlede bilagsmængde. Kontrollen udføres ved hjælp af et særligt værktøj i OPUS-økonomi. Værktøjet ligger under fanen Min økonomi og er benævnt Bilagskontrol. En detaljeret vejledning i brug af værktøjet er vedlagt som bilag 3. Særlige opmærksomhedspunkter: Vurdering af om de indkøbte varer og ydelser vedrører institutionen Repræsentationsbilag skal indeholde oplysning om deltagere og/eller anledning Udbetalte honorarer skal være indberettet som B-indkomst Kørselsgodtgørelse til ansatte skal altid udbetales via lønsystemet Korrekt registrering Lønudbetalinger For så vidt angår lønudbetalinger foretages kontrol via værktøjerne i Rollebaseret Indgang - Decentral Lønstyring eller Opus Overblik rapporterne Side 5 af 12

6 Område Beskrivelse og vurdering Løn & Budget og/eller Personale & Løn. Det kontrolleres som minimum: om der figurerer personer, som ikke er kendt af institutionen, eller som ikke skulle have modtaget løn i lønperioden om lønudbetalingens størrelse på hver person ser realistisk ud for perioden om der i øvrigt er bemærkelsesværdige forhold, der evt. skal korrigeres for. Økonomisk sagsbehandling Hvis I foretager økonomisk sagsbehandling, beskrives, hvordan den sagsbehandling foretages, som har direkte afledte virkninger på økonomien. Det kan være indberetning til it-systemer, som håndterer overførselsindkomster eller kalkulationer i forbindelse med salg af ydelser. Teksten skal vise, hvordan du som leder har fokuseret på kvalitetssikring og kvalitetskontrol. Indtægter Hvilke indtægter har jeres institution, fordelt på indtægtstyper. Kontante indtægter skal så vidt muligt undgås eller begrænses. Det beskrives, hvordan det sikres, at alle indbetalinger kommer rigtigt med i jeres regnskab. I forhold til kontante indtægter bør det beskrives, hvilke hensyn der er taget for at minimere risikoen. Vær opmærksom på, at dette er en løbende vurdering. Teksten skal også vise, hvilke kontroller der er tilrettelagt. Forskudskasser, forskudskonti eller lignende Har I forskudskasser, forskudskonti med tilknyttet betalingskort eller lignende? Så beskriv her, hvordan I håndterer dem. Vi anbefaler, at I kun bruger forskudskasser i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at få fremsendt elektronisk faktura, og at I så vidt muligt ikke har kontanter liggende i institutionen. Dokumentation for Side 6 af 12

7 Område Beskrivelse og vurdering udbetalinger fra forskudskassen indscannes og vedhæftes afregningsbilaget. Teksten skal også vise, hvordan afregningerne finder sted, og hvilke kontroller I fører med de enkelte afregninger. Inventarliste Se vejledning til inventarlisten i bilag 3 samt den tilhørende inventarlisteskabelon som findes på Midtpunktet. Alle relevante aktiver skal føres på en inventarliste. Registrering skal foretages med henblik på at forebygge svind og tyveri, samt til dokumentation i forbindelse med kontroller fra hhv. intern og ekstern revision m.v. Hvilke ting der skal med på inventarlisten afhænger af typen og værdien af aktiver samt af risikoen for tyveri/svind. Altså er der større behov på en skole, end på en daginstitution, og endnu mindre på en administrativ arbejdsplads m.v. På samme måde er der et større behov der, hvor borgere/elever/m.v. kan anvende/låne aktiverne, end hvor alt er stationært, og ikke kan fjernes. Værdier tilhørende andre Hvis I administrerer værdier tilhørende andre beskrives, beskrives her hvordan administrationen foretages. Eksempler herpå kan være døgninstitutioners opbevaring af midler tilhørende beboerne eller skolers opbevaring af elevers opsparing til ekskursioner og rejser. Både forretningsgangen og de tilhørende kontroller skal beskrives. Teksten skal vise, hvordan lederen har indsigt i forretningsgange og indbyggede kontroller. Andre forhold Er der andre forhold, der bør beskrives i denne forbindelse? Side 7 af 12

