Køretøjer til Kriminalforsorgen

Transkript

1 Køretøjer til Kriminalforsorgen Info Version 1 Url External tender reference id Tender type Tender Procurement procedure Open procedure Publish date 10/22/2014 3:45 PM Bid due date 12/3/ :00 PM Change date 10/22/2014 3:39 PM Buyer Company Direktoratet for Kriminalforsorgen Address Strandgade 100 Zip/city 1401 København K Denmark Page 1 of 10

2 Description Direktoratet for Kriminalforsorgen udbyder hermed på vegne af alle institutioner i Kriminalforsorgen rammeaftaler om levering af køretøjer: biler, minibusser, varevogne mv. Kriminalforsorgen har fået udarbejdet en bil- og kørselsanalyse omhandlende Kriminalforsorgens samlede flåde af tjenestebiler. Analysen er bl.a. resulteret i en vurdering af, hvornår Kriminalforsorgen bør udskifte tjenestebilerne samt hvilke tjenestebiler, der bør anskaffes yderligere. Analysen indeholder også en generel anbefaling om, at udbetalingen af kørselsgodtgørelse bør reduceres ved anskaffelse af flere mindre tjenestebiler. Med udgangspunkt i bil- og kørselsanalysen er der udarbejdet en Instruks for anskaffelse, drift og brug af tjenestekøretøjer i Kriminalforsorgen. Instruksen angiver retningslinjer for indkøb af tjenestebiler, administration og drift af bilflåden samt for tjenestekørsel. Kriminalforsorgen står over for en omfattende reorganisering, med etablering af 4 områdekontorer geografisk fordelt i Danmark. Disse områdekontorer vil få brug for tjenestekøretøjer i fremtiden. Endvidere vil anbefalingen om flere tjenestebiler frem for udbetaling af kørselsgodtgørelse betyde, at der vil være behov for, at øge antallet af tjenestekøretøjer generelt i Kriminalforsorgen. Alle enheder i Kriminalforsorgen, skal efter dette udbud indkøbe alle køretøjer på den centrale aftale. Det er endnu usikkert hvor hurtigt udskiftningen af bilflåden til det anbefalede niveau vil ske. Der er ud for hver køretøjstype i aftalebilag 1 Tilbudslister estimeret det antal, som ifølge planen bør udskiftes i 2015 og 2016 som et samlet antal. Der er tillagt det estimerede antal, af yderligere køretøjer, der bør anskaffes for at nedbringe udbetalingen af kørselsgodtgørelse. Der er samlet tale om estimeret 300 køretøjer på alle 3 delaftaler. Der er dog ikke nogen garanti for, at institutionerne vil følge anbefalingerne fuldt ud. Der er derfor ingen garanti for, at Kriminalforsorgen vil indkøbe det estimerede antal. De anførte mængder er skønnede, og skal betragtes som vejledende. Kriminalforsorgen forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Udbuddet er delt op i 3 delaftaler. Direktoratet for Kriminalforsorgen indgår aftale med den eller de tilbudsgivere, der har afgivet den samlet set laveste pris pr. delaftale. Der kan således bydes på en eller flere delaftaler. Der skal bydes ind på alle varianter under den enkelte delaftale. Specifikationer og modeller ses i Bilag 2. A-C Kravspecifikationer, der er udelukkende tale om minimumskrav. De tre delaftalers varianter fremgår af hvert sit ark i Aftalebilag 1 Tilbudslister navngivet Delaftale 1, Delaftale 2 og Delaftale 3. Samt Kravspecifikationer i Aftalebilag 2. A-C. Alle varianter skal være af samme mærke, eller koncernforbundne mærker, således at service i henhold til service bog for køretøjet for alle varianter kan foregå på samme autoriserede værksted. Det skal være muligt at få serviceret køretøjer i hele Danmark. Tilbudsgiver skal derfor have landsdækkende serviceværksteder. CPV codes Code Description Motor vehicles Passenger cars wheel-drive vehicles Motor vehicles for the transport of fewer than 10 persons Pick-ups Vans Light vans Panel vans Chassis cabs Complete chassis. Page 2 of 10

