HERNING KOMMUNE. Overordnede økonomistyringsprincipper. Kasse- og regnskabsregulativ

Transkript

1 HERNING KOMMUNE Overordnede økonomistyringsprincipper Kasse- og regnskabsregulativ Januar 2018

2 1. GENERELT OM KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET OVERORDNET ØKONOMISTYRING FORMÅL FORHOLDET TIL KOMMUNENS GENERELLE STYRINGSPRINCIPPER UDDYBENDE BESKRIVELSER GYLDIGHEDSOMRÅDE FORMELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER ØKONOMI- OG ERHVERVSUDVALGET UDVALGENE BORGMESTEREN KOMMUNENS ØKONOMISTYRING GENERELT STYRINGSPRINCIP MÅL- OG RAMMESTYRING MÅLET MED ØKONOMISTYRINGEN DECENTRALISERING, SELVFORVALTNING OG STYRINGSREDSKABER BEVILLINGER DIREKTIONENS STABS ROLLE ØKONOMISK POLITIK ÅRSHJUL BUDGETPROCESSEN GENERELLE PRINCIPPER DET ENKELTE ÅRS BUDGETPROCES BUDGETBEMÆRKNINGER BUDGETOPFØLGNING GENERELT SAMLET OPFØLGNING PÅ RAMMER LØBENDE ADMINISTRATIV OPFØLGNING PÅ RAMMER REGNSKABSAFLÆGGELSE GENERELT REGNSKABET ANLÆGSREGNSKABER OVERFØRSELSSAGEN BOGFØRINGSPROCESSEN BUDGETANSVARLIG GENERELT KRAV TIL DEN BUDGETANSVARLIGE LEDELSESTILSYN FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING GENERELT BETALINGSFORMIDLING KONTANTKASSER BANKKONTI AFSTEMNING AF STATUS- OG MELLEMREGNINGSKONTI TRANSPORTER DEBITORPLEJE ØVRIGE OMRÅDER ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER

3 9.2. SIKRING AF KOMMUNENS AKTIVER SIKRING AF VÆRDIER TILHØRENDE ANDRE KØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER EKSTERNE REGNSKABER AJOURFØRING AF REGULATIVET AF BILAG AF ADMINISTRATIVE VEJLEDNINGER

4 1. GENERELT OM KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET Overordnet økonomistyring Kasse- og Regnskabsregulativet har til formål at fastsætte de overordnede principper for Herning Kommunes økonomistyring. Kasse- og Regnskabsregulativet udgør den praktiske udmøntning af styrelsesloven. Styrelsesloven 42, stk. 7 Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Regulativet er opbygget i tre niveauer med forskellige målgrupper og ansvarlige i forhold til godkendelse og ajourføring: Ansvarlig Regulativets opbygning Målgruppe Godkendes af: Byrådet Ajourføring: Underdirektør for DS Niveau I Kasse- og Regnskabsregulativet Byrådet Økonomi- og Erhvervsudvalget Ledere Ansatte, arbejder med Økonomi Godkendes af: Underdirektør for DS Ajourføring: Direktionens Stab (DS) Niveau II Bilag Ansatte, arbejder med Økonomi Ajourføring: Direktionens Stab (DS) Niveau III Administrative vejledninger Ansatte, arbejder med Økonomi Byrådet godkender kasse- og regnskabsregulativet og herved de overordnede økonomiske styringsprincipper og bemyndiger samtidig Underdirektøren for Direktionens Stab til at udarbejde de relevante bilag og administrative vejledninger. Til grund for den praktiske udmøntning af regulativet ligger desuden følgende love og regler: Kommunestyrelsesloven Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier Lov om offentlige betalinger 3

