Procedurebeskrivelse

Transkript

1 Procedurebeskrivelse Vedr. udarbejdelse af ledelsestilsyn Version nr.: 1.0 dato: 1. april 2016 Versionsnr.: Udarbejdet af: Dato for ikrafttrædelse Godkendt af: Ansvarlig for opdatering: Ref. til overliggende dokument: 1.0 PWC 3. juni 2016 KØK KØK Som et led i opdatering af Kasseog regnskabsregulativet 2016 Test og opfølgning Kontrol aktiviteter Risikovurdering Kontrol miljø 1

2 1 Formål med Ledelsestilsynet Formålet med ledelsestilsynet er at sikre en korrekt og betryggende økonomisk forvaltning i den enkelte enhed, herunder en betryggende forvaltning af udgifter og indtægter. Ledelsestilsynets formål er også at påse, at regionenes kasse- og regnskabsregulativ samt gældende retningslinjer overholdes, ligesom tilsynet skal minimere risikoen for svig. Risikoen for svig mindskes ved effektiv funktionsadskillelse i den økonomiske forvaltning. Hvor der er identificeret svagheder i funktionsadskillelsen, skal der i den enkelte enhed implementeres dokumenterbare og effektive interne kontroller. Disse kontroller har ledelsestilsynet til ansvar at implementere og teste. Denne opdaterede version af ledelsestilsynet skal implementeres og tages i brug hurtigst muligt. Denne udgave af ledelsestilsynet benyttes, mens der arbejdes på at indarbejde mere automatiserede procedurer og sikring af effektive funktioner i systemerne. Den risikovurdering der skal udarbejdes efter proceduren i dette tilsyn, vil kunne benyttes fremadrettet. De igangværende arbejder på systermerne ændrer ikke på denne risikovurdering, kun revurdering af foretagne kontroller i art, omfang og delegering. I forbindelse med implementering af det nye ledelsestilsyn, oprettes der samtidig en intern kontrol enhed. Den har til formål at kontrollere ledelsestilsynet i de enkelte enheder, både anmeldt og uanmeldt. Samtidig skal enheden agere sparringspartner i brugen af ledelsestilsynet. Ledelsestilsynet tilrettelægges af den budgetansvarlige koncernleder ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Herunder skal tilsynet: Omfatte hele den budgetansvarliges forretningsområde Differentieres i omfang i forhold til væsentlighed og risiko Udarbejde en plan for kontrol af risikofyldte områder samt rotationsordning og opfølgning Ledelsestilsynet skal fokusere på de områder hvor der er væsentlige og/eller risikable transaktioner, samt de områder hvor den enkelte medarbejder eller leder på disponeringstidspunktet anlægger en skønsmæssig vurdering af transaktionens legalitet. Hvilke områder der er risikofyldte, er en individuel vurdering og kan være forskellig fra enhed til enhed. Med udgangspunkt i en risikoprofil skal den budgetansvarlige sammensætte hvilke konkrete handlinger og interne kontroller (operationelle og/eller kompenserende 1 ) i forhold til udførelse af ledelsestilsyn der skal gennemføres. Risikoprofilen skal efter udarbejdelse ajourføres minimum en gang årligt eller såfremt resultatet af det udførte tilsyn tilsiger det. Ved opbygning af ledelsestilsynet kan der for større enheder med fordel tages udgangspunkt i opbygningen vist på forsiden. Der skal oparbejdes et kontrolmiljø, som er fundamentet for enheden. Kontrolmiljøet afspejler sig i de ansatte, og tilgangen til implementering og brugen af kontroller. Der skal i hver enhed foretages risikovurdering for at identificere risikoområder. Dernæst skal der opbygges kontroller for at risikoafgrænse. Kontrollerne skal dernæst testes og følges op på. 1 Forklares på side 9 2