3 Announcements Date Name Description 11/27/ :59 AM Spørgsmål og svar nr. 12 Spørgsmål 37: På delaftale 2 kræves der 4 stjerner i EuroNCAP. Kun få biler på markedet opfylder det. Kan det accepteres med 3 stjerner? Svar: Nej 11/24/ :57 AM Spørgsmål og svar nr. 11 Spørgsmål 36: Det er ikke muligt at bestille parkeringssensorer på et chassis fra fabrik, fastholdes kravet? Svar: Kravet frafaldes, der kan således tilbydes uden parkeringssensor til chassis 11/21/2014 7:45 AM Spørgsmål og svar nr. 10 Spørgsmål 35: afklaring vedr. svar på spørgsmål nr. 33 Da der ikke er lovkrav til selealarm på begge forsæder i en varevogn og dermed ikke incitament til fabrikanterne til at producerer varevogne med selealarm for alle siddepladser foran, så vil der være relativt mange bilmærker der falder fra på dette krav. I det oprindelige udbudsmateriale/kravspecifikation er der heller ikke specificeret hvor mange selealarmer der skal være i delaftale 3 - der står følgende: "der skal være selealarm for glemt sele" altså ikke udtømmende om det er 1, 2 eller 5. Vil det være muligt, at tilbyde varevogne med kun selealarm for førersæde, jf. oprindelig kravspecifikation hvor der ikke er defineret hvor mange selealarmer der skal være i delaftale 3..? Svar: Ja 11/20/2014 3:55 PM Spørgsmål og svar nr. 9 Spørgsmål 33: Jf. spørgsmål/svar nr. 24 bliver delaftale 2 ændret til mindstekrav på 1 stk. selealarm på førersæde. Men jf. spørgsmål/svar nr. 28 bliver det ændret til at der generelt skal være selealarm på begge forsæder. Hvilket svar er gældende...? Svar: Vedr. Delaftale 1 biler og Delaftale 3 Varebiler mv., skal der være selealarm på begge forsæder. Vedr. Delaftale 2 minibus, skal der kun være selealarm for førersædet. Spørgsmål 34: I svaret til spørgsmål nr. 18 skitseres indretning af hundevogn med montering af hundebur mv. Her ønskes en decideret kravspecifikation på opbygning af hundvogn, hvis optionen skal være fyldestgørende og prissammenlignelig. Da ovenstående er under delaftale 1, Store biler (MPV) ønskes afklaring/udspecificering på følgende: "kassen bagi skal være isoleret" hvad betyder det..? "låse bilen, uden at låse bagklappen når hunden er alene i bilen" hvad betyder det..? Svar: Kravet om pris på opbygning til hundevogn frafaldes. Der skal derfor ikke afgives pris på denne option. Såfremt der afgives pris alligevel, vil ordregiver se bort fra prisen, og den vil ikke indgå i evalueringen. Der skrives 0 i feltet ud for optionen. Bilen skal dog stadig kunne bruges til hundevogn i forhold til størrelsen, og der skal derfor stadig være plads til følgende bur størrelse 1 meter dybt, 1,05 meter bredt og 0.75 meter højt. Page 3 of 10

