Spørgemøde vedr. udbud på fødevarer

Transkript

1 Spørgemøde vedr. udbud på fødevarer Deltagere: Søren Bertelsen, Dansk Cater Martin Glintborg, Dansk Cater Lene Uhrbrand, Kødgros Vest Ken Pedersen, Silkeborg Slagteren Gitte Benfeldt, Silkeborg Slagteren Torben Overgaard, Frugt Engros Preben Kristensen, Hørkram Foodservice Anette Badsberg, Hørkram Foodservice Karl Jonan Frandsen, Frandsen Frugt Lars Lodahl, Byens Grønttorv Johnny Andreasen, Byens Grønttorv Kurt Jensen, Gasa Dato Sted Sagsbehandler Telefon direkte Herning Kommune Gitte Horn, Randers Kommune Susanne Bak, Herning Kommune Gitte Jensen, Silkeborg Kommune Anne Marie Nielsen, Holstebro Kommune Mette Brandt, Vejle Kommune Birgitte Bach, Herning Kommune Tina Bech Andersen, Herning Kommune Referat Referent Tina Bech Andersen Velkomst ved Birgitte Bach. Vedr. alle delaftaler Nr. Spørgsmål Svar 1. Er det hensigtsmæssigt, at sortimentet er låst, således at øvrigt sortiment ikke er omfattet af udbuddet? Tilbudslisten dækker min. 80% af Ordregivers behov. Varer der ikke er omfattet af Tilbudslisten er ikke reguleret i kontrakten. Der kan indgås særskilt kontrakt på de resterende 20% jf. delydelsesreglen, evt. hos den valgte leverandør. 2. Må leverandøren sælge et produkt som ikke er omfattet af tilbudslisten? 3. Det fremgår af de kommunespecifikke bilag, at en kommune forventer at skrifte e-handelssystem i løbet af kontraktperioden. Kan en kommune skifte e-handelssystem uden vi ved, hvilket system de skifter til? 4. Såfremt der ændres/rettes i tilbudslisten skal Udbyder så vidt muligt ikke ændre i positionsnumrene. Det er den enkelte kommune som beslutter, hvordan køb af produkter som ikke er omfattet af udbuddet håndteres (20%). Ja, vi kan desværre ikke oplyse, hvilket system der evt. skiftes til på nuværende tidspunkt. Det er Udbyder opmærksom på. 1

2 5. Side 15 i udbudsmaterialet restholdbarhed mælk. Vedr. delaftale 1 - Fødevarer Det kan være svært at garantere holdbarhed på 8 dage. Det er specielt et problem med kærnemælk, økologiske varianter samt mælk på dunk. Kærnemælk bliver typisk produceret to gange pr. uge. Mælk på dunk kan garanteres holdbarhed på 7 dage. 6. Bilag 7 - Food miles. Hvordan ønskes konkrete tiltag beskrevet? Produkterne på bilaget er angivet på et meget overordnet niveau, eks. er der stor forskel på konventionel og økologisk peberfrugt. Hvad sker der såfremt Food miles ikke overholdes i kontraktperioden? Tilbudsgivere bedes sende en liste med mælkeprodukter, hvor holdbarhed på 8 dage ikke kan garanteres. Udbyder vil herefter tage stilling til, hvorvidt kravet ændres. På produktgrupper som indeholder flere varianter af varer f.eks. mælk og hvor der er forskel på de konkrete tiltag/principper til begrænsning af food miles afhængig af den enkelte variant, kan Tilbudsgiver med fordel beskrive tiltag for de enkelte varianter. For kategorier hvor der er tale om én type af produkter eller hvor der ikke er forskellige tiltag/principper til begrænsning af food miles, kan der udarbejdes en overordnet beskrivelse for produktgruppen. Såfremt der er forskel på, hvor varen kommer fra f.eks. afhængig af årstid, beskrives dette. Beskrivelserne betragtes efterfølgende som en del af kontraktgrundlaget. Evt. manglende opfyldelse i kontraktperioden vil blive betragtet som misligholdelse. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets præambel. 7. Det kan være svært at sige, hvornår de enkelte lande kan levere eks. peberfrugter om det er april eller maj 8. Side 15 i udbudsmaterialet restholdbarhed 2/3. Formuleringen bør ændres til 2/3 dog min. X mdr. Der modtages gerne forslag til alternative (gode) metoder. Se ovenstående svar. For produkter hvor der ikke er krav til restholdbarhed på varelinjen i Tilbudslisten, skal restholdbarheden ved levering være minimum 2/3 af produktets oprindelige holdbarhed. Dog min. 6 mdr. såfremt produktets holdbarhed er over 1 år. Udbudsmaterialet tilrettes 2