3 Ledelsestilsynets udformning og omfang skal i overordnet form være beskrevet. Gennemførelsen af tilsynet skal ske minimum kvartalsvis i henhold til de identificererede risici, opstillede kontroller, og tests af disse. Herudover udarbejdes der fælles skabeloner og vejledninger for enhederne i regionen, som kan understøtte et ensartet ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet er med andre ord en kontrol og en overvågning af at forvaltningen sker betryggende både for Region Sjælland, det enkelte budgetområde men også for de medarbejdere der er involveret i processerne. Det er vigtigt, at den pågældende budgetansvarlige er opmærksom, at han/hun har ansvaret for udformning og udførelse af ledelsestilsyn i egen enhed. Den budgetansvarlige har ret og pligt til at søge råd og vejledning hos enten Koncern Økonomi og/eller den interne kontrolenhed i det løbende arbejde med opdatering og gennemførelse af ledelsestilsyn. Den interne kontrolenhed har, som ovenfor nævnt, til opgave at rådgive enhederne og yde støtte og sparring i arbejdet med ledelsestilsyn. Efter udarbejdelse af ledelsestilsynet, skal tilsynet godkendes af direktionen ved ibrugtagning og herefter hvert andet år eller ved større ændringer. Det må forventes, at udarbejdelse af et effektivt ledelsestilsyn for de fleste enheder, er et omfattende arbejde, som vil kræve involvering af andre end den budgetansvarlige selv. 3

4 2 Vejledning til udarbejdelse af ledelsestilsyn Vejledning til brug for den budgetansvarliges beskrivelse og gennemførelse af eget ledelsestilsyn Hver enkelt enhed skal udarbejde beskrivelse af hvordan ledelsestilsynet gennemføres i deres enhed, og hvilke områder der anses for risikofyldte, og dermed foretages kontrol af. De områder som anses for ikkerisiko fyldte, skal beskrives og kontrolleres på rotationsbasis. Rotationsbasis skal være minimum en gang årligt, men det er op til det enkelte tilsyn at fastsætte, hvor ofte det vurderes nødvendigt. Der skal, som minimum indgå nedenstående punkter i beskrivelsen af ledelsestilsynet: 1. Beskrivelse af enheden 2. Beskrivelse af enhedens virke og aktiviteter 3. Ansvarsfordeling i enhedens ledelsestilsyn 4. Kompetenceregler/disponering 5. Risikoområder 6. Kontrolplan for risikoområder Minimumskrav til de 6 punkter: 2.1 Beskrivelse af enheden Beskrivelsen af ledelsestilsynet indledes med følgende afsnit: Enhedens navn og titel Budgetansvarliges navn og titel Kort beskrivelse af de generelle forhold vedrørende enheden, herunder Opgaver Organisation Mål m.v. Formålet er at danne sig et kort indtryk af opgavernes art samt klart at definere, hvem der er budgetansvarlig i enheden og hvad budgetansvaret overordnet omfatter. 2.2 Beskrivelse af enhedens virke og aktiviteter Kort overordnet beskrivelse af enhedens økonomiske forhold. Budget Driftsaftale Øvrige aftaler om enhedens virke f.eks. samarbejdsaftaler og SLA er (Service Level Agreement) 4

5 2.3 Ansvarsfordeling i enhedens ledelsestilsyn I dette afsnit beskrives, at ledelsestilsynet opdateres årligt og hvorledes opfølgning på og læring af ledelsestilsynet fastholdes og indarbejdes fremadrettet. Ansvaret for ledelsestilsynet kan i sig selv ikke delegeres men afsnittet kan indeholde en beskrivelse af den budgetansvarliges eventuelle delegering af selve gennemførelsen af ledelsestilsynet til andre medarbejdere i enheden. Delegering af udførelsen af ledelsestilsynet kan under overvågning af den budgetansvarlige om nødvendigt uddelegeres til medarbejdere fra andre enheder med de rette kompetencer. 2.4 Kompetenceregler/disponering For at kunne føre en økonomisk forvaltning bedst muligt, skal der i ledelsestilsynet opsættes klare grænser for hvilke kompetencer de ansatte i enheden tildeles, og hvilke muligheder/begrænsninger de har for disponering. Der tages udgangspunkt i den enkelte enhed på overordnet niveau. Hvilken opdeling enheden ønsker at benytte, er op til den enkelte enhed. Det kan vælges at gøres på titelniveau eller enkeltpersoner. Hvorvidt enheden ønsker kun at sætte grænser ud fra beløbsgrænser, eller medtage andre variable, er også op til den enkelte enhed. Det skal blot fremgå tydeligt, hvilke kompetenceregler og disponeringer der arbejdes ud fra i den enkelte enhed. Det er i dette afsnit at evt. begrænsninger i dispositionsbeføjelser også beskrives, dvs. at afsnittet ikke kun indeholder hvem der kan disponere men også eventuelle begrænsninger i den enkelte persons ellers niveaus beføjelser til at disponere. Mulighederne er mange og for at finde det mest betryggende niveau skal der tages udgangspunkt i risiko og væsentlighed og hensynet til smidighed i hverdagen og enhedernes virke. Til inspiration kan nævnes følgende områder, hvor der bør tages stilling til kompetenceregler og disponering: Ansættelse og afskedigelse af personale og ændring af personalelønninger Iværksættelse af overarbejde/merarbejde Aftaler om ydelse af vederlag og særlige ydelser Aftaler om køb af varer, materiel og tjenesteydelser, herunder også indgåelse af rammeaftaler Aftaler om indtægter f.eks. forskningsmidler Indgåelse af lejemål Aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder Aftaler om bygge- og anlægsarbejder Afgivelse af tilsagn om ydelse af tilskud, refusion og garantier. Anlæggelse af retssager og/eller indgåelse af forlig Slutteligt skal den enkelte enhed være opmærksom på, at ledelsestilsynet har ansvaret for at disse beføjelser overholdes, og dokumenteres på passende vis, således det er muligt at foretage effektiv kontrol heraf. 5

