Personalehåndbog for Horne-Asdal sogne PERSONALEHÅNDBOG. for medarbejderne ved Horne og Asdal kirker HORNE-ASDAL SOGNE. v/horne-asdal Menighedsråd

Transkript

1 PERSONALEHÅNDBOG for medarbejderne ved Horne og Asdal kirker HORNE-ASDAL SOGNE v/horne-asdal Menighedsråd Godkendt i Horne-Asdal menighedsråd den 23. september 2014 [1]

2 Indholdsfortegnelse ORGANISATIONSPLAN FOR HORNE-ASDAL SOGNE... 4 Horne-Asdal menighedsråd Formål Menighedsrådet som arbejdsgiver Menighedsrådets kontaktperson Kommunikation og god omgangstone Information og mødestruktur... 7 Information... 7 Mødestruktur... 7 Sammenkomst Ansættelse af personale... 8 Genvurdering af stillingen Ansættelsesudvalg Stillingsopslag Indstilling 9 Prøvetid og fast ansættelse 9 Vikariater Ansættelse af elever, personer i arbejdspraktik og løntilskud Elever... 9 Arbejdspraktik, løntilskud og jobrotation Ansættelsesbrev Introduktion af nyt personale Udlevering af nøgler Arbejdstøj Befordringsgodtgørelse (møder, tjenestekørsel, uddannelse, kurser og vikarer) Personaleudvikling MUS Kurser og uddannelse Post og mail Koncerter og menighedsmøder Arbejdsmiljø Arbejdspladsvurdering (APV) Psykisk arbejdsmiljø [2]

3 7 Planlægning af arbejdstider Fleksordning Ferie Ferieønsker Særlig feriedage Omsorgsdage, fleks og andre fridage Ferieblanketter Sygdom Melding og indberetning af sygdom Hvordan vil vi hjælpe til et lavt sygefravær? Kroniske og/eller livstruende sygdomme Arbejde og familieliv Alkohol og misbrug m.v Rygning Seniorer Seniorsamtaler Uansøgt afsked Modtagelse af gaver Hvornår kan man få fri fra arbejde? Mærkedage og gaver Tjenestefrihed/Bevilget frihed Ytringsfrihed/Tavshedspligt BILAG: Horne-Asdal menighedsråds rygepolitik Horne-Asdal menighedsråds fraværspolitik Horne-Asdal menighedsråds misbrugspolitik Horne-Asdal menighedsråds Alkoholpolitik Horne-Asdal menighedsråds It politik Mobiltelefonpolitik Vedtægt for administrationschefen ved Hirtshals sogn [3]

4 ORGANISATIONSPLAN FOR HORNE-ASDAL SOGN Horne-Asdal Menighedsråd Kontaktperson Administrationschef regnskabsfører Horne kirke: Organist Kirkesanger Kirketjener Asdal kirke: Organist Kirkesanger Kirketjener Ledende graver Gravermedhjælp Gravermedhjælp [4]

5 Horne-Asdal menighedsråd. Består i valgperioden 2012 til 2016 af: Susanne Lønsmann Larsen formand Lotte Hansen næstformand Else Riisager kasserer Elin Juhl Madsen Sekretær Bettina Skovbak Eltved Kontaktperson Cæcilia Christensen o Menigt medlem Anne Margrethe Høeg Menigt medlem Kirsten Mejlvang Menigt medlem [5]

6 Formål Horne-Asdal menighedsråd har som sit overordnede mål, at skabe gode rammer om gudstjenester, kirkelige handlinger, kirkelige arrangementer og i det hele taget om det kirkelige arbejde i sognene som et samlende, åbent fællesskab. Det er medarbejderne, der har den daglige kontakt med borgerne, og det er derfor afgørende, at medarbejderne arbejder for formålet: at skabe gode rammer for det kirkelige liv i Horne- Asdal sogne. Det er væsentligt for Horne-Asdal menighedsråd, at medarbejderne befinder sig godt på arbejdet og det er menighedsrådets intention, at kirke og kirkegård skal være en god og attraktiv arbejdsplads. Denne personalepolitik skal understøtte dette formål og er samtidig en beskrivelse af de gensidige forventninger, menighedsrådet og medarbejderne har til hinanden. 1 Menighedsrådet som arbejdsgiver Menighedsrådet har det overordnede ledelsesansvar for alle medarbejdere (eksklusivt præsten) ved Horne og Asdal kirker og kirkegårde. Det indebærer, at det er menighedsrådet som helhed, der bestemmer, hvordan serviceniveauet skal være fastsætter den normering, der skal benyttes til at levere de ydelser og den service, som menighedsrådet ønsker ansætter kirke- og kirkegårdsfunktionærer har retten til at lede og fordele arbejdet og give anvisning om arbejdets udførelse (instruktionsbeføjelse) har retten til at ændre på og omorganisere arbejdet kan afskedige kirke- og kirkegårdsfunktionærer, med undtagelse af uansøgt afskedigelse af tjenestemænd, som kun kan gennemføres af Kirkeministeriet. Menighedsrådet har også kompetencen til at træffe beslutning om de personalepolitiske værdier og personalegoder, der skal være på arbejdspladsen. 1.1 Menighedsrådets kontaktperson Kontaktpersonen fungerer som menighedsrådets repræsentant i forhold til de ansatte. Der er således kontaktpersonen, der varetager den daglige ledelse på menighedsrådets vegne. Horne-Asdal Menighedsråd har uddelegeret kontaktpersonens beføjelser til administrationschefen, der på kontaktpersonens vegne varetager den daglige personaleledelse. Den vedtagne vedtægt for administrationschefen findes som bilag 23. Ledelsen fraviges dog på følgende områder: Præsternes instruktionsbeføjelser: Præsten har instruktionsbeføjelsen i forhold til kirkefunktionærer i følgende tilfælde: Kordegnen vedrørende personregistreringen Kirketjener- og sanger samt organist med hensyn til deres medvirken ved gudstjenester og kirkelige handlinger. 2 Kommunikation og god omgangstone Menighedsrådet forventer, at der er en ordentlig og god omgangstone mellem kollegerne på arbejdspladsen, mellem menighedsrådet og medarbejderne og overfor kirkens brugere. Alle har et medansvar for, at der skabes og bevares et godt arbejdsklima og en god omgangstone. [6]