5 Formål Styrelsesvedtægten for Herning Kommune I det daglige arbejde med økonomistyringen inddrages såvel visionen som værdierne for Herning Kommune. Herning Kommunes vision Kommunen hvor borgeren sættes i centrum gennem åbenhed, nærhed og en levende demokratisk dialog. Kommunen, der udfolder sig livligt og dynamisk som i et regionalt kraftcenter, der tør gå nye veje. Den effektive kommune, som er kendetegnet ved udvikling, sikker drift, høj grad af fleksibilitet og et fokus på menneskelige værdier. Herning Kommunes værdigrundlag Udfoldelsesfrihed Økonomisk sans Professionalisme God dømmekraft Formålet med regelsættet er at: sikre udviklingen af tilstrækkelige værktøjer til styring af Herning Kommunes økonomi sætte reglerne for korrekt og effektiv administration af Herning Kommunes kasse- og regnskabsvæsen præcisere budgetansvar og ledelsesansvar sikre hensigtsmæssige interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko. Fastholde og fremme en omkostningsbevidst kultur Give kommunens ledelse det nødvendige overblik Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regelsættet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle m.h.t. økonomi-, mål- og rammestyring. Beskrivelsen er derfor kortfattet, men der er i relevant omfang henvisninger til den fulde beskrivelse heraf, så det er muligt at se mere detaljerede beskrivelser. I praksis fungerer regelsættet derfor også som en portal til mere uddybende beskrivelser, bilag, beslutninger i byrådet m.m. Uddybende beskrivelser Regelsættet suppleres af uddybende beskrivelser i form af bilag og vejledninger, som i mere detaljeret grad redegør for, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Gyldighedsområde Regelsættet omfatter hele Herning Kommunes virksomhed. I det omfang Herning Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er dette regelsæt også gældende for disse. 4

6 2. FORMELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER Økonomi- og Erhvervsudvalget Styrelseslovens 18 fastlægger Økonomi- og Erhvervsudvalgets ansvar i styrelsesloven, herunder at Økonomi- og Erhvervsudvalget har ansvaret for sager, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Derudover skal Økonomi- og Erhvervsudvalget have forståelse for og indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold og alle sager vedrørende disse forhold, skal behandles i Økonomi- og Erhvervsudvalget forud for behandling i Byrådet. Styrelsesloven 18, stk. 2 Stk. 2. Økonomiudvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning. Udvalgene Jævnfør Styrelseslovens 21 skal udvalgene styre de sager, der hører under dem, inden for rammerne i det vedtagne årsbudget. Dette skal ske i overensstemmelse af regler og retningslinjer angivet af Byrådet. Udvalgene skal sikre at de bevilgede beløb ikke overskrides. Ekstra bevillinger skal foretages gennem Økonomi- og Erhvervsudvalgets indstilling til Byrådet. Styrelsesloven 21 Udvalgene bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af kommunalbestyrelsen. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og foretager gennem økonomiudvalget indstilling til kommunalbestyrelsen, hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne. Borgmesteren Jævnfør Styrelseslovens 31, stk. 3 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Til den daglige administrative ledelse af Herning Kommune er der ansat en kommunaldirektør. 5

7 3. KOMMUNENS ØKONOMISTYRING Generelt Byrådet har det overordnede ansvar for styringen af Herning Kommunes økonomi. Direktionen har det overordnede administrative ansvar for at sikre, at der udarbejdes mål, strategier og handlingsplaner for kommunen. Direktionen er ansvarlig for, at der foretages budgetopfølgning, og at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne. Underdirektør for Direktionens Stab skal sikre udarbejdelse af materiale til budgetprocessen, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse. Styringsprincip Mål- og Rammestyring Formålet med den overordnede økonomistyring er at opstille et sæt spilleregler og en fælles referenceramme for den økonomiske styring. Byrådet i Herning Kommune har valgt mål- og rammestyring som økonomisk styringsprincip. Kort fortalt betyder det, at der styres efter en politisk besluttet budgetramme, der suppleres med politiske mål. Med mål- og rammestyringen sker styringen således gennem overordnede økonomiske rammer og målsætninger i nævnte rækkefølge. De bærende principper er: Sammenhæng og helhedsorientering Decentralisering af økonomisk- og beslutningskompetence Indsats, resultat og effekt Langsigtet planlægning Målet med økonomistyringen Målet for den overordnede økonomistyring er, at den skal understøtte realiseringen af de politiske visioner og målsætninger. Byrådet fastsætter de overordnede linjer i bl.a. i det politiske arbejdsgrundlag og de årlige budgetforlig. Via forvaltningerne omsættes målene til ydelser til borgerne. Efterfølgende får politikerne tilbagemeldinger på resultaterne. Det skaber afsættet til at formulere nye, politiske målsætninger. 6