6 2.5 Risikoområder I økonomisk og regnskabsmæssigt henseende er det vigtigt at klarlægge, hvilke områder der er behæftet med øgede risici og dermed øget risiko for fejl, enten som følge af menneskelige fejl eller svig. Når risiciene i de enkelte enheder er kendte, er det muligt for at agere efter disse i Ledelsestilsynet. Den enkelte enhed skal derfor vurdere hvilke områder der er risikofyldte i forhold til den økonomiske forvaltning. Risikofyldte områder kan variere fra enhed til enhed, da specielt størrelsen og karakteren af budgettet kan have indflydelse på vurderingen af væsentlighed og risikoen. For bedst muligt at kunne identificere risici i den økonomiske forvaltning, bør der udarbejdes skriftlige forretningsgangsbeskrivelser/vejledninger for væsentlige procedurer og processer for enhedens risikoområder, heri skal der beskrives hvor i processerne der er identificeret risici. Flowcharts kan vedhæftes som bilag til forretningsgangsbeskrivelsen/vejledningen i den enkelte enhed. Der kan med fordel i større enheder søges inspiration i opbygning nævnt i indledningen. På udvalgte områder er der på tværs af Regionen udarbejdet standard forretningsgangsbeskrivelser. Der kan søges inspiration heri ved udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser/vejledninger i den enkelte enhed. Formålet med vurderingen i dette punkt er, at klarlægge Ledelsestilsynets indsatsområder, også i de områder af den økonomiske forvaltning der kan skifte karakter henover tid og sikre at også disse områder er omfattet af ledelsestilsynet Udvalgte risikoområder I den seneste udgave af kasse- og regnskabsregulativet er der fastsat seks forretningsområder, der som minimum skal indgå i den enkelte budgetenheds ledelsestilsyn. Der er tale om følgende områder: 1. Indkøb af varer, tjenester og anlægsaktiver 2. Disponering af rejser, transport, udlæg og repræsentation, herunder bespisning 3. Indtægter 4. Brug af betalingskort 5. Den budgetansvarliges egne dispositioner 6. Løn- og personaleadministration Alle seks regnskabsmæssige områder i den enkelte enhed skal vurderes, og det klarlægges, om der er tale om et område med øget risiko. Som udgangspunkt anses alle ovenstående områder som områder med forhøjede risici og skal derfor indgå i Ledelsestilsynet, således at interne kontroller, der reducerer risikoen til et acceptabelt niveau skal implementeres for alle seks områder. Hvis den ansvarlige for udarbejdelsen af Ledelsestilsynet vurderer, at der er et eller flere af ovenstående områder ikke er relevant eller ikke behæftet med øgede risici, skal dette forklares og dokumenteres særskilt i Ledelsestilsynet. 6

