Kvalitetshåndbog. For. Akademiet ved Vejle Handelsskole. Erhvervsakademiuddannelser. Professionsbacheloruddannelser

Transkript

1 Kvalitetshåndbog For Akademiet ved Vejle Handelsskole Datamatiker Logistikøkonom Handelsøkonom Serviceøkonom Pba Økonomi og informationsteknologi Pba Softwareudvikling Pba Webudvikling Erhvervsakademiuddannelser Professionsbacheloruddannelser Erhvervsakademiet Lillebælt Marts 2010 Side 1 Marts 2010

2 Indholdsfortegnelse 0 Indledning Aktuel organisation Formål og anvendelse 3 1 Ledelsens ansvar Målsætning, politiker og verifikation Organisation og styringsstruktur Ledelsens evaluering 14 2 Kvalitetsstyring Kvalitetsstyringssystemet 15 3 Personale og materiel Personale Akademiets faciliteter IT-drift og vedligeholdelse Indkøb af it-ydelser og anlæg Indkøb og udlån af bøger mv Censorer 24 4 Markedsføring Ekstern markedsføring Behandling af ansøgninger Intern markedsføring Statistikker Erhvervskontakt Meritaftaler 33 5 Udvikling og undervisning Arkivering af materiale på akademiet Udvikling af studieordning Semesterplanlægning Gennemførelse af undervisning Eksamen 41 Side 2 Marts 2010

3 0 Indledning 0.1 Aktuel organisation Akademichef, AC Uddannelseskoordinatorer Interne Studievejledere, ISTV Eksterne Studievejledere, ESTV Marketingkoordinator, MTK Lærere, LÆR Administration, ADM IT-chef, ITC Assistenter i IT-support, DC International, INT Business Unit, BUU Quality Controllers, QUA BL FIJ, RAN KNT, KST KNT, SMH, RAN RAN JTM, KNT, ML, PAN, PL, PTH, STR, LBU, FIJ, SMH, ELJ, OD, KST, MBP, PJP, HDM, RRO, LMA HSE, LHA, ELEV JA HRN, KAR, TDA, JSO BL, ESTV, JAM, LHA HSE, MOH, MTK, SMH, MBP KNT, ML 0.2 Formål og anvendelse Formål med KVAS Formålet med KVAS, KVAlitetsstyringsSystemet ved akademiet, er: At beskrive uddannelsesinstitutionens kvalitetspolitik, kvalitetsmål, organisation og styringssystem, således at alle involverede medarbejdere er bekendt med indholdet og medvirker til at realisere målene. At vedligeholde beskrivelsen af procedurer og instruktioner, som anvendes på akademiet for herigennem at sikre en ensartet kvalitet i arbejdet og skabe mulighed for nye forbedringer af arbejdsfunktionerne. Side 3 Marts 2010

4 Sikre at de videregående uddannelser (VU) til enhver tid lever op til: - BEK NR 635 af 30/ Bekendtgørelse om kvalitetsudvikling og kvalitetskontrol i erhvervsakademiuddannelserne - BEK NR 684 af 27/ Bekendtgørelse om akkreditering og godkendelse af erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser m.v - BEK NR 880 af 19/ Bekendtgørelse af lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne m.v - Lov nr. 207 af 31. marts 2008 om lov om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser - BEK NR. 781 af 17. august 2009 om prøver og eksamen i erhvervsrettede uddannelser. - BEK NR 262 af 20. marts 2007 om karakterskala og anden bedømmelse. - Lovbek. nr. 952 af 2. oktober 2009 om åben uddannelse mv. (erhvervsrettet voksenuddannelse) Lovene og bekendtgørelserne er tilgængelige på internetadressen Anvendelse af KVAS Alle arbejdsprocesser, som er en del af gennemførelsen af VU, bør være dækket af KVAS. Det betyder, at der vil være hjælp at hente, hvis man er i tvivl om, hvorledes en arbejdsproces skal udføres. Side 4 Marts 2010

5 1 Ledelsens ansvar 1.1 Målsætning, politiker og verifikation Generelt Nedenfor er beskrevet lovgrundlag, overordnede målsætninger og mål samt politikker for VU under Erhvervsakademiet Lillebælt i Vejle. Afsluttende beskrives kravene til intern verifikation Det lovmæssige grundlag De love og bekendtgørelser, som er gældende for VU, fremgår af studieordningerne for datamatiker, handelsøkonom, serviceøkonom, logistikøkonom, Pba Softwareudvikling, Pba Webudvikling og Pba Økonomi og informationsteknologi. De nyeste versioner af studieordningerne findes på henholdsvis: DMU-, LØK-, SER-, BAC- og HAK-drevet under mappen studieordning og håndbog. Desuden er de nyeste versioner tilgængelige på Målsætning for akademiet at tilbyde en VU af høj kvalitet på såvel Dansk som på Engelsk at akademiet skal være en attraktiv arbejdsplads, der er udviklingsorienteret uden nødvendigvis at være pioner. at akademiet er internationalt orienteret i relation til samarbejde med udenlandske institutioner med henblik på uddannelse af såvel lærere som studerende at give de studerende gode muligheder for videreuddannelse på universiteter, professionshøjskoler, handelshøjskoler såvel i Danmark som i udlandet. at være en attraktiv og erhvervsrelevant uddannelse der giver de studerende gode jobmuligheder at tilbyde gode og relevante praktikforløb for de studerende Følgende værdier, samlet i udtrykket FIKS ligger til grund for alle aktiviteter: Fleksibilitet Identitet Kvalitet Studiemiljø Side 5 Marts 2010

6 De enkelte værdier skal forstås således: Fleksibilitet: Identitet: Kvalitet: Studiemiljø: Det skal til stadighed tilstræbes at fastholde en fleksibel medarbejderstab. Det er væsentligt, at akademiet gennem sine aktiviteter kan profilere og differentiere sig. Det er vigtigt, at alle aktiviteter udføres med en høj grad af kvalitet. De studerende er hjørnestenen på akademiet, og studiemiljøet har stor betydning for indlæring og omdømme på akademiet Overordnede mål for akademiet Kvalitet Der lægges vægt på kvalitet: i undervisningen (undervisningsform, undervisningsmidler og undervisningsfaciliteter) hos underviseren (såvel fagligt som pædagogisk) hos den studerende (adgangskrav, studieaktivitet og engagement) omkring de fysiske rammer (studiemiljøet) Medarbejdere Følgende værdier, samlet i udtrykket STAMINA ligger til grund for medarbejdernes daglige funktion i afdelingen: Social empati Teamplayer Ansvarlig Mod Initiativ Nysgerrig Anerkende Der tilstræbes en stor jobsikkerhed i overensstemmelse med præstationen (både den faglige, den pædagogiske, den sociale og entreprenør -præstationen). Arbejdsbetingelserne i form af: gode fysiske rammer gode sociale rammer. Løn og arbejdsvilkår skal være attraktiv. Arbejdsopgaver vil i størst muligt omfang blive delegeret til medarbejderne. Side 6 Marts 2010

7 En uformel og åben omgangsform og et højt gensidigt informationsniveau mellem alle medarbejdere prioriteres højt. De ansattes efteruddannelsesmuligheder prioriteres højt, ligesom der lægges vægt på medarbejderens muligheder for at øve indflydelse på egen arbejdssituation. Medarbejderne holder sig vidende om relevant aktuel praksis indenfor de områder vi uddanner studerende til Politikker Her henvises foruden nedennævnte del-politikker til de overordnede generelle politikker for ansatte på VHS (se Vejle Handelsskoles intranet - studienettet). Der henvises desuden til strategi for akademiet, som findes på Vejle Handelsskoles hjemmeside. Politik for kvalitetsstyring At etablere, implementere og vedligeholde et kvalitetsstyringssystem med det mål at leve op til kvalitetsbekendtgørelsens og akkrediteringsbekendtgørelsens krav samt sikre og udbygge kvaliteten på akademiet. Politik for personale At ansætte og fastholde kvalificerede medarbejdere, således at målene kan opfyldes. Omkring det faglige miljø skal det tilstæbes, at der min. er 2 kvalificerede lærere pr. fagområde. Politik for materiel At skolen er i besiddelse af aktuelt erhvervsrelevant udstyr, så undervisning og planlægning heraf kan gennemføres optimalt. Dette betyder bl.a., at det er hensigten at udskifte IT-udstyr hvert 3. år. Politik for markedsføring At informere både eksternt og internt i overensstemmelse med Erhvervsakademiet Lillebælts overordnede målsætning/mål. Der lægges vægt på at positionere akademiets uddannelser som uddannelser, hvor kvalitet på alle niveauer prioriteres højt. Politik for undervisning At der tilbydes og gennemføres aktuel og erhvervsrettet undervisning på akademiet gennem løbende udvikling inden for de gældende rammer i bekendtgørelserne. Politik for praktikforløb At der tilbydes gode og relevante praktikforløb til de studerende der sikrer kendskab til relevante erhvervsfunktioner, i et konstruktivt samarbejde med erhvervslivet. Side 7 Marts 2010

