REFERAT AF MØDE I BRUGERBESTYRELSEN TORSDAG DEN 30. OKTOBER 2014 KL I SELSKABSLOKALET RESTAURANTEN, I GLOSTRUP IDRÆTSPARK

Transkript

1 REFERAT AF MØDE I BRUGERBESTYRELSEN TORSDAG DEN 30. OKTOBER 2014 KL I SELSKABSLOKALET RESTAURANTEN, I GLOSTRUP IDRÆTSPARK GLOSTRUP IDRÆTSANLÆG

2 BEHANDLINGSSAGER:... 2 Godkendelse af dagsordenen... 2 Officielle lukkedage Videoovervågning... 3 Gennemgang af ordensregler for Glostrup Idrætsanlæg... 4 EFTERRETNINGSSAGER:... 5 Indsigelser i forbindelse med rotationer i haller og sale... 5 Udviklingsplan Forbrugsoversigt pr. 30. september MEDDELELSER:... 7 Meddelelser fra formanden... 7 Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg... 7 Meddelelser fra øvrige medlemmer

3 Fraværende: Afbud fra Jeanett Dahl Pedersen DAGSORDEN: BEHANDLINGSSAGER: 1. Godkendelse af dagsordenen Glostrup Idrætsanlæg foreslår, at denne dagsorden danner grundlag for mødets afvikling. - At dagsordenen godkendes. Godkendt. 2. Officielle lukkedage 2015 På baggrund af oversigten over lukkedage de foregående år er der udarbejdet en revideret oversigt over officielle lukkedage i Til orientering kan oplyses at skolesommerferien i 2014 var placeret fra lørdag den 28. juni til søndag den 10. august (uge 27-32). Skolesommerferien i 2015 er ligeledes placeret i uge Glostrup Idrætspark holder ikke lukket i sommerferien. I hal 1 afholdes der Åben Sommerhal i dagtimerne. I hal 2 og hal 3 er der et adgangssystem hvor brugerne kan betjene sig selv. Det er derfor muligt at tilbyde foreningerne træningstid i træningssal 2, hal 2 og hal 3 i sommerferien i det omfang det er muligt af hensyn til renoveringer. Glostrup Idrætsanlæg vil efterfølgende lave en fordeling, og foreningerne kan betjene sig selv med de adgangsbrikker de allerede har. Glostrup Idrætsanlæg vil fortsat bede foreninger meddele, hvornår de starter efter sommerferien. Oversigten over lukkedage i Glostrup Fritidscenter er lavet i overensstemmelse med det som er vedtaget politisk. 2

4 Oversigten over officielle lukkedage i Glostrup Idrætspark og Hvissingehallen samt Fritidscentret vedlagt dagsordenen. Kun ændringer i forhold til tidligere år skal videresendes og godkendes af Kulturudvalget. - At Brugerbestyrelsen godkender forslag til officielle lukkedage i Godkendt. 3. Videoovervågning Baggrund Brugerbestyrelsen drøftede på møde den muligheden for videoovervågning i Ejbyhallen. Med undtagelse af et medlem som tog forbehold, var Bestyrelsen enig, om at godkende etablering af videoovervågning i Ejbyhallen. Videoovervågning i Ejbyhallen vil udover den præventive virkning i forhold til hærværk også være et godt værktøj i forhold til tællinger og evt. privates misbrug af tid i hallen. Ligesom Fordelingsudvalget tidligere har givet udtryk for, at det vil være en stor hjælp i forbindelse med fordeling af træningstider i hallen også at kende omfanget af brugen samt udnyttelsesgraden. Status Efterfølgende har Glostrup Idrætsanlæg taget kontakt til Glostrup Kommunes Juridisk Team som har fremsendt et notat om hvad der er lovligt og hvad der ikke er det. Overordnet set skal formålet med videoovervågning være kriminalitetsforebyggelse/-bekæmpelse eller et andet sagligt formål. Det vil sige, at det er tilladt, at optage videoovervågning (i en god opløsning) som kun må bruges i forbindelse med opklaring af kriminalitet. Det er ikke lovligt, at opsætte videoovervågning med et registreringsformål for øje. Dog er det tilladt med videoovervågning i så ringe en opløsning, som under ingen omstændigheder heller ikke ved en efterfølgende redigering eller ændring af opløsningen, vil kunne identificere en person af nogen som helst er tilladt, hvis det skal bruges i forbindelse med tællinger i hallen. 3