7 2.5.2 Øvrige risikoområder Nedenfor er oplistet yderligere områder som kan være behæftet med forhøjet risiko alt efter arten af den enkelte enhed. Det er endvidere vigtigt at gøre opmærksom på, at den ansvarlige for ledelsestilsynet har pligt til at medtage andre områder end de oplistede, såfremt de måtte være relevante for den enkelte enhed. (ikke udtømmende) Liste over områder der er omfattet af ledelsestilsynet Kassevirksomhed Administration af værdier for andre Forvaltning af eksterne projektmidler (såfremt enheden forvalter sådanne) Faglige og øvrige forhold der kan påvirke økonomien og/eller forpligte Regionen Registreringssystemer, herunder snitflader til økonomisystemet Fælles funktioner hvor enheden er ansvarlig for funktioner/systemer Andre områder 2.6 Kontrolplan for risikoområder For hvert risikoområde skal forretningsgangen, ud over beskrivelse af området, indeholde en kontrolplan, hvor følgende områder medtages: Risikovurdering Kontrolforanstaltning Delegering Risikovurdering Her beskrives hvorledes der er foretaget risikovurdering af det enkelte område, samt hvilke risici der er identificeret. Dette kan med fordel gøres ud fra forretningsgangsbeskrivelsen af det enkelte område, hvori der tilføjes hvor og hvilke risici der er identificeret. I vurderingen af risici skal den budgetansvarlige identificere risici, der er relevante for den økonomiske forvaltning, skønne over betydeligheden af risiciene, og vurdere sandsynligheden for at de indtræder. Særligt vurderes områder af den økonomiske forvaltning hvor egeninteressen kan være høj og hvor den enkelte medarbejder eller leder på disponeringstidspunktet anlægger en skønsmæssig vurdering af transaktionens legalitet, og/eller, hvor den enkelte medarbejder foretager dispositionen på egen hånd. Følgende forhold kan tages i betragtning ved vurdering af risikofyldte områder: Udgiftsmængden / -typen / -størrelsen (standard, særlige m.v.) Leverandører kendte/ukendte/engangsleverandører Personinvolvering (antal og kompleksitet i opgave/område) Personalesammensætningen øget opmærksomhed ved nye ansatte eller enmandsbetjente funktioner Borgere/patienter (service/forpligtigelser) Likvider og let omsættelige aktiver (risiko for svig) Incitamenter og fristelser Generel holdning etik (blandt medarbejdere) Lovgivningsmæssige forhold 7

8 Politisk risiko m.v. Når områderne er gennemgået, kan det med fordel oplistes i nedenstående tabel i det beskrevne Ledelsestilsyn: Område: Forhøjet risiko (en af de seks udvalgte områder) 1. Indkøb af varer, tjenester og anlægsaktiver X 2. Disponering af rejser, transport, X udlæg og repræsentation, herunder bespisning 3. Indtægter X 4. Brug af betalingskort X Forhøjet risiko (øvrige områder) Irrelevante /Lav risiko 5. Den budgetansvarliges egne dispositioner X 6. Løn- og personaleadministration X 7. Kassevirksomhed 8. Administration af værdier for andre 9. Forvaltning af eksterne projektmidler (såfremt enheden forvalter sådanne) 10. Faglige og øvrige forhold der kan påvirke økonomien og/eller forpligte Regionen 11. Registreringssystemer, herunder snitflader til økonomisystemet 12. Fælles funktioner hvor enheden er ansvarlig for funktioner/systemer 13. Andre 8