8 Økonomistyringen skal tillige understøtte en smidig og effektiv opgavevaretagelse og beslutningsgang uden at helhedsperspektivet i indsatsen tabes af syne. Derudover skal den overordnede økonomistyring medvirke til, at Herning Kommune er på forkant med udviklingen på kort og lang sigt for at sikre, at kommunen fastholder et råderum og dermed dynamik. Decentralisering, selvforvaltning og styringsredskaber Det er filosofien, at beslutningerne træffes bedst af de ledere og medarbejdere, der leverer servicen. Den administrative organisering er bygget op omkring en stor grad af decentralisering. Dette er samtidigt også gjort ud fra filosofien om, at en øget decentralisering medfører en øget motivation hos chefer, ledere og medarbejdere. Med udgangspunkt i det overordnede bevillingsniveau samt bevillingsreglerne er det princippet, at det budgetmæssige ansvar følges af kompetencen til at udmønte de nødvendige handlinger inden for det pågældende serviceområde. Der er således som udgangspunkt tale om fuld økonomisk og beslutningsmæssig decentralisering. Bevillinger Bevillingsniveau I henhold til Styrelsesloven 40 stk. 2 er det byrådet, der har bevillingsmyndigheden. Styrelsesloven 40, stk. 2. Bevillingsmyndigheden er hos kommunalbestyrelsen. Det medfører, at ændringer i forhold til det vedtagne årsbudget ikke må iværksættes, før byrådet har meddelt den fornødne bevilling. Ændringerne som følge af lovgivning, bekendtgørelser o.l. kan iværksættes uden forudgående bevilling, men forudsætter byrådets behandling af bevillingen snarest muligt. I Herning Kommune har byrådet fastlagt bevillingsniveauet på serviceområder. Byrådet udarbejder desuden de nærmere bevillingsregler for Herning Kommune. Fagudvalgene Fagudvalgene har ansvaret for overholdelse af de bevillinger, som byrådet har givet. Fagudvalgene kan foretage budgetomplaceringer inden for serviceområderne, såfremt den meddelte bevilling ikke ændres. Budgetomplacering skal ske i overensstemmelse med de politiske mål for området. Fagudvalgene må ikke flytte midler mellem serviceområder. Overførsel Fagudvalgene har mulighed for at overføre budgetbeløb mellem budgetår. Som udgangspunkt overføres merforbrug til efterfølgende år, mens overførsel af mindreforbrug sker på baggrund af en redegørelse for anvendelsen. På områder omfattet af selvforvaltning er der fri overførsel af mer- og mindreforbrug. For de finansielle hovedkonti 7 og 8 i budget- og regnskabssystemet er der ikke overførselsadgang mellem årene. 7

9 For anlæg kan der overføres såvel frigivne og ikke frigivne rådighedsbeløb vedr. bevilgede anlæg, som ikke er afsluttet. Alle overførsler skal godkendes af byrådet. Anlægsbevillinger Til styring af enkeltstående projekter giver Herning Byråd anlægsbevillinger med udgangspunkt i de retningslinjer, der er fastsat i Budget- og Regnskabssystem for kommunerne. Hovedreglen for anlægsbevillinger er, at byrådet skal søges om en særskilt anlægsbevilling til det enkelte anlægsprojekt. Tillægsbevillinger Hovedreglen er, at finansiering skal ske inden for den enkelte forvaltnings samlede budgetramme. Er det ikke muligt, skal det klart fremgå af indstillingen til byrådet, at der ikke kan peges på nogen kompenserende besparelser. Kassebeholdningen kan som udgangspunkt ikke finansiere tillægsbevillinger. Direktionens Stabs rolle Herning Kommunes overordnede administration af mål- og rammestyringen påhviler Direktionens Stab. Direktionens Stab skal herudover i samarbejde med fagforvaltningerne understøtte Herning Kommunes bærende princip omkring helhedsorientering og ensartethed i økonomistyringen. Direktionens Stab er forpligtet til at understøtte fagforvaltninger og institutioner i den løbende styring af Herning Kommunes økonomi og målopfyldelse. Således skal Direktionens Stab varetage udvikling af diverse redskaber og styringsmetoder på foranledning af fagforvaltningerne og på eget initiativ. I forbindelse med varetagelse af opgaver omkring intern revision er Direktionens Stab forpligtet til at tage sager op over for fagforvaltningen. Dette kan både ske på eget initiativ og i samspil med fagforvaltningen. Økonomisk politik Herning Kommune har en Økonomisk politik, som indeholder en række langsigtede mål og hensigtserklæringer på såvel kort som langt sigt, der skal føre til fastholdelse og udvikling af en robust økonomi for Herning Kommune. Den overordnede målsætning for den økonomiske politik er at skabe et grundlag for økonomisk frihed og handlekraft til realisering af ambitionsniveauet for Herning Kommune. 8