4 11/20/2014 1:23 PM Spørgsmål og svar nr. 8 Spørgsmål 31: Kriminalforsorgen fastholder at der skal bydes ind på samtlige varianter i en delaftale. Med henvisning til f.eks. afgørelse ved Klagenævn for udbud d. 14. marts 2011, Virklund Sport mod Vejle Kommune, anser vi det som konkurrencebegrænsende for de 4 varebilsvarianter, når kun få bilmærker kan tilbyde pick-up 4x4. Vil Kriminalforsorgen overveje at udbyde pick-up 4x4 som en selvstændig delaftale eller genoverveje kravet om at der skal bydes på alle i varianter i delaftale varebiler? Svar: Kriminalforsorgen har overvejet kravet nøje. Bl.a. ud fra hensynet om at der kan udføres service på samme autoriserede værksted i henhold til service bog for køretøjet for alle varianter på delaftalen, fastholdes kravet om, at der skal bydes ind med alle varianter i en delaftale. 11/20/2014 9:40 AM Spørgsmål og svar nr. 7 Spørgsmål 28: Generelt. Der skal være alarm for glemt sele. Gælder det alle siddepladser? Svar: Der skal være selealarm til begge forsæder. Spørgsmål 29: Delaftale 1, mikrobiler, er det et krav med 5 stjerner i EuroNCAP. Kun 1 bil på markedet opfylder dette krav. Fastholdes det? Svar: Der kan bydes med mikrobiler med 4 stjerner i EuroNCAP. Spørgsmål 30: Delaftale 1, mellemklassebiler. Der stilles krav om højderegulerbare sikkerhedsseler for. I mange nye bilmodeller er selernes glidemekanismer tilpasset skiftende sædepositioner og der er derfor ikke længere behov for manuelle justeringsmuligheder af selerne. Fastholdes dette krav? Svar: Såfremt der er glidemekanismer, der er tilpasset skiftende sædepositioner, kan bilen leveres med dette. Spørgsmål 31: Kommentar til spgs. 27. Er Kriminalforsorgen opmærksom på, at kun ganske få bilmærker har alle varianter i delaftale 3 i sortimentet, hvorfor kravet om at der skal bydes på alle delaftaler udelukker de fleste fra at byde? Svar: Svaret fastholdes, der skal bydes ind på alle varianter i en delaftale. 11/19/2014 9:31 AM Spørgsmål og svar nr. 6 Spørgsmål 27: Jeg skriver til dig, da jeg gerne vil vide om bilmærker, der ikke har mulighed for at tilbyde "Pickup 4wd Diesel" alligevel kan byde ind på delaftale 3. Der står nemlig, at det er et krav, at der skal bydes ind på alle varianter under den enkelte delaftale. Kan I give dispensation i forhold til "Pickup 4wd Diesel", vil I få et bredere udvalg på varebilerne og dermed bedre mulighed for at vælge de rigtige varebiler til de rette priser. Svar: Jf. svar på spørgsmål 6: Der skal bydes ind på alle varianter i en delaftale. Page 4 of 10

5 11/14/ :32 PM Spørgsmål og svar nr. 5 Spørgsmål 18: delaftale 1, stor MPV Skal kunne indrettes til hundevogn med plads til 1 hund i bur; Det er svært at angive pris for dette uden mål og kvalitetskrav, kan der oplyses nemmere? Svar: Der er tale om Stor bil (MPV) og ikke stor MPV. Der skal være plads til bur, der har størrelse 1 meter dybt, 1,05 meter bredt og 0.75 meter højt. Kriminalforsorgen leverer selv buret. Der efterspørges i optionen en pris på indretningen til hundevogn, montering af buret mv. Indretning til hundvogn indebærer: klimaanlæg i bilerne og kassen bagi skal være isoleret, desuden skal der etableres særlig udluftning bagi. Der skal endvidere være særlig solfilm på de bagerste ruder for at undgå at hundene får solstik. Der skal endvidere være mulighed for at etablere et aflåst skab. Der er desuden brug for at man skal kunne låse bilen, uden at låse bagklappen når hunden er alene i bilen. Spørgsmål 19: delaftale 2 - nedfældeligt bagsæde på bagerste sæderække Der ønskes klarlagt hvordan bagerste sæderække skal kunne tilte, bagllæns således der dannes en seng eller forlæns således der kan opbevares ting ovenpå - Endvidere hvordan denne funktion skal samarbejde med kravet omkring indvendigt gitter. Endeligt hvorvidt kravet til tilt kan erstattes af at bagsædet helt kan udtages af bilen? Svar: Der ønskes sæde, der kan nedfældes til ekstra opbevaring. Det er ikke et krav om det er forlæns eller baglæns. Såfremt der anvendes indvendig gitter bruges funktionen nedfældeligt sæde ikke. Dog skal det være muligt at anvende funktionen når gitteret fjernes igen. Tilt kan også erstattes af et sæde der helt kan tages ud af minibussen. Spørgsmål 20: delaftale 1, microbiler Kan der bydes ind med en bil med 5 døre, idet kravet til pladser også er 4 personer, vil dette alene lette adgangsforhold Svar: Ja, det vil også være konditionsmæssigt at byde ind med en model med 5 døre. 3 døre er minimum. Spørgsmål 21: delaftale 1 MPV Hvor mange pladser skal der være, mulighed for 7 sæder samt mulighed for hundebur; hvad er minimums kravet? skal ekstra stole række tilkøbes. Svar: Samme model skal kunne bruges med 7 sæder og som hundevogn. Der vil dog ikke være køretøjer der har denne funktion samtidig. Den bruges således enten som hundevogn 2-5 pladser eller almindelig personbil 7 pladser. Spørgsmål 22: Generelt; Ikraft af lovbestemmelse om overholdelse af euro 6 vilkår, vil de fleste biler stige i pris : er der mulighed for at tillæge prisen for dette i tilfælde af at den ordinære aftale forlænges fra de 2 år. Svar: Jf. oplæg til rammeaftale afsnit 4.2: Eventuelle ændringer i afgifter og øvrige bidrag i henhold til dansk lovgivning reguleres fuldt ud i priserne med ændringens nominelle værdi. Andre prisstigninger kan ikke tillægges prisen. Spørgsmål 23: delaftale 2; antal pladser Page 5 of 10