9 2.6.2 Kontrolforanstaltninger Hver enhed skal have et effektivt og dokumenteret kontrolmiljø. Kontrolmiljøet bruges til at afdække identificerede risici. Kontroller benyttes til, enten alene eller sammen med andre kontroller, effektivt at forebygge eller opdage og korrige væsentlig fejlinformation, samt opdage eventuel svig. Interne kontroller kan frem til der er mulighed for implementering af automatiske kontroller udformes som henholdsvis operationelle eller kompenserende interne kontroller. Der er i bilag 1 givet eksempler på en række interne kontroller (ikke udtømmende eksempler og andre kontroller kan være mere effektive). Der skal i hver enhed etableres effektive interne kontroller som reducerer de identificerede risici til et acceptabelt niveau. Det er op til den budgetansvarlige at fastsætte hvilket niveau de vurderer acceptabelt, og ud fra en risikobetragtning finde et betryggende niveau, som løbende revurderes. For områder med lav risiko tilknyttet, skal der føres intern kontrol efter et rotationsprincip opbygget af den enkelte enhed. Rotationsbasis er yderligere beskrevet indledningsvist under pkt. 2. Operationelle kontroller er kontroller, som implementeres i dagligdagens procedurer og processer. Hvor ledelsestilsynet indfører operationelle kontroller, skal ledelsestilsynet indeholde tests af effektiviteten af disse kontroller. Antal stikprøver afhænger at risikoen ved den enkelte handling, kontrollens art og til hvilket niveau risikoen ønskes reduceret. Kompenserende kontroller er, hvor det ikke er muligt at foretage intern kontrol i dagligdagens risikofyldte procedurer og processer. Hvor der udføres risikofyldte handlinger i dagligdagen, som er udført af en person alene, skal ledelsestilsynet agere det sidste sæt øjne i forbindelse med gennemførelse af ledelsestilsynet, ved på bagkant, at udføre kompenserende interne kontroller. Omfanget af de kompenserende kontroller afhænger af risikoen ved den enkelte handling, kontrollens art og til hvilket niveau risikoen ønskes reduceret. En enheds kontrolmiljø består ikke udelukkende af test af kontroller. Kontrolmiljøet dækker over mange andre aspekter, såsom kommunikation og håndhævelse af integritet og etiske værdier. Forpligtelse til kompetence, deltagelse af den øverste ledelse, og ikke mindst, den daglige ledelses filosofi og ledelsesstil, som forplanter sig ned gennem organisationen, hvilket afspejles i den praksis der er i den enkelte enhed. Slutteligt er beføjelser og ansvar også en del af det samlede kontrolmiljø. Des klarere retningslinjer der er for hvilke personer der har beføjelser til hvad, jo bedre kan det kontrolleres, at de enkelte medarbejdere også overholder deres beføjelser Delegering Som reaktion på identificerede risici og opstillede kontroller i ledelsestilsynet, skal der udarbejdes en plan for hvem der har ansvaret for at kontrollen udføres. Dette skal gøres for samtlige områder og valgte kontroller. Ledelsestilsyn skal udføres mindst en gang i kvartalet. 9

10 3 Dokumentation For hvert område og identificerede risici, skal der i ledelsestilsynet tages stilling til, hvorledes test af kontroller skal dokumenteres. Alle operationelle, og finansielle kontroller skal uden undtagelse være dokumenterbare. Der skal kvartalsvis laves en oversigt over hvilke kontrolhandlinger ledelsestilsynet har foretaget. Dette skal gøres ud fra den udarbejdede risikobetragtning og de dertil opstillede kontroller. I dette afsnit skal også beskrives om/hvordan tilsynet rapporteres videre i systemet og hvorledes læring uddrages og anvendes fremadrettet. Beskrivelsen skal indeholde forhold om rapportering både opad og nedad i organisationen. Fokus på de udførte kontroller er med til at sikre kvaliteten ligesom organisationen bør inddrages ved væsentlige problemer/konstateret svig. Der er i bilag 2 opstillet en række punkter, som skal udfyldes til brug for dokumentation af gennemført ledelsestilsyn. Det er samlet i et notat for at give overblik over dels vurderingerne, dels de udførte kontroller men også de ændringer eller læring som disse afsted kommer. Denne skabelon skal udarbejdes hvert kvartal, og skal kunne fremvises på forlangende fra den interne kontrolenhed. 10

11 Bilag 1 Underbilag er oplistede forslag til beskrivelse af risikoområder, samt eksempler på kontroller. Kontrollerne skal ses som inspiration, der kan benyttes i opbygningen af ledelsestilsynet, og der skal kun medtages de kontroller som vurderes relevante for den enkelte enhed for at reducere de identificerede risici til et acceptabelt niveau. Da der er tale om eksempler, er de oplistede kontroller ikke udtømmende, hvorfor der kan være kontroller som ikke er medtaget i bilagene, der kan være relevante for nogle enheder. Indkøb af varer, tjenester og anlægsaktiver Indkøb af varer, tjenester og anlægsaktiver anses som et særligt risikoområde, da der i flere enheder foretages indkøb for store summer, og oftest kun er et sæt øjne på indkøbet. Risici kan omfatte følgende underområder: Disposition/bestilling/rekvisition Varemodtagelse Godkendelse Regnskabsmæssigt område: Indkøb af varer, tjenester og anlægsaktiver Eksempler på kontroller 1. Budgetopfølgning samt gennemgang af afvigelsesforklaringer 2. Kontrol af at beløbsgrænser overholdes ved godkendelse jf. fastsatte anvisningsregler 3. Kontrol af rettigheder til at rekvirere varer i indkøbssystem 4. Kontrol af at indkøb er sket på udbudsberigtiget rammeaftaler hvor krævet* 5. Kontrol af at varekøb foretages gennem indkøbssystem* 6. Kontrol af korrekt behandling ved returvarer 7. Kontrol af afvigelsesrapport på modtagne varer 8. Kontrol af at modtagne varer matcher ordre 9. Kontrol af at faktura stemmer overens til afgiven ordre 10. Kontrol af fysisk tilstedeværelse af aktiver 11. Kontrol af at der foreligger investeringsplan og godkendelse ved køb af store anlægskøb* 12. Scanning og analyse af relevante rapporter fra økonomisystemet (runde beløb, usædvanlige størrelser, transaktioner på mærkelige tidspunkter mv.) 11

