Brugerbestyrelsesmøde for Idrætsanlæggene i Gladsaxe Kommune Dagsorden. for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE

Transkript

1 Dagsorden for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE Møde nr. 00 Lørdag den , 9.00 Mødet afholdes i B-lokalet, Vandtårnsvej 55, 2860 Søborg (indgang via Caféhaven) Der serveres en morgenmad fra 8.30 Ved afbud til mødet, meddeles dette hurtigst muligt til Anna Valgreen på annava@gladsaxe.dk eller tlf Medlemmer Tilforordnede Irene Chabior Holger Kortbek Per Sundberg Lars Køhler Ove Hedal Søren N. Nielsen Jan Darville Anna Valgreen Martin Steiner Martin Hedal Jens Karstensen Mikkel Grøn Stedfortrædere Kontorelev Mia Ladefoged Madsen deltager som led i hendes uddannelse. 1

2 Indholdsfortegnelse: Nr. 1 Konstituering Nr. 2 Meddelelser Nr. 3 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Nr. 4 Status på nyt booking system Nr. 5 Brugermøder foråret 2018 Nr. 6 Sæson 2018/2019 Indendørs anlæg Nr. 7 Sæson 2018/2019 Udendørs anlæg Nr. 8 Sæson 2018/2019 Svømmehaller Nr. 9 Indstilling af takster 2019 Bilag 1 Nr. 10 Årsregnskab 2017 Bilag 2 Nr. 11 Budget 2018 Nr. 12 Budgetudtalelse 2019 Nr. 13 Anlægsønsker 2019 Nr. 14 Bestyrelsesseminar Nr. 15 Mødedatoer i 2018 Nr. 16 Evt. 2

3 Nr. 1 Konstituering På første møde efter valg af medlemmer valgt af brugerne, vælger brugerbestyrelsen sin formand og næstformand. Formand og næstformand vælges blandt medlemmerne valgt af brugerne. Nr. 2 Meddelelser Idrætsanlæggenes brugerbestyrelse vil fremover bliver betjent af Anna Valgreen, som overtager opgaven efter Julie Lykke Larsen, der har opsagt sin stilling for at prøve kaffen hos idrætsanlæggene i Rudersdal Kommune. Ombygningen af foyeren ved Gladsaxe Svømmehal er i gang. Der er skrevet kontrakt med samme entreprenør som er på svømmehalsprojektet. Ud fra vores personales meldinger om entreprenørens tilgang til opgaven med svømmehallen, er det et valg vi på Idrætsanlæggene er glade for. Idrættens analyseinstitut afholder konferencen Idrættens største udfordringer VI i Vejen Idrætscenter d april, hvor brugerbestyrelsen har mulighed for deltage. Der ønskes en tilkendegivelse om der er medlemmer der ønsker at deltage. KL afholder konference om bæredygtige kultur- og fritidsfaciliteter d. 6. juni, hvor brugerbestyrelsen har mulighed for at deltage. Der ønskes en tilkendegivelse om der er medlemmer der ønsker at deltage. Idrætschefen forelægger punktet til orientering 3

4 Nr. 3 Meddelelser fra brugerbestyrelsesmedlemmer Nr. 4 Status på nyt bookingsystem Gladsaxe Kommune skal have nyt bookingsystem der skal afløse det eksisterende pr. 31/ Arbejdet med at overføre data til det nye system er i fuld gang, men udfordringer kan ikke undgås når så store mængder af data skal overføres. Da der næsten helt sikkert vil komme overraskelser i løbet af den første sæson med det nye bookingsystem, er opgaven omkring det nye bookingsystem opprioriteret i Idrætsanlæggenes administration, så opgaven er blevet tilført flere timer ét år frem. Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 5 Brugermøder foråret 2018 Forårets anlægsmæssige brugermøder 2018 er planlagt til at blive afholdt følgende datoer: Skøjtehallen (i Skøjtehallen): 26. april Bowling/badminton (NV-lokalet): 3. maj Hal 1 og 2, kælderen, Gyngemosehallen og Blaagaards sale (B-lokalet): 26. april Bagsværd og Gladsaxe Stadion (på Bagsværd Stadion): 16. april Bagsværd, Gladsaxe samt Blaagaard Svømmehal: 9. april