8 1.1.6 Krav til intern review af dokumenter Lokal studieordning Se afsnit 5.2. Semesterplaner Se afsnit Eksamensopgaver og Eksamensbeviser Se afsnit Evalueringer Se afsnit Organisation og styringsstruktur Organisation Erhvervsakademiet Lillebælt har udlagt undervisning på VU til akademiet ved Vejle HandelsskoleVejle. Akademiets organisatoriske placering Akademiet med tilhørende aktiviteter er en afdeling af Vejle Handelsskole, VH. Akademiet har selvstændigt budget, og relationerne til VH findes på det økonomiske/ administrative område, hvor skolen har en central økonomiafdeling. Akademichefen, indgår i VH s ledergruppe, hvor de overordnede problemstillinger for skolen tages op. I øvrigt henvises til VH s Institutionsinstruks. Akademiets interne organisation Akademiets organisation er en flad organisation med en Akademichef, som har hovedansvaret for alle aktiviteter. AC refererer til VH s direktør. Den daglige ledelse af akademiet varetages af AC. På akademiets lærermøder tages stilling til alle væsentlige problemstillinger angående tilrettelæggelse og gennemførelse af VU-uddannelserne se afsnit Side 8 Marts 2010

9 1.2.2 Funktionsledere Indledningsvis henvises til den generelle arbejdstidsaftale for akademiet, som er placeret på VU-drevet. Nedenstående viser oversigter for arbejdsopgaver - relateret til de nævnte funktionsområder. Akademichef AC indgår i ledergruppen for Erhvervsakademiet Lillebælt. AC har det overordnede pædagogiske ansvar for akademiet samt det overordnede ansvar for akademiets kvalitetsstyringssystem, KVAS. Dette indebærer bl.a.: implementering af procedurer og instruktioner i KVAS review, vedligeholdelse og opdatering af kvalitetspolitikker og målsætninger årligt sikring af, at medarbejderne forstår kvalitetsbegrebet vurdering af KVAS for at sikre, at der er overensstemmelse mellem KVAS og aktiviteterne, som hører herunder fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter på personaleområdet ansvar for akademiets budget varetagelse af personalesager Ud over ovenstående, har AC ansvaret for koordinering af udvikling og undervisning på akademiets uddannelser, herunder: indsamling af justeringsforslag og kommunikation med undervisningsministeriet (UVM) vedligeholdelse af studieordningerne. forestå den overordnede semesterplanlægning og evaluering heraf følge op på de generelle semesterevalueringer planlægge og afholde akademiets møder fastlæggelse af kriterier for optag i samarbejde med ESTV justering og vedligeholdelse af procedurerne for udvikling og undervisning fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter. Administration Administrationen udfører de administrative rutiner, der findes beskrevet i UVM s manualer om EASYA og NAVISION STAT. Generelle ansvarsområder: registrering af tilmeldinger og udmeldelser udsendelse af optagelsesbreve, skemaer mv. overordnede eksamensplanlægning Side 9 Marts 2010

10 vedligeholdelse af relevante administrationsdata på VU-, DMU-, BAC, HAK-, SER- og LØK-drev. indberetninger til undervisningsministeriet udlån af nøgler / security brik til de studerende Vedligehold af Generel information på StudyNet. IT-chefen Lærere IT-supports opgaver/ansvar omfatter hovedsagligt følgende områder: indkøb og installation af udstyr, såvel hardware som software daglig drift og vedligeholdelse samt afhjælpning af fejl og mangler på såvel hardsom software netværksadministration brugeradministration. ressourceadministration sikkerhed licensadministration ved registrering af licenser information til brugerne udfærdige og vedligeholde driftshåndbog (på intranettet) elektronisk post og meddelelser fra driften Generelle ansvarsområder: deltagelse i udvikling af studieordning deltage i semesterplanlægning skemalægning gennemføre fagevalueringer gennemføre rapportering til klassen vedr. fag- og semesterevaluering. planlægge og gennemføre eksamen deltage i akademiets lærermøder gennemføre undervisning Kontaktlærere Generelle ansvarsområder: tværgående koordinering af undervisningen i klassen. hovedansvarlig for semesterplanlægningen for klassen varetage klassens studiemiljø kommunikationsled mellem AC, ADM og ISTV Studievejleder Funktionen er beskrevet i bekendtgørelse 630 af 20. juni 2008 og BEK 706 af 30. juni Desuden er retningslinjer for vejledningen tilgængelig på Generelle ansvarsområder: fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter for studievejledningen, herunder optagelseskriterier, i samarbejde med AC Side 10 Marts 2010

11 vedligeholdelse af procedurer vedrørende markedsføring og studievejledning opfølgning på tiltag til reduktion af frafald International Tværgående koordinering af internationale aktiviteter på akademiet. Generelle ansvarsområder: kontakt til udlændingeservice (visa m.m.) ambassader fremmedpolitiet kommunen og lokale myndigheder sprogskolen modtagelse/ intro af nye internationale studerende varetagelse af ERASMUS og SPACE aktiviteter hjælp til boligsøgning/ indkvartering/fritidsjob nurse de nye studerende agent rekruttering Intern studievejledning Generelle ansvarsområder: Vejledning af såvel danske som internationale studerende Opfølgning på udmeldelser Informationsaktiviteter eksempelvis WEB, s, intro, offentlige dokumenter Ad hoc aktiviteter eksempelvis statistikker, De studerendes Råd, projekter for AC. Ekstern studievejledning Generelle ansvarsområder: Markedsføring (WEB, studievalg, uddannelseskaravanen, brobygning, messer, informationsaftener) Networking med studievalg, jobcentre, sociale myndigheder m.m. Projekter for AC. Optag af studerende vinter samt sommer kvote 1 & 2 Quality Controllers Generelle ansvarsområder: I. Vedligeholdelse af Kvalitetsstyringssystemet for akademiet i samarbejde med AC II. Udarbejdelse af relevant og krævet dokumentation for akademiets uddannelser (bekendtgørelse 635) III. Drift og vedligeholdelse af akademiets: Web-opdatering Kvalitetshåndbog Selvevalueringer Side 11 Marts 2010

12 Opfølgningsplaner Studiehåndbøger Råd & Vink håndbøger Benchmark-evalueringer Uddannelseskoordinator Generelle ansvarsområder: Indgå i landsdækkende netværk inkl. Studieordningsarbejde Overordnet planlægning af semester Skemalægning Eksaminer og test Introduktion af uddannelserne Sparringspartner til AC Repræsenterer uddannelsen i erhvervsakademiregi Medvirke til at sikre en god ressourceudnyttelse Business Unit Generelle ansvarsområder: Administration, markedsføring og fremskaffelse af praktikpladser Kurser i praktiksøgning Hjælp til udarbejdelse af praktikpladsansøgninger og CV for de studerende Marketingkoordinator Generelle ansvarsområder: Bistå akademiet i forbindelse med forskellige markedsføringstiltag, såvel nationalt som internationalt. Koordinere markedsføringsaktiviteter i henhold til Erhvervsakademiet Lillebælts overordnede markedsføringsplan Styringsstruktur VU-lærergruppe Møder: Formål: VU-lærermøde afholdes hvert kvartal samt efter behov - ADM indkalder. Desuden afholdes møder for de enkelte uddannelser efter behov typisk kvartalsvis. koordinering af undervisningsaktiviteter samt stillingtagen til væsentlige problemstillinger. Kompetence: beslutning om undervisningen indenfor rammerne af bekendtgørelserne for VU. Deltagere: alle lærere som aktuelt underviser ( 2/3 tid ) på VU, AC, samt ADM, desuden kan andre interessenter deltage efter behov. Side 12 Marts 2010