12 Disponering af rejser, transport, udlæg og repræsentation, herunder bespisning Rejser, transport, udlæg og repræsentation, herunder bespisning betragtes som særlige risikoområder, i det egeninteressen kan være høj, ligesom den enkelte medarbejder eller leder på disponeringstidspunktet anlægger en skønsmæssig vurdering af transaktionens legalitet. Regnskabsmæssigt område: Disponering af rejser, transport mv. Eksempler på kontroller 1. Budgetopfølgning samt gennemgang af afvigelsesforklaringer 2. Kontrol af omkostningens relevans for enhedens drift 3. Kontrol af at rejser bestilles via fælles rejsebureau, herunder om rejseregler er overholdt 4. Kontrol af oplysninger på bilag ifbm. repræsentation 5. Kontrol af relevante satser for afholdelse af omkostningerne er overholdt 6. Scanning og analyse af relevante rapporter fra økonomisystemet (runde beløb, usædvanlige størrelser, transaktioner på mærkelige tidspunkter mv) Indtægter Afsnittet skal indeholde en beskrivelse af eventuelle indtægter ved den enkelte enhed og hvorledes indtægtsforvaltningen foregår. Det kan være: Salg af diverse ydelser (kantiner, erklæringer mv.) Registreringsgrundlag (kasseboner/udlæsninger mv.) Indbetalinger Opkrævninger Salg af varer Internt salg Regnskabsmæssigt område: Indtægter Eksempler på kontroller 1. Budgetopfølgning samt gennemgang af afvigelsesforklaringer 2. Kontrol af daglig optælling af kasse afstemmes over til kassebon 3. Kassebeholdning afstemmes til finans 4. Kontrol af automatisk bogføring af dankortkøb 5. Kontrol af brug af mobilepay 6. Afstemning mellem debitormodul og finansmodul* 7. Kontrol af udstedte kreditnotaer i henhold til kompetenceregler 8. Kontrol af at salg medtages i korrekt regnskabsperiode (periodisering) 9. Kontrol af returvarer ført retur i overensstemmelse med fastsatte regler 10. Kontrol af anvendte salgspriser 11. Kontrol af at rabatter gives i henhold til godkendte rabatgrænser 12. Kontrol af at rykkerprocedure følges* 13. Kontrol af hensættelse til tab på debitorer foretages efter relevante principper* 14. Scanning og analyse af relevante rapporter fra økonomisystemet (runde beløb, usædvanlige størrelser, transaktioner på mærkelige tidspunkter mv) 12

