Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1890 Beslutningsprotokol

Transkript

1 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1890 Referat for bestyrelsesmøde den 18. og 19. maj 2015 på Sekretariatet i Vejle. Mødet begyndte med kaffe, mandag kl , og der afsluttedes med frokost tirsdag kl Der var overnatning i Torvehallerne, Kirketorvet 10 18, 7100 Vejle. Der var bowling i Bowlingcentret, Enghavevej 9, Vejle fra kl Der var middag i Spisegalleriet, Dæmningen 31, Vejle kl Mødedeltagere: Henrik Kristoffersen Henrik Højen Jennie Schlüter Ejnar Kudsk Birgitte Olesen Alex Harttung Gunna Sørensen Lise Mejlholm Afbud: Protokol for bestyrelsesmødet den 3. maj 2015 underskrevet. DAGSORDEN REFERAT 0 Velkomst Konstituering af bestyrelsen Valg til funktioner og udvalg Næstformand Mødereferent Referent til Kordegnenes Blad Kasserer Befuldmægtiget vedr. tegningsret Forhandlingsudvalg Henrik Højen Krista Grane Larsen Gunna Sørensen Henrik Højen Henrik Kristoffersen og Henrik Højen Henrik Kristoffersen(F), Henrik Højen og Bettina Ulstrup Tr-udvalg Lønudvalg Bettina Ulstrup (F), Gunna Sørensen, Ejnar Kudsk, Birgitte Olesen. Ekstern medlem Jens Larsen (ansættelsesbeviser) Ejnar Kudsk (F), Henrik Højen, Lise Mejlholm, Henrik Kristoffersen, Bettina Ulstrup + eksterne Jylland: Jørgen Steen og Richard Ammitzbøll

2 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1891 Sjælland: Jens Larsen og Torben Bækgaard-Salling. Der skal findes en mere til Jylland. Uddannelsesudvalg Brancheudvalg Landskursusudvalg Informationsudvalg Arbejdsmiljøudvalg It-udvalg Valg- og vedtægtsudvalg Legatudvalg Mødesekretær Folkekirkens SU CO10 repræsentantskab CO10 bestyrelse Formandsmøder for faglige organisationer FTF-relationer Interesseforeningen s bestyrelse (FAF- L) Det Folkekirkelige Fællesudvalg CO10 mindre organisationer Jennie Schlüter (F), Alex Harttung, Birgitte Olesen, Henrik Højen + eksterne. Ved møder der afholdes i Jylland deltager Lone Kristensen fra Midtjysk Kreds, ved møder der afholdes i København deltager Birgit Beck Jensen, Nordsjællands Kreds Jennie Schlüter Henrik Højen (F), Lise Mejlholm, Henrik Kristoffersen + eksterne Sandra Burrett, Lisbeth Kristoffersen og Helle Enselmann Laursen Alex Harttung (F), Jennie Schlüter, Lise Mejlholm, Krista Larsen + eksterne korrekturlæsere Lone Kristensen og Mette Holmelund Gunna Sørensen (F), Birgitte Olesen, Lise Mejlholm og Bettina Ulstrup Alex Harttung (F), Ejnar Kudsk Gunna Sørensen (F), Ejnar Kudsk Bettina Ulstrup tilknyttes ved juridiske spørgsmål Henrik Højen og Krista Larsen Krista Grane Larsen Henrik Kristoffersen eller Henrik Højen Henrik Kristoffersen og Henrik Højen P.t. har vi ikke en plads Henrik Kristoffersen Gunna Sørensen og Bettina Ulstrup Krista Grane Larsen Lise Mejlholm Henrik Kristoffersen eller Henrik Højen

3 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1892 Ministeriets erfagruppe vedr. personregistrering Spørgekasse om regnskab og budget Ministeriets It-sikkerhedsudvalg Ministeriets It-styregruppe Ministeriets udvalg vedr. lokaløkonomi m.v. Henrik Kristoffersen og Jennie Schlüter Ejnar Kudsk Alex Harttung eller Henrik Højen Henrik Højen eller Alex Harttung Henrik Kristoffersen I Repræsentationer vedr. ejendommen Møder vedr. PFA-Pension, medlemsfordele mv., herunder også kontakt til FTF-A Fastsættelse af mødedatoer 2015/16 - Bestyrelsesmøder - Kredsmøder - Kredsformandsmøder - Visionsmøde Foreningens økonomi. Henrik Højen Bettina Ulstrup og Krista Grane Larsen 10. august 2015 i Vejle 28. september 2015 i Vejle november 2015 i Roskilde Ll. Falsters Kreds januar 2016 i Fynskredsen 22. februar 2016 i Vejle 16 marts 2016 i Vejle 24. april 2016 (Nyborg Strand) maj 2016 (konstituerende møde) 16. november 2015 Roskilde Ll. Falster 11. januar Fynskredsen 29. september 2015 i Vejle 23. februar 2016 i Vejle Afholdes eventuelt oktober 2015 i Vejle. Endelig beslutning senere. 1. Saldobalance pr Gennemgået og taget til efterretning. Kontorhold til de 6 bestyrelsesmedlemmer der ikke modtager honorar på kr. pr. 30. november Husk at skrive på bilag, hvilket møde det er man har deltaget i, således at det kan bogføres under det rette udvalg. Musik onsdag aften skal bogføres på øvrige udgifter