5 Alternativt til videoovervågning kan man vælge at indføre elektronisk adgangskontrol i Ejbyhallen. - At Brugerbestyrelsen tager stilling til om der skal arbejdes videre med en af de to løsninger. - At Brugerbestyrelsen tager stilling til om der alternativt skal søges om midler til indførelse af elektronisk adgangskontrol. Brugerbestyrelsen ønsker at der etableres videoovervågning i Ejbyhallen i lighed med Hvissingehallen. Anbefales til politisk behandling. 4. Gennemgang af ordensregler for Glostrup Idrætsanlæg Jfr. Brugerbestyrelsens vedtægter 10, stk. 5 er der udarbejdet ordensregler for følgende områder: - Ordensreglement for Glostrup Idrætsanlægs haller og lokaler. - Ordensreglement for Glostrup Stadions opvisningsbane. Brugerbestyrelsen har i sit hidtidige arbejde med udarbejdelse af regler og principper haft som grundlag, at have så få regler som muligt af hensyn til en smidig afvikling af de daglige aktiviteter og en forenklet regeladministration. Ordensregler vedlagt dagsordenen. Glostrup Idrætsanlæg indstiller - At Brugerbestyrelsen godkender ordensreglerne. Godkendt. 4

6 EFTERRETNINGSSAGER: 5. Indsigelser i forbindelse med rotationer i haller og sale Baggrund Brugerbestyrelsen har tidligere bedt Glostrup Idrætsanlæg om, at fremlægge principperne for rotation i haller i forbindelse med aflysninger. På et foreningsmøde var der enighed om, at aflysninger i haller ikke altid skal ramme de samme brugere, hvorfor man opfordrede Glostrup Idrætsanlæg til at lave rotationer i forbindelse med aflysninger. Der findes ikke et regelsæt af principper for rotation i haller i forbindelse med aflysninger. Glostrup Idrætsanlæg har de seneste 6-8 år foretaget rotationer efter retfærdighedsprincippet. Foreningerne aflyses efter retfærdigheds princippet, så alle så vidt muligt bliver aflyst lige mange gange i løbet af en sæson. Når det ikke altid kan blive helt ligeligt fordelt skyldes det bl.a., at foreningerne afvikler kampe i deres egen træningstid og dermed hindrer fleksibiliteten i rotationen. Status Glostrup Idrætsanlæg har foretaget rotationer for august-december 2014 og der er ikke modtaget indsigelse i forbindelse med rotationer for denne periode. Det har ikke været muligt at lave rotationer for januar-maj 2015, da nogle foreninger endnu ikke har meldt tilbage om reelt forbrug af haltid til afvikling af stævner og arrangementer. - At orientering tages til efterretning. Taget til efterretning 5