13 Betalingskort Ved udstedelse af betalingskort godkendes afgang til betalingskort altid af nærmeste leder. Betalingskort anses for et særligt risikoområde, da disse kan benyttes hvor det ikke er muligt at foretage varekøb gennem indkøbsafdelingen. Yderligere er det et område med forhøjet risiko, da køb kun er mulige at kontrollere, ved kompenserende kontroller. Det skal beskrives i den enkelte enhed, hvordan behandling af kort håndteres. Regnskabsmæssigt område: Betalingskort Eksempler på kontroller 1. Budgetopfølgning samt gennemgang af afvigelsesforklaringer 2. Kontrol af at der foreligger godkendelse på udstedelse af kreditkort 3. Kontrol af at original bilag modtages inden bogføring af køb 4. Kontrol af omkostningens relevans for enhedens drift 5. Kontrol af at tilladte max-grænse ikke overskrides 6. Kontrol af at kort kun bruges i arbejdsregi 7. Scanning og analyse af relevante rapporter fra økonomisystemet (runde beløb, usædvanlige størrelser, transaktioner på mærkelige tidspunkter mv) Den budgetansvarliges egne dispositioner Den budgetansvarliges egne dispositioner anses som et højrisikoområde, da der er risiko forbundet med den budgetansvarliges tilsidesættelse af procedurer og interne kontroller. Ifølge Kasse- og regnskabsregulativet kan/må ingen godkende til egen bankkonto/til sig selv. En disponent/rekvirent/godkender kan/må ikke godkende egne dispositioner, herunder indkøbe til sig selv. I dette afsnit skal det beskrives, hvorledes enheden sikrer at dette ikke sker. Afsnittet skal således beskrive hvem der skal godkende for de ansvarlige selv og processerne herfor. Således vil denne beskrivelse betyde, at der skal etableres aftaler om godkendelse af den budgetansvarliges dispositioner på tværs af enheder. Regnskabsmæssigt område: Den budgetansvarliges egne dispositioner Eksempler på kontroller 1. Budgetopfølgning samt gennemgang af afvigelsesforklaringer 2. Kontrol af alle dispositioner foretaget af den budgetansvarlige er godkendt i overensstemmelse med fastsatte regler herfor 3. Kontrol af at original bilag modtages inden bogføring af køb ved brug af betalingskort 4. Kontrol af at den budgetansvarliges dispositioner er godkendt af en anden enhed. 5. Kontrol af omkostningens relevans for enhedens drift 13

14 Løn- og personaleadministration Som følge af de mange aspekter af lønområdet, er det forbundet med høj risiko, det både i ansættelsesforløbet, oprettelser i systemet, indberetninger, tillæg, ferieafvikling og godkendelse mv. Der skal derfor som minimum beskrives følgende områder ved løn: Oprettelser (hvem kan ansætte?) Indberetningerne til systemet (vagtplan mm.) Udbetaling af tillæg m.v. Ophør af ansættelsesforhold (registrering af ophør, løn og adgange mv.) Ferieafvikling mv. Regnskabsmæssigt område: Løn og personaleadministration Eksempler på kontroller 1. Budgetopfølgning samt gennemgang af afvigelsesforklaringer 2. Kontrol af korrekt lønudbetaling pr. Medarbejder ved sammenholdelse med ansættelseskontrakt med tillæg 3. Kontrol af at nyansættelser er godkendt af korrekt ledelsesniveau 4. Kontrol af vagtplan, sammenholdelse af udbetalte timer over til godkendt vagtplan 5. Kontrol af at tillægsaftaler til eksisterende ansættelsesaftaler er godkendt af korrekt ledelsesniveau 6. Kontrol af at der foreligger underskrevne ansættelsesaftaler 7. Kontrol af feriegodkendelse 8. Gennemgang af log over ændringer i stamdata* 9. Sammenhold lønlister over til faktiske udbetalinger 10. Kontrol af udført lønafstemning* 11. Afstemning mellem skatteindberetning og bogført løn 12. Scanning og analyse af relevante rapporter fra økonomisystemet (runde beløb, usædvanlige størrelser, transaktioner på mærkelige tidspunkter mv) * kontroller som relaterer sig til tværgående enheder 14

15 Dato: 17. maj 2016 Bilag 2 Notat til brug for dokumentation Dokumentation af udført ledelsestilsyn Der er på næste side indsat en tabel som skal anvendes til opsummering af det udførte ledelsestilsyn. Det er vigtigt at pointere, at dette skema ikke alene kan bruges som dokumentation for udførslen af ledelsestilsynet. Udførslen skal understøttes af anden underliggende dokumentation. For hvert risikofyldt område skal ledelsestilsynet yderligere dokumenteres med beskrivelse af nedenstående punkter: Seneste ledelsestilsyn Afklaring af opfølgningspunkter fra seneste ledelsestilsyn Omfang af kompenserende kontroller Beskriv omfanget af tilsynet af kompenserende kontroller o Hvor meget i kr. har tilsynet omfattet i forhold til den samlede beløbsmængde? o Hvis ikke muligt i kroner, benyttes anden enhed, eks. antal eller andet Opfølgning Konklusion 15

16 Eksempel (skal uddybes yderligere hvis denne rapporteringsform vælges): Antal test af kontrol Varekøb Risikoområde Kontrolnummer mv. Hvilken kontrol? Type af kontrol Rotation? Hvor ofte udføres kontrol? Hvem har udført kontrol? Hvor ofte testes kontrol? Hvem har testet kontrol? 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Observation: 16