6 Der angives plads "op til 9"; skal bilen leveres med 9 sæder eller kan den leveres alene med forsæder så kriminalforsorgen selv afholder de bagerste pladser? Svar: Skal som standard leveres og tilbydes med 8 sæder. Dvs. at der tilvælges 9. sæde ved behov. Spørgsmål 24: Delaftale 2 selealarm passagersæde er det et krav at også passageren foran har selealarm? Svar: Nej, dette ændres, kun førersædet skal have selealarm. Spørgsmål 25: Delaftale 3 Lille varevogn: Varerums bredde mellem hjulkasserne skal som minimum være på 1200 mm og sikre let indsætning af Euro-palle, fastholdes dette krav? Svar: Dette er en fejl, bredden sættes ned til 1000 mm. Spørgsmål 26: Kan kravet om referencer ikke ændres til: Udbyder kan stille krav om tilfredsstillende referencer. Det er et større arbejde at indhente tilladelse til brug af referencer, og en del tilsvarende aftaler er omfattet af fortrolighedsklausuler. Svar: Der skal være én reference pr. delaftale, som tilbudsgiver byder ind på. Der kan selvfølgelig tilføjes flere hvis det er muligt. Referencen skal sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver vil være i stand til at løfte opgaven. Page 6 of 10

7 11/13/2014 2:49 PM Spørgsmål og svar nr. 4 Spørgsmål 17: Bliver nød til at få hurtig en afklaring på, om det fastholdes det som står angivet i rammeaftalen pkt 4; at alle priser er faste i hele perioden. Er der ved at blive set på, at dette krav ændres, for ikke vil det være umuligt for os at byde på dette udbud, for hverken vi som forhandler eller vores leverandører af biler, vil stille en fast stålpris på en bil i 2 år og kender ikke andre der vil. Svar udbedes hurtigst muligt, hvis vi skal videre og nå at byde ind inden deadline. Svar: Som det er angivet i svar på spørgsmål 3, 8, 9 og 10 er priserne faste i hele kontraktperioden. Der arbejdes ikke på at få dette punkt ud af kontrakten. Page 7 of 10

