Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune

Transkript

1 Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune Version 5 Godkendt af Kommunalbestyrelsen: 1

2 INDHOLD: 1. Generelt om regelsæt Lovgrundlag Formål Uddybende bilag og retningslinjer Gyldighedsområde Ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet og tilhørende bilag Kasse- og regnskabsregulativet Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet Formelle regler Økonomiudvalget Udvalgene Borgmester og direktion Økonomisk styring Generelt Bevillingsmyndighed Bilag: Anlægsbevillinger Bevillingsniveau og budgetansvar Omplaceringer Tillægsbevillinger Budgetoverførsel Budgetprocessen Generelle principper Budgetudarbejdelse for det kommende år og overslagsår Budgetopfølgning Generelt Budgetopfølgning, kvartalsvis Budgetopfølgning månedligt som en del af ledelsestilsynet Bilag: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Regnskabsaflæggelse Generelt Årsregnskab Anlægsregnskaber Bogføringsprocessen Generelt God bogføringsskik Grundlag for bogføring og betaling Kontrol Finansiel styring og betalingsformidling Generelt Bilag: Strategi for aktiver og passiver Betalingsformidling, herunder kasser og bankkonti Afstemning af statuskonti Bilag: Regler for afskrivninger Debitorsystem Bilag: Regler for opkrævninger Anvendelse af IT-fagsystemer Generelt Systemansvarlige Kvalitetskontroller Kontroller mod svig Andre områder Sikring af kommunens aktiver Tilskudsforvaltning Bilag: Tilskud ydet af FMK, regler for regnskabsføring Bilag: Eksterne tilskud til kommunale drifts- og anlægsprojekter, regler for regnskabsføring Indkøbs og udbudspolitik Sikring af værdier tilhørende andre herunder beboerøkonomi Eksterne regnskaber

3 1. Generelt om regelsæt 1.1 Lovgrundlag Kasse- og Regnskabsregulativet er Faaborg-Midtfyn Kommunes overordnede regelsæt for styring af kommunens økonomi. Regelsættet er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7, hvori der står: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen indenfor kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstiles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før det sættes i kraft. Følgende love og regelsæt ligger til grund for kommunens kasse- og regnskabsregulativ: Lov om kommunernes styrelse Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Faaborg-Midtfyn Kommunes styrelsesvedtægt Den politiske og administrative delegationsplan for Faaborg-Midtfyn Kommune 1.2 Formål Formålet med regelsættet er at sikre: Tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi Korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen Præcisering af budgetansvar og ledelsestilsyn Fornuftige og meningsfulde interne kontroller, som tager udgangspunkt i vurdering af væsentlighed og risiko. Fælles budget- og regnskabsprocesser på tværs af kommunen 1.3 Uddybende bilag og retningslinjer Regelsættet beskriver primært de helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som spiller en væsentlig rolle for kommunens grundlæggende økonomistyring. På udvalgte områder er regelsættet suppleret af uddybende bilag, retningslinjer m.m., som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Sidst i hvert afsnit af regulativet er nævnt hvilke bilag, der er til det pågældende afsnit. 1.4 Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regelsættet også gældende for disse med mindre andet fremgår af det indgåede aftalegrundlag mellem kommunen og den eksterne virksomhed. 3

4 2. Ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet og tilhørende bilag 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Kommunalbestyrelsen beslutter reglerne for økonomisk styring i Faaborg-Midtfyn Kommune. På baggrund af kommunalbestyrelsens beslutninger, skal stabschefen for Økonomi og Løn på eget initiativ tilrette regelsættet, når beslutninger i Kommunalbestyrelsen har indvirkning på regulativet. Stabschefen for Økonomi og Løn er således ansvarlig for, at regulativet altid er ajour samt at ændringsforslag sendes via Direktionen og Økonomiudvalget til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Direktion, koncernchefer og øvrige ledere med delegeret budgetansvar i Faaborg-Midtfyn Kommune forventes, som led i den økonomiske styring, at påpege overfor Stabschefen for Økonomi og Løn, hvis kommunens regelsæt bør ændres eller ikke harmonerer med den konkrete styring i stabe, centre eller øvrige enheder. 2.2 Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet Bilag til Kasse- og regnskabsregulativet skal godkendes af Direktionen med mindre andet er nævnt i regulativet. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet samt væsentlige ændringer i bilag hertil. Stabschefen for Økonomi og Løn er ansvarlig for, at ændringer til regelsættet formidles i organisationen. 3. Formelle regler 3.1 Økonomiudvalget I henhold til styrelseslovens 18 skal Økonomiudvalget have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, før sagen forelægges Kommunalbestyrelsen til beslutning. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen. 3.2 Udvalgene Faaborg-Midtfyn Kommunes stående udvalg har i henhold til kommunens styrelsesvedtægt ikke del i den umiddelbare forvaltning af kommunens kasse- og regnskabsvæsen. 3.3 Borgmester og direktion I henhold til styrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Til den daglige administrative ledelse af Faaborg-Midtfyn Kommune er der ansat en Direktion. 4