3 9. Da det er et krav, at der skal afgives tilbud på min 98% af tilbudslisten er Tilbudsgiver nødsaget til at oprette midlertidige varenr. Det er derfor ikke muligt at excel-arket jf. punktet e-handel er identisk med varenr. i tilbuddet. 10. Er der behov for vareprøver på varer, som I kender i forvejen eks. mælk. Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i Tilbudslisten. Såfremt der er tilbudt midlertidige varenr. skal dette tydeligt fremgå af excel-arket. Excel-arket skal således indeholde varenr. jf. tilbuddet/tilbudslisten samt varenr. til indlæsning i e- katalog. Der vil blive indhentet vareprøver på alle varer, hvor dette er angivet i tilbudslisten. Såfremt alle tilbudsgivere har tilbudt det samme produkt indhentes der ikke vareprøve på den konkrete vare, med mindre der er tvivl om hvorvidt det tilbudte produkt overholder minimumskravene. 11. Der ønskes mange vareprøver. Der ønskes blandt andet vareprøver på varer, hvor der er angivet fokus nr. jf. kravspecifikationen. Er det nødvendigt? 12. Side 29 i udbudsmaterialet det er Kontrakthavers ansvar, at Global Trade Item Number (GTIN) og varestamdata er indlæst og tilgængelig via GS1. Udbyder vil vende tilbage snarest. Udbyder vil vende tilbage snarest. GS1 kører ikke særligt godt på nuværende tidspunkt. Kan der afleveres data til et andet tilsvarende system, således at data ikke leveres via GS1? 13. Der skal kunne leveres frisk hakket kød mandag morgen. Er skæringsdato kl 24? Vedr. delaftale 2 Kød, pålæg og fjerkræ Ved levering skal restholdbarheden være min. 6 timer dette gælder også leveringer ugens øvrige dage. 14. Side 15 i udbudsmaterialet kølevarer skal opbevares og leveres mellem 0 og 5 grader. 3

4 Gaspakket fars skal lev. ved max. 2 grader. 15. Position 1 og 2, konventionel - andebryst og andelår. Varen efterspørges på køl. Varen leveres primært på frost. Skal varen tilbydes på køl? 16. Position 50, konventionel - ungdyrsteg klump m/salt og peber. Fokusnr siger det er bovklump. 17. Position 46, konventionel - ungdyrsteg vildt. Mener udbyder 6-8 kg. Tror det er mindre stege der menes? 18. Position 111, konventionel - lammekølle u/ben, tern. Mener Udbyder lammekølle eller lammebov? 19. Position 236, konventionel - benløse fugle m/bacon. Står under oksekød. 20. Position 264, konventionel - lammekølle u/ben, i net. Der er ingen grund til at denne er i net. Skal den være det? Kølevarer skal opbevares og leveres mellem 0 og 5 grader, såfremt lovgivningen foreskriver andet, er det de lovgivningsmæssige fastsatte temperaturkrav der er gældende. Der skal ikke afgives tilbud på andebryst og andelår på køl. Varenavnet ændres til ungkvæg bovklump m/salt og peber. Enheden ændres til 2-3 kg. Kravspecifikationen ændres til: Råvare: UF 1.3. Tilsat salt, peber og vildt krydderi. Diameter cm. Varenavnet ændres til lammekød. Der skal leveres lammekød skåret af lammebov eller kølle. Kravspecifikationen ændres således ikke. Det er en fejl. Flyttes til svinekød. Positionsnr. ændres ikke. Det accepteres at varen ikke er i net, såfremt benet er skudt ud. 4