8 Bilag 2a: Tomt skema Område Beskrivelse og vurdering Budget Budgetopfølgning Bogføringsprocessen Lønudbetalinger Økonomisk sagsbehandling Indtægter Forskudskasser eller lignende Aktiver tilhørende institutionen Værdier tilhørende andre Andre forhold Bemærk at det udførte ledelsestilsyn skal kunne dokumenteres overfor den interne og eksterne revision. Side 8 af 12

9 Bilag 3: Vejledning i udfyldelse af inventarlister Det er den enkelte leder, der har ansvaret for udfyldelse og opdatering af inventarlisten. Skabelonen (link til placering på midtpunktet) består af en overskrift (institutionens/afdelingens navn) og 8 kolonner. Kolonne A angiver adressen på afdelingen. Kolonne B angiver placering (lokalenavn/-beskrivelse) Kolonne C angiver aktivets type (er det et TV, en cykel, en telefon etc.) Kolonne D angiver mærket på aktivet (producent) Kolonne E består af købsår og bilagsnummer i Opus (5106******) Kolonne F angiver anslået værdi Kolonne G anvendes til at angive serienummer eller lignende, hvis et sådant findes Kolonne H anvendes til at beskrive aktivet, samt dets anvendelse kort Kolonne I angiver antallet af det indkøbte aktiv Anbefalingen er, at den enkelte leder går sin afdeling igennem med henblik på at udarbejde inventarlisten, og udfylder skabelonen efter bedste evne. Generelt er der ingen fast regel for, hvor stor en andel af afdelingens inventar, der skal registreres. Anbefalingen er, at der tages billeder af de enkelte lokaler, og det inventar, der kan forsvinde, uden at det umiddelbart opdages, registreres. Typisk skal det repræsentere en værdi, for at blive registreret på inventarlisten. Når alle ønskede aktiver er beskrevet, gemmes inventarlisten med datoangivelse. På den måde kan det til enhver tid dokumenteres, hvilket inventar, der var på den givne dato. Inventarlisten skal opdateres løbende, og kontrolleres hvert år. Her er det en god idé at have billeddokumentation, så det er hurtigt at se, hvis der er sket en ændring i inventaret. Ved den årlige kontrol gennemgås lokalerne igen, og der kontrolleres i forhold til listen og billederne fra seneste gennemgang. Hvis der er ændringer opdateres inventarlisten. Hvis gennemgangen giver anledning til en mistanke om tyveri, skal det i første omgang overvejes, hvordan et fremtidigt spild kan undgås. Det kan være oftere kontrol, anden opbevaring eller lignende. Hvis der er tale om egentligt tyveri skal politiet inddrages. Kørertøjer Alle kørertøjer skal registreres hos Politisk Service, både ved tilgang og afgang. Ved køb af et nyt kørertøj skal følgende meldes ind på mail: Registrerings nummer Kopi af købsaftale (så vi ved, hvad den har kostet) Købsdato Hvem er bruger og hvor skal udgifter konteres Ved salg af et kørertøj skal følgendes meldes ind på mail: Afgangsdato Hvem er den solgt til (ny ejer) Hvis den er skrottet - skrotdato Side 9 af 12