5 4. Økonomisk styring 4.1 Generelt Kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for styringen af Faaborg- Midtfyn Kommunes økonomi. Direktionen har det praktiske ansvar for at sikre, at der udarbejdes mål, strategier, handleplaner samt foretages resultatopfølgning for kommunen. Herudover har de også ansvar for, at der udarbejdes budgetter samt aflægges regnskab for anvendelsen af brugte midler. Det overordnede økonomiske styringsredskab i Faaborg-Midtfyn Kommune er kommunens økonomiske politik, som sikrer, at Kommunalbestyrelsen har et solidt grundlag for at sikre en effektiv og stabil drift i Faaborg-Midtfyn Kommune. Den økonomiske politik er sammensat af en række økonomiske mål, og flere af disse mål hviler på centrale strategier. 4.2 Bevillingsmyndighed Bevillingsmyndigheden er hos Kommunalbestyrelsen. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før Kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Dog kan foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, om fornødent iværksættes uden Kommunalbestyrelsens forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt. Ved bevilling forstås en bemyndigelse fra Kommunalbestyrelsen til at afholde udgifter eller oppebære indtægter inden for de fastsatte økonomiske rammer og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder bevillingen er givet. Bevillingerne kan gives i form af: Étårige driftsbevillinger Anlægsbevillinger (ét eller flerårige) Tillægsbevillinger Nærmere regler for anlægsbevillinger fastsættes af Kommunalbestyrelsen i forbindelse med vedtagelse af årsbudgettet Bilag: Anlægsbevillinger 4.3 Bevillingsniveau og budgetansvar Ved vedtagelsen af årsbudgettet tager Kommunalbestyrelsen stilling til bevillingsniveauet. Kommunalbestyrelsen har godkendt en organisering, hvor bevillingerne ligger på: Overordnede koncernområder med undtagelse af administrationen (konto 6), som ligger under Kommunaldirektøren/Direktionen. Det enkelte koncernområde er inddelt i underliggende decentrale områder eksempelvis skoler, daginstitutioner, plejehjem m.v. De bevillingsansvarlige er: Kommunaldirektør/Direktion Koncerncheferne I praksis har en række ledere i den kommunale organisation fået tildelt et delegeret budgetansvar, det drejer sig eksempelvis om skoleledere, daginstitutionsledere og lignende. 5

6 Direktion, koncernchefer og decentrale ledere med et delegeret budgetansvar er alle budgetansvarlige indenfor deres tildelte budgetramme. 4.4 Omplaceringer Der kan kun ske omplacering af budgetter indenfor det enkelte koncernområde efter forudgående dialog mellem koncernchefen og lederen med det delegerede budgetansvar samt mellem koncernchef og kontaktdirektør fra Direktionen. Herefter kan den endelige beslutning tages af koncernchef/direktion. Der kan ikke foretages omplaceringer mellem konto 6 (administration) og øvrig drift indenfor det enkelte koncernområde, ligesom der heller ikke kan foretages omplaceringer på tværs af koncernområder uden forudgående dialog jævnfør beskrivelsen ovenfor. Ledere med delegeret budgetansvar kan foretage omplaceringer indenfor eget budgetområde. 4.5 Tillægsbevillinger Alle tillægsbevillingssager skal sammen med øvrige bevillingssager fremsendes til Staben for Økonomi og Løn til udtalelse inden sagen forelægges for Økonomiudvalget. Hvis der flyttes budgettal på tværs af koncernområder, så kræver det en beslutning fra Kommunalbestyrelsen. 4.6 Budgetoverførsel Der er overførselsadgang mellem regnskabsårene for over- eller underskud for de enkelte bevillingsområder. Ved opgørelse af regnskabsresultatet er overførsler baseret på de delegerede budgetter. Centre og Stabe kan som udgangspunkt overføre op til 2% af årets overskud. De decentrale institutioner kan som udgangspunkt overføre op til 4% af årets overskud. Et eventuelt underskud for både centre, stabe og decentrale institutioner overføres fuldt ud. Generelt skal over-/underskud ledsages af en regnskabsforklaring, der nærmere angiver årsagerne til regnskabsresultatet. Herudover skal der ske en overførselsanmodning med en nærmere beskrivelse af hvor stor en del af et eventuelt overskud, der er foruddisponeret, og hvad et eventuelt resterende overskud ønskes anvendt til. Kommunalbestyrelsen skal behandle overførslerne som en tillægsbevillingssag. 5. Budgetprocessen 5.1 Generelle principper Reglerne for budgetlægning er beskrevet i Styrelsesloven samt i Budget- og Regnskabssystem for kommunerne udgivet af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Der lægges budget for det kommende år samt de 3 efterfølgende år. Budgettet ledsages af uddybende bemærkninger, som belyser baggrunden for det afsatte budget. Formelt er det Økonomiudvalget, der udarbejder forslag til årsbudgettet samt overslagsårene til behandling i Kommunalbestyrelsen. Det udarbejdede budget skal altid være i balance, så udgifter og indtægter skal opveje hinanden. 6

