Budget, budgetopfølgning og bevillingsregler

Transkript

1 Bilag 10.2 Budget, budgetopfølgning og bevillingsregler Generelt Med udgangspunkt i budget- og regnskabsregulativets pkt. 3.2 og 3.3 beskrives i dette bilag processen omkring budgetlægningen, proceduren for den løbende budgetopfølgning, samt bevillingsreglerne. Budgetlægning og budgetopfølgning Det er kommunalbestyrelsens ansvar at sikre: at der udarbejdes budget for kommunen at der foretages løbende budgetopfølgning Chefgruppen og Økonomi har det overordnede administrative ansvar for budgettet det vil sige planlægning og styring af udarbejdelsen af budgettet samt den efterfølgende opfølgning på at forbruget ikke overstiger budgettet. Budgetdannelsen I den politiske tids- og arbejdsplan fastsætter kommunalbestyrelsen retningslinjerne for budgetprocessen. Dette sker efter indstilling fra økonomiudvalget senest i december måned 2 år før budgetåret. I de år, hvor der har været valg, kan fastlæggelsen af retningslinjerne rykkes til februar måned i året før budgetåret. Politisk tids- og arbejdsplan Direktionen og Økonomi udarbejder den politiske tids- og arbejdsplan, der fastlægger: o o Hvordan den politiske proces tilrettelægges Hvornår budgettet behandles i stående udvalg, økonomiudvalg og kommunalbestyrelse 1

2 Administrative tids- og arbejdsplaner I forlængelse af den politiske tids- og arbejdsplan udarbejder Økonomi en plan, der fastlægger: o Hvordan den administrative proces tilrettelægges o Deadlines i forhold til budgetdannelsens forskellige faser o Placering af, hvem der har ansvar for de enkelte opgaver i budgetdannelsens forskellige faser o Hvilket materiale Økonomi leverer til Kerneområderne/Stabe og hvilket materiale Kerneområderne/Stabe skal levere til Økonomi og/eller til de stående udvalg Den politiske tids- og arbejdsplan og den administrative tids- og arbejdsplan gøres tilgængelige for chefer, administrative ledere m.fl. i januar måned året før budgetåret. Den administrative budgetproces tilrettelægges, med henblik på: At sikre ensartethed og gennemsigtighed i budgetdannelsens forskellige faser. I det omfang det er muligt, bruges ensartede skabeloner og værktøjer på alle kerneområder/stabe og der skal være samme metode i forhold til hvordan data bruges. At sikre at alle budgetansvarlige er informeret om og inddraget i budgetudarbejdelsen, så de har forudsætninger for at forstå og kan bruge budgettet, når budgetåret begynder. At sikre at alle budgetsansvarlige har viden om og forståelse for ansvarsfordelingen mellem kerneområder/stabe og Økonomi i forhold til budgettets forskellige faser. Ved budgetårets begyndelse På baggrund af den administrative budgetproces, skal den budgetansvarlige leder kende sit budget og med ejerskab hertil have et klart billede af, hvilke aktiviteter det forventes, at lederen skal indgå i. På det grundlag skal lederen tilpasse aktiviteterne for og med borgerne, så budgettet overholdes. For at sikre gennemsigtighed og overblik skal Organisationsservice: udmønte centrale puljer til f.eks. kompetenceudvikling, trepartsmidler primo året opgøre og bogføre barselsudligning kvartalsvis det vil sige 1. kvartal bogføres i april, 2. kvartal i juli osv. Kerneområderne/Økonomi skal informeres, hvis der er tidsmæssige afvigelser. 2