5 Brugerbestyrelsens medlemmer er meget velkomne til at deltage i disse møder Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 6 Sæson 2018/2019 Indendørs anlæg Gladsaxe Idrætshal 1 og 2: Uge 33 Uge 26 dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Hvis foreninger har specielle behov for træning, kan dette aftales med anlæggets ledelse. Gladsaxe Skøjtehal: Uge 33 Uge 13 dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Hvis foreninger ønsker at træne ekstraordinært i ferie perioderne, skal foreningerne indgive disse ønsker til anlæggets ledelse inden sæsonstart. Gladsaxe Badmintonhaller: Uge 36 Uge 22 dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Hvis foreninger har specielle behov for træning, kan dette aftales med anlæggets ledelse. Gladsaxe Bowlinghal: Uge 33 Uge 22 dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Hvis foreninger har specielle behov for træning, kan dette aftales med anlæggets ledelse. Gyngemosehallen og Blaagaard (salene): Uge 33 Uge 22 dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Hvis foreninger har specielle behov for træning, kan dette aftales med anlæggets ledelse. 5

6 Generelt: Idrætsanlæggene har opmærksomhed på, at de tre dage op til påske samt d. 23. december, ofte ikke er en del af foreningernes planlagte sæson. Det betyder at der på nogle faciliteter er fuld bemanding, men uden de planlagte brugere. Derfor vil Idrætsanlæggenes ledelse tage en dialog med FIG og i fællesskab se på muligheden for at optimere brugen af faciliteterne og ressourcerne disse dage. Idrætschefen indstiller sæson 2018/2019 for foreningsbrug Nr. 7 Sæson 2018/2019 Udendørs anlæg Gladsaxe og Bagsværd Stadion, fodboldbaner: For at have en mere fleksibel udnyttelse af fodboldbanerne, foreslås det i lighed med tidligere, at der fastlægges både en kampsæson og en træningssæson på græsbanerne. Uden for kampsæsonen, kan udsatte kampe, pokalkampe og kampe, der ikke kan afvikles på øvrige græsbaner i kommunen, placeres på kunstgræsbanen. Det betyder, at kampe uden for kampsæsonen ikke kan garanteres spillet på græs. Kampe bør derfor i de lavere rækker principielt afvikles inden for kampsæsonen. I særlige tilfælde kan anlæggets ledelse give tilladelse til træning og kampe. Naturgræsbaner: Uge 14 Uge 41 dog ikke i skolernes sommerferie. Hvis foreninger har specielle behov for træning, kan dette aftales med anlæggets ledelse. Af hensyn til banernes tilstand og den fleksible brug af såvel græs- som kunstgræsbanerne, tilstræbes det, at baner til træning åbnes ca. 1 uge før kamp terminen. Opvisningsbanen på Bagsværd stadion Jævnfør brugerbestyrelsesbeslutningen d , kan banen benyttes til udvalgte atletikdiscipliner i vinterhalvåret, under hensyntagen til, at banen skal kunne bruges til fodbold i sommerperioden. Der foretages en evaluering af brugen senest primo maj 2018 samt i afslutningen af sommersæsonen

7 Kunstgræsbaner: Vintersæson: Uge 44 Uge 13. Sommersæson: Uge 14 Uge 42. Dog ikke i skolernes sommerferie. Hvis foreninger har specielle behov for træning, kan dette aftales med anlæggets ledelse. Tennisbaner: Uge 16 Uge 41 med forbehold for vejrlig som kan forhindre opstart og fremskynde sæsonslutning. Kunstgræs Gladsaxe hele året. Paddletennis og Træningspladsen i Caféhaven: Hele året. Atletik, Bagsværd Stadion: Hele året, dog kan diskos, spydkast, højde- og stangspring ikke bruges i vinterperioden, uge 42 til uge 14. Vægtløftning, Bagsværd Stadion: Uge 31 Uge 26. Idrætschefen indstiller sæson 2018/2019 for foreningsbrug Nr. 8 Sæson 2018/2019 Svømmehaller Bagsværd svømmehal: Uge 33 Uge 25 dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Der bliver i 2018 ingen sommerlukning i Bagsværd svømmehal grundet lukning af Gladsaxe Svømmehal. Gladsaxe Friluftsbad, offentlig brug: Der holdes åbent hele året. Gladsaxe Svømmehal: Uge 36 Uge 25 dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. 7

