STJERNEKLUBBEN UDBUDSRET - TILBUDSGIVER

Transkript

1 STJERNEKLUBBEN UDBUDSRET - TILBUDSGIVER

2 Hovmøller & Thorup advokatfirma

3 Dagens program: 1. Kort om udbudsreglerne 2. Afgivelse af tilbud a. Egnethed og udvælgelse b. Tildelingskriterier c. Gennemgang udbudsmaterialet d. Mærker e. Forbehold 3. Fravalgt - hvad så?? 4. Klagenævnet for udbud

4 1. Kort om udbudsreglerne: 1.1. Formål med udbudsreglerne: Udbudsreglerne sætter rammerne for, hvordan offentlige ordregivere skal købe ind Ordregiver bestemmer selv, om der skal indgås kontrakt, og hvad der skal anskaffes Udbudsreglerne regulerer, hvordan og med hvem kontrakten kan indgås Formål: a) Bedst mulig udnyttelse offentlige midler b) Fri konkurrence c) Ligebehandling af tilbudsgivere d) Proportionalitet krav til tilbudsgiver skal være egnede, nødvendige og forholdsmæssige i forhold til opgaven e) Gennemsigtighed offentlighed og åbenhed om selve udbuddet

5 1. Kort om udbudsreglerne: 1.2. Hvor findes udbudsreglerne???? EU-direktiver Udbudslov trådt i kraft 1. januar 2016 Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren Lov om klagenævnet for udbud Bekendtgørelser Praksis fra EU-domstol, Danske domstole, klagenævnet for udbud Kompliceret regelsæt i dag angår så vidt mulig jordnære og praktiske forhold

6 1. Kort om udbudsreglerne: 1.3. Tærskelværdier hvorfor??????? For at afgøre om en bygge- og anlægskontrakt skal i udbud, må offentlig ordregiver se på om kontrakten overstiger tærskelværdierne efter bedste skøn UDBUD TÆRSKEL (EKSKL. MOMS) EU udbud EU udbud - delkontrakt Direkte tildeling, hvis tærskel ikke er overskredet, og den samlede værdi af delkontrakten er under 20 % Tilbudslov licitation , Tilbudslov 2-3 underhåndsbud Tilbudslov 1 underhåndbud Under

7 1. Kort om udbudsreglerne: 1.4. Udbudsformer EU-udbud: a) Offentligt udbud Alle interesserede kan afgive tilbud b) Begrænset udbud opdelt i to faser: 1. Prækvalifikation ordregiver udvælger begrænset antal tilbudsgivere 2. Tilbudsfase for den begrænsede kreds c) Udbud med forhandling indledende tilbud efterfølgende forhandling Betingelser angående anskaffelsens karakter d) Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse kan kun anvendes i særlige tilfælde e) Konkurrencepræget dialog konkurrence, hvorunder udbudsgrundlag udvikles Dialog, løsningsforslag og endeligt tilbud Betingelser angående anskaffelsens karakter f) Innovationspartnerskaber Udvikling innovative bygge- og anlægsarbejder g) Projektkonkurrence primært vedrørende projektering

8 1. Kort om udbudsreglerne: 1.4. Udbudsformer Tilbudsloven: a) Offentlig licitation Alle interesserede kan afgive tilbud b) Begrænset licitation - opdelt i to faser: 1. Prækvalifikation ordregiver udvælger begrænset antal tilbudsgivere 2. Tilbudsfase for den begrænsede kreds c) Underhåndsbud Mindre krav vedrørende udbudsbetingelser, fri forhandlingsret, ingen oplysning om underkriterier mv.