3 Budgetopfølgning I Holbæk Kommune laves der budgetopfølgning 4 gange årligt, hvor der følges op på drift, anlæg, renter og finansiering. Inden for alle områder foretages opfølgning på udviklingen i det faktiske forbrug og det forventede forbrug for hele året estimeres. Dette sker med henblik på budgetoverholdelse og optimal anvendelse af de afsatte resurser. Disse budgetopfølgninger, også kaldet budgetrevisioner, udarbejdes i samspil mellem chefområderne og Økonomi. Budgetrevisionerne behandles i direktionen før forelæggelse for det politiske niveau. Herudover følger Økonomi og chefområderne løbende op på det faktiske og forventede forbrug i forhold til budgettet. Økonomi udarbejder en administrativ proces for budgetopfølgningerne, som fastlægger: Deadlines Skabeloner Krav i forhold til data og estimeringsmetode på alle chefområderne. Ved budgetrevision 1: der estimeres ikke. Budgetrevisionen bygger på viden, der er fremkommet fra budgetvedtagelsen og frem til primo januar. Derudover kan der rettes af mere teknisk karakter. Ved budgetrevision 2: foretages en omfattende gennemgang af det faktiske og planlagte forbrug i forhold til de budgetterede bevillinger. Alle enheder estimerer. Der gives alene kassefinansierede tillægsbevillinger til midtvejsregulering af bloktilskud. Forventet merforbrug på driften skal finansieres ved udarbejdelse af handlingsplaner, der anviser hvilke aktiviteter, der kan ændres, så budgettet overholdes. Ved budgetrevision 3: foretages en omfattende gennemgang af det faktiske og planlagte forbrug i forhold til de budgetterede bevillinger. Alle enheder estimerer. Der gives alene kassefinansierede tillægsbevillinger til midtvejsreguleringer af bloktilskud. Forventet merforbrug på driften skal finansieres ved udarbejdelse af handlingsplaner, der anviser hvilke aktiviteter, der kan ændres, så budgettet overholdes. Ved budgetrevision 4: foretages en omfattende gennemgang af det faktiske og planlagte forbrug i forhold til de budgetterede bevillinger. Alle enheder estimerer. Der gives positive/negative tillægsbevillinger i forhold til forventninger om merforbrug/mindre forbrug af væsentlig karakter. Bevillinger Ved en bevilling forstås en bemyndigelse fra kommunalbestyrelsen til at afholde udgifter eller oppebære indtægter indenfor de fastsatte økonomiske rammer og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder bevillingen er givet. 3

4 Driftsbevillinger Det er udelukkende kommunalbestyrelsen, der kan give en bevilling og som fastsætter kommunens bevillingsniveau. I Holbæk Kommune svarer bevillingsniveauet til de af kommunalbestyrelsen vedtagne politikområder. Hvert politikområde svarer dermed til én bevilling. Driftsbevillinger og bevilling til finansielle forhold fastsættes i forbindelse med budgetvedtagelsen. Omplaceringer mellem bevillinger/politikområder må kun ske efter kommunalbestyrelsens godkendelse heraf. Omplaceringer indenfor bevilling/politikområde kan ske administrativt. Undtaget fra denne regel er de tværgående tekniske omplaceringer som f.eks. barselspuljer, lønpuljer m.fl., der handler om administrativ udmøntning på tværs af organisationen. Som nævnt ovenfor skal tværgående omplaceringer, foretages primo året eller snarest efter, at organisationsservice er blevet bekendt med forhold, der begrunder en tværgående omplacering. Tillægsbevillinger på drift og finansiering Ved tillægsbevillinger forstås alle bevillinger der kræver kommunalbestyrelsens godkendelse, og som dermed ligger ud over de vedtagne budgetbeløb, inden for de enkelte politikområder. Der skelnes mellem to former for tillægsbevillinger: Bevillinger, der finansieres af en anden eksisterende drifts- eller anlægsbevilling også kaldet omplaceringer mellem bevillinger Bevillinger, der finansieres af kassen I forbindelse med en bevillingsansøgning skal det angives, hvorledes bevillingen tænkes finansieret, og det skal begrundes, hvorfor der er behov for tillægsbevilling. Driftsbevillinger må ikke overskrides. Forventes en overskridelse skal der indhentes tillægsbevilling, inden det sker. Det følger heraf, at tillægsbevillinger til driftsbevillinger: ikke kan afgives efter udløbet af det regnskabsår, de vedrører. skal søges, inden en ny foranstaltning sættes i værk, med mindre, der er tale om en lovbunden opgave eller en kalkulatorisk udgift. I almindelighed godkendes kassefinansierede tillægsbevillinger ikke i Holbæk Kommune. Et forventet merforbrug skal imødegås med handlingsplaner for, hvordan budgettet kan overholdes. Undtaget herfra er merudgifter som følge af midtvejsreguleringen af det kommunale bloktilskud. 4

5 Budgetomplacering De økonomisk decentraliserede enheder kan omplacere budgetbeløb inden for deres egen budgetramme, når henses til øvrige gældende regler i budget- og regnskabsregulativet. Summen af ændringer skal altid være nul. Omplaceringer kan kun finde sted under hensyntagen til det vedtagne budgets intentioner. Enhederne er altså bundet af de politikområder, der er vedtaget af kommunalbestyrelsen og af bemærkningerne til budgettet. En enhed kan således ikke indlede nye aktiviteter uden kommunalbestyrelsens godkendelse. Organisationsservice fastlægger den praktiske procedure for løbende omplaceringer. Forretningsgang og omplaceringsskema findes i serviceportalen. Anlægsbevillinger Anlægsbevillinger gives af kommunalbestyrelsen. Anlægsbevillinger gives til det enkelte anlægsarbejde. Anlægsbevillinger kan være flerårige og er gældende til projektet er afsluttet. Et anlægsarbejde må først igangsættes, når det i budgettet afsatte rådighedsbeløb frigives i en anlægsbevilling. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig afdeling, som har ansvaret for: at udmønte bevillingen i praksis at føre tilsyn med anvendelsen af bevillingen at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet For alle kommende projekter overvejes det nøje, hvorvidt projektet er en driftsudgift eller et anlægsarbejde. Projektet behandles som anlæg, hvis et af følgende punkter er opfyldt: Udgiften til projektet udgør en meget stor del af områdets/enhedens samlede budget Projektet ændrer områdets/enhedens eksisterende formål Projektet giver anledning til afledte driftsudgifter Der er tale om nybyggeri Andre forhold end de nævnte kan dog være ensbetydende med, at projektet skal behandles som anlægsarbejde. I forbindelse med behandlingen af en anlægsbevilling skal der før igangsætningen udarbejdes et budget, hvor der tillige er indarbejdet eventuelle afledte driftsudgifter. 5