13 Mødereferat: på skift mellem underviserne, mailes til deltagerne, direktøren for Vejle Handelsskole, rektor for Erhvervsakademiet Lillebælt og IT-Chefen for Vejle Handelsskole. Arkiv: VU-drev. De Studerendes Råd (DSR) Møder: efter behov, dog mindst én gang pr. semester - DSR-formand indkalder Formål: at arbejde for et godt studiemiljø Deltagere: en repræsentant for hver klasse. Formand og næstformand skal være fra hver sin VU. Mødereferat: ved DSR-formanden, mailes til alle VU-klasser Arkiv: DSR-formanden VU-rådet Møder: Formål: Deltagere: Mødereferat: Arkiv: ved semestrets start samt yderligere med mindst et møde pr. semester ISTV indkalder i samråd med DSR-formanden, desuden efter behov. drøfte forhold omkring studierne. DSR s formand og næstformand, ISTV og AC samt eventuelt andre involverede. ved ISTV, mailes til deltagerne. VU-drev. Kvalitetsstyregruppemøde Møder: Formål: Kompetence: Deltagere: Mødereferat: Arkiv: Efter behov QUA indkalder opfølgning på aktiviteter vedr. videreudvikling af KVAS opstille kvalitetsmål samt gennemføre ledelsens evaluering. AC, ESTV, ISTV, QUA og ITC. ved QUA mailes til alle deltagere, VU-lærerne og ADM VU-drev Uddannelsessamarbejde Vejle Handelsskole indgår i Erhvervsakademiet Lillebælt og deltager ved AC i udddannelsesudvalg indenfor IKT og Medier. Erhvervsakademiet Lillebælt deltager i landsdækkende uddannelsesnetværk under Danske Erhvervsskoler Erhvervsakademiet Lillebælt deltager aktivt i relevante fora eksempelvis TUR ( og IT-forum Trekantområdet ( Hvor det er muligt samarbejder skolen med andre uddannelsesinstitutioner i Danmark og internationalt (eksempelvis SPACE, CCID og ERASMUS). Dette samarbejde kan blandt andet omhandle fælles markedsføring og meritaftaler. Side 13 Marts 2010

14 1.3 Ledelsens evaluering Formål Grundlag Ansvar er at sikre, at KVAS er brugbart og fungerer effektivt. Endvidere danner møderne basis for de årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner jf. kvalitetsbekendtgørelsen. Indholdet i KVAS. Evalueringen foretages af Kvalitetsstyregruppen. QUA Fremgangsmåde QUA indkalder til møde efter behov. Evalueringen omfatter: vurdering af effektiviteten af KVAS set i forhold til målsætningen opdateringer/ændringer/udvidelser af KVAS resultatet af KVAS- observationsbehandlingen de årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner evt. justering af kvalitetsmål Registrering og rapportering Arkivering Møderne refereres af QUA, og referatet mailes til alle VU-lærerne og mødedeltagerne. De årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner er tilgængelige på Referatet arkiveres på VU-drevet. Side 14 Marts 2010

15 2 Kvalitetsstyring 2.1 Kvalitetsstyringssystemet Formål At sikre en entydig ansvars- og opgavefordeling i forbindelse med brug af kvalitetssystemet Registrering og rapportering: Seneste udgave af KVAS-håndbogen findes på VU-drevet i undermappen Kvalitetshåndbog. Desuden er den gældende KVAS-håndbog placeret på Seneste udgave forefindes i papirversion på AC s kontor Opgaver i forbindelse med KVAS Ansvar AC er overordnet ansvarlig. Identifikation af kvalitetskrav og -opfølgningsaktiviteter QUA har ansvaret for, at kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter er definerede i de forskellige områder. De overordnede krav er dokumenteret i 1.1 Målsætning, politikker og verifikation. De specifikke krav beskrives i de respektive procedurer. Anvendelse af procedure og instruktioner AC er ansvarlig for at gøre alle medarbejdere bekendt med procedurerne og instruktionerne i de respektive aktivitetsområder samt sørge for deres overholdelse. Informationen kan normalt gives på VU-lærermøder samt via mail. Vedligeholdelse af KVAS QUA er ansvarlige for vedligeholdelse af procedurerne. Opdatering af KVAS-håndbogen sker ved, at QUA indsamler de ændringer, som eventuelt skal foretages. Når væsentlige ændringer foreligger foretages versionsopdatering i samråd med AC. Implementering af KVAS AC er ansvarlig for, at alle medarbejdere bliver orienteret om ændringerne. Side 15 Marts 2010

16 2.1.4 Kvalitetsregistrering Formål At sikre styring af alle registreringer vedrørende kvalitet. Fremgangsmåde Alle kvalitetsregistreringer skal være identificerede, således at man ikke er i tvivl om, hvilken aktivitet registreringen vedrører. For overskuelighedens skyld er her angivet en oversigt over kvalitetsregistreringer. Kvalitetsregistreringer vedrørende undervisning Registrering KVAS-procedure Studieordning 5.2 Fagfordeling Skema Semesterplan Ugeplan Evalueringsrapporter Eksamensresultater 5.5 VU-mødereferater Kvalitetsregistreringer vedrørende markedsføring/kundefokus Registrering KVAS-procedure Annonceringsmateriale Åbent hus informations-materiale Ansøgninger/optagelse 4.2 Statistikker 4.4 Branche/erhvervsevaluering 4.5 Kvalitetsregistreringer generelt Registreringer KVAS-procedure KVAS-obervationer KVAS-rapporter Kvalitetsstyregruppereferater, herunder ledelsens evaluering og 1.3 Videreuddannelse af personale VU-råd mødereferater DSR-mødereferater Arkivering Reglerne for arkivering fremgår af de enkelte procedurer. ADM anvender følgende 3 arkiveringsniveauer: kontoret registreringer, der benyttes ofte Side 16 Marts 2010

17 arkivet Brandsikker boks eksamensbeviser, registreringer, der benyttes sjældnere. eksamensopgavesæt. Nøgle til kontoret og arkivet har alle med nøgle på A eller B-niveau. På akademiet har AC, QUA, ISTV, ESTV, ADM, samt TAP nøgle på mindst B-niveau. Nøgle til den brandsikre boks har ADM KVAS-observationer Formål Formålet med denne procedure er at sikre, at afvigelser og eventuelle forslag til forbedringer behandles. Registrering og rapportering Alle KVAS-observationer registreres af AC, registreringerne opbevares efter behandling i 3 år. Definitioner En observation er en iagttagelse af enten en uhensigtsmæssighed eller en afvigelse i forhold til de gældende procedurer. En korrigerende handling har til formål at forebygge, at uhensigtsmæssigheder ikke gentages. Ansvar Alle interessenter til akademiet, der observerer en uhensigtsmæssighed eller en afvigelse, kan sende en KVAS-observation til AC. AC er ansvarlig for behandlingen af KVAS-observationer. Hvornår udarbejdes en KVAS-observation? En interessent kan sende en KVAS-observation, hvis vedkommende har en idé til noget, der kan gøres bedre får en klage eller lignende observerer eller foretager en afvigelse observerer en uhensigtsmæssighed i KVAS-håndbogen AC kan dispensere fra reglerne i KVAS- håndbogen, i sådanne tilfælde beskrives dispensationen via en KVAS-observation, som mailes til QUA. Udfyld en KVAS-observation Der udarbejdes en KVAS-observation ved, at man sender en til UC, [email protected] med følgende indhold: beskrivelse af det observerede Side 17 Marts 2010

18 dato for observationen eventuelt med forslag til korrigerende handling. Behandling af KVAS-observationer AC modtager observationen og vurderer om observationen kræver korrigerende handling. AC træffer derefter i samråd med QUA beslutning om eventuelle ændringer i kvalitetshåndbogens procedurer. Hvis observationen kan afsluttes med det samme, registreres resultatet og de involverede parter orienteres. Opfølgning på KVAS-observationer KVAS-observationer indgår som en del af ledelsens evaluering. Side 18 Marts 2010