9 1. Kort om udbudsreglerne: 1.5. Hvad skal en tagdækker bruger alt det til????? Ikke ret meget! Hvad er så væsentligt for tagdækkeren? a) At opfylde betingelserne for at komme i betragtning/blive prækvalificeret Dvs. opfylde kriterier for udelukkelse, egnethed og udvælgelse b) At afgive tilbud på det rigtige grundlag Tagentreprise, fællesbetingelser, tegninger mv. Rettelsesblade Spørgsmål/svar - strategi Glemte/oversete forhold vs. uklart udbudsmateriale c) At afgive et tilbud, der bedst muligt opfylder kriteriet for tildeling Økonomisk mest fordelagtige tilbud: Pris Omkostning eller Bedste forhold mellem pris og kvalitet d) At afgive et tilbud der opfylder kravsspecifikation Mindstekrav Tekniske specifikationer Henvisning til bestemt fabrikat Mærker Dokumentation for opfyldelse af krav e) Korrekt håndtering vedrørende forbehold

10

11 2.1. Opfyldelse af betingelser for at komme i betragtning/blive prækvalificeret Ordregiver skal i udbudsmaterialet anføre (i) kriterier for udelukkelse, (ii) kriterier for egnethed og (iii) ved begrænset udbud/prækvalifikation objektive kriterier for udvælgelse Kriterier for udelukkelse: a) Obligatoriske grunde skal udelukkes: Deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde Ubetalt gæld til det offentlige på ,00 eller derover Interessekonflikter, konkurrencefordrejning b) Frivillige grunde kan ordregiver vælge at anvende: Overtrædelse af miljømæssige, sociale eller arbejdsretlige reglr Konkurrenceforvridende aftaler Tidligere misligholdelse af offentlig kontrakt Forsøg på at påvirke ordregiverens beslutningsproces Ubetalt forfalden gæld til det offentlige under kr ,00

12 2.1. Opfyldelse af betingelser for at komme i betragtning/blive prækvalificeret Ordregiver skal i udbudsmaterialet anføre (i) kriterier for udelukkelse, (ii) kriterier for egnethed og (iii) ved begrænset udbud/prækvalifikation objektive kriterier for udvælgelse Kriterier for egnethed skal relatere sig til enten udøvelse af det pågældende erhverv, virksomhedens økonomiske og finansielle formåen eller virksomhedens tekniske faglige formåen. a) Kravene stilles som minimumskrav, og være relevante for kontrakten b) Egnet pågældende erhverv - typisk Optaget i virksomhedsregister Bestemt autorisation (bevis varmt arbejde kursus fx) c) Økonomisk og finansiel formåen Krav om omsætning på det dobbelte af kontraktens anslåede værdi Forhold mellem aktiver og passiver i regnskab d) Teknisk og faglig formåen Menneskelige og tekniske ressourcer Erfaring fra lignende opgaver, mest betydelige arbejder

13 2.1. Opfyldelse af betingelser for at komme i betragtning/blive prækvalificeret Ordregiver skal i udbudsmaterialet anføre (i) kriterier for udelukkelse, (ii) kriterier for egnethed og (iii) ved begrænset udbud/prækvalifikation objektive kriterier for udvælgelse Objektive kriterier for udvælgelse skal angives i udbud: a) Antal ansøgere der prækvalificeres b) Hvilke oplysninger danner grundlag for udvælgelsen c) Hvilke felt af ansøgere ønsker man (fx små, mellemstore og udenlandske virksomheder ønskes blandt prækvalificerede) Optaget i virksomhedsregister Bestemt autorisation (bevis varmt arbejde kursus fx)

14 2.1. Opfyldelse af betingelser for at komme i betragtning/blive prækvalificeret Hvordan gør man så i praksis Med ny udbudslov ESPD foreløbigt bevis efterprøvelse inden tildeling Tilbudslov: Alle krævede oplysninger vedlægges Angiv indledningsvis i ansøgning, at alle mindstekrav er opfyldt Anvend præcis de ord, der er anvendt i udbudsmaterialet Gode referencer skriv meget, ellers skriv lidt VIGTIGT: Vær omhyggelig ved gennemgang af udbudsmaterialet og opfyld alle krav Er et krav ikke opfyldt er det ukonditionsmæssigt, hvorefter det kasseres