8 GSC kan søge anlæggets ledelse om træningstid for de bedste svømmere udenfor sæsonen. Idrætschefen indstiller sæson 2018/2019 for foreningsbrug Nr. 9 Indstilling af takster Bilag 1 Brugerbestyrelsen skal årligt indstille takster for kommende år til Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Takster med indstilling til takster 2019 vedlægges som bilag 1. Idrætschefen indstiller forslag til takster 2019 Nr. 10 Årsopgørelse 2017 Bilag 2 Det vedtaget budget for 2017 var kr Det korrigerede budget for 2017 var kr Der er i 2017 forbrugt i alt kr Årsagen til mindreforbruget 2017 skyldes afventning på tilladelse til etablering af indkørsel fra Isbaneven til ny affaldsstation bag skøjtehallen, tilbud på affaldsplads og etablering af flere parkeringspladser ved skøjtehallen. Derudover kom der en forsinket tilbagebetaling af for meget betalt i vandafgift på kr Regnskabsresultat 2017: Mindreforbrug på kr ,- svarende til forbrugsprocent på 96,98 %. Idrætschefen forelægger punktet til orientering 8

9 Nr. 11 Budget 2018 Det vedtagne budget for 2018 er kr ,00 Det korrigerede budget for 2018 er kr ,00 Fordelt som følger: Fælles Vedtaget budget kr ,00 Indendørs Vedtaget budget kr ,00 Udendørs Vedtaget budget kr ,00 Svømmehaller Vedtaget budget kr ,00 Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 12 Budgetudtalelse 2019 Brugerbestyrelsen kan årligt fremkomme med budgetforslag for kommende år til Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Hvis der indstilles nye aktiviteter/budgetudvidelser, skal der samtidig peges på 50% finansiering/besparelse andet sted inden for rammen. Budgetomplaceringerne vil blive fremsendt i marts, når sidste energital for forbruget i 2017 er fremkommet. Idrætschefen indstiller: - Uændret budget for

10 - Budgetkorrektioner inden for egen ramme Nr. 13 Anlægsønsker Der er i Gladsaxe Kommune igangsat en ny proces vedr. anlægsønsker på Kultur-, Fritid- og Idrætsudvalgets område. I denne proces er brugerbestyrelsen en central aktør, der både har plads i planlægningsgruppen og i dialogforum. Ifølge styrelsesvedtægten kan Brugerbestyrelsen afgive udtalelse vedr. budgettet, og derfor skal brugerbestyrelsen tage stilling til om a. Brugerbestyrelsen særskilt ønsker at give udtalelse vedr. anlægsønsker eller b. Brugerbestyrelsen ønsker at følge Dialogforums indstilling til Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Idrætschefen indstiller punktet til beslutning Nr. 14 Bestyrelsesseminar Der er planlagt brugerbestyrelsesseminar d. 3. april 2018 fra Da der skal afgives høringssvar i perioden 8. marts april 2018 vedr. brugerbestyrelsens nye struktur, foreslås det efter samråd med brugerbestyrelsens formand, at bestyrelsesseminaret tager udgangspunkt i den nye organisering for brugerbestyrelsen. I konstitueringsaftalen for byrådsperioden indgår, at byrådet ønsker at styrke samarbejdet med bestyrelser og råd. Samarbejdet skal styrkes i en ny dialogbaseret struktur, der skal bearbejdes i de kommende måneder. Det betyder, at den politiske 10

11 repræsentation i brugerbestyrelsen på idrætsanlæggene udgår og erstattes af mere direkte samarbejdsmøder. Kultur- Fritids- og Idrætsudvalget drøfter denne nye struktur på udvalgsmøde d. 6. februar Idrætschefen forelægger punktet til diskussion Nr. 15 Mødedatoer i 2018 Der er planlagt brugerbestyrelsesseminar tirsdag d. 3. april 2018 fra Stedet for seminaret bliver meldt ud senere. Forslag til mødedatoer i 2018 er: Tirsdag d. 12. juni (evt. fællesmøde med KFIU) Mandag d. 24. september eller torsdag d. 27. september Tirsdag d. 6. november (evt. fællesmøde med KFIU) Der afholdes brugerråd/valgmøde i november 2018 Nr. 16 Evt. 11