7 Kommunalbestyrelsen har ansvar for at skabe sammenhæng mellem kommunens budget og kommunens økonomiske politik, strategier, projekter, kommuneplan m.v. 5.2 Budgetudarbejdelse for det kommende år og overslagsår Stabschefen for Økonomi og Løn har ansvaret for, at der udarbejdes en budgetprocedure, som indeholder en tids- og aktivitetsplan. Herudover har stabschefen ansvar for, at den centrale koordinering af det praktiske budgetarbejde foregår i overensstemmelse med budgetvejledningen. Det er koncernledelsens ansvar, at der udarbejdes budgetforslag i overensstemmelse med de politiske mål og tilkendegivelser. Det er ligeledes koncernledelsens fælles ansvar, at budgetforslagene er gennemarbejdede og transparente. De udarbejdede budgetforslag præsenteres på fagudvalgsmøder i juni måned. Udvalgenes opgave er herefter at kommentere på forslagene efter behov. I august afholdes der budgetseminar for Kommunalbestyrelsen, hvor det kommende års budget samt budgetoverslagsår belyses og debatteres. Budgettet førstebehandles medio september og godkendes endeligt medio oktober året før budgettets ikrafttræden. 6. Budgetopfølgning 6.1 Generelt Budgettet og budgetopfølgningerne er det væsentligste element i kommunens samlede økonomistyring i forhold til at opfylde kommunens mål om sikker drift og effektiv økonomistyring. Stabschefen for Økonomi og Løn har det overordnede ansvar for økonomistyringen og den overordnede opfølgning og rapportering om kommunens økonomiske forhold til Direktion, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. I den forbindelse skal koncernchefer, kontaktdirektører og ledere med et delegeret budgetansvar bidrage i fornødent omfang til løsning af denne opgave. Det er i den forbindelse vigtigt at præcisere, at alle ledere med budgetansvar eller delegeret budgetansvar til enhver tid vil være ansvarlige for økonomi, opgaveløsning samt at delegerede opgaver inden for området løses hensigtsmæssigt og korrekt ud fra god forvaltningsog bogføringsskik. Hvis der forventes et merforbrug på mere end 2% for centre og stabe og 4% for decentrale institutioner, så skal den budgetansvarlige udarbejde en plan for nedbringelse af merforbruget i samarbejde med koncernchefen, kontaktdirektøren og staben for Økonomi og Løn. Ved planens udarbejdelse skal der tages stilling til, om planen kan holdes indenfor det delegerede budgetområde eller alternativt indenfor det involverede koncernområdes budget. Der vil ske en løbende opfølgning, som aftales i den konkrete sag. Kommunaldirektøren inddrages, om nødvendigt, efter konkret vurdering. 6.2 Budgetopfølgning, kvartalsvis Der foretages 3 kvartalsvise budgetopfølgninger om året. De kvartalsvise budgetopfølgninger giver et samlet billede af kommunens aktuelle økonomi, og de forelægges via Direktionen, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Koncernchefer og ledere med delegeret budgetansvar skal i den forbindelse indberette det forventede årsforbrug for drift og anlæg ved de kvartalsvise budgetopfølgninger. I forbindelse med de kvartalsvise budgetopfølgninger, er det vigtigt, at kontaktdirektørerne inddrages, via afholdelse af møder mellem kontaktdirektører, koncernchefer og Økonomi og Løn. På møderne gennemgås resultaterne af budgetopfølgningerne og herudover er det muligt 7