15 2.2. Afgiv tilbud på det rigtige grundlag: A. Hvilket materiale er gældende???? Fagentreprise beskrivelser Fællesbetingelser Tegninger mv. Rettelsesblad Opdateret kontrakt FØLG MED I UDVIKLING INDEN TILBUD BLIVER ENDELIGT Overser I et forhold, hænger I på regningen.!!!!!!!!!! B. Tilbud som underentreprenør til tømrer eller andre: Giver i som UE pris på tagentreprise, bør I tillige gennemgå resten af tømrer entreprisen for, at være sikker på alt er med der kan være forhold omtalt i andre fag Alternativt diskussion mellem tømrer og jer som I typisk taber Skriftlighed: Tilbud afgivet på grundlag af udbudsmateriale pr. dato Angiv hvilket materiale I har gennemgået

16 2.2. Afgiv tilbud på det rigtige grundlag: C. Spørgsmål/svar Der kan i løbet af udbudsprocessen stilles spørgsmål til ordregiver Uklarheder kan afklares Uhensigtsmæssigheder kan fremhæves (betonelementer tidsplan) Ordregiver har pligt til at svare Bemærk spørgsmål/svar offentliggøres Udbudsmaterialet ændres ofte som følge af spørgsmål/svar Strategien tag en chance, vind en bamse Uklart udbudsmateriale kommer ifølge klagenævns praksis ordregiveren til skade Hvis et forhold er uklart beskrevet fx tvivl om I eller en anden skal lave inddækninger Så kan dette medfører, at arbejdet kan honoreres som ekstraarbejde Strategi kan derfor være, at beregne tilbud uden at indregne inddækning billigst I får opgaven, og honoreres for arbejdet som ekstraarbejde Ulemper: Får I ikke medhold udføres arbejde til den lave pris Fremtidigt samarbejde med ordregiver typisk vil de gøre alt for at fravælge jer ved senere udbud

17 2.3. Afgive tilbud der bedst muligt opfylder kriteriet for tildeling: A. Generelt Før 1. januar: Økonomisk mest fordelagtige tilbud, eller Laveste pris Efter 1. januar: Økonomisk mest fordelagtige tilbud der findes ud fra a) Pris b) Omkostninger eller c) Bedste forhold mellem pris og kvalitet Indhold er dog (formentlig) det samme som før

18 2.3. Afgive tilbud der bedst muligt opfylder kriteriet for tildeling: B. Tildelingskriteriet pris Laveste samlede pris vinder Evt. enhedspriser Evt. opdeling med optionsmuligheder Opdeling kræver klar, tydelig og gennemsigtig fremstilling fra ordregiver C. Tildelingskriteriet omkostninger Laveste samlede omkostninger vinder Ikke umiddelbart særlig anvendelig vedrørende tagentrepriser Omkostninger: Anskaffelsespris Totalomkostninger i brugsperiode, driftsomkostninger, bortskaffelsesværdi Livscyklusomkostninger Typisk skrivebordsregel uden tanke på ressourcer forbundet med tilbuds afgivelse

19 2.3. Afgive tilbud der bedst muligt opfylder kriteriet for tildeling: D. Forhold mellem pris og kvalitet Her skal fastsættes underkriterier Kvalitet Teknisk værdi Æstetiske og funktionsmæssige karakteristika Faglige kvalifikationer og erfaringer ansat personale Evt. sammen med mindstekrav i kravsspecifikation og beskrivelse Vægtning af under- og delkriterier Procentmodel Pointmodel Eller andet Fx pris 55 % og kvalitet 45 %

20 2.3. Afgive tilbud der bedst muligt opfylder kriteriet for tildeling: D. Forhold mellem pris og kvalitet fortsat NYT Evalueringsmetode skal fremlægges Ikke så lige til, men det er ordregiverens hovedpine Tildeling af pris skal afspejle både stor og små prisforskelle En lille forskel i pris må ikke medføre stor forskel i point Pointmodel skal være egnet til at adskille tilbuddene fra hinanden Relativ vurdering Laveste pris = Højeste antal point, og andre priser forholdsmæssigt Kan være i strid med udbudsregler Beregning ud fra ordregivers skønsmæssige pris m.fl. Anledning til MANGE klagesager Konkurrence- og forbrugerstyrelsen kommer med vejledning i første kvartal i år om accepterede modeller Det gode er for jer, at modellen nu offentliggøres, så I bedre kan vurdere jeres tilbud brug det til at vinde sager.