8 11/11/2014 3:13 PM Spørgsmål og svar nr. 3 Spørgsmål 12: Service under TCO? Hvad skal inkluderes i service prisen, alene service eller også garanti, sliddele, syn og erstatningsbil. Svar: Det skal estimeres hvad der vil koste at få bilen serviceret over 4 år med det estimerede km antal. Der skal derfor inkluderes service og de sliddele tilbudsgiver regner med bliver nødvendige at skifte i den pågældende periode. Der er ikke krav om erstatningsbil, dette aftales fra gang til gang, såfremt det ønskes af brugeren af bilen. Der gives særlig pris på køb af 4 årlig garanti derfor skal denne ikke indeholdes. Spørgsmål 13: tank volume? der angives antal liter, kan dette ændres til minimum rækkevide istedet, eks 700 km, idet denne måleform bør have større relevans? Svar: Dette ændres ikke. Såfremt ordregiver har efterspurgt tankvolumen, der ikke er hensigtsmæssig, vil volumen kunne tages op til overvejelse efter konkrete spørgsmål. Spørgsmål 14: delaftale 1, stor MPV Ved angivelsen af max 120 co2 pr km, udelade alle rigtige minibusser/mpv og kun små 7 sæders personvogne er tilbage, hvor pladsen generelt ikke er imponerende; kan krav til co2 pr km forhøjes? Svar: Ordregiver slækker på kravet om CO2 emission der nu ved blandet kørsel iht. EU forordning 692/2008 max må være 130 g/km. Der er minibusser på delaftale 2. Spørgsmål 15: delaftale 3, pick-up krav til 200 co2 pr km, er ikke foreneligt med en bil der skal laste 1 ton og være 4x4, kan krav til co2 pr km forhøjes? Svar: Ordregiver slækker på kravet om CO2 emission der nu ved blandet kørsel iht. EU forordning 692/2008 max må være 225 g/km. Der slækkes endvidere på kravet om lasteevne, der skal således leveres en model, der kan laste minimum 700 kg. Spørgsmål 16: Vedr. spgs. 10 svares der, at der skal bydes med en fast prisen i hele rammeperioden, men teksten i pkt. 4.1 lyder "Såfremt Leverandøren i aftaleperioden reducerer listeprisen, skal Ordregivers pris fra samme dato reduceres procentuelt tilsvarende". Skal svaret tolkes således, at pkt ikke kommer i anvendelse, da prisen er fast? Svar: Jo, punkt 4.1. kommer til anvendelse, såfremt listeprisen falder varigt i kontraktperioden. Page 8 of 10

9 11/11/ :03 AM Spørgsmål og svar nr. 2 Spørgsmål 8: Vedr. pkt. 2 i rammeaftale: Der står at ordregiver har ret til forlænge aftalen 3 mdr. før udløb med 2x12 mdr. Svar: 1. Kan den bliver forlænget med en gang 24 mdr.? 2. Gælder det også her, at tilbudte priser ikke kan ændres i en evt. forlænget periode? 3. Såfremt det er sådan som i pkt. 2 her, betyder det så, at man fra indgåelsen af aftalen, at priserne skal holdes i 4 år? 1) Ja i princippet kan ordregiver vælge at udnytte begge optionsperioder med det samme. 2) De tilbudte priser er faste i hele kontraktperioden. Dog kan der såfremt ordregiver vælger at udnytte optionen og forlænge kontrakten prisreguleres efter nettoprisindekset således: Regulering foretages på baggrund af den årlige udvikling i nettoprisindekset. Regulering kan ske med udviklingen fra oktober måned 2015 til oktober måned Reguleringen er gældende for bestiller der foretages efter 1. januar Udbudsretten giver ikke mulighed for anden regulering af priser i kontraktperioden. 3) Ja, jf. dog omkring nettoprisindekset ovenfor. Spørgsmål 9: Der er angivet i ramme aftalen pkt 4 ; at alle priser er faste i hele perioden, betyder det at priserne også er fast i forlængelses perioden såfremt kriminalfors forlænger aftalen med 2 år? Svar: De tilbudte priser er faste i hele kontraktperioden. Dog kan der såfremt ordregiver vælger at udnytte optionen og forlænge kontrakten prisreguleres efter nettoprisindekset således: Regulering foretages på baggrund af den årlige udvikling i nettoprisindekset. Regulering kan ske med udviklingen fra oktober måned 2015 til oktober måned Reguleringen er gældende for bestiller der foretages efter 1. januar Udbudsretten giver ikke mulighed for anden regulering af priser i kontraktperioden. Spørgsmål 10: Det danske bilmarked er en meget dynamisk størrelse, med stor kampagneaktivitet og udsving i skiltede listepriser, der på ingen måde kan sammenkædes med en fast pris til Kriminalforsorgen. Kan det tænkes at dette punkt kan udgå af rammeaftalen, da det ellers forventeligt vil betyde at vores virksomhed vil fravælge at byde? Svar: Der skal bydes med en fast pris gældende for hele kontraktperioden. Spørgsmål 11: Iht. rammeaftalens pkt 3.3, skal det så forstås således, at såfremt en tilbudt bilmodel i aftaleperioden erstattes af en ny, hvis prissætning ikke kendes på aftaletidspunktet, så kan den nye model ikke sælges til en højere pris end den tilbudte, selvom den nye model har en generelt højere pris? Svar: Ja. Dog således at Leverandøren kan kun lade et køretøj udgå, såfremt produktionen af det pågældende køretøj ophører. Det skal derfor være en umulighed at få leveret køretøjet for at det kan udgå af sortiment. Såfremt modellen kan udskiftes med an anden, kan godkendelse af substituerende modeller alene gives i det omfang, det ikke strider mod gældende udbudsret. Dette betyder, som angivet i afsnit 3.3 at bl.a. prisen fastholdes. Page 9 of 10