19 3 Personale og materiel 3.1 Personale Formål At sikre at rekruttering, undervisning og uddannelse samt afskedigelse af medarbejdere sker på en ensartet og hensigtsmæssig måde. Registrering og rapportering Medarbejdere og ledelse registrerer deres praktiske og uddannelsesmæssige baggrund samt eventuel efteruddannelse i en database, som vedligeholdes af AC og medarbejderne i fællesskab Rekruttering Behovet for en ny medarbejder vurderes løbende af AC. Kvalifikationskrav for nye lærere fremgår af bekendtgørelserne for VU. Stillingen vil herefter blive opslået på normal vis. Der nedsættes et ansættelsesudvalg pr. VU, der normalt inkluderer AC og mindst 2 lærerrepræsentanter. I øvrigt henvises til ansættelsespolitikken for VHS og/eller EAL Undervisning og uddannelse Introduktion I forbindelse med ansættelsen får nye medarbejdere tilknyttet en af de andre erfarne lærere som tutor, som i samarbejde med AC sørger for, at den nye medarbejder bliver introduceret på skolen og herunder informeret om KVAS. Videreuddannelse Akamemiet prioriterer efteruddannelse af lærere højt - afdækning af behov foregår løbende og dokumenteres i forbindelse med medarbejdersamtalerne Afskedigelse Ved afskedigelse følges de normale retningslinjer (se VH s personalepolitik). Side 19 Marts 2010

20 3.2 Akademiets faciliteter Ud over den driftsmæssige side der beskrives nedenfor under 3.3 og 3.4, råder akademiet over en række faciliteter, f.eks. lokaler, udstyr etc. Registrering og rapportering ADM er ansvarlig for, at en komplet oversigt over akademiets faciliteter opdateres på IT-drift og vedligeholdelse Formål Hovedområder At sikre en effektiv udnyttelse af skolens IT-udstyr Fejlrapportering Ved konstatering af fejl eller mangler på udstyr (hard- eller software) rapporteres dette til IT-support på flg. måde: til telefonisk på lokal 666 Via en fejlmelding, der kan findes på studienettet Ved driftsstop/brandslukning kan personlig henvendelse forekomme Ved modtagelse af en fejlmelding sørger IT-support straks for fjernelse eller tydelig markering af det fejlbehæftede produkt. På grundlag af fejlmeldingen udbedres fejlen enten af IT-support eller tilkaldt eksperthjælp udefra. Hvis det drejer sig om hardware-problemer, og hardwaren sendes til reparation, udfærdiger reparatøren en servicerapport, som dokumenterer, hvilken hardware der er ude af huset. Når hardware modtages igen, afprøves den af IT-support og godkendes. Information fra IT-support IT-support opdaterer jævnligt oplysninger på studienettet. Her meddeles status på kendte fejl og nyheder. Udlån af materialer Ved udlån af udstyr, materialer og CD ere med software skal der udfyldes en udlånsformular med påført udlånsperiode og låntagerens kvittering, således at låntageren senere kan findes, hvis denne glemmer at aflevere det lånte. Side 20 Marts 2010

21 Udlån af programmel via materialer "MSDN Academic Alliance" Vejle Handelsskole har en samarbejdsaftale med Microsoft omkring brug af software på datamatikeruddannelsen. Aftalen hedder "MSDN Academic Alliance" og går ud på, at studerende og undervisere kan få stillet "udvalgt" Microsoft-software gratis til rådighed. Følgende software er omfattet af denne aftale: Visual Studio Pro MSDN Library Visio Pro alle operativsystemer serverplatforme (Windows, SQL, Exchange, SharePoint mv) Det enkelte softwareprodukt må ifølge aftalen kun stilles til rådighed i direkte relation til et fag, hvor softwareproduktet indgår i undervisningen. Og kun så længe, faget/kurset varer og ikke gennem hele datamatikeruddannelsen. Proceduren omkring udlevering af den omtalte software: 1) Den enkelte underviser meddeler ITC, i hvilke konkrete softwareprodukter der undervises i det enkelte fag (med angivelse af start- og sluttidspunkt for faget). 2) Den enkelte studerende kontakter selv IT-support omkring udlevering (hvilket softwareprodukt og hvilket fag). 3) IT-support meddeler den enkelte studerende, hvornår cd-sættet kan afhentes i ITsupport. 4) Ved udleveringen underskriver den studerende en "tro-og-love erklæring" og får selv en kopi heraf. 5) Når faget er afsluttet, afleverer den studerende atter cd-sættet til IT-support og underskriver en ny "tro-og-love erklæring" (om, at produktet er afinstalleret). Microsoft pålægger skolen det fulde ansvar for, at aftalen ikke misligholdes. Backup En gang om ugen tages der en total backup af alle studerendes data. De resterende 6 dage tages der en backup af nye/ændrede data. Båndene gemmes, således at der kan genskabes 6 uger gamle data. Data tilhørende ansatte tages der remote backup af (DMsave i Brøndby) via backupsystemet TSM og Incremental backup forever. 2 gange om året (juli og december) skal der laves en kopi af datamatikernes fællesdrev (\\RES05\Faelles\Datamatiker Uddannelsen) på CD er, som udleveres til UC. Side 21 Marts 2010

22 3.4 Indkøb af it-ydelser og anlæg Formål At koordinere anskaffelsen af nyt udstyr At sørge for overensstemmelse mellem udstyr og uddannelser Anskaffelse af udstyr: Årlig anskaffelse ved nyt skoleår Der findes to former for anskaffelse af udstyr. En årlig anskaffelse, normalt ved skoleårets begyndelse og en uformel anskaffelse gennem løbende indkøb efter behov. ITC foretager en vurdering af behovet for udstyr til det næste skoleår, og ud fra denne vurdering laves en anskaffelsesplan for skoleåret. Indkøbet foretages af ITC. Uformel anskaffelse Der kan løbende gennem året fremkomme ønsker om anskaffelse af nyt udstyr. Disse ønsker behandles mundtligt i IT-support og/eller i VU-lærergruppen. Hvis der kan opnås tilslutning til indkøbet, præsenteres ITC for ønsket (i form af en rekvisition), enten af den aktuelle lærer/gruppe eller af IT-support. Støtter de ønsket, kan indkøbet foretages. Indkøb generelt Hvor skolen ikke har indkøbsaftaler, indhentes priser og leveringstider, hvorefter disse formidles til ITC, som tager stilling til, om indkøbet må foretages ifølge budgetteringen. Efter godkendelse af indkøbet foretages bestilling. Godkendelse af det indkøbte Ved anskaffelser checker IT-support, om det modtagne antal produkter svarer til det bestilte. Der gennemføres en accepttest, som sikrer, at det modtagne udstyr fungerer efter hensigten. Hvis dette er tilfældet, godkendes leverancen. Ellers kontaktes leverandøren med henblik på rettelse af fejlen. Godkendelsen markeres ved en ITsupporters underskrift på den faktura, som tilgår ITC. Før udstyr frigives til brug, registreres det med serienummer i en database, ligesom alle typer software registreres. De fleste indkøb foretages under School Agreement. Normalt sørger IT-support også for installation af udstyret. Side 22 Marts 2010

23 Der kan forekomme software, installeret på pc erne i IT-support, som ikke er registreret. Det skyldes, at alle pc'ere i IT-support anvendes som testudstyr til afprøvning af nye programmer og installationer. Hvis udstyret er indkøbt på baggrund af et løbende ønske, så meddeles det læreren/gruppen, hvorfra ønsket er modtaget, at udstyret er ankommet/klar til brug. Alle øvrige brugere orienteres om nyt udstyr på studienettet. Registrering og rapportering En komplet oversigt over akademiets tilgængelige udstyr opdateres på studienettet. 3.5 Indkøb og udlån af bøger mv Formål At sikre at relevant litteratur og tidsskrifter er tilgængelig for lærere og studerende. Definitioner Biblioteket forefindes på Vejle Handelsskole Boulevarden 48. Et mindre VU-fagbibliotek forefindes på lærerværelset. Desuden har de enkelte undervisere deres personlige fagbibliotek Fremgangsmåde Ønsker om indkøb afleveres til ADM med følgende oplysninger: Titel Forfatter Evt. forlagsnavn ISBN Behandling af ønsker Alle lærere kan købe to bøger som supplerende litteratur pr. semester. Har en lærer behov for flere, kan en ekstrabevilling søges hos AC. Køb af bøger Selve bestillingen foretages af ADM. Når bogen modtages, kvitterer ADM på fakturaen. Bogen stemples og afleveres til rette vedkommende. Bestilling af tidsskrifter Ønsker om abonnement på et nyt tidsskrift behandles på et VU-lærermøde og godkendes af AC. Side 23 Marts 2010