10 Årshjul Nedenstående årshjul beskriver udvalgte processer i løbet af året i forbindelse med budget, regnskab og budgetopfølgning. 9

11 BUDGETPROCESSEN Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Reglerne er nærmere beskrevet i Budget- og Regnskabssystem for kommunerne. Byrådet har ansvar for at skabe sammenhæng mellem kommunens strategidokumenter, kommuneplanen og budgettet. Det enkelte års budgetproces For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetprocessen foregå efter en nærmere fastsat plan. Byrådet har ansvaret for, at der inden igangsættelsen af budgetarbejdet udarbejdes en budgetprocedure, hvori der indgår en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetproces. Udover budgetproceduren udarbejdes en administrativ budgetvejledning, der mere detaljeret beskriver processen, kommunikation og byggestenene. Formålet med budgetvejledningen er at understøtte fagforvaltningerne i deres arbejde med at udforme budgettet i henhold til budgetproceduren. Underdirektøren for Direktionens Stab har ansvar for, at det praktiske budgetarbejde foregår i overensstemmelse med budgetproceduren. En økonomisk vurdering med perspektivering af langsigtede udfordringer for kommunen kan indgå som et afsnit i budgetproceduren eller som et selvstændigt dokument. Herunder beskrives de centrale dokumenters niveau i forhold til i budgetprocessen. Strategisk niveau Taktisk niveau Operativt niveau Økonomisk vurdering Overordnet strategi i forhold til langsigtede udfordringer og mål. Budgetprocedure (Byrådet godkender) Beskriver den overordnede tids- og handleplan samt konkrete tiltag i relation til strategien for årets budgetproces. Budgetvejledning (administrativ godkendelse) Detaljeret beskrivelse af opgaver og tidsplan til administrativ brug for budgetprocessen. Budgetbemærkninger Ifølge Styrelsesloven skal Økonomi- og Erhvervsudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. 10

12 4. BUDGETOPFØLGNING Generelt Det budget, som er godkendt af byrådet, definerer rammerne for det år, der følges op på. Overholdelse af givne bevillinger er et af de væsentligste elementer i kommunens samlede økonomistyring. Fagdirektørerne har ansvaret for at udpege de medarbejdere, der har det daglige budgetansvar og dermed ansvar for budgetopfølgning. Med ansvaret for overholdelse af budgetbeløb følger naturligt ansvaret for opnåelse af de mål for serviceområdet, som den budgetansvarlige har ansvar for. Samlet opfølgning på rammer Budgetopfølgningerne er det naturlige tidspunkt for reguleringer i forhold til opretholdelsen af god økonomistyring. Der gennemføres som udgangspunkt to årlige politiske budgetopfølgninger henholdsvis én i foråret og én i efteråret. Ved budgetopfølgningerne udarbejder forvaltningerne på vegne af fagudvalgene et forventet regnskab for indeværende år. Budgetopfølgninger behandles politisk i fagudvalgene og derefter i Økonomi- og Erhvervsudvalget og byrådet. Det er direktionens ansvar at behandle budgetopfølgninger før Økonomiog Erhvervsudvalget og sikre en tværgående opfølgning og prioritering. Afklaring af behov for korrigerende handlinger sker i forbindelse med budgetopfølgningerne Fagudvalgene har ansvaret for at overholde de bevillinger, byrådet har givet. Såfremt fagudvalgene ikke kan overholde bevillingerne, og det ikke er muligt at angive kompenserende besparelser, er det byrådets opgave at prioritere afvigelserne. Som følge af statens styring af serviceudgifter (sanktionslovgivning) har byrådet i Herning Kommune besluttet at anvendelse af genbevillinger/overførsler styres ved hjælp af Kollegiemodellen. Kollegiemodellen er opbygget omkring budgetansvaret, hvorved den enkelte forvaltningsdirektør er øverste ansvarlig i kollegiet. Løbende administrativ opfølgning på rammer Det er byrådets krav til de budgetansvarlige, at budgettet overholdes, samtidig med at målene opfyldes. Bliver den budgetansvarlige opmærksom på, at dette ikke er tilfældet, skal der ske ledelsesmæssig indgriben. De budgetansvarlige fastsætter selv proceduren for de løbende administrative budgetopfølgninger for eget ansvarsområde. Den budgetansvarlige tager som en integreret del af sin budgetopfølgning ansvar for, budgetmidlerne anvendes i overensstemmelse med bevillingens formål. 11