5 21. Hvordan skal portionsstykker f.eks. koteletter indlæses i e-katalog/faktureres. Såfremt priser skal indlæses og faktureres pr. stk. vil dette blive indkalkuleret i prisen, da vi ikke må fakturere det faktiske køb. Vær opmærksom på at varen må afvige jf. fokus nr. Vær opmærksom på at der kan blive tale om rigtig mange varenr. (diameter, gram) 22. Kvalitet - skal vi følge fokus krav, hvor der ikke er angivet et fokus nr. 23. Der ønskes mange vareprøver. Der ønskes blandt andet vareprøver på varer, hvor der er angivet fokus nr. jf. kravspecifikationen. Er det nødvendigt? Portionsstykker f.eks. koteletter, karbonader, bøf m.v. indlæses i e-katalog og faktureres i kg. Der oprettes et varenr. pr. str./vægt. Disse angives i Excel-ark til godkendelse af e-katalog. Produktet skal opfylde de krav som er oplyst jf. kravspecifikationen i Udbudsmaterialet og tilbudslisten. Såfremt der ikke er angivet et fokus nr. i tilbudslisten, skal fokus krav ikke følges for varen. Udbyder vil vende tilbage snarest. Såfremt alle tilbudsgivere har tilbudt det samme produkt indhentes der ikke vareprøve på den konkrete vare, med mindre der er tvivl om hvorvidt det tilbudte produkt overholder minimumskravene. 24. Sæsonoversigt Sæson er ikke angivet korrekt på flere varer eks: Ferskner Mandariner, fås ikke Discovery æbler, kan evt. ændres til sommeræble Aroma æbler Elstar æbler Ingrid Marie Golden Del. Æbler Asier Babyspinat Grønkål Hvidkål Rosenkål Vær generelt opmærksom på, at sæson ikke er den samme for økologiske og Vedr. delaftale 3 Frisk frugt og grønt Udbyder vender tilbage snarest med en tilrettet sæsonoversigt. Mandariner er slettet i tilbudslisten og slettes ligeledes i sæsonoversigten. 5

6 konventionelle varer. Den økologiske sæson starter ofte senere og slutter tidligere. 25. Det er et problem at levere flere varer i kg, eks. kål. Udbyder bør overveje hvorvidt der er behov for at kunne bestille varer efter ønsket vægt. 26. Skal prisen være den samme hele året, på varer som har sæson hele året i sæsonoversigten? Varerne vil blive billigst hvis vi kan regulere i løbet af året. Den gennemsnitlige pris vil være højere, hvis vi ikke kan regulere prisen efter hvornår varen er i sæson. 27. Tilbudslisten Er det muligt at slette kolonnen producent varenr.? 28. Tilbudslisten Angiver kolonnen Vægtning hvor mange bananer udbyder forventer at købe? 29. Skal en ordre kunne leveres på afdelingsniveau/ skal en ordre kunne pakkes til eks. fire afdelinger. 30. Min. køb pr. ordre pr kommune. Min. ordrebeløb forventes at blive et problem for f.eks. Fredericia Kommune. 31. Institutionsoversigten Hvad betyder - som er angivet på flere leveringssteder i Vejle Kommunes institutionsoversigt? 32. Der er nogle produkter som ikke findes i øko. Fx solo hvidløg og meloner (alle slags) Udbyder vender tilbage snarest. Der gøres opmærksom på, at statistik skal kunne afleveres med oplysning om leveret mængde i kg., da dette bruges til køkkenernes økologiske regnskab. Jf. udbudsmaterialet kan prisen reguleres 1 x mdr. iht. prisindeks 7. Prisnedsættelser accepteres altid. Det er ikke et krav, at prisændringer i nedadgående retning varsles før, at disse kan træde i kraft. Udbyder vil jf. svar til spm. 24 tilrette sæsonoversigten. Producent varenr. skal ikke oplyses, vi sletter kolonnen. Vægtingen angiver hvor meget de respektive varer vægter ift. hinanden i forbindelse med tilbudsevalueringen. Der er således ikke tale om antal/stk. Ja, der kan til et stop være levering til flere afdelinger/bestillingsenheder. Se endvidere institutionsoversigten. Se svar til spm. 10 i spørgsmål/svar dokumentet. Såfremt der er angivet en - er institutionen/afdelingen ikke omfattet af aftalen. Frugt og grønt købes på aftale 1. Udbyder vender tilbage snarest. Såfremt der er varer som ikke findes på markedet, bedes dette oplyses Udbyder. Info herom bedes sendt jf. punkt 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Udbyder vil herefter vurdere hvorvidt varen slettes i Tilbudslisten. 6

7 33. Økologiske produkter må ikke være sprøjtet med kobbermidler iht. udbudsmaterialet. Det betyder at varer fra Mellemamerika, Sydamerika og Afrika udelukkes. Næsten al oversøisk frugt er behandlet med kobber. 34. Hvorfor efterspørges der kun karse med låg? Karse uden låg er meget billigere. 35. Hvordan gør man ift. automatisk bogføring/fakturering såfremt varerne bestilles via lev. web-shop? Udbyder vender tilbage snarest. Position 283 og 284, konventionel samt position 281 og 282, økologisk karse i lille og stor bakke efterspørges uden låg. Automatisk bogføring er ikke muligt, såfremt der ikke bestilles via kommunens e-handelssystem. Faktura skal sendes elektronisk jf. 13 fakturering og kreditering. Vedr. delaftale 4 Øl og vand Der var ingen spørgsmål til aftalen. 7