7 2 Kommunikation og god omgangstone, fortsat... Er man utilfreds med noget eller med en kollega, skal man være loyale overfor hinanden og ikke snakke bag om ryggen, men gå direkte til vedkommende kollega eller lederen med sin utilfredshed og præsenterer denne på en åben og positiv måde. En medarbejder kan altid benytte administrationschefen i sådanne tilfælde, som kun vil gå videre med sagen i åbenhed de involverede imellem. Det er derfor menighedsrådets forventning, at alle når man taler sammen Taler med hinanden ikke om hinanden Går efter "sagen" ikke personen Skal man være åbne, ærlige og lydhøre Udskifter man diskussion med dialog Fører man et sobert sprog! udviser respekt for kollegerne og deres arbejde, således man Accepterer hinandens forskelligheder Respekterer en kollegas off-day Er positiv overfor nye ideer Giver konstruktiv feed-back Udviser ligeværdighed er hjælpsomme og imødekommende overfor kolleger og brugere, således man. Drager omsorg for hinanden Giver plads til personalepleje Tager humoren med ind i hverdagen Siger "goddag og farvel" Udviser åbenhed og tør sige fra når man har en off day Udviser en positiv indstilling Er loyale og fleksible Samarbejder på tværs 3 Information og mødestruktur Information Horne-Asdal menighedsråd ønsker, at vigtige informationer og drøftelser sker på en måde, så alle berørte hurtigt får kendskab til dette. Information kan gives skriftligt, elektronisk eller på møder. Vigtig information skal gives først til dem, den berører Information om arbejdspladsen skal gives til alle Arbejdspladsens mødestruktur er en del af kommunikationen på arbejdspladsen. Mødestruktur Lovpligtigt medarbejdermøde afholdes i april måned. Her vælges arbejdsmiljørepræsentant samt medarbejderrepræsentant. 3 kvartalsmøder. Medarbejderrepræsentanten giver en orientering fra det senest afholdte menighedsrådsmøde. Præsterne orienterer om de kirkelige aktiviteter. Medarbejderne er altid velkomne til at overvære menighedsrådsmøderne. [7]

8 Sammenkomst: Menighedsrådet afholder: en årlig sammenkomst for sognets præst og ordinært ansatte medarbejdere og frivillige. Her inviteres også ægtefælle/samlever. Julegaven har en værdi af kr. 500 og omfatter præster og ordinært ansatte medarbejdere. 4 Ansættelse af personale For at løse kirkens opgaver på den bedst mulig måde finder Horne-Asdal menighedsråd det nødvendigt, at samtlige medarbejdere: Er velkvalificerede, motiverede og parate til at udvikle sig med de opgaver der stilles Trives med deres arbejde og Er indstillet på at samarbejde indbyrdes og med ledelsen. Ansættelse af nye medarbejdere er derfor en vigtig beslutning. Ved enhver ansættelse lægges der i den samlede vurdering vægt på: Faglige kvalifikationer i forhold til stillingens indhold Effektivitet, fleksibilitet og stabilitet Evne til at samarbejde Positiv holdning til kvalitet og service Genvurdering af stillingen. Inden stillingsopslag skal stillingens indhold (gen)vurderes og en aktuel beskrivelse af stillingens indhold og krav skal udarbejdes af administrationschefen i samarbejde med den ansvarlige leder/præst. Samtidig skal stillingens lønmæssige placering, fastlægges og eventuelt forhandles. Efter kompetence fra menighedsrådet har Økonomiudvalget denne opgave i samarbejde med administrationschefen. Ansættelsesudvalg. Ved besættelse af faste stillinger nedsætter menighedsrådet et ansættelsesudvalg, hvoraf kontaktpersonen og administrationschefen er fødte medlemmer, men ellers sammensættes udvalget fra gang til gang. Medarbejderne vælger èn repræsentant til ansættelsesudvalget. Udvalget står for udarbejdelse af forslag til stillingsbeskrivelse og opslag, der skal godkendes af menighedsrådet. Udvalget vælger: blandt de indkomne ansøgninger, hvem der skal til samtale, gennemfører samtalerne og indstiller herefter til menighedsrådet. Alle, der deltager i ansættelsesproceduren, har tavshedspligt jf. Lov om offentlig forvaltning. Stillingsopslag. Stillingsopslag skal indeholde konkrete oplysninger om stillingens indhold og vilkår. Der skal henvises til gældende personalepolitik, og ansøgningsfrist skal være på mindst 3 uger. Ansøgere skal have kvittering for deres ansøgning, og ansøgere som indkaldes til samtale, skal have orientering om proceduren ved ansættelsen. Ansøgere, som ikke ansættes, skal have begrundet afslag senest 1 uge efter stillingsbesættelsen. Stillingsannoncen godkendes i Menighedsrådet før opslag. Opslaget skal indrykkes i dagspressen som en annoncetype der henviser til sognets hjemmeside, hvor det fulde stillingsopslag med stillingsbeskrivelse forefindes. [8]