13 5. REGNSKABSAFLÆGGELSE Generelt Regnskabets aflæggelse skal ske i overensstemmelse med Social- og Indenrigsministeriets tids- og indholdskrav til kommunernes regnskabsaflæggelse. Derudover skal regnskabet anvendes aktivt i kommunens stræben efter at skabe økonomiske og indholdsmæssige forbedringer overalt i sin virksomhed. Det er Underdirektøren for Direktionens Stabs ansvar, at den praktiske udarbejdelse af Herning Kommunes årsregnskab hvert år bliver beskrevet i en regnskabsvejledning. Regnskabet Det samlede regnskab skal indeholde Økonomi- og Indenrigsministeriets obligatoriske regnskabsoversigter samt dokumentation og forklaringer til årets resultater, herunder på de finansielle poster. Årsregnskabets dokumentation og forklaringer udarbejdes med væsentlige bidrag fra de budgetansvarlige ledere. Herning Kommunes fysiske aktiver skal i lighed med de finansielle aktiver (og passiver) optages i regnskabet efter Økonomi- og Indenrigsministeriets regler. Underdirektøren for Direktionens Stab har ansvar for at fastlægge en procedure for registrering af fysiske aktiver, der sikrer, at der løbende sker en vedligeholdelse af anlægskartoteket over de fysiske aktiver, når der anskaffes eller afskaffes aktiver, eller når et aktiv ændrer status eller værdi. Anlægsregnskaber Der skal aflægges særskilt anlægsregnskab til fagudvalgene for alle anlægsprojekter. Hovedreglen er, at anlægsregnskaber aflægges for Byrådet i forbindelse med årsregnskabet via anlægsoversigten. Ved aflæggelse af et anlægsregnskab skal der ske en evaluering af opfyldelsen af målet med anlægsbevillingen samt de beløbs- og materialemæssige forudsætninger, der ligger til grund for den samlede anlægsbevilling. Overførselssagen Overførselssagen udarbejdes i forbindelse med regnskabet på baggrund afvigelserne mellem korrigeret budget og resultatet. Direktionens Stab er ansvarlige for udarbejdelse af retningslinjer for overførselssagen og at disse er i overensstemmelse med bevillingsreglerne. 12

14 6. BOGFØRINGSPROCESSEN BUDGETANSVARLIG Generelt Fagdirektørerne udpeger en række budgetansvarlige til at lede den daglige udførelse af de opgaver, der iværksættes af byrådet og fagudvalgene. På baggrund af oplysningerne fra de enkelte fagdirektører er Direktionens Stab ansvarlig for, at alle budgetbeløb entydigt kan henføres til en konkret budgetansvarlig. Dette fremgår af den administrative struktur i økonomisystemet. Den budgetansvarlige har ud over ansvaret for at overholde mål og rammer for eget ansvarsområde ansvaret for den daglige betaling, bogføring og beslægtede økonomiopgaver. Den enkelte budgetansvarlige skal derfor være rustet til at varetage denne opgave. Krav til den budgetansvarlige Korrekt bogføring og god bogføringsskik Det er væsentlig for den samlede styring af Herning Kommune, at bogføring af alle udgifter og indtægter sker korrekt og til tiden. Det daglige ansvar for bogføringen påhviler entydigt de budgetansvarlige, der i deres udførelse skal følge god bogføringsskik, hvor god bogføringsskik kan beskrives som, hvad der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for bogføringsområdet. Den budgetansvarlige har det fuldstændige ansvar for, at betaling for en given vare eller ydelse ligger inden for de rammer og de mål, der er besluttet af byrådet for det område, den enkelte har budgetansvar for. Bogføringsgrundlag Grundlaget for bogføring og betaling er originale og kontrollerede regnskabsbilag. Det vil sige, at der skal foreligge et bilag - i hovedreglen i form af en elektronisk faktura som svarer til den vare eller ydelse, der er leveret. Det er den budgetansvarliges ansvar, at der er sikkerhed for, at oplysningerne på fakturaen svarer til den modtagne vare eller ydelse, og at de til enhver tid gældende fakturakrav er opfyldt. I tilrettelæggelsen af forretningsgange skal den budgetansvarlige tage væsentlighed og risiko i betragtning således, at effektive arbejdsgange sikres. Arkivering og genfinding Herning Kommunes økonomisystem skal indrettes således, at alle regnskabsbilag arkiveres elektronisk og dermed kan genfindes elektronisk. Det er den budgetansvarliges ansvar, at regnskabsbilag, der af den ene eller anden grund ikke findes i elektronisk form, bliver opbevaret sikkert. 13