7 6. Udviklingsplan 2015 Brugerbestyrelsens møde Baggrund I Udviklingsplanen samles alle ønsker til idrætsfaciliteter. Formålet er at sikre en hensigtsmæssig og koordineret udvikling af idrætsområdet i Glostrup Kommune samt at det politiske niveau kan få et samlet overblik over ønskerne på idrætsområdet. Udviklingsplanen for 2014 følger overordnet set den retning der er sat i de tidligere udgaver af Udviklingsplanen. Der er dog foretaget en række ændringer, som har gjort Udviklingsplanen lettere at læse, mere objektiv og mere dynamisk. Dynamikken i Udviklingsplanen er søgt forøget via en ny proces i forhold til optagelse af ønsker i Udviklingsplanen. Processen har haft til formål, at den/de der har søgt om at få et ønske optaget eller genoptaget i Udviklingsplanen, er blevet stillet overfor en række spørgsmål, som bl.a. baggrunden for ønsket, facilitetsdækning, mangfoldighed, økonomi mm. Ønsker der ikke realiseres bliver fremover ikke automatisk stående i den efterfølgende udgave af Udviklingsplanen. Dette for at sikre, at den/de der søger om at få et ønske optaget i Udviklingsplanen løbende reflekterer over ønskets fortsatte relevans og økonomiske forudsætninger. Status Men henblik på udarbejdelse af Udviklingsplan 2015 undersøger Glostrup Idrætsanlæg om de ikke indfriede ønsker i Udviklingsplanen stadig er relevante. Endvidere får alle både foreninger og borgere mulighed for at komme med nye ønsker til Udviklingsplan Ønsker til Udviklingsplan 2015 skal fremsendes til Glostrup Idrætsanlæg senest den 31. december Tages til efterretning. Taget til efterretning. 6

8 7. Forbrugsoversigt pr. 30. september Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forbrugsoversigt for Brugerbestyrelsen. Regnskabet viser følgende hovedtal i kr. Nettoforbrug Korrigeret budget Forbrug i % ,97 Forbrugsprocenten bør forholdsmæssigt være 75 % pr At orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning. MEDDELELSER: 8. Meddelelser fra formanden - Formanden orienterede om at der var afholdt opstartsmøde i arbejdsgruppen vedr. indretning af foyer i Glostrup Idrætspark. Processen er i gang. 9. Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg - I forbindelse med budget 2015 skal der spares kr. på tennisanlægget, ved at lukke to af de seks udendørsbaner. Efter dialog med tennisklubben, har det vist sig muligt at gennemføre besparelsen uden at lukke baner. - Svømmeklubbens morgentræning går godt. Det er blevet accepteret og taget vel imod af de øvrige morgenbadere. Aftalen evalueres efter et år. - Varmtvandsbassinet forventes sat i gang i Pt. er den lokalplan, der skal muliggøre at udbygge mod nord/hovedvejen, hvor varmtvandsbassinet ønskes etableret, sendt i høring. Forsinkelsen skyldes, at det første lokalplanforslag (som omfatter hele Fritidscenterets område plus bygninger mod Sdr. Ringvej plus nyttehaverne) havde udlagt nogle eventuelle, fremtidige p-pladser på nyttehave-arealet. Disse måske-p-pladser er nu flyttet til Road Racing-banen. 7

9 - Allan Christensen orienterede om en episode i svømmehallen i efterårsferien. - Renovering af Hvissingehallen går som planlagt og tidsplanen holder. - Allan Christensen og Michael Simonsen har deltaget i møde om ny bekendtgørelse om vandbehandling i svømmehaller. Pr er der skærpede krav. Teknologisk Institut er derfor indbudt til at gennemgå Glostrup Fritidscenter for en afklaring om hvad der skal til for at svømmehallen kan leve op til de kommende krav. - Glostrup Fritidscenter har haft uanmeldt besøg af Arbejdstilsynet, som ikke havde nogen kommentarer. - Allan Christensen orienterede om organisationsændring i Glostrup Idrætsanlæg og større samarbejde på tværs af idrætsanlægget og fritidscentret. - Michael Simonsen orienterede om, at erfa-møde med Grøn Nøgle der inspirerede til at Danfoss er inviteret den til en gennemgang af Glostrup Idrætsanlæg for yderligere nedbringelse af energiforbruget. 10. Meddelelser fra øvrige medlemmer - Tommy Karlsson foreslog, at Brugerbestyrelsen besøger et idrætsanlæg med en springhal, for at synliggøre IF32 gymnastik s ønske til Udviklingsplanen. Leif foreslog, at det blev en del af Folkeoplysningsudvalgets besigtigelsestur. - Brugerbestyrelsen fik vist to korte videoer, den ene Er du miljøvenlig overfor din idrætshal? og den anden er en ny præsentationsvideo af Glostrup Idrætsanlæg. Præsentationsvideo kan snart ses på 8