10 11/3/2014 4:07 PM Spørgsmål og svar nr. 1. Spørgsmål 1: Landsdækkende hvad menes der? Er det en km fra vores værksted der skal bruges eller er det fra en af jeres adresser og her et km afstand? Svar: Da Kriminalforsorgens institutioner er spredt over hele landet, skal det være mulig for alle institutioner at få udført service på køretøjerne i nærheden af institutionen. Der kan her regnes med en omkreds på ca. 30 km fra de enkelte institutioner. Spørgsmål 2. Kan vi bruge underleverandør til at udføre service rundt i landet? Svar: Der kan kun anvendes underleverandører, såfremt garantier mv. kan opretholdes. Jf. endvidere oplæg til rammeaftale afsnit 3.2 Spørgsmål 3. Som leverandør er vi ikke fabrikant af en bil og såfremt en fabrikanten sætter prisen op i perioden grundet de ændre på modellen kan vi så få betaling for denne? Blot til info hvis ikke det er en mulighed tror ikke der nogen som kan og vil byde ind på udbuddet. Svar: Der kan i kontraktperioden ikke ændres i de tilbudte priser. Se endvidere oplæg til rammeaftale afsnit 3.3 Spørgsmål 4. Betalingsbetingelser i Rammeaftalen pkt. 7.1 gælder disse for både biler og serviceydelsen? Svar: Standard betalingsbetingelser for Kriminalforsorgen er 30 dage netto efter levering og ordregivers modtagelse af korrekt faktura. Spørgsmål 5. Der står at man kan se antal i Aftalebilag 1 udfor det enkelte køretøj, kan ikke se det og derfor bedes det oplyst. Svar: Der er oplyst antal for hver enkelt type i Aftalebilag 1. kolonne D + E fx delaftale 1 række 30. Spørgsmål 6. Kan man ikke byde ind på alle varianter i en delaftale skal man så ikke byde ind? Svar: Der skal bydes ind på alle varianter i en delaftale. Spørgsmål 7. Vedr. krav om en option som der skal bydes ind med såfremt man ikke kan tilbyde dette, skal man så heller ikke her byde ind på udbuddet? Svar: Der skal bydes ind på alle optioner. Såfremt ordregiver har bedt om optioner, der ikke findes, vil ordregiver efter konkret spørgsmål overveje at fjerne optionen. Demands Assignment criterias: Lowest price Page 10 of 10