4 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side Punkter til drøftelse/beslutning. 3. Punkter til orientering. under landskurset. II Forhandlinger om principielle forhold. III Aktuelle emner. 1. Status vedr. pc-udstyr til bestyrelsesmedlemmer. Ipad eller Surface bliver stillet til rådighed. Alex og Ejnar køber en ny Surface. Der oprettes mailadresse med kordegn.dk til Birgitte og Ejnar. Krista sender log in til Alex, som opretter. Der bestilles pc-taske til Birgitte Olesen. 2. Booking af møder på hjemmesiden/kalendervisning. 3. Generalforsamling Evaluering 4. Landskursus Evaluering Jennie demonstrerede hvordan man viser møder på hjemmesiden. Henrik K. sætter et stykke om generalforsamlingen i formandens hjørne. God styring fra dirigent Richard Ammitzbøll. Der var en rigtig god stemning og et godt engagement blandt deltagerne. Døgnet med Kirkeministeriet var godt. Tirsdag eftermiddag var der for kort tid, så det er foreslået, at generalforsamlingen rykkes til at begynde ½ time senere. Punktet tages med på næste dagsorden. Henrik Højen laver en sammenskrivning af evalueringerne og sender til bestyrelsen. Henrik Kr. og Henrik Højen vil afholde møde med kirkeministeriet vedr. kirkeministeriets del af landskurset. Gunna oplyser, at der var nogle, der ønskede et kursus 2 for ledere, og at det ville være en god idé, at der var et forum for ledere, ligesom lederne også ønskede en spørgetid.

5 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1894 Henrik Højen efterlyser input/evaluering på mail. Der er møde i landskursusudvalget den 15. juni. Landskursusudvalget tager fat i Nyborg Strand omkring velkomstdrink. 5. Hvervning af medlemmer Hvordan synliggør vi for nyansatte/ ansatte vigtigheden i medlemskab (Se vedhæftede brev som sendes til nye ansatte. Festaften arrangeres og planlægges af kredsene. Der præsenteres en velkomstfolder på kredsformandsmødet i september, som kredsformændene kan udsende til nye medlemmer som opfølgning på velkomstbrev fra Kordegneforeningen. Samtidig med at Kordegneforeningen sender velkomstbrev, sendes der mail til kredsformanden, om den der er ansat og med vejledning til, hvordan kredsen kan følge op på velkomstbrevet fra foreningen. Henrik Højen, Birgitte og Krista udarbejder en vejledning til kredsformændene, som fremlægges på bestyrelsesmødet i august. Velkomstbrev fra forening redigeres/tilpasses samtidigt. 6. Kontingentsats for flexjobbere Ved HK, BUPL og Kirkekultur.nu opkræves der fuldt kontingent, når der udbetales løn for 37 timer.. 7. Ekstra ordinært tilskud til kredsene Kan der, hvordan, hvor meget kan der eventuelt søges ekstraordinært? Løntimer på lønsedlen er afgørende for hvor meget der skal betales i kontingent. Bestyrelsen indstiller at kredsen må komme med en konkret ansøgning, hvorefter bestyrelsen tager stilling til, om der kan gives tilskud. 8. Refusion af kontingent til et medlem der er fratrådt sin stilling. Placeret i forkert kontingentgruppe 9. Deltagere til Kirkens Forum /9 Sagen blev drøftet, og da Bettina har været til møder i sagen, efter fratrædelsesdatoen fastholder vi, at der ikke refunderes yderligere kontingent. Henrik sender et svar til pågældende. Bettina og Krista deltog i 2014, og havde rigtig mange gode kontakter med medlemmer, menighedsrådsmedlemmer og øvrige samarbejdspartnere. Bettina og Krista deltager igen, og får bevilling til en beklædningsdel, og kommer med et forslag til næste bestyrelsesmøde. IV Stillingsområdet. Fast bilag. 1. Sager til principiel drøftelse. Bettina orienterede overordnet om nogle af de

6 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1895 sager der arbejdes med. V Formandens orientering. 1. Kirkeministeriet Åbningstale ved Steffen Brùnes Indlæg fra KM på Landskurset Møde med Steffen Brúnes 2. Stifter 3. CO10 4. FTF 5. Landsforeningen af Menighedsråd 6. Andet Henrik Kr. ridsede punkterne i talen op. Gav ikke grundlag til kommentarer. Hvad er tankerne omkring civilregistreringen hvad tænker Kirkeministeriet om det og hvad bliver vores rolle? Vil samtidig bede om et møde med ministeriet vedr. ministeriets del på landskurset. En del mailkorrespondance mellem Ulrik Søborg, stifter og Kirkeministeriet. Henrik Kr. undersøger via Ulrik om der udarbejdes samlet liste med indgivne sager vedr. stillingsopslag. Åbent møde tirsdag den 26. maj 2015 kl om en ny hovedorganisation, hvor de små organisationer også kan være med. Gunna, Lise og Bettina deltager i mødet. Kommende dialog om samarbejdet på næste dagsorden. VI Sekretariatet. Feriekalender I uge 28 viderestilles telefonen til Gunna. VII Udvalg og repræsentationer. A. Forhandlingsudvalg. Henrik Kr. og Henrik Højen arbejder på et bilag sammen med Richard Ammitzbøll om, hvilke personaleadministrative opgaver der afgør, om man hører til løngruppe 1 eller 2.