10 Bilag 4: Vejledning i anvendelse af OPUS Bilagskontrol (stikprøvekontrol) Der skal udføres kontrol af bilagene som minimum en gang i kvartalet. Det kan dog anbefales, at foretage bilagskontrol oftere, f.eks. en gang om måneden hvis området indebærer mange bilag. Kontrollen af bilag skal udgøre mindst 5 % af alle bilag pr. område, som den budgetansvarlige har ansvaret for. Bilagene skal kontrolleres i forhold til: Korrekt kontering Er bilaget betalt til tiden Er der brugt den rigtige IM art Er beløbet korrekt i forhold til det underliggende bilag Er betalingsoplysningerne korrekte Ved manuelle bilag er der korrekt elektronisk dokumentation for udgiften Korrekt indberetning af oplysningspligt i forbindelse med udbetalingen af honorar Bilagskontrol i praksis: Efter hvert kvartal modtager man en mail med den udtrukne stikprøvekontrol i mailen vil der være et link til Rollebaseret Indgang. Åbn den rollebaserede indgang (tryk eventuelt på linket i mailen). Vælg fanebladet Økonomi (Controller) Vælg derefter Bilagskontrol > Stikprøvekontrol > Søg stikprøveliste. Side 10 af 12

11 Klik på linjen med den stikprøveplan der skal kontrolleres (den vil have samme nummer som i mailen) og vælg Åben stikprøvekontrol Nu vil selve kontrollen blive åbnet og vil se således ud: Stikprøven vil få påført et ID nummer, periode for udsøgningen, bruger, det totale antal dokumenter og antal dokumenter til kontrol. Reference dokument: her vises bilagsnummeret. Du har mulighed for at klikke på det og få vist bilaget. Vis dokument: klik på ikonet for at få vist dokumentet. Status: her skal du markere status på bilaget når det er undersøgt. Hold musen hen over de 3 firkanter for at se hvilken firkant der er til hvilken status. Rød = fejl der skal skrives en bemærkning i kommentarfeltet om hvilken fejl der er fundet, og hvordan det sikres at fejlen ikke sker fremadrettet. Gul = undersøges bruges hvis der er noget på et bilag der skal undersøges. Der skal skrives en kommentar til bilaget. Grøn = godkendt bruges hvis alt er i orden på bilaget. Kommentar: Det er muligt at trykke på ikonet komme et par briller på ikonet. og skrive en kommentar. Når der er skrevet en kommentar vil der Hvis der er et bilag du selv har behandlet vil det ikke være muligt at sætte en status på bilaget. Der vil komme en advarsel der fortæller, at du selv har behandlet bilaget og derfor ikke kan kontroller det. Stikprøven skal efterfølgende videresendes til en anden der kan færdiggøre den, og kontrollere de bilag du selv har behandlet. Hvis (en del af) stikprøven skal videresendes til en anden, gøres dette ved at klikke på knappen videresend. Klik nu på de 2 hvide firkanter for at indsætte HOxxx i Bruger og søg personen frem og dobbeltklik på vedkommende. (Hvis du ikke kender HO navnet kan du søge det frem ved at skrive fornavnet (med Stort forbogstav) og * i feltet til fornavn f.eks. Maria*) Side 11 af 12

12 Det er vigtigt, at Yderligere inputhjælp er sat til Stilling på Bruger Personen vil automatisk modtage en mail fra dig hvori der f.eks. kan stå følgende: Vedkommende vil herefter kunne tilgå kontrollen ved at klikke på Bilagskontrol > Stikprøvekontrol > Søg stikprøveliste. Færdigmeldte og gemte stikprøver Når alle dokumenter er kontrolleret og fået status grøn eller rød, er det muligt at trykke på knappen Færdigmeld. Listen med bilag lukkes og du har ikke længere mulighed for at foretage rettelser til stikprøvekontrollen. OBS! Det er ikke muligt, at færdigmelde en stikprøve hvis der er bilag der er markeret gule. Stikprøven skal være udført senest 30 dage efter kvartalets afslutning. Hvis du endnu ikke er færdig med kontrollen af bilagene, er det muligt at trykke på knappen Gem. Systemet gemmer stikprøven med de påførte kommentarer og status markeringer. Det er herefter muligt at fremfinde stikprøven via Søg Stikprøve Side 12 af 12