8 at drøfte tiltag og initiativer, der kan få en positiv indvirkning på resultaterne af budgetopfølgningerne. 6.3 Budgetopfølgning månedligt som en del af ledelsestilsynet Den månedlige budgetopfølgning er en del af det ledelsestilsyn som alle ledere med budgetansvar i Faaborg-Midtfyn Kommune skal foretage. Ledelsestilsynet består af en beskrivelse, som altid skal være aktuel, samt en månedlig elektronisk udførelse af tilsynet. Det økonomiske ledelsestilsyn fastlægges af den budgetansvarlige/den med delegeret budgetansvar ud fra de krav, der er stillet af Stabschefen for Økonomi og Løn i bilaget budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn. I den budgetansvarliges beskrivelse af eget ledelsestilsyn skal følgende blandt andet fremgå: Organisering Uddelegerede ansvarsområder IT-systemer der anvendes på området Administration af økonomiske midler Bestillings-, betalings- og afstemningsprocedurer Hvordan det månedlige ledelsestilsyn foretages Den budgetansvarlige har mulighed for frit at delegere opgaverne ud til sine ansatte eksempelvis i forhold til opgaverne omkring bestilling af varer, betaling og bogføring m.v. De delegerede opgaver skal blot fremgå af den budgetansvarliges skriftlige ledelsestilsyn. Den budgetansvarlige har herudover mulighed for at uddelegere kontrolopgaverne til sine ansatte i forhold til den månedlige elektroniske opfølgning. Det drejer sig om opgaverne: Kontrol af minimum 10 bilag i forhold til modtagne varer, priser, brug af indkøbsaftaler samt dokumentation. Herudover kontering på retvisende konto i kontoplanen. Kontrol af at lønudgifterne forekommer sandsynlige, at de anførte medarbejdere i rapporten for ledelsestilsynet er ansat på enheden, samt at der ikke udbetales løn til fratrådte medarbejdere. Herudover skal der også laves kontrol af udbetalte engangsydelser og faste tillæg. Kontrol af at udgifter på området, som skal betales af andre, bliver opkrævet løbende og minimum én gang om måneden (regninger til borgere, beboere på opholdssteder/ plejehjem, samarbejdspartnere m.v.) Ved særlige opkrævninger i forhold til mellemkommunale betalinger og lovbestemte opkrævninger, så som ejendomsskat, så følges de lovbestemte eller øvrige fastsatte opkrævningsfrister. Kontrol af at modtagne indtægter bogføres løbende og minimum én gang om måneden Kontrol af at eventuelle afstemningsopgaver foretages løbende eksempelvis i forhold til beboerbetalinger, beboermidler, øvrige modtagne betalinger, mellemregningskonti og lignende. Den budgetansvarlige har pligt til hver måned at anvise et elektronisk ledelsestilsyn indenfor eget ansvarsområde på baggrund af egen beskrivelse for opgavevaretagelsen. Anvisningen af ledelsestilsynet skal ske elektronisk primo den efterfølgende måned, ellers vil den budgetansvarlige blive rykket for færdiggørelsen af tilsynet. Juli måned er dog fritaget for anvisning af ledelsestilsyn Bilag: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn 8