15 Ledelsestilsyn De budgetansvarlige Med baggrund i Herning Kommunes generelle krav til effektivitet skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den budgetansvarlige kan frit delegere til sine medarbejdere at varetage de daglige opgaver med f.eks. bestilling af varer, betaling og bogføring. Den budgetansvarlige har dog i den sammenhæng stadig ansvaret og skal derfor foretage et ledelsestilsyn. Det er den budgetansvarliges pligt skriftligt at redegøre for, hvordan ledelsestilsynet foretages. Denne beskrivelse skal sikre, at den budgetansvarlige har taget en selvstændig stilling, der svarer til fagområdets karakter og størrelse, medarbejdernes antal, kvalifikationer og erfaring samt den lokale risikovurdering. En skabelon for beskrivelse af ledelsestilsyn er tilgængelig for de budgetansvarlige. 7. Finansiel styring og betalingsformidling Generelt Byrådet fastsætter de overordnede retningslinjer for Herning Kommunes finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse, leje og leasing samt anvendelse af finansielle instrumenter. Underdirektøren for Direktionens Stab har ansvaret for at udmønte disse retningslinjer i praksis, idet Styrelseslovens 41 dog fastsætter, at kun byrådet kan optage lån. Betalingsformidling Den kommunale betalingsformidling er i vidt omfang lovreguleret. Således skal betalinger til borgere, leverandører m.v. foregå elektronisk. Herning Kommune anvender elektronisk betaling fra Herning Kommunes økonomisystem, diverse IT-systemer og andre udbetalingssystemer. På denne måde sikres bogføringen altid i sammenhæng med betalingen, og der kan derfor foretages en systematisk, central kontrol, der ikke besværliggør den enkelte udbetaling unødigt. Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Kontantkasser Alle udbetalinger sker som hovedregel elektronisk. Er der for et områdes almindelige drift af pædagogiske eller andre hensyn påkrævet at anvende kontanter til indbetaling eller udbetaling kan der oprettes kasser. 14

16 Bankkonti Disse kan f.eks. være: Kasseapparater til modtagelse af betalinger i caféer, på museer eller lignende Kontante, personlige forskud til budgetansvarlige, der har behov for lejlighedsvise mindre kontantudlæg Automater m.v. Hvor der oprettes kasser, skal der tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Alle bankkonti, der anvendes i forbindelse med Herning Kommunes virksomhed skal oprettes i Herning Kommunes navn. Ingen medarbejdere ved Herning Kommune må have enefuldmagt til at hæve på bankkonti i kommunens navn. Bankkonti oprettes ifølge Styrelsesvedtægten af Herning Kommunes underskriftsbemyndigede. Afstemning af status- og mellemregningskonti Økonomi og Indenrigsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner indeholder en række tekniske konti til bogføring af midlertidige posteringer og til registrering af balanceforskydninger m.v. Korrekt og fuldstændig afstemning af disse konti er en væsentlig del af fundamentet for sikring af, at kommunens samlede midler er anvendt i overensstemmelse med de besluttede mål. De budgetansvarlige er ansvarlige for, at samtlige sådanne konti afstemmes og posterne specificeres regelmæssigt og senest i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskabet. Intervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Transporter Aftaler om transport af fordringer, dvs. overdragelse af tilgodehavende til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning, skal styres centralt. Den budgetansvarlige for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftale om transport, har ansvar for at kendskabet til aftalen formidles til rette vedkommende. Debitorpleje Herning Kommunes fordringer registreres elektronisk i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende. Der udarbejdes nærmere regler for opkrævning og afskrivninger. 15