7 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1896 B. TR-udvalg. Visionspapirerne på hjemmesiden fra de enkelte udvalg tages op på kommende dagsordner. Forh. udv. skal beskrive kerneopgaver i en kordegnestilling. Forh. udv. kommer med oplæg omkring evt. honorering af mentorer. Forh. udv. følger op på spørgsmålet om gensidig vikarforpligtelse fra kredsformændene. 1 kursusdag i efteråret om bl.a. seniorrelaterede ting og seniorordninger. Tages ofte op under MUS samtaler. Omkring TR-valget kommunikerer Ejnar ud til kredsformændene, hvad der er af regler, frister og antal der skal vælges mv. TR-udvalget skal via visionerne arbejde med at synliggøre de gode historier på blad og hjemmeside. Udvalget udarbejder indstilling til bestyrelsen omkring placering af TR-kurser, samt indstilling vedr. udgifter i forb. med TR-hvervet i forhold til nuværende regler. C. Informationsudvalg. Tradition for at man mødes med bogtrykker Werk en gang om året. Det undersøges om mulighederne for at få en undervisningsdag hos Churchdisk. Opgaver jf. visionerne: Udkast vedr. pressepolitik for Danmarks Kordegneforening. Mødereferater fra alle udvalg og møder lægges på hjemmesiden. Kredsene bør være mere aktive med at ajourføre hjemmeside. Udvalget foranlediger dette ønske til kredsene. Undersøge hos Werk, hvad det vil koste at trykke bladet på Svanemærket papir. Stillingtagen til om menighedsrådet kan/skal angive

8 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1897 fortrolighedspostkassen i stillingsopslag. Liste over, hvem der er ansvarlige for nyhedsbreve udarbejdes til bestyrelsen. D. IT-udvalg 1. Punkter til drøftelse/beslutning 2. Punkter til orientering E. Uddannelsesudvalg Udvalget sørger for det rette IT-udstyr til bestyrelsesmedlemmer og ansatte. Sørger mailadresser til bestyrelsen. Regnskabskursers planlægning begynder i august. Jennie skal til Møde i Brancheudvalget, hvor man bl.a. drøfter nye uddannelser i AMU regi. Forslag til hvilke kurser, der kan køre i kredsregi, og hvilke kurser der skal køre på landsplan. Punktet drøftes efterfølgende med kredsformændene. F. Landskursusudvalg G. Arbejdsmiljøudvalg Møde 15. juni, hvor evalueringerne drøftes, og hvor næste års landskursusplanlægning begynder. Herudover møde i august/september i Vejle og i november/december i København og i april på Nyborg Strand. Møde i Folkekirkens arbejdsmiljøudvalg hos FTF den 10. september, hvor alle kirkelige organisationer er repræsenteret. Udvalgets opgave er bl.a. at skrive artikler til bladet. Der skal skrives om de redskaber der er, f.eks. om APV. Udvalget har tidligere arbejdet med Kirketrivsel.dk. H. Lønudvalg 1. Punkter til drøftelse/beslutning 2. Punkter til orientering Udvalget har ansvaret for løn ved nyansættelser hvor vi har eksterne til at hjælpe os jf. konstituering. De årlige lønforhandlinger varetages af bestyrelsesmedlemmer. I. Valg- og vedtægtsudvalg. I løbet af efteråret rettes oversigten til, med hvilke deadlines der skal overholdes.

9 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1898 J. Legatudvalg. Legat uddeles 1 gang om året. K. Andre Referater fra IT styregruppen ligger på Folkekirkens IT. Der skal laves ny IT-strategi for Lokaløkonomigruppen arbejder med regnskaber og budgetter, herunder formålskontering, regnskabsinstruks mv. IT styregruppemøde 20. oktober. 6. april 2016 er der generalforsamling i Ejerforeningen Worsaaesgade 10, Vejle. Referat fra alle mødeaktiviteter lægges på hjemmesiden, hvor der også henvises til relevante sider i forhold til mødereferater. VIII Næste møde. 10. august 2015 på sekretariatet i Vejle fra kl IX Eventuelt. Mail fra Ole Steenberg om % satser for opmåling af såvel den civile som den kirkelige registrering i budget Henrik Kr. sender et svar til Ole Steenberg. Underskrifter side :