9 7. Regnskabsaflæggelse 7.1 Generelt Faaborg-Midtfyn Kommune følger reglerne for regnskabsaflæggelse, som er beskrevet i Styrelsesloven samt i Budget- og Regnskabssystem for kommunerne udgivet af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Faaborg-Midtfyn Kommunes årsregnskab revideres af et statsautoriseret revisionsselskab, hvorefter det forlægges Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. 7.2 Årsregnskab Stabschefen for Økonomi og Løn har ansvaret for, at der udarbejdes en regnskabsprocedure, som indeholder en tids- og aktivitetsplan. Stabschefen har ansvar for, at den centrale koordinering af den praktiske regnskabsaflæggelse foregår i overensstemmelse med regnskabsproceduren. Ved opgørelse af regnskabsresultatet er overførsler baseret på de delegerede budgetter. Centre og Stabe kan som udgangspunkt overføre op til 2% af årets overskud. De decentrale institutioner kan som udgangspunkt overføre op til 4% af årets overskud. Et eventuelt underskud for både centre, stabe og decentrale institutioner overføres fuldt ud. Generelt skal over-/underskud ledsages af en regnskabsforklaring, der nærmere angiver årsagerne til regnskabsresultatet. Herudover skal der ske en overførselsanmodning med en nærmere beskrivelse af hvor stor en del af et eventuelt overskud, der er foruddisponeret, og hvad et eventuelt resterende overskud ønskes anvendt til. 7.3 Anlægsregnskaber Et anlægsarbejde kan være ét eller flerårigt. Til et anlægsarbejde gives der en samlet bevilling samt et årligt rådighedsbeløb, hvis anlægget er flerårigt. Anlægsregnskabet aflægges særskilt i forbindelse med årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Der skelnes mellem anlægsregnskaber med bruttoudgifter under eller over 2 mio. kr. Anlægsarbejder under 2 mio. kr. Der aflægges ikke særskilt anlægsregnskab for anlægsarbejder med en bruttoudgift under 2 mio. kr. Denne type anlæg godkendes sammen med årsregnskabet. Såfremt anlægsudgifterne afviger med mere end 4% i forhold til bevillingen, søges en tillægsbevilling til afvigelsen med finansieringsforslag. Først herefter kan anlægsregnskabet aflægges for Kommunalbestyrelsen. Anlægsarbejder over 2 mio. kr. Staben for Økonomi og Løn udarbejder endeligt regnskab for anlægsarbejder med en bruttoudgift over 2 mio. kr. I Regnskabet redegøres der for bevillingens anvendelse, ligesom der gives bemærkning til anlægsregnskabets forskellige poster og opfyldelse af forudsætningerne for anlægsarbejdet. Regnskabet godkendes i Kommunalbestyrelsen samtidig med godkendelse af den endelige revisionsberetning for året. Regnskabet udarbejdes senest 3 mdr. efter anlægsarbejdets afslutning. 9

10 Årlig opgørelse Staben for Økonomi og Løn udarbejder i samarbejde med den budgetansvarlige en opgørelse over de ikke afsluttede anlægsarbejder umiddelbart efter supplementsperiodens udløb. Opgørelsen skal indeholde en redegørelse for arbejdets hidtidige tekniske og regnskabsmæssige forløb samt en vurdering af, om bevillinger og tidsfrister kan overholdes. På baggrund af ovenstående udarbejder Staben for Økonomi og Løn en samlet opgørelse over kommunens anlægsvirksomhed, der opdeles i 2 afsnit: 1. Igangværende arbejder. 2. Afsluttede arbejder med anlægsregnskab. Opgørelsen optages i bemærkningerne til årsregnskabet. 8. Bogføringsprocessen 8.1 Generelt Budget- og Regnskabssystem for kommunerne udgivet af Økonomi- og Indenrigsministeriet beskriver de til enhver tid gældende regler for bogføring. Kommunens kontoplan er opbygget og ajourføres løbende på baggrund af de gældende regler, og det er i denne kontoplan alle bogføringsansvarlige skal foretage bogføring af samtlige udgifter og indtægter vedrørende den kommunale virksomhed. Bogføringerne i Faaborg-Midtfyn Kommune danner grundlaget for alle budgetopfølgninger, budget, regnskab og diverse analyser, som løbende foretages for at følge forbrug og effekt af anvendte økonomiske midler i kommunen. Korrekt løbende bogføring af alle udgifter og indtægter er derfor af stor vigtighed i forhold til at kunne sikre en effektiv og god økonomistyring i Faaborg-Midtfyn Kommune, så det sikres, at man til enhver tid kan vise den reelle økonomiske situation. Stabschefen for Økonomi og Løn har ansvaret for, at kommunen til enhver tid har et økonomisystem, hvor alle bogføringer kan ske elektronisk, og hvortil alle med ansvar for bogføringsopgaverne kan få adgang. Ansvaret for korrekt bogføring ligger hos Direktion, koncernchefer samt alle ledere, der har fået et delegeret budgetansvar. 8.2 God bogføringsskik God bogføringsskik beskrives som, det der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk indenfor bogføringsområdet. Direktion og koncernchefer med budgetansvar samt ledere med delegeret budgetansvar kan altid ud fra de overordnede regler fastsætte mere detaljerede retningslinjer indenfor eget budgetområde i forhold til bilagsbehandling, delegering af opgaverne, underretning ved særlige beløbsstørrelser m.v. I Faaborg-Midtfyn Kommune foretages alle kommunens bogføringer elektronisk i kommunens økonomisystem. Bilagene arkiveres elektronisk og kan genfindes elektronisk. I kommunens økonomisystem behandles et bilags bogføring og betaling i én og samme arbejdsgang på baggrund af de betalingsfrister, bilaget er påført. Den budgetansvarlige anviser dermed ikke hvert enkelt bilag inden betalingen foretages, men kontrollerer derimod bilagene en gang månedligt ud fra egne kriterier samt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. I særlige tilfælde kan der være mulighed for mere specifikke kontroller, og i de tilfælde skal den budgetansvarlige henvende sig til Staben for Økonomi og Løn. 10