24 3.6 Censorer Formål Formålet med denne procedure er at sikre, korrekt udvælgelse af censorer Udvælgelse af censorer Fremgangsmåde Alle censorer bliver beskikket af undervisningsministeriet (jf. BEK. NR. 782 af 17/ Bekendtgørelse om prøver og eksamen. ). Den beskikkede censor afgiver ved eksamenstermins afslutning en beretning om eksamensforløbet til institutionen og formandskabet ( 33.3) Censorformandskabet afgiver som et led i kvalitetssikringen en årlig beretning ( 35 stk 2). Side 24 Marts 2010

25 4 Markedsføring 4.1 Ekstern markedsføring Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) har besluttet at foretage en stor del af markedsføringen centralt. Der er i Erhvervsakademiet afsat et årligt beløb til fælles markedsføring. Til varetagelse af markedsføringen er sammensat en markedsføringsgruppe sammensat af: 1 person fra Tietgen Business College 1 person fra SDE Odense 1 person fra SDE Vejle 1 person fra Kold college 1 person fra Vejle Handelsskole Web-koordinatoren Marketingkoordinatoren Hvert år udarbejder gruppen en markedsføringsplan der godkendes af akademichefgruppen på Erhvervsakademiet Lillebælt. Ud over de fælles markedsføringstiltag foretager akademiet ved Vejle Handelsskole yderligere tiltag og disse beskrives nedenfor Formål Er at: overholde markedsføringsregler afstukket af EAL sikre at akademiet får kvalificerede ansøgere positionere akademiet i nærmiljøet forbedre/styrke akademiets image servicere potentielle ansøgere Egen annoncering Formål Er at: sikre, at skolens annoncering bidrager positivt til at tiltrække studerende med gode kvalifikationer. Fremgangsmåde Annoncerne udarbejdes af skolens marketingkoordinator (MTK). Layout-udarbejdelse, annonceindrykning mv. sker normalt via MTK. Side 25 Marts 2010

26 Annoncerne skal godkendes af AC. Kopier af annoncer opbevares af MTK Studievejledning i lokalområdet Formål Er at informere vore direkte interessenter, handelsskoler, gymnasier og tekniske skoler, om uddannelsen forbedre/styrke akademiets image Fremgangsmåde Studievalg Sydjylland foretager p.t. koordineringen og evalueringen af besøgene. Orienteringsdagene er typisk placeret i oktober og november måned. Orienteringen foregår dels ved individuel konsultation på disse åbne uddannelsesmesser dels som egentlig orientering for særligt interesserede i mindre hold. Der orienteres om VU : Optagelseskriterier Uddannelsers struktur og indhold Studiemiljø Åbent hus informationsaften Formål Er at: informere i dybden om uddannelsen præsentere akademiet og studiemiljøet positionere akademiet i nærmiljøet Fremgangsmåde Åbent hus informationsaften afvikles efter annoncering, jf Annoncering, en torsdag aften primo november, primo marts og ultimo april. Arrangementet annonceres i dagspressen i Vejle, Kolding, Horsens og Fredericia. Arrangementet er også annonceret i vore VU-brochurer og på Interesserede møder op på akademiet, hvor de får en kort orientering om aftenens forløb. Derefter følger en generel introduktion til uddannelsen med efterfølgende mulighed for at konsultere både faglærere, nuværende studerende og ESTV. Side 26 Marts 2010

27 4.1.5 Internt Vejle Handelsskole arrangement Formål Er at: informere HH-dimittender om VU præsentere HH-dimittender for et udvalg af erhvervsmuligheder give eksempler på karriereforløb Fremgangsmåde HH-dimittenderne inviteres en gang årligt til dette arrangement. AC og MTK planlægger i samråd med skolens øvrige ledelse form og indhold. Typisk inviteres repræsentanter fra lokale virksomheder som appetitvækkere Øvrige arrangementer Formål Er at: præsentere akademiet og studiemiljøet positionere akademiet i nærmiljøet videreudvikle VU-netværket Fremgangsmåde Erhvervsakademiet Lillebælt deltager aktivt i alle relevante arrangementer, hvor akademiet indbydes. Eksempelvis deltages i IT-brancheforeningens IT-nat og aktuelle uddannelsesmesser i lokalområdet. Desuden deltager EAL i både den merkantile- og den tekniske-uddannelseskaravane. 4.2 Behandling af ansøgninger Formål Er at: sikre skolen de bedst egnede ansøgere sikre at ansøgere med forskellige gymnasiale baggrunde vurderes ensartet informere ansøgerne om deres muligheder for optagelse på akademiet Ansvar ESTV er ansvarlig for selekteringen. ADM er ansvarlig for korrespondancen til både KOT og ansøgere. ESTV er ansvarlig for vedligeholdelsen af proceduren Side 27 Marts 2010

28 4.2.2 Fremgangsmåde Optagelseskapaciteten fastlægges ultimo juni og primo december af AC. Status på antallet af egnede ansøgere rapporteres ugentligt til AC af ESTV. Kvote 1 Erhvervsakademiuddannelser og fuld Pba ESTV undersøger om ansøgeren har en adgangsgivende eksamen til den søgte uddannelse og bestået relevante fag på rette niveau (holder ansøgningen op mod kravene i adgangsbekendtgørelsen). Såfremt fagene er bestået påtegnes ansøgningen kvote 1 og egnet. For uddannelser med krav om Matamatik på C eller B og hvor ansøgeren ikke opfylder dette krav, påtegnes ansøgningen påtegnelsen Mat Krav, hvilket indebærer, at den studerende skal følge et 2 ugers kursus i Matematik B, inden uddannelsen påbegyndes. De ansøgere, der ikke umiddelbart opfylder de nævnte adgangsbetingelser, tilbydes en vejledningssamtale med ESTV. Kvote 2 Erhvervsakademiuddannelser og fuld Pba Såfremt ansøgeren ikke har en komplet adgangsgivende eksamen, kan ansøgeren indkaldes til en afklarende samtale med henblik på en evt. dispensation og herunder en individuel vejledning for at opnå evt. manglende kvalifikationer. Disse dispensationsansøgninger behandles som kvote 2-ansøgere. For disse ansøgere gælder ligeledes, at der lægges særlig vægt på det faglige niveau og standpunktet i fagene: dansk, engelsk og matematik. Endvidere vurderes, om ansøgeren har relevant erhvervserfaring, og om vedkommende har fulgt relevante kurser. For uddannelser med krav om Matematik C eller B gælder at såfremt ansøgeren ikke opfylder det nødvendige krav, påtegnes ansøgningen påtegnelsen Mat Krav, hvilket indebærer, at den studerende skal følge et 2 ugers kursus i Matematik B, inden datamatikeruddannelsen påbegyndes. Samtlige kvote 2-ansøgninger (påtegnet kvote 2) gennemgås af både AC og ESTV, og en optagelse er betinget af enighed omkring egnethed til uddannelsen. Visiteringen foretages i første omgang af ESTV. Hvis ESTV finder ansøgeren egnet eller evt. betinget egnet, påføres dette ansøgningen med følgende påskrift: egnet, dato, signatur. Derefter foretager AC sin vurdering. Hvis AC ikke finder ansøgeren egnet/betinget egnet, drøftes dette med ESTV. Såfremt der ikke opnås enighed herefter, træffes den endelige afgørelse af AUC. De ansøgere, der ikke umiddelbart opfylder de nævnte adgangsbetingelser, tilbydes en vejledningssamtale med ESTV. Side 28 Marts 2010