9 Indstilling. Der skal indstilles 2-3 ansøgere i prioriteret rækkefølge på baggrund af samtalerne, ansøgernes personlige og faglige kvalifikationer og indhentede referencer. Ansættelse af den indstillede ansøger godkendes herefter af menighedsrådet. I første omgang med en 3 måneders prøvetid, hvilket klart skal fremgå af det midlertidige ansættelsesbrev og ved ansættelsessamtalerne. Før indstillingen skal der indhentes referencer efter aftale med ansøgerne, der samtidig gøres opmærksom på, at der indhentes straffeattest samt børneattest før ansættelse. Administrationschefen har ansvaret for indhentning af referencer, straffe- og børneattest samt vurderingen af disse. Såfremt der er tvivl om indholdet i de indhentede straffe- og børneattester skal administrationschefen rette henvendelse til Stiftet/Kirkeministeriet. Prøvetid og fast ansættelse. På baggrund af den aftalte 3 måneders prøvetid foretager administrationschefen og kontaktpersonen, sammen med den ansvarlige leder/præsten, den nødvendige evaluering og indstiller til menighedsrådet om fastansættelse. Vikariater Vikariater i f. m. sygdom og barsel besættes af administrationschefen i samarbejde med den nærmeste leder/præsten. Efterfølgende sker der en orientering til menighedsrådet. Alle øvrige vikariater skal godkendes af Menighedsrådet. 4.1 Ansættelse af elever, personer i arbejdspraktik og løntilskud. Elever Ansættelse af elever på kirkegården sker i samarbejde med Hirtshals sogn, der er godkendt som uddannelsessted for 3 elever. Eleverne på kirkegården ansættes efter samme principper, som gælder for øvrige ansættelser med vægt på den uddannelsesmæssige baggrund og de personlige kvalifikationer. Arbejdspraktik og løntilskud Administrationschefen ansætter (efter aftale med kontaktpersonen og den respektive leder) medarbejdere i arbejdsprøvning og løntilskud. Såfremt medarbejderen findes egnet kan der i alt ansættes 3 personer. Disse ordninger skal være udgiftsneutrale for menighedsrådet. Menighedsrådet orienteres på førstkommende møde om ansættelser. 4.2 Ansættelsesbrev Alle medarbejdere får senest 1 måned efter ansættelsen udleveret et ansættelsesbrev. Heri fremgår, at der er 3 måneders prøvetid. Under ansættelsen skal der ved væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet udarbejdes et tillæg til ansættelsesbrevet eller et nyt ansættelsesbrev. 4.3 Introduktion af nyt personale. Alle medarbejdere skal tage godt imod nye medarbejdere og dermed sikre at nye kolleger hurtigt finder sig til rette. Nyansatte medarbejdere ansættes som udgangspunkt med en prøvetid på 3 måneder. Sammen med ansættelsesbrevet udleveres kopi af personalehåndbogen og der underskrives en tavshedserklæring. Arbejdsbeskrivelse udleveres. Administrationschefen og den daglige leder gennemgår materialet med medarbejderen, da det er vigtigt at den nye medarbejder fra starten erfarer og forstår stedets arbejdskulturer og hvilke regler der gælder for arbejdspladsen. Introduktionsforløbet evalueres senest 3 måneder efter ansættelse og mangler udbedres. Kontaktpersonen og den pågældende leder bør altid være til stede ved modtagelsen af en ny medarbejder. Den nye medarbejder modtages af alle kollegerne ved en efterfølgende udvidet kaffepause. [9]

10 4.4. Udlevering af nøgler. Nøgler til kirkens- og kirkegårdens bygninger udleveres på medarbejderens 1. arbejdsdag. Den daglige leder har forinden vurderet, hvilke nøgler der skal udleveres. Der udfyldes et nøgleskema, hvor medarbejderen attesterer for modtagelsen af nøglerne. Når medarbejderne fratræder afleveres nøglerne til nærmeste leder. Denne attesterer for modtagelse heraf. Medarbejdere i arbejdsprøvning/løntilskud får ikke udleveret nøgler. 4.5 Arbejdstøj. Kirketjenere og kirkesangere er forpligtiget til at benytte mørkt tøj som udleveres af menighedsrådet hvert 4. år efter gældende overenskomst. Kirkegårdens fastansatte medarbejdere modtager et årligt tilskud på kr til personligt arbejdstøj. Indkøb heraf administreres af nærmeste leder regninger for indkøbt arbejdstøj skal attesteres af den enkelte medarbejder og afleveres til regnskabsføreren. Handsker, støvler, regntøj og sikkerhedssko betaler menighedsrådet ved siden af det årlige tilskud - jf. gældende overenskomst. Medarbejdere udsendt af kommunen i løntilskud modtager sikkerhedssko. Der udleveres først arbejdstøj til nyansatte efter prøvetiden på 3 måneder. Dette gælder dog ikke sikkerhedssko. 4.6 Befordringsgodtgørelse (møder, tjenestekørsel, uddannelse, kurser og vikarer) Der ydes befordringsgodtgørelse til medarbejdere og medlemmer af menighedsrådet i f.m. møder/kurser efter statens takster, dvs. billigste offentlige transportmiddel. Er dette, af praktiske hensyn, ikke muligt ydes der befordringsgodtgørelse efter laveste km-takst. Ved samkørsel ydes der befordringsgodtgørelse efter den højeste km-takst. Gravere og gravermedhjælpere honoreres med højeste km-takst i f.m. tjenestekørsel. Der henvises til vedtægt for honorering af befordring. I f.m. uddannelse eller arbejdsrelaterede kurser til medarbejdere ydes der befordringsgodtgørelse efter statens takster. Ved kørsel til Sandmosen honoreres med laveste km-takst. Vikarer i f. m. kirkelige handlinger honoreres med laveste km-takst. 5 Personaleudvikling En stor del af personaleudviklingen finder sted i hverdagen gennem udførelsen af det daglige arbejde, tilrettelæggelsen af arbejdet og uddelegeret ansvar for eget arbejde. Denne udvikling understøttes af medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og planlagte kurser med fagligt eller personligt indhold. 5.1 MUS Menighedsrådet holder i henhold til reglerne om medarbejderudviklingssamtaler mv. årlige medarbejderudviklingssamtaler. MUS afholdes i årets 1. kvartal. Der holdes ikke samtaler med vikarer, løs medhjælp og medarbejdere i løntilskud. Formålet med MUS er at: Udvikle medarbejderens faglige og personlige kompetencer i relation til jobbet afstemme forventninger til job og udviklingsmuligheder fremme medarbejderens tilfredshed i jobbet og støtte medarbejderens udvikling ved så vidt muligt at sikre, at opgaverne svarer til, hvad den enkelte har lyst og evner til. MUS er en drøftelse mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder om hans og hendes arbejdssituation. Lederen får her oplysninger om, hvordan medarbejderen oplever arbejdspladsen, og hvilke forventninger medarbejderen har til arbejdspladsen. Tilsvarende kan lederen give medarbejderen respons på, hvordan lederen oplever medarbejderen, og hvilke forventninger lederen og menighedsrådet har til den pågældende. Administrationschefen afholder MUS samtaler med kirkesangere, kirketjener, organister, samt graveren og gravermedhjælpere. Den enkelte medarbejder bidrager selv aktivt med hensyn til forslag om kursus el. andre relevante former for udvikling af færdigheder. Disse skal afstemmes i en udarbejdet uddannelsesplan for den enkelte medarbejder. [10]