11 8.3 Grundlag for bogføring og betaling Grundlaget for bogføring og betaling er originale og kontrollerede regnskabsbilag. Det betyder at: Der skal foreligge en elektronisk faktura Indkøbsaftalerne for kommunen er anvendt i forbindelse med bestilling af en vare/ydelse, såfremt der er indgået en aftale på området Fakturaen skal svare til den vare/ydelse, der er leveret Fakturaens pålydende pris, skal svare til den aftalte pris Kontering og bogføring skal ske på korrekt konto i kommunens kontoplan, hvor man er opmærksom på at vælge korrekt art i forhold til, om regningen er med eller uden moms Det er undtagelsen, at en regning ikke er elektronisk. I særlige tilfælde kan en sådan regning dog betales ved at vedhæfte fakturaen elektronisk under bogføringen. Der skal altid foreligge dokumentation, når der foretages bogføring af udgifter og indtægter. Opkrævninger, udbetalinger og modtagne indtægter Opkrævning af kommunens ydelser samt udbetalinger af ydelser skal ske løbende med korrekt anvendelse af kommunens kontoplan, betalingsarter m.v. Der hvor det er muligt, bør opkrævninger ske månedsvis. Udbetalinger af tilskud og lignende skal ske i henhold til foretagne beslutninger. Faste årlige tilskud kan udbetales kvartalsvis eller halvårligt. Modtagne indtægter skal bogføres løbende og minimum en gang om måneden, på områder hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. Bogføringen skal altid ske på korrekte indtægtskonti. Bogføringer ved årsskiftet Udgifter og indtægter skal altid bogføres i det korrekte år, og det vil sige, det år hvor transaktionen har fundet sted, og det er det tidspunkt, hvor leveringen har fundet sted, eller tidspunktet hvor et arbejde er udført. Dette princip kaldes transaktionsprincippet. Fristerne for regnskabsafslutning af bogføring, opkrævning m.v. skal dog altid følges. 8.4 Kontrol Der foretages kontrol af den økonomiske håndtering fra såvel den budgetansvarlige som Staben for Økonomi og Løn. Den budgetansvarliges kontrol Den budgetansvarlige har pligt til hver måned at foretage et økonomisk ledelsestilsyn indenfor eget område. Her skal aftaleholderen ud fra væsentlighed og risiko foretage en elektronisk kontrol af blandt andet foretagne bogføringer i forhold til modtagne varer, priser, brug af indkøbsaftaler, dokumentation m.v. ud fra de kriterier den budgetansvarlige har fastsat i egen beskrivelse omkring udførelsen af opgaven. Staben for Økonomi og Løn foretager stikprøver og kvalitetskontrol Stabschefen for Økonomi og Løn har ansvar for, at Økonomi og Løn foretager interne kvalitetskontroller og stikprøver af alle kommunens budgetansvarlige ledere i forhold til den økonomiske håndtering. Kontrollerne kan også udføres af ekstern revision. 11