17 8. Øvrige områder Anvendelse af IT-systemer Den væsentligste del af Herning Kommunes ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. For alle IT-systemer udpeges en systemejer, der har det overordnede ansvar for, at der er etableret en tilstrækkelig sikkerhed vedrørende systemet og adfærd ift. systemet, således at systemet lever op til Herning Kommunes IT-sikkerhed. De væsentligste forretningsgange herunder interne kontroller skal være beskrevet. Systemejer har ansvaret for denne beskrivelse. Underdirektøren for Direktionens Stab er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for ITsikkerheden, som bl.a. skal sikre værdier i form af it-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i retningslinjerne. Sikring af kommunens aktiver Underdirektøren for Direktionens Stab er ansvarlig for, at der fastsættelse regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Byrådet skal tage stilling til, i hvilket omfang kommunens aktiver skal forsikres. Specifikt sker dette i forbindelse med udbud af forsikringer. Sikring af værdier tilhørende andre Det er hovedreglen, at Herning Kommune ikke opbevarer eller administrerer midler for andre. Hvis det ikke er muligt, at overlade rollen til familie, værge eller andre, kan Herning Kommune bistå personer på kommunens institutioner med at administrere økonomien. Det er Underdirektøren for Direktions Stabs ansvar, at der udarbejdes retningslinjer vedrørende administration af værdier tilhørende andre. Reglerne skal lægge stor vægt på en vurdering af væsentlighed og risiko dels for sikring af værdierne, dels for sikring mod unødig mistænkeliggørelse af de involverede medarbejdere. De lokale regler skal udarbejdes af den enkelte ledelse for området, hvor der opbevares og administreres værdier tilhørende andre på baggrund af centrale regler. Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af Herning Kommunes samlede udgifter. Økonomi- og Erhvervsudvalget fastsætter i retningslinjer for kommunens indkøb de nærmere regler for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler Ansvaret for at overholde og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler er placeret hos de budgetansvarlige. 16

18 Eksterne regnskaber I det omfang Herning Kommune fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. Aftalen der skal godkendes af Økonomi- og Erhvervsudvalget, skal indeholde en fastlæggelse af relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder en fastlæggelse af kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar. I det omfang Herning Kommune udbetaler støtte, yder garantier m.v. til foreninger og andre, skal det sikres, at disse regnskaber og budgetter godkendes, eller gennemses i fornødent omfang. Underdirektøren for Direktionens Stab skal udarbejde retningslinjer for tilsyn med eksterne regnskaber m.v. 9. AJOURFØRING Af regulativet Af bilag Byrådet beslutter reglerne i kasse- og regnskabsregulativet. Underdirektør for Direktionens Stab er ansvarlig for at sikre, at kasse- og regnskabsregulativet vurderes mindst en gang årligt med henblik på behovet for ændringer. Dog kan og skal kasse- og regnskabsregulativet opdateres som følge af byrådsbeslutninger, der har direkte betydning for de regler, der er fastsat i kasse- og regnskabsregulativet. Stabscheferne i de enkelte fagforvaltninger forventes, som led i den økonomiske styring, at påpege overfor Underdirektøren for Direktionens stab, hvis kommunens regulativ bør ændres eller ikke harmonerer med den konkrete styring i fagforvaltningerne. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før ændringerne sættes i kraft. Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af Underdirektør for Direktionens Stab. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens forvaltninger, skal dog godkendes af direktionen. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet samt væsentlige ændringer i bilag hertil, før ændringerne sættes i kraft. Af administrative vejledninger Direktionens Stab skal sikre vedligeholdelse af administrative vejledninger, således at de hele tiden er overensstemmende med retningslinjerne i kasse- og regnskabsregulativet og bilagene. Administrative vejledninger skal ikke godkendes. 17