11 Med baggrund i vigtigheden af, at medarbejdere har mulighed for løbende at kunne øge deres kompetencer gennem tilegnelse af ny viden vil menighedsrådet, gennem budgetlægningen, også afsætter beløb til relevante kurser. Kursusønsker gives til administrationschefen ved MUS-samtalerne. Kontaktpersonen fører MUS samtale med administrationschefen. 5.2 Kurser og uddannelse Menighedsrådet og medarbejderen har et fælles ansvar for at sikre en styrket kompetenceudvikling og efteruddannelse af medarbejderen. Menighedsrådet vil som udgangspunkt sikre, at alle har gode muligheder for at få efterkommet relevante ønsker om efteruddannelse. Kurserne drøftes under MUS og skal være en del af den skriftlige uddannelsesplan. For menighedsrådet er en kursusdeltagelse relevant, når den understøtter det daglige arbejde og den udvikling, der er enighed om at fremme i arbejdet, og/eller den faglige eller personlige udvikling. Det tilstræbes, at de medarbejdere, der ikke har en uddannelse får mulighed at tage en sådan. Medarbejderne vil modtage løn under kurser. Menighedsrådet vil modtage lønrefusion dels fra AMU Nordjylland i f.m. AMU kurser og fra AUB (Arbejdsgivernes uddannelsesbidrag) i f.m. EUD elever. Menighedsrådet betaler kursusgebyrer. 5.3 Post og mail. Postkasse tømmer dagligt, og mail tjekkes dagligt. 5.4 Koncerter og menighedsmøder. 6 Arbejdsmiljø Menighedsrådet ønsker et sikkert og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladserne. Menighedsrådet forlanger, at alle overholder sikkerhedsbestemmelserne på arbejdspladsen, bærer påkrævede, udleverede værnemidler og anvender redskaber og værktøj på en måde, så der ikke sker skader eller overbelastning. Menighedsrådet forventer endvidere at medarbejderne møder friske og udhvilede op på arbejdspladsen. Alle sager i f. m. fysisk og psykisk arbejdsmiljø varetages af arbejdsmiljørepræsentanten og det nedsatte arbejdsmiljøudvalg 6.1 Arbejdspladsvurdering (APV) I APV en skal man kortlægge arbejdsmiljøforholdene på arbejdspladsen. Man skal beskrive og vurdere alle væsentlige arbejdsmiljømæssige problemer. Beskrivelsen af arbejdsmiljøforholdene i APV en skal omfatte såvel de fysiske som de psykiske forhold. Det er arbejdsgiverens pligt at sørge for, at APV udarbejdes og vedligeholdes. Der udarbejdes ny APV hvert 3. år. Ansvaret herfor er beskrevet i bilag Psykisk arbejdsmiljø Menighedsrådet ønsker et godt psykisk arbejdsmiljø. Menighedsrådet vil arbejde for, at indholdet i og betingelserne for arbejdet giver de bedste muligheder for at godt psykisk arbejdsmiljø. Medarbejderne må ikke udsættes for fysiske eller psykiske overgreb f.eks. vold, trusler, misbrug, chikane eller mobning. Alle former for overgreb er uacceptable. Den daglige omgang med hinanden skal være præget af respekt og tolerance både verbalt, fysisk, psykisk og kulturelt. 7 Planlægning af arbejdstider. Administrationschefen sørger for, at medarbejdernes friweekends og fridage fastlægges efter forhandling med disse. Kontaktpersonen, præsten og de øvrige ansatte orienteres om fastlagte friweekends og tjenester. Dette sker via Dropboksen. Plan over medarbejdernes friweekends søges i videst mulig udstrækning tilrettelagt for et kvartal af gangen. Meddelelse om placering af friweekends for medarbejderne udleveres normalt senest den 15. i måneden før start på et nyt kvartal eller ny måned. Denne ordning er [11]