12 9. Finansiel styring og betalingsformidling 9.1 Generelt Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede regler for Faaborg-Midtfyn Kommunes finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse, leje og leasing samt anvendelse af finansielle instrumenter. Direktionen har sammen med stabschefen for Økonomi og Løn ansvaret for at udmønte disse regler i praksis i en strategi for aktiver og passiver. Denne strategi skal godkendes af økonomiudvalget. I henhold til styrelseslovens 41 kan optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser kun ske med godkendelse af Kommunalbestyrelsen Bilag: Strategi for aktiver og passiver 9.2 Betalingsformidling, herunder kasser og bankkonti Generelt Faaborg-Midtfyn Kommune anvender elektronisk betaling via kommunens økonomisystem og via øvrige IT-fagsystemer med tilknyttede udbetalingssystemer. Denne type systemer skal altid godkendes af Stabschefen for Økonomi og Løn, inden de tages i brug. Ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko er alle betalingsformidlinger underlagt kontroller, som en væsentlig del af de budgetansvarliges månedlige ledelsestilsyn. Bankkonti Alle bankkonti, der anvendes i forbindelse med Faaborg-Midtfyn Kommunes virksomhed skal oprettes i Faaborg-Midtfyn Kommunes navn. Alle bankkonti i Faaborg-Midtfyn Kommunes navn oprettes af kommunens kasserer. På kommunens hovedkonti er det kun muligt at foretage transaktioner, når to medarbejdere i forening har godkendt transaktionen. På alle øvrige mindre og afgrænsede konti er der givet enefuldmagt til at foretage transaktioner på kontiene. Denne type konti anvendes blandt andet til MobilePay på bibliotekerne og ungdomsskolen, håndtering af beboerøkonomi på bosteder, lejerskoleture på skolerne m.v. Der er mulighed for tilknytning af betalings-/hævekort med et eventuelt forskudsbeløb til enkelte mindre konti, hvis der er behov for dette. Ved ønske om betalingskort og forskudsbeløb skal kassereren i Økonomi og Løn altid kontaktes. Det er et krav, at der foretages afstemning minimum en gang om måneden af disse konti/betalingskort. Der skal altid forelægge dokumentation for de foretagne transaktioner på kontiene. Det er den budgetansvarliges ansvar, at der indenfor eget område er styr på konti, betalingskort, transaktioner, dokumentation og månedlig afstemning. Dette er også en del af den budgetansvarliges månedlige ledelsestilsyn. Kontantkasser Faaborg-Midtfyn Kommune ønsker at begrænse brugen af kontanter mest muligt, ikke mindst på baggrund af bankernes igangværende afskaffelse af kontantkasser. Hvis det for et områdes almindelige drift er nødvendigt at anvende kontanter til ind- og udbetalinger, kan der oprettes en kassefunktion. Det kan eksempelvis gøres med en automat, et kasseapparat eller lignende. Ved ønske om oprettelse af en kontantkasse skal kassereren i Økonomi og Løn altid kontaktes. 12

13 Alle kontanter skal opbevares forsvarligt og gerne i et aflåst skab. Det er et krav, at der foretages afstemning minimum en gang om måneden af disse konti. Der skal altid forelægge dokumentation for de foretagne transaktioner på kontiene. Det er den budgetansvarlige, der har ansvar for, at der indenfor eget område er styr på opbevaring af kontanter, dokumentation og månedlige afstemninger. Det er også en del af den budgetansvarliges månedlige ledelsestilsyn. 9.3 Afstemning af statuskonti Kommunens balance består af en række statuskonti. Korrekt og fuldstændig afstemning af disse konti er en væsentlig del af fundamentet for en effektiv og korrekt økonomistyring og regnskabsaflæggelse. Alle budgetansvarlige, som har statuskonti, har ansvar for, at der foretages løbende afstemning. Beløb der står på statuskonti skal altid specificeres, når der laves afstemning af kontiene. 3 gange årligt, ultimo maj, september og december, afleveres afstemningerne elektronisk. Afstemningsmaterialet skal indeholde en afskrivningsblanket og relevant dokumentation for de afstemte beløb. Staben for Økonomi og Løn foretager kvalitetskontrol af alle afstemninger indenfor lønområdet samt social- og arbejdsmarkedsområdet. For de øvrige afstemninger foretages stikprøver svarende til minimum 5% af samtlige afstemninger. Ved årsafslutningen foretages kvalitetskontrol af samtlige afstemninger. Senest 10 arbejdsdage efter skæringsdatoen 31. maj, og 30. september skal afstemningerne være på plads. For årsafslutningen udarbejdes der en særskilt tidsplan, hvori afstemningsfrister også indgår Bilag: Regler for afskrivninger 9.4 Debitorsystem Faaborg-Midtfyn Kommunes fordringer registreres elektronisk i et centralt debitorsystem. Indbetaling skal ske elektronisk, og der opfordres til, at der anvendes Betalings Service Bilag: Regler for opkrævninger 10. Anvendelse af IT-fagsystemer 10.1 Generelt Faaborg-Midtfyn Kommune har en IT-sikkerhedspolitik. Heri er fastsat hovedprincipperne for den overordnede IT-sikkerhed i kommunen, sammen med placeringen af ansvaret for varetagelsen af IT-sikkerheden. Der er udarbejdet en række uddybende bilag til IT-sikkerhedspolitikken, der mere detaljeret beskriver særskilte retningslinjer indenfor den overordnede politik. 13