29 For Pba Softwareudvikling ESTV undersøger om ansøgeren har en bestået adgangsgivende eksamen (Datamatiker) såfremt dette er tilfældet betegnes ansøgningen egnet. Ansøgere uden denne direkte adgangsgivende eksamen, realkompetencevurderes på basis af deres CV og et eventuelt interview. Optagelse af ansøgere uden den formelle adgangsgivende eksamen vil blive vurderet af ESTV og AC. Såfremt der ikke kan opnås enighed mellem ESTV og AC, træffes den endelige afgørelse af AC. De ansøgere, der ikke umiddelbart opfylder de nævnte adgangsbetingelser, tilbydes en vejledningssamtale med ESTV. For Pba Webudvikling ESTV undersøger om ansøgeren har en bestået adgangsgivende eksamen (Datamatiker eller Multimediedesigner) såfremt dette er tilfældet betegnes ansøgningen egnet. Ansøgere uden denne direkte adgangsgivende eksamen, realkompetencevurderes på basis af deres CV og et eventuelt interview. Optagelse af ansøgere uden den formelle adgangsgivende eksamen vil blive vurderet af ESTV og AC. Såfremt der ikke kan opnås enighed mellem ESTV og AC, træffes den endelige afgørelse af AC. De ansøgere, der ikke umiddelbart opfylder de nævnte adgangsbetingelser, tilbydes en vejledningssamtale med ESTV. Generelt Enkelte optagelser er betingede af ansøgerens igangværende uddannelse. Disse ansøgere får besked om betinget optagelse. Endelig optagelse kan først ske, når ESTV får den ønskede dokumentation. Ansøgningen påtegnes i disse sager Betinget egnet. Omgængere Studerende, der har påbegyndt et semester, forventes at deltage i såvel den ordinære prøve samt en eventuelt efterfølgende omprøve (reeksamen). Først efter at alle prøver i forbindelse med et semester er gennemført, og den studerende herefter ikke kan fortsætte sine studier på grund af de opnåede resultater, kan der ansøges om lov til at tage semesteret om. For at få lov til at tage et semester om, skal der indgives en skriftlig ansøgning til ISTV som forelægger ansøgningen for AC. Selvom om den studerende ikke får lov til at deltage i undervisningen igen, har vedkommende ret til max. tre prøveforsøg. Registrering og rapportering Ansøgningerne behandles inden for de af KOT centralt fastsatte tidsfrister - jævnfør administrationsvejledning for optagelse gennem KOT. Det tilstræbes at informere hurtigere end ovennævnte tidsfrister. Der rapporteres til KOT via standardskemaer - jf. ovennævnte vejledning. Side 29 Marts 2010

30 Indholdet af korrespondancen til ansøgerne er beskrevet under procedure Information til ansøgere. ADM opretter de studerende, fordelt på klasser, i EASYA, hvor alle studerende får en entydig identifikation Information til ansøgere Formål Er at: informere ansøgerne om deres optagelse informere ansøgerne om praktiske forhold i forbindelse med studiestarten Fremgangsmåde Informationen sker dels ultimo juli, (jf. KOT) dels medio august angående de praktiske forhold. 4.3 Intern markedsføring Information til nye studerende Formål Er at: informere de studerende både før, under og efter studieforløbet positionere akademiet i nærmiljøet forbedre / styrke akademiets image stimulere samarbejdet mellem de studerende og uddannelsesstedet Fremgangsmåde Information til de studerende foregår via: information fra faglærere og kontaktlærere information fra studievejledning aktiviteter i VU-råd og De Studerendes Råd Skolens informationssystem - StudyNet Information fra studievejledning Finder sted ultimo august/januar og ad hoc under hele studieforløbet. Studievejlederfunktionen er beskrevet i afsnit Side 30 Marts 2010

31 4.4 Statistikker Formål Er at give en samlet oversigt over de statistikker, der udarbejdes af ISTV med henblik på at dokumentere egne operationelle mål og besvare eksterne forespørgsler Statistikoversigt Ansøgere (KOT 1 & 2 samt internationale studerende) Denne statistik udarbejdes for at følge ansøgningsfrekvensen og for at sammenligne med udviklingen de foregående år. Dimittendstatistik For hver uddannelse udarbejdes denne statistik for at følge beskæftigelsessituationen for dimittender. Denne statistik udarbejdes på foranledning af uddannelsens landsdækkende uddannelsesnetværk for hele landet via et fælles skema, som dimittenderne besvarer on-line. Statistikken er særdeles væsentlig, både for at følge udviklingen på landsplan/ lokalt og for vor markedsføring. Statistikkerne er placeret på Frafalds- og gennemførelsesstatistik Denne statistik udarbejdes at ISTV og ADM for at følge udviklingstendenserne for henholdsvis frafald og gennemførelse. Statistikken anvendes bl.a. til at opstille operationelle mål i forbindelse med skolens indsats for at reducere frafaldet. Skolen arbejder intensivt med frafaldsproblematikken derfor udnyttes statistikken også til at vurdere effekten af vore forskellige tiltag med henblik på at reducere frafaldet. Statistikken udarbejdes hvert halve år (ved semesteropstart ultimo januar / august). Hver klasses opgøres med antal studerende på normeret tid samt antal studerende med forsinkelser (omgængere, orlov med mere). Denne statistik anvendes til at beregne gennemførelsesprocenten på de enkelte semestre, desuden opgøres gennemførelsesprocenten for dimittender på normeret tid. Statistikken arkiveres hos ISTV. Ydermere registreres enhver udmeldelse via frafaldskoden i EASY. Eksterne statistikker Disse statistikker udarbejdes efter forespørgsler, primært fra KOT, UVM og Prosa. Statistikkernes indhold er således eksternt fastlagte. Hovedparten af statistikkerne drejer sig om opnåede resultater, eksempelvis frafaldsprocenter, så sammenligning mellem de forskellige VU-institutioner kan foretages. Statistikkerne udarbejdes typisk af ADM med assistance fra ISTV og QUA. Side 31 Marts 2010

32 Ad hoc statistikker ISTV udarbejder jævnligt statistikker ud over det ovennævnte. Disse distribueres til AC med henblik på evt. formulering af operationelle mål. 4.5 Erhvervskontakt Formål Er at: Sikre at VU s indhold har sammenhæng med de aktuelle behov i det lokale erhvervsliv. Sikre kvalitetsudviklingen af uddannelsens indhold og landsdækkende kompetence Udveksling af informationer Målgruppe Ansvar Den regionale erhvervsbranche, der normalt er aftagere af VU s dimittender. Det er AC, der etablerer og vedligeholder kontakten til erhvervslivet. Fremgangsmåde Kontakten foregår via: Medlemskab af IT Forum Trekantområdet (IFTT), Logistik Forum (LF) Uddannelsesråd indenfor Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) Uddannelsernes lokale uddannelsesråd Information/referater fra ITFT samt LF Repræsentanter fra Erhvervsakademiet Lillebælt deltager i møder/konferencer, der afholdes af de to organisationer. På disse møder drøftes aktuelle problemstillinger, der kan være med til at belyse erhvervslivets ændringer og fokus vedr. uddannelsesbehov. Uddannelsesråd indenfor EAL Der eksisterer følgende uddannelsesråd: Energi, produktion, Elektronik, Eksport, Teknologi og Byggeri Marketing, Finans og Service IT og Medieområdet Fødevarer og Proces Lokale uddannelsesråd For følgende uddannelser er der dannet et lokalt uddannelsesråd: Side 32 Marts 2010

33 4.6 Meritaftaler På DMU og Pba i Softwareudvikling består det lokale uddannelsesråd af: Tre medlemmer fra ITFT Et medlem fra Vejle Erhvervsudviklingsafdeling Fire medlemmer udpeget af Erhvervsakademiet Lillebælt På LØK består det lokale uddannelsesråd af: Medlem fra Danmarks Transportcenter Medlem fra Trekantområdets Logistik Forum Seks erhvervsrepræsentanter indbudt af Erhvervsakademiet Lillebælt Uddannelsesrådenes aktuelle sammensætning findes på Skolen søger at sikre de bedste videreuddannelsesmuligheder for de studerende efter endt uddannelse. Som et led i dette arbejde er der udarbejdet en række meritaftaler i samarbejde med de øvrige udbydere af uddannelsen. Ønsker du yderligere oplysninger om meritmuligheder kan du få mere oplyst i servicecenteret. Side 33 Marts 2010

34 5 Udvikling og undervisning 5.1 Arkivering af materiale på akademiet Formål Er at sikre, at arkivering vedrørende udvikling og undervisning foregår ensartet. Definitioner Der forefindes fire mapper på fællesdrevet, hvor alt relevant materiale vedrørende VUuddannelserne arkiveres. Disse er: VU-drev (det generelle drev, fysisk kaldet VU ) DMU-drev (datamatiker, fysisk kaldet DATAMATIKER) LØK-drev (logistikøkonom, fysisk kaldet LOGISTIKER) HAK-drev (handelsøkonom, fysisk kaldet HANDEL) SER-drev (serviceøkonom, fysisk kaldet SERVICE) BAC-drev (professionsbachelor, fysisk kaldet BACHELOR) Ansvar AC har ansvaret for, at drevene er opdelt korrekt. Skolens ansatte har ansvaret for, at drevene benyttes korrekt Fremgangsmåde DMU/HAK/SER/BAC/LØK-mappen er opbygget således, at der er en mappe for hvert hold. De enkelte semestre på et hold er yderligere opdelt i følgende mapper: - En Diverse mappe til materialer af generel karakter - En mappe til Test og eksamen - En mappe til Evalueringer - En mappe for hvert fag/tema til relevant materiale, eksempelvis ugeplaner Når et semester er slut, gennemgår læreren sine fag-mapper på DMU/HAK/SER//BAC/LØK-drevet, således at de herefter er opdaterede. Et hold kan slettes et år efter, de er dimitteret. AC skal sikre, at drevet indeholder de overordnede mapper med de relevante informationer. Det er ligeledes AC, der foretager den endelige sletning af klassen. DC sikrer, at der løbende bliver taget backup af mappen Datamatiker/Handel/Service/Bachelor/Logistiker. Side 34 Marts 2010