21 2.4. Afgive tilbud der opfylder kravsspecifikation: A. Generelt: HR: Ordregiver har stor frihed til at vælge det, han ønsker at indkøbe Beskrivelse produktets egenskaber Tekniske specifikationer Beskrivelse skal give et klart billede af, hvad der ønskes U: Kravspecifikationen må ikke favorisere enkelte tilbudsgivere Angivelse bestemt fabrikat Afskrift datablad B. Anvendelse af mindstekrav: Mindstekrav = skal overholdes Fx mindstekrav til isoleringsevne eller lignende Der kan ikke tages forbehold herom

22 2.4. Afgive tilbud der opfylder kravsspecifikation: C. Standarder: Vær opmærksom på angivelse af tekniske standarder, da tilbud kan afvises, hvis kravet ikke er opfyldt Eksempler: Nationale og europæiske standarder DS/EN, CE, ETA, ISO m.fl. Nationale tekniske specifikationer SBI, BYG-Erfa Nationale branchevejledninger fx TOR

23 2.4. Afgive tilbud der opfylder kravsspecifikation: D. Forbud mod henvisning til bestemt fabrikat: EU udbud Direkte forbud mod angivelse af bestemt fabrikat Også selvom man angiver som, eller tilsvarende Tilbudsloven: Forbud mod angivelse af bestemt fabrikat Medmindre man tilføjer eller tilsvarende Såfremt eller tilsvarende angives skal ordregiver beskriver, hvilken funktion og egenskab der efterspørges Undlades til stil spørgsmål/svar Eksempel: Derbigum eller tilsvarende varme, genanvendelighed Afskrift datablad forbudt Plastpolymer eller gummipolymer På grænsen ikke prøvet Generelt: Formål en tilbudsgiver må ikke favoriserer en tilbudsgiver, eller bestemt fabrikat Stil spørgsmål svar

24 2.4. Afgive tilbud der opfylder kravsspecifikation: E. Mærker: Ordregiver har mulighed for, at angive et bestemt mærke som dokumentation for specifikke egenskaber: Svane mærket Cradle to cradle TOR godkendt Fairtrade mv. NYT - Betingelser Skal være forbundet med kontraktens genstand Fastsat på grundlag af objektive krav Mærker udviklet på grundlag åben og gennemsigtig procedure Mærket er tilgængeligt for alle tilbudsgivere Fastsat af en uafhængig tredjepart Anden passende dokumentation for at mærkekrav er opfyldt SKAL godkendes Hvis I ikke har mærket spørg da ind til mærkekravene

25 2.5. Forbehold: A. Generelt: Tilbudsgiver skal som udgangspunkt afgive tilbud på det grundlag, der fremgår af udbudsbekendtgørelsen Ordregiveren har pligt til, at afvise forbehold, hvis forbeholdet angår grundlæggende elementer Ordregiver har ret til, at afvise alle forbehold/afvigelser fra udbudsgrundlaget som værende ukonditionsmæssige Grundlæggende elementer: Afvigelse fra mindstekrav Afvigelser fra egnethedskrav Forhold af væsentlig indvirkning på konkurrence Hvis forbeholdet kan prissættes må ordregiver tage det i betragtning: Tilbud forhøjes med prisen Vanskellig prissætning Derfor sker der næsten altid afvisning som ukonditionsmæssig. Undgå i videst muligt omfang forbehold, også i forhold til AB 92 overvej i stedet spørgsmål/