14 IT-sikkerhedspolitikken gælder for alle, der benytter Faaborg-Midtfyn Kommunes IT-infrastruktur Systemansvarlige Kommunaldirektøren har det overordnede IT-sikkerhedsansvar. Ansvaret for overholdelse af IT-sikkerhedspolitikken følger kommunens organisatoriske opbygning. Koncernchefer og alle ledere med et delegeret budgetansvar er dermed ansvarlige for IT-sikkerheden i de respektive systemer, som løser konkrete opgaver inden for det pågældende ansvarsområde. Faaborg-Midtfyn Kommune har mange brugere af IT-systemerne, som er ansvarlige for delelementer i IT-sikkerheden. IT-Sikkerhedsteamet, som består af medarbejdere fra IT og Digitalisering, tager sig af IT-sikkerhedsmæssige spørgsmål i forhold til de dataejere, der afvikler Faaborg-Midtfyn Kommunes IT-systemer Kvalitetskontroller Alle kvalitetskontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Der skal tilrettelægges særlige kontroller omkring personer med indberetningsadgang til et ITsystem. Den budgetansvarlige skal beskrive, hvilke stikprøvekontroller der foretages indenfor eget område i sit skriftlige ledelsestilsyn Kontroller mod svig En del af Faaborg-Midtfyn Kommunes IT-fagsystemer håndterer udbetalinger til borgere. Disse fagsystemer har en opkobling til kommunens økonomisystem, hvor alle bogføringer samles. IT-systemer som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. For at reducere risikoen for svig, har kommunen valgt at foretage en funktionsmæssig adskillelse, så medarbejdere der indberetter sager til IT-systemer ikke samtidigt kan påvirke betalingsstrømmene. Superbrugere på kommunens økonomisystem bliver løbende kontrolleret via stikprøver. Kontrollen er beskrevet i Staben for Økonomi og Løns ledelsestilsyn. 11. Andre områder 11.1 Sikring af kommunens aktiver Der hvor der er lovkrav om registrering af aktiver, foretager kommunen registreringer af aktiverne. Angående forsikringsforhold omkring kommunens aktiver, så har Kommunalbestyrelsen via kommunens forsikringspolitik taget stilling til forsikringsforholdene Tilskudsforvaltning Kommunen kan beslutte at give tilskud, underskudsgaranti eller lignende til en ekstern part, ligesom kommunen selv i nogle tilfælde modtager tilskud fra ministerier, fonde og lignende. 14

15 God tilskudsforvaltning indebærer, at det altid skal kunne dokumenteres, at såvel udbetalte som modtagne tilskudsmidler er forvaltet i henhold til de krav og betingelser, der fulgte med uddelingen af tilskuddet. Når kommunen giver tilskud/underskudsgarantier skal bilaget kommunens udbetaling af tilskud/underskudsgarantier til eksterne projekter følges. Når kommunen modtager tilskud fra ministerier, fonde eller lignende, skal kommunen opfylde de krav, der er forbundet med at modtage tilskuddet. Herudover skal bilaget for drifts- og anlægsprojekter følges. Det er den budgetansvarliges ansvar at overholde ovenstående retningslinjer og krav herunder involvering af tilknyttet økonomikonsulent fra Staben Økonomi og Løn Bilag: Tilskud ydet af FMK, regler for regnskabsføring Bilag: Eksterne tilskud til kommunale drifts- og anlægsprojekter, regler for regnskabsføring Indkøbs og udbudspolitik Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af Faaborg-Midtfyn Kommunes samlede udgifter. Der er indgået et forpligtende indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Nordfyn og Nyborg. Der er i samarbejdet skabt rammer for, at der kan købes varer og tjenesteydelser på de mest økonomisk fordelagtige vilkår. Der er godkendt en indkøbspolitik og en udbudspolitik af Kommunalbestyrelsen. Alle kommunens stabe, centre, institutioner, skoler m.v. er forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken Sikring af værdier tilhørende andre herunder beboerøkonomi Når man opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal det ske på betryggende vis for borgeren og for den ansatte, der er involveret i opgaven. Den budgetansvarlige har ansvar for, at retningslinjerne i bilaget for sikring af værdier tilhørende andre herunder beboerøkonomi følges. Der skal altid ske løbende opfølgning og afstemning, når det drejer sig om økonomiske midler. Den budgetansvarlige skal beskrive opgavevaretagelsen og kontrollen heraf i sit skriftlige ledelsestilsyn Bilag: Sikring af værdier tilhørende andre herunder beboerøkonomi 11.5 Eksterne regnskaber I det omfang Faaborg-Midtfyn Kommune fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed. 15