35 Andet materiale Andet materiale, der vedrører uddannelserne, placeres på VU-drevet. Det gælder eksempelvis fagfordeling, mødeindkaldelser og referater fra VU-lærermøder Udvikling af studieordning Formål Er at sikre, at udviklingen af VU foregår kontinuerligt. Definitioner Udviklingen af VU foregår dels som en ekstern udvikling, repræsenteret ved ændringer i bekendtgørelser og evt. vejledninger, og dels ved en intern udvikling af de lokale studieordninger. Den aktuelle studieordning er de studerendes juridiske uddannelseskontrakt. Ansvar AC er ansvarlig for, at de lokale studieordninger bliver udarbejdet i henhold til gældende bekendtgørelser, og at de foreligger ved semesterets start Fremgangsmåde Den eksterne udvikling studieordningens fællesdel Denne udvikling styres af de landsdækkende uddannelsesnetværk for den enkelte uddannelse. Akademiet kan blive anmodet om at indgive justeringsforslag eller kan uopfordret fremsende forslag til justeringer. Justering af studieordning studieordningens institutionsdel Studieordningen tages op til vurdering en gang årligt på et VU-møde. Lærergruppen indstiller til eventuelle ændringer til studieordningen. Ændringsforslagene drøftes herefter med AC, hvorefter studieordningen eventuelt justeres. Udbydes uddannelsen på flere institutioner under Erhvervsakademiet Lillebælt skal der ske en samordning med disse. Ved en større og mere gennemgribende ændring af studieordningen nedsættes der en projektgruppe til varetagelse af arbejdet. Alle krav til udformning af studieordning er beskrevet i de gældende bekendtgørelser for VU. Side 35 Marts 2010

36 Arkivering: Studieordningerne gemmes på DMU/HAK/SER/BAC/LØK-drevet under hver klasse. De gældende officielle bekendtgørelser og de gældende studieordninger samt andet ekstern materiale opbevares i ADM og gemmes min. et år efter, at en klasse er ophørt. De seneste studieordninger forefindes på samt på skolens StudyNet. 5.3 Semesterplanlægning Formål Fagfordeling Formålet med semesterplanlægningen er at sikre den bedst mulige udnyttelse af lærerressourcerne at studieordningens mål for undervisningen bliver nået koordineringen af undervisningen i de enkelte klasser Ansvar Det er AC s ansvar, at der bliver udarbejdet en fagfordeling. Fremgangsmåde Udarbejdelsen af fagfordelingen op til hvert semester sker efter følgende fremgangsmåde: Skemalægning 1. Den enkelte lærer kan udarbejde en prioriteret ønskeliste over de fag, han/hun ønsker det pågældende semester. 2. Ønskerne afleveres til AC. 3. AC udarbejder - ud fra ønsker og informationer om antal studerende, de enkelte læreres årsnorm mv. - et forslag til fagfordeling, inkl. udpegning af kontaktlærere for de enkelte klasser. 4. Forslaget til fagfordeling udleveres til underviserne, som herefter kan komme med kommentarer og forslag til rettelser. 5. AC foretager eventuelle justeringer, og den endelige fagfordeling udsendes. Fagfordelingen skal være klar senest to uger før semesterstart. Ansvar Datamatiker- / Pba Softwareudviklingslærerne har ansvaret for, at der bliver lagt et skema, som udnytter ressourcerne bedst muligt. Skemalægningen foretages på et særligt indkaldt møde. Side 36 Marts 2010

37 Lærernes skema på de øvrige uddannelser: Uddannelseskoordinatoren tager initiativ til udarbejdelse af skemaerne. Fremgangsmåde Det er formålet med skemalægningen, at opnå den bedst mulige udnyttelse af alle ressourcer, dvs. lokaler, udstyr, lærere, samtidig med at skemaet pr. klasse har en hensigtsmæssig fordeling. Det betyder, at der skal være så få mellemtimer som muligt, og at det tilstræbes, at ingen undervisningsdag starter før kl. 9:00 og ikke slutter senere end kl. 16:00. Om fredagen tilstræbes at undervisningen slutter kl. 13:00 af hensyn til diverse arrangementer. Fremgangsmåde: 1. Ud fra fagfordeling, lokaleoversigt, timefordeling pr. uge pr. fag, eksterne bindinger og individuelle lærerønsker udarbejdes et udkast til et skema. 2. Udkastet til skemaet kontrolleres af underviserne. 3. Hvis der findes fejl eller uhensigtsmæssigheder, korrigeres skemaet. 4. ADM renskriver alle skemaer. Skemaerne offentliggøres herefter på StudyNet Udsendelse af bogønsker Ansvar Det er ADM s ansvar, at der udsendes boglister til de studerende. Der er til hvert semester udarbejdet en standardbogliste Det er den enkelte lærers ansvar, at give ADM besked, hvis der er ændringer i forhold til standardboglisten. Fremgangsmåde Det tilstræbes, at der udsendes boglister til de studerende senest to uger før semesterstart. ADM koordinerer dette Udvikling af semesterplan Lektionsplan En lektionsplan er en operationel plan for, hvorledes undervisningen i et fag planlægges gennemført. En lektionsplan indeholder: Valg af overordnet undervisningsmetode og -form Litteraturhenvisninger Læringsmål for faget Side 37 Marts 2010

38 En ugeplan med angivelse af ugens eventuelle læringsmål. Evt. udstyrsbehov Lektionsplanen indgår i semesterplanen. Semesterplan En semesterplan er en samling af lektionsplaner for de fag, der indgår i semestret. Oversigten indeholder følgende: Forside med semesterangivelse Semesterets undervisere Praktiske oplysninger Lektionsplaner for de enkelte fag Prøveformer Fremgangsmåde Semesterplanerne bliver til på følgende måde: Udstyr 1. Kontaktlæreren koordinerer sammen med klassens øvrige lærere semesterplanen. Semesterplanen skal være klar til de studerende ved semesterstart. 2. Semesterplanen som helhed checkes af semestrets undervisere. 3. Semesterplanen udleveres til de studerende ved semesterstart og placeres på Studynet under de respektive semestre. Semesterplanen kan revideres, såfremt der er behov for det. For praktik og hovedopgaveskrivning udarbejdes beskrivelser/vejledninger inkl. en tidsplan (deadlines de studerende skal overholde, og i hvilke uger deres eksamen kan forventes at blive placeret m.v.). Fremgangsmåde Hvis man under planlægning af undervisningen opdager, at der er udstyrsbehov eller softwarebehov, der ikke dækkes af det eksisterende udstyr/software, anvendes proceduren for anskaffelse af nyt udstyr/software Evalueringer Ansvar Det er de enkelte læreres ansvar, at der foretages fag- og semesterevalueringer. Side 38 Marts 2010