6 Anlægsbevillingen skal som minimum indeholde oplysninger om, hvornår arbejdet forventes igangsat og hvornår det forventes afsluttet. Licitationsresultat eller anden form for dokumentation for udgifterne vedlægges. Ved færdiggørelse/ibrugtagning af det enkelte anlæg skal der aflægges et særskilt anlægsregnskab. Anlægsregnskabet udarbejdes af de respektive enheder/afdelinger. Der henvises til den interne forretningsgang på området. Skabelon og forretningsgang findes i serviceportalen. Overførselsadgang mellem årene Decentrale enheder og andre administrative områder med økonomisk decentralisering kan overføre mer- og mindre forbrug mellem budgetår. Nedenstående skema giver et overblik over hvilke regler, der er for overførselsadgang på de forskellige områder. Område 1 Enheder med budget i forhold til tildelingsmodel Skole inkl. SFO Dagpleje Daginstitutioner 2 Udførende ikke-takstfinansierede enheder på: Plejecentre og specialistenheder inden for Ældreområdet Sundhedsområdet Kultur og Fritid Beskæftigelses- og uddannelsesområdet Børnespecialområdet Bestyrelser m.v. 3 Personalekonti i forhold til de medarbejdere der aflønnes på Administration Regler for overførsel Overførsel af mer- og mindreforbrug Overførsel af mer- og mindreforbrug Overførsel af mer- og mindreforbrug Dvs. løn, uddannelse, møder, inventar m.v. altså midler til brug for drift af de administrative afdelinger. 4 Projekter med intern finansiering Eksempelvis trepartsmidler, risikostyring, arbejdsmiljøforanstaltninger 5 Projekter med ekstern finansiering Overførsel af mer- og mindre forbrug Overførsel af mer- og mindre forbrug Eksempelvis EU-projekter m.fl. 6

7 Det skal sikres, at der er mulighed for at overføre midler fra et år til et andet i henhold til kontraktgrundlaget. 6 Myndighed på: Der er Ikke overførselsadgang - Administration (f.eks. revision, medlemskab af KL, tjenestemandspension m.v.) - Børnespecialområdet - Voksenspecialområde - Ældreområde - Aktivitetsbestemt medfinansiering på sygehusområdet - Vækst og bæredygtighed - Beskæftigelses- og uddannelsesområdet - 7 Frigivne rådighedsbeløb Overførsel af mer- og mindre forbrug Områder uden overførselsadgang har mulighed for at anvende et mindre forbrug til et særligt projekt i året efter. Det kræver, at kommunalbestyrelsen godkender en særskilt tillægsbevilling. En sådan tillægsbevillingsansøgning skal således ikke være en del af overførselssagen, men behandles i et særskilt punkt på samme dagsorden. Det takstfinansierede område Specialinstitutioner omfattet af Takstbekendtgørelsen og Rammeaftalen for Region Sjælland samt Socialtilsyn Øst har deres egne regler for overførselsadgang. Derfor behandles deres overførselssag særskilt og er ikke en del af den øvrige kommunale overførselssag. 8 Specialinstitutioner Overskud over 5% af institutionens takstberegningsgrundlag indregnes i kommende års takster. Overskud på højst 5% af institutionens takstberegningsgrundlag indregnes ikke i taksten i kommende år. Nævnte overskud på højst 5% af takstberegningsgrundlaget kan hensættes og anvendes i henhold til gældende regler og interne retningslinjer, eller overføres til institutionen. 7

8 Underskud over 5% af institutionens takstberegningsgrundlag skal altid indregnes i kommende års takst. Underskud på højst 5% af takstberegningsgrundlaget overføres til institutionen 2 år efter det er opstået. Hvis en institution har underskud i 2 på hinanden følgende år holdes de under særligt opsyn det følgende år. Socialtilsyn Øst I henhold til lovgivningen for de sociale tilsyn skal opstået over- eller underskud indregnes i kommende års takster med det fulde beløb. 8