12 godkendt af samtlige medarbejdere. Al tilrettelæggelse af frihed SKAL gå gennem administrationschefen. 7.1 Fleksordning I f. m. afløsning ved kirketjenester, bisættelser, begravelser samt bryllupper har menighedsrådet godkendt en fleksordning, således medarbejderne tilbydes afspadsering af de optjente timer. Disse er opgjort i h. t. gældende overenskomst. Afspadsering aftales med den ansvarlige leder. Medarbejderen meddeler administrationschefen hvornår og hvor mange timer der ønskes afspadseret. Overført ferie på max. en uge fra tidligere ferieår kan overføres til fleks. 8 Ferie Menighedsrådet ønsker at planlægge ferien, således medarbejderne i videst mulig omfang får den ønskede ferie. Der tages hensyn til ferieønsker i skolernes sommerferie, for medarbejdere med skolesøgende børn. Ved ferieplanlægningen skal der tages hensyn til alle medarbejdere. Man kan således ikke forvente at få accept af sin ferie uden at andre medarbejdere også har haft lejlighed til at fremkomme med ferieønsker. Det er menighedsrådets ønske, at ferie og eventuelle særlige feriedage afvikles i ferieåret. Der kan afholdes 3 ugers ferie i hovedferieperioden, dog under hensyn til arbejdstilrettelæggelsen. Der kan efter aftale, overføres ikke afviklet ferie til fleks dog max. én uge. Er man sygemeldt når ferien påbegyndes, har man krav på suspension af ferien. Bliver man syg i sin ferie følges de nye regler for erstatningsferie. Menighedsrådet kan dog i særlige tilfælde yde hel eller delvis erstatningsferie. Ferieønsker Administrationschefen udarbejder ferieplan inden 15.april. Medarbejdernes ønsker om placering af hovedferien skal være administrationschefen i hænde inden 15. marts og anden ferie senest 1 måned før denne afholdes. Særlig feriedage 6. ferieuge afholdes i henhold til gældende overenskomst. Menighedsrådet ønsker at ferien i videst mulig udstrækning afholdes så den ikke kommer til udbetaling - kun når særlige forhold taler derfor, kan en udbetaling ske efter aftale med administrationschefen. Omsorgsdage, fleks og andre fridage. Omsorgsdage, fleks og andre fridage afholdes efter aftale med medarbejderens leder og administrationschefen under hensyntagen til arbejdets afvikling. Ferieblanketter Der skal udfyldes ferieblanketter med ferieønsker. Disse godkendes først af den daglig leder og afleveres derefter til administrationschefen. 9 Sygdom Sygdom kan ramme alle og er lovligt forfald. Det er menighedsrådets opfattelse, at en tidlig indsats i forhold til syge medarbejdere kan være med til at mindske sygefraværet og sikre en hurtigere tilbagevenden til arbejdspladsen. [12]

13 Melding og indberetning af sygdom. Kirkegårdsmedarbejdere: Sker for kirkegårdsmedarbejderne til den graveren, der udfylder sygefraværsseddel. Disse afleveres til administrationschefen hurtigst mulige. Øvrige ansatte: Graveren, organisten, kirkesangerne samt kirketjeneren melder sygdom til administrationschefen. Administrationschefen udfylder sygefraværsseddel. For organist, kirkesangerne og kirketjeneren gælder det, at sygdom opstået i f.m. weekend tjenester altid skal meldes hurtigst muligt til administrationschefen, så denne kan nå at skaffe vikar er administrationschefen ikke at træffe ringes der til Kontaktpersonen. Det påhviler administrationschefen/kontaktpersonen af underrette den tjenestegørende præst om indsættelse af vikar. Hvordan vil vi hjælpe til et lavt sygefravær? Sikkerhed ved udførelse af arbejdet såvel på kontor, i kirken og på kirkegården skal iagttages af alle medarbejdere. Påbudte hjælpemidler skal bruges, men vi forventer også omtanke, så fysisk arbejdsbetinget sygdom eller skader undgås. Vi vil søge at give alle de bedste ergonomiske redskaber og redskaber som modvirker skader f.eks. skærmbriller, sikkerhedsudstyr m.v. Der må ikke: 1. nydes nogen form for alkohol i arbejdstiden, og menighedsrådet ønsker at give støtte til en medarbejder, der har problemer med for megen alkoholindtagelse. Man må ikke møde påvirket på arbejdet eller 2. ryges på arbejdet indendørs. Der skal tages hensyn til gravide medarbejdere såfremt der er behov for det, således hun kan forblive i arbejde længst muligt. Ved sygdom, hvor der forventes et længere fravær, eller når det vurderes hensigtsmæssigt, eller senest 4 uger efter 1. sygedag afholder administrationschefen en sygefraværssamtale med medarbejderen, hvor man søger at afdække, om sygdommen kan skyldes forhold på arbejdspladsen, som der kan ændres på. Man skal også afklare, om der er arbejdsopgaver, medarbejderen kan varetage i sygeperioden under hensyntagen til de begrænsninger sygdommen medfører. Hvis medarbejderen ikke forventer at vende tilbage til arbejdet inden 8 uger efter første fraværsdag, kan medarbejderen anmode om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan der beskriver, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende helt eller delvist tilbage til arbejdet. 9.1 Kroniske og/eller livstruende sygdomme I forbindelse med sygdom bør der så vidt muligt tages vidtgående hensyn til den enkelte medarbejder. Sygdomme bør således ikke medføre, at den ansatte af den grund stilles dårligere end øvrige medarbejdere. Inden beslutning om evt. afsked finder sted, skal spørgsmålet søges løst ved at gøre brug af et af de efterfølgende emner: Muligheden for midlertidig eller permanent reduceret arbejdstid Orlov Fleks- eller skånejob Mulighed for ændret arbejdsgang Se fraværspolitikken bilag Arbejde og familieliv Medarbejderne er hele mennesker, og menighedsrådet finder det vigtigt, at arbejdsliv og familieliv kan hænge sammen. Dette gælder uanset om familielivet er et liv med småbørn, med sygdom i den nærmeste familie, borgerlige ombud eller andet. [13]

14 Ændringer af arbejdet kunne være ønsker om ændret arbejdstid, nedsat arbejdstid (også midlertidigt) og fleksibel arbejdstid. Menighedsrådet er indstillet på at imødekomme sådanne ønsker under skyldig hensyntagen til arbejdspladsen. 11 Alkohol og misbrug m.v. Som udgangspunkt hører alkohol ikke til på folkekirkens arbejdspladser. Ved arrangementer afholdt i kirkens lokaler kan der serveres alkohol til følgende arrangementer: menighedsrådsmøde, julefrokost, kirkefrokost, receptioner, runde fødselsdage, jubilæer, modtagelse af nye medarbejder og afsked med medarbejder. Ved arrangementer udover de anført, skal der ske en godkendelse i menighedsrådet. Ved udflugter afholdt af menighedsrådet kan der også serveres alkohol. Hvis en medarbejder har alkoholproblemer - eller andre misbrugsproblemer er det menighedsrådets ønske at medarbejderen hjælpes så tidligt i forløbet som muligt. Alle medarbejdere har et ansvar for, at der tages initiativ til hjælp og støtte til en kollega med et begyndende misbrugsproblem. Men menighedsrådet har et særligt ansvar for, at der bliver taget hånd om misbrugsproblemer. Se under Alkoholpolitik og Misbrugspolitik bilag 20 og Rygning Folkekirken er en offentlig arbejdsplads og dermed underlagt de almindelige regler om rygning på offentlige arbejdspladser. Hovedreglen er, at ingen ufrivilligt må udsættes for passiv rygning. Lov om røgfrie miljøer gælder for folkekirken, og menighedsrådet er som offentlig arbejdsgiver forpligtet til at udforme en skriftlig rygepolitik. Se under Rygepolitik bilag Seniorer Menighedsrådet er indstillet på at bruge statens rammeaftale om senior- og fratrædelsesordninger Seniorsamtaler I forbindelse med MUS tilbydes ældre medarbejdere en seniorsamtale, som har fokus på fastholdelse på arbejdspladsen og medarbejderens ønsker og forventninger til sit arbejdsliv på kortere eller længere sigt. 14 Uansøgt afsked Menighedsrådet ønsker som udgangspunkt at fastholde gode medarbejdere. Menighedsrådet vil derfor kun gribe til uansøgt afsked, hvis andre mulige løsningsmodeller er overvejet, eventuelt afprøvet og ikke fundet tilstrækkelige til at løse problemet. Ved uansøgt afsked sker opsigelse skriftligt og begrundet i enten medarbejderens eller menighedsrådets/arbejdspladsens forhold. Afsked sker med gældende varsel og efter forudgående høring i henhold til gældende regler. 15 Modtagelse af gaver Modtagelse af gaver er reguleret af almindelige forvaltningsretlige principper og af straffeloven. De ansatte må ikke modtage gaver eller andre fordele, der har karakter af bestikkelse, og medarbejderne bør under alle omstændigheder være yderst tilbageholdende med at modtage gaver eller andre fordele fra borgere og virksomheder. Der skal ikke kunne rejses tvivl om de ansattes habilitet, saglighed og upartiskhed. 16 Hvornår kan man få fri fra arbejde? Der gives tjenestefrihed med løn i en række tilfælde: Eget jubilæum (25 og 40 år). Såfremt dagen falder på medarbejderens faste fridag gives der en erstatningsfridag Ved deltagelse i begravelse i den nærmeste familie gives der fri efter aftale med administrationschefen. Ved eget bryllup gives der fri på selve dagen og dagen efter, hvis disse ikke er fridage. Ved egne (50,60,65,70,75,80) samt børns runde fødselsdage (50 og 60) gives fri på selve dagen. Ved sølv- og guldbryllup på selve dagen og dagen efter, hvis disse ikke er fridage. [14]

15 Ved børns, forældres eller svigerforældres sølv- eller guldbryllup på selve dagen, hvis denne ikke er fridag. Ved børns og børnebørns dåb, konfirmation og bryllup på selve dagen, hvis denne ikke er en fridag. I forbindelse med alvorlig sygdom i nærmeste familie, kan der i særlige tilfælde i en kortere periode gives frihed med løn efter aftale med administrationschefen og nærmeste leder samt efter godkendelse i Menighedsrådet, ligesom der gives frihed uden løn i forbindelse med kommunalt plejevederlag til medarbejdere, som ønsker at pleje nærstående døende. Til fagligt arbejde og offentligt ombud i henhold til gældende overenskomster Mærkedage og gaver Menighedsrådet giver gave eller blomster til medarbejderne, menighedsrådet og præsterne ved forskellige begivenheder af personlig og arbejdsmæssig karakter: Anledning Medarbejder: Menighedsrådet Barsel x x Afsked x x Bryllup, sølv- og guldbryllup x x Konfirmation x Rund fødselsdag (40,50,60,70,75,80) x x Jubilæum (25 og 40 år) x Længerevarende sygdom eller sygehus x x Julegave (naturalier) x Dødsfald i nærmeste familie (forælder, ægtefælle, samlever og børn) x x 16.2 Tjenestefrihed/Bevilget frihed Ved ønske om frihed med eller uden løn kan medarbejderen søge menighedsrådet om tjenestefrihed. En sådan ansøgning vil blive konkret vurderet efter saglige kriterier. [15]

16 17 Ytringsfrihed/Tavshedspligt Som medarbejder har man tavshedspligt om forhold, som man gennem sin stilling bliver bekendt med. Tavshedspligten ophører ikke ved fratrædelse. Ved ansættelsen underskriver medarbejderen en "Tavshedserklæring". Såfremt en medarbejder bryder sin tavshed om forhold man gennem sin stilling bliver bekendt med, kan det medføre en tjenestelig advarsel og i yderste konsekvens afskedigelse. Jf. "Retsregler for Menighedsråd" BILAG: 18 Horne-Asdal menighedsråds rygepolitik Horne-Asdals menighedsråd har i overensstemmelse med Lov om røgfri miljøer fastsat følgende rygepolitik. Rygepolitikkens navn: Rygepolitik til forebyggelse af sundhedsskadelige effekter af passiv rygning. Rygepolitikkens formål Målet er at forebygge sundhedsskadelige effekter af passiv rygning og forebygge, at nogen ufrivilligt udsættes herfor. Dette i overensstemmelse med Lov om røgfri miljøer, som er trådt i kraft den 15. august Menighedsrådet administrerer i overensstemmelse med lovens ordlyd. Lovens anvendelsesområde Loven finder anvendelse på arbejdspladser og indendørs lokaliteter med offentlig adgang herunder også i kirker, sognegårde, kirkekontorer og konfirmand- og menighedslokaler. Rygning på arbejdspladsen Menighedsrådet har besluttet, at det ikke er tilladt at ryge indendørs. Overtrædelse af rygepolitikken Overtrædelse af rygepolitikken er en tjenesteforseelse og kan få konsekvenser for medarbejderens ansættelsesforhold. En overtrædelse behandles efter de almindelige ansættelsesretlige regler, som gælder for den pågældendes ansættelsesforhold. Præstegårdene. Kirkeministeriet har den 17. august 2007 udsendt følgende retningslinjer for præstekontorer: Det er tilladt at ryge, hvis kontoret tjener som enekontor for præsten. Hvis der er tale om et fælleskontor for præsten og eksternt personale, er det tilladt at ryge uden for det eksterne personales arbejdstid. Kontorer hvori der ryges kan efter lovens forudsætninger ikke anvendes til betjening af personer med ærinde hos præsten. Såfremt der ryges på præstens kontor skal præsten tilbyde sådanne personer betjening i et røgfrit lokale enten andetsteds i tjenesteboligen eller på kirkekontoret m.v. Rygepolitikken har i henhold til lovgivningen virkning fra den 15. august 2007 Det skal nævnes, at reglerne vedrørende præstegårdene administreres af kirkeministeriet. Rygepolitikken er indsat som bilag i menighedsrådets personalepolitik. [16]

17 19 Horne-Asdal menighedsråds fraværspolitik Sygdom. Der gives meddelelse til den daglige leder om sygdom. Denne orienterer administrationschefen, der fører fraværsstatistik. Registrering af sygdom foregår på blanketten "Registrering af sygdom" som afleveres på kirkekontoret. Graver, organist, kirkesangerne og kirketjeneren meddeler sygdom til administrationschefen. Ved længerevarende sygdom gives meddelelse til administrationschefen, som har ansvaret for, at der skaffes nødvendig afløsning. ansatte får fri til læge, tandlæge, hospitals- og ergo/fysioterapeutbesøg for sig selv og børn, dog således, at de nævnte besøg, så vidt muligt, skal lægges udenfor normal arbejdstid. Kirkegårdspersonalet skal planlægge besøgene i samråd med ledende graver. For øvrige ansatte i samråd med administrationschefen. Så vidt muligt oplyses sygdommens forventede varighed. Der kan indhentes mulighedserklæring efter 2 ugers fravær. Udgiften til mulighedserklæring afholdes af menighedsrådet. Ved 3 sygdomsperioder indenfor 12 mdr. indkaldes medarbejderen til omsorgssamtale med administrationschefen. Der må kun indkaldes vikarer efter aftale med administrationschefen. Ferier Administrationschefen planlægger ferien i samarbejde med den enkelte medarbejder og efter aftale med den daglige leder.. Administrationschefen har det endelige ansvar for vikardækningen. Det bør tilstræbes, at alle ønsker imødekommes i det omfang, det er foreneligt med arbejdets udførelse. Friweekends og erstatningsdage. Det er menighedsrådets ønske, at de "Flydende weekends" lægges - så vidt det er muligt - i f. m. de søndage, hvor der er forskudt tjenester i Horne og Asdal kirker. Faste fridage, der falder på skæve helligdage, afvikles på hverdage ugen efter eller eventuelt på 2. helligdag efter gældende overenskomst. Særlige feriedage afvikles på hverdage og skal deles. Dog kan 2 særlige feriedage afvikles på en søndag eller en søgnehelligdag. Tjenestefrihed ved særlig anledning: Der gives tjenestefrihed med løn på dagen ved følgende tilfælde: Eget jubilæum (25 og 40 år). Ved fridag gives der også fri dagen efter. Ved deltagelse i begravelse i den nærmeste familie efter aftale med administrationschefen. Ved eget bryllup gives fri på selve dagen og dagen efter, hvis disse ikke er fridage. Ved egne (50,60,70,75 og 80)og børns runde fødselsdage (50 og 60) gives fri på selve dagen. Ved sølv- og guldbryllup på selve dagen, hvis denne ikke er en fridag. Ved børns, forældres eller svigerforældres sølv- eller guldbryllup på selve dagen, hvis denne ikke er fridag Ved børns og børnebørns dåb, konfirmation og bryllup på selve dagen, hvis denne ikke er en fridag. I forbindelse med alvorlig sygdom i nærmeste familie, kan der i særlige tilfælde i en kortere periode gives frihed med løn efter aftale med administrationschefen og nærmeste leder samt efter godkendelse i Menighedsrådet, ligesom der gives frihed uden løn i forbindelse med kommunalt plejevederlag til medarbejdere, som ønsker at pleje nærstående døende. Til fagligt arbejde og offentlig ombud i henhold til gældende overenskomster Ved ønske om frihed med eller uden løn kan medarbejderen søge menighedsrådet om tjenestefrihed. En sådan ansøgning vil blive konkret vurderet efter saglige kriterier. [17]

18 20 Horne-Asdal menighedsråds misbrugspolitik Menighedsrådet forventer, at medarbejderne reagerer ved mistanke om misbrug, f. eks. alkohol-, medicin- eller stofmisbrug, i personalegruppen, samt at de øvrige medarbejdere fortæller misbrugeren, i hvilke situationer de har været bekymrede. Derefter orienteres administrationschefen Handlingsplan for afvænning laves i samarbejde med misbrugeren og administrationschefen. Misbrugeren kan i denne proces have en bisidder med, hvis det ønskes. Hvis en medarbejder har et misbrug, er menighedsrådet indstillet på at hjælpe vedkommende og eventuelt yde økonomisk støtte til afvænningsbehandling i det omfang, det er økonomisk muligt, såfremt medarbejderen er indstillet på at løse sit problem. Såfremt medarbejderen ikke er indstillet på at løse problemet, tages ansættelsesforholdet op til revurdering. 21 Horne-Asdal menighedsråds Alkoholpolitik Det er Horne-Asdal menighedsråds holdning, at alkohol og arbejde ikke hører sammen. Det accepteres ikke, at personalet lugter af eller er påvirket af alkohol i arbejdstiden. Ved arrangementer afholdt i kirkens lokaler kan der serveres alkohol til følgende arrangementer: menighedsrådsmøde, julefrokost, kirkefrokost, receptioner, runde fødselsdage, jubilæer, modtagelse af nye medarbejder og afsked med medarbejder. Ved arrangementer udover de anført, skal der ske en godkendelse i menighedsrådet. Ved udflugter afholdt af menighedsrådet kan der også serveres alkohol. Horne-Asdal menighedsråd ønsker, at der altid tilbydes et alkoholfrit alternativ, så personer der ikke ønsker at drikke alkohol, tilgodeses. 22 Horne-Asdal menighedsråds It politik Al elektronisk post skal i videst muligt omfang sendes til Horne-Asdal sogns officielle postkasse. Det forventes, at medarbejderne bruger kirkens computere til faglige formål. Privat brug med sobert indhold accepteres i begrænset omfang. Der bør alene foretages kontrol af medarbejderes brug af computer, hvis der er begrundet mistanke om misbrug. Medarbejderen skal orienteres, når en eventuel kontrol har fundet sted. Kontrollen kan kræves af menighedsrådets formand og administrationschefen. Ved en medarbejders fravær bliver den elektroniske post ikke åbnet. Ved en medarbejders fratræden opfordres vedkommende til selv at tømme sin elektroniske postkasse. I modsat fald bliver det gjort af arbejdspladsen. Der må kun forefindes lovlige programmer på kirkens computere. Den kirkebogsførende præst fører kontrol med administrationschefens pc anvendelse. [18]

19 23 Mobiltelefonpolitik Det er tilladt de ansatte, at medbringe og anvende egen mobiltelefon i arbejdstiden under iagttagelse af følgende regler. I arbejdstiden må mobiltelefonen anvendes til: Modtagelse af opkald fra præsterne, kontoret og den daglige leder. Modtagelse af opkald fra læge, sygehus Modtagelse af opkald fra familie, mand, hustru, børn, skole og daginstitutioner i f. m. akut opstået sygdom samt situationer der kræver øjeblikkelig handling og vigtige beskeder. Skal der ringes til læge, sygehus, tandlæge mv. foregår dette i så vidt muligt i pauserne. I f. m. akut opstået sygdom hos den ansatte og dennes nærmeste familie må der gerne ringes eller sendes SMS udenfor pauserne. SMS må ikke sendes og besvares i arbejdstiden - kun i f. m. akut opstået sygdom. SMS må sendes og besvares i formiddags- eller i middagspausen. Overtrædelse af ovenstående regler vil medføre påtale fra nærmeste leder. [19]

20 23 Vedtægt for administrationschefen ved Hirtshals sogn Ansvar: Administrationschefen har et tæt samarbejde med menighedsrådets kontaktperson og fungerer i det daglige som dennes forlængede arm med kontaktpersonens beføjelser overfor de ansatte. Administrationschefen handler under kontaktpersonens ansvar. Administrationschefen har det daglige driftsansvar. Administrationschefen er: Leif Axberg Agerledet Hirtshals Telefon privat: Mobil Mail: la@km.dk I dennes fravær kontaktes: Menighedsrådets kontaktperson Bettina Skovbak Eltved Højrupvej 37 - Horne 9850 Hirtshals Telefon privat: / Mail: eltvedgaard@c.dk Opgave Administrationschefen skal fremme og vedligeholde de gode samarbejdsforhold mellem menighedsrådet og medarbejderne, mellem medarbejderne indbyrdes og mellem præster, menighedsråd og medarbejdere. Kirkefunktionærer Administrationschefen varetager sine opgaver efter de regler, der gælder vedrørende lønog ansættelsesvilkår for de ved kirker og kirkegårde ansatte medarbejdere. Det er administrationschefens opgave at holde sig orienteret om medarbejdernes arbejdsforhold. Administrationschefen modtager eventuelle ønsker fra medarbejderne om ændringer i løn- og ansættelsesvilkår eller andre arbejdsforhold. Hvis ikke administrationschefen selv, ud fra de af Menighedsrådet vedtagne løn- og personalepolitikker, kan tage stilling til medarbejdernes ønsker eller andre henvendelser, skal administrationschefen viderebringe dem til kontaktpersonen og/eller menighedsrådet. Administrationschefen orienterer løbende om sit arbejde på menighedsrådets møder. [20]