39 AC foretager i samarbejde med QUA den generelle benchmark-evaluering. Fremgangsmåde Fagevaluering Ca. 5 uger efter semesterstart på DMU, HAK, SER og PBA, foretager den enkelte faglærer en evaluering pr. fag ved brug af pos/neg -skemaet. Der er tale om en ren faglig evaluering. Hvis evalueringstidspunktet skønnes uhensigtsmæssigt, kan der fastsættes et andet tidspunkt, en sådan ændring dokumenteres på ugeplanen. Formålet med fagevalueringen er eventuelt at justere undervisningen i resten af semestret. Fagevalueringen gennemføres for hvert semester med afvikling af fag. Resultatet efterbehandles af faglæreren, idet udsagn indgår i rapporten, hvor vægten af enig overstiger ca. 70 %. og en rapport kan gemmes på DMU/HAK/SER/BACdrevet, ellers skal rapporten opbevares af faglæreren så længe klassen eksisterer. Resultatet behandles af de respektive faglærere sammen med klassen snarest muligt efter evalueringen. For LØK gælder pr. semester: I temaets 3. uge foretages en mundtlig evaluering af undervisningsformen af faglæreren i de respektive fag. Semesterevaluering (slutfagevaluering) Hele semestret evalueres på DMU,HAK, SER og PBA, og evalueringen skal omfatte både undervisning, rammer, miljø mv. Faglæreren har ansvaret for den faglige evaluering. Her benyttes 1-5 pkt. skemaet. En rapport kan gemmes på DMU/HAK/SER/BAC-drevet, ellers skal rapporten opbevares af læreren så længe klassen eksisterer For LØK gælder ved temaernes afslutning: I temaets sidste uge foretages en tema-evaluering med 1-5 pkt. skemaet af faglæreren i de respektive fag. En rapport kan gemmes på LØK-drevet, ellers skal rapporten opbevares af læreren så længe klassen eksisterer Den generelle evaluering, Benchmark AC er i samarbejde med QUA ansvarlig for afviklingen af den generelle benchmarkevaluering, som foretages hvert år i november-december. Det samlede resultat af denne evaluering er tilgængelig på Denne evaluering danner grundlag for væsentlige overvejelser i forbindelse med de årlige selvevaluerings- og opfølgningsplaner. Side 39 Marts 2010

40 5.4 Gennemførelse af undervisning Formål Ugeplaner at sikre, at gennemførelsen af undervisningen er planlagt og følger den gældende semesterplan og studieordning. at sikre at de studerende er orienteret om undervisningsforløbet m.m. Definitioner En ugeplan er en oversigt, der viser: ugens aktiviteter i faget Læringsmål herunder eventuel konkretisering og eksemplificering af læringsmålene fra semesterplanen. reference til anvendt undervisningsmateriale, herunder litteratur og opgaver, med angivelse af, hvornår det behandles liste over udleveret materiale På ugeplanen dokumenteres eventuelle ændringer. Der er en standard-ugeplan, der kan bruges som skabelon. Ansvar Lærerne er ansvarlige for at udarbejde ugeplaner samt publicering på VU s Studynet. Lærer-nærvær I lektioner, hvor de studerende arbejder på egen hånd i længere tid (eksempelvis projektperioder) skal lærerne være til disposition. Ved opgaveløsning i skemalagte lektioner vil underviserne befinde sig i undervisningslokalet. Gennemførelse af undervisning Hvis det bliver nødvendigt at aflyse planlagt undervisning, skal læreren føre regnskab med de aflysninger, der har fundet sted. I de tilfælde hvor læreren mener, at der bliver problemer med at nå de aktuelle operationelle læringsmål, skal AC straks orienteres. AC tager herefter initiativ til eventuelle nødvendige korrigerende handlinger. Tidsmæssige justeringer af undervisningen betragtes ikke som afvigelser; men som nødvendige pædagogiske justeringer, der dokumenteres i ugeplanerne. Side 40 Marts 2010

41 5.4.3 Eksamenstræning Ansvar Det er den enkelte lærers ansvar, at der tilbydes eksamenstræning. For fag med skriftlig eksamen Ca. en måned før eksamen afholdes prøveeksamen, hvor den studerende skal besvare et eksamenslignende opgavesæt og aflevere dette til vurdering. For fag med mundtlig eksamen Før eksamen skal de studerende informeres af faglærerne om eksamensforløbet. Tilsvarende gælder også for det mundtlige forsvar i forbindelse med projekteksamen. Alle studerende bør mindst én gang i løbet af semesteret gives lejlighed til at præsentere et udvalgt emne for klassen. 5.5 Eksamen Formål Er at sikre, at eksamen afvikles korrekt Gennemførelse af eksamen Der henvises i øvrigt til den af skolen udarbejdede eksamensfolder Retningslinier & råd og vink, som er tilgængelig på skolens Studynet. Desuden findes folderen på Ansvar Underviserne er ansvarlige for at nødvendige opgaver, projekter og eksamensspørgsmål udarbejdes. Lærerne, som har undervist i et semester, har ansvaret for fagets eksamensplanlægning. I den forbindelse skal eventuelle andre undervisere på det foregående semester inddrages såfremt deres fag først udprøves ved ovennævnte eksamen. ADM har ansvaret for de fysiske forhold omkring afholdelse af eksamen. Pensumliste til de studerende skal udleveres senest 14. dage før eksamen afholdes eller ved semesterets afslutning hvis faget indgår i en senere eksamen typisk ved afslutning af 1. og 3. semester. Side 41 Marts 2010

42 Eksamensplanlægning Tidspunkterne for eksamen ligger fast i hhv. december/januar og maj/juni. Desuden afholdes 5. semesters eksamen (kun DMU) normalt i april og november. Efter studieordningen fra 2008 afholdes 5. semesters eksamen fra 2011 og fremover i februar og juni. Skriftlig eksamen De skriftlige eksamensopgaver skal formuleres, således at det fremgår af opgaveteksten, hvilken vægt der tillægges de enkelte delopgaver. Pensumliste og godkendte eksamensopgaver afleveres til ADM senest 1 uge før fristen for udsendelse til censor. ADM har ansvaret, for at de skriftlige opgaver opbevares aflåst, så ingen uvedkommende får adgang hertil. ADM kopierer opgaveteksten. Efter eksamen sendes den anvendte opgavetekst og de kopierede eksamensbesvarelser til censor. Efter voteringen med censor, afleverer læreren den underskrevne karakterliste til ADM. ADM indtaster oplysningerne i EASYA og kontrollerer at karaktererne er korrekte, når den underskrevne karakterliste modtages fra censor. Mundtlig eksamen Pensumliste + eksamensspørgsmål udarbejdes af faglærerne. Materialet afleveres til ADM senest 1 uge før fristen for udsendelse til censor. Faglærerne sørger for, at den rækkefølge, som de studerende følger til eksamen, bliver fastlagt, og afleverer en liste til ADM, som herefter orienterer de studerende. Efter eksamen afleverer faglærerne klasselisten med karaktererne, samt censors og lærernes underskrifter til ADM, som registrerer disse oplysninger i EASYA. Når eksamen strækker sig over flere dage, skal lærerne og censor hver dag underskrive den karakterliste, der gælder for den pågældende dags eksamination. Projekteksamen Opgaveteksten til projektopgaven udarbejdes af de involverede lærere. Opgaveteksten afleveres til ADM senest 2 uger før projektopstart. De ansvarlige lærere sørger for formidlingen af projektet til de studerende. De involverede lærere sikrer, at de enkelte grupper er dannet, og at de er informeret om, hvad projektopgaven går ud på, samt hvordan der bliver eksamineret. Når de studerende skal aflevere deres projektopgave, sker dette til ADM, der registrerer, hvem der har afleveret. Ved afleveringsfristens udløb giver ADM besked Side 42 Marts 2010

43 til de involverede lærere og ISTV, såfremt der er studerende, der ikke har afleveret. ISTV vejleder de pågældende og udmelder de studerende, der skal udmeldes i henhold til de gældende regler. Efter aflevering sender ADM opgaveteksten, pensa og projektopgaverne til censor. Eksamen generelt ADM er ansvarlig for Arkivering Sikker opbevaring af eksamensopgaver og spørgsmål. Udarbejdelse af eksamensbeviser Emballering og forsendelse til censor. Lokaleplanlægning, tilsyn med mere. Ved skriftlig eksamen meddeles karakterer til de studerende typisk via servicecentret. I de øvrige tilfælde umiddelbart efter den mundtlige del af eksamen. Efter eksamen udsendes karaktermeddelelserne til de studerende. Eksamenskaraktererne tastes ind i en bevisskabelon, derefter udskrives beviserne og kontrolleres første gang af den uddannelsesansvarlige sekretær. Herefter kontrolleres beviserne yderligere af en kollega fra ADM. Eksamenskarakterer gemmes i EASYA i ubegrænset tid. Pensa opgivelser gemmes af ADM min. 5 år. Skriftlige eksamens-sæt gemmes af ADM min. 5 år. Mundtlige eksamensspørgsmål gemmes af ADM min. 5 år. Eksamensbesvarelser opbevares i ADM min. 1 år efter eksamen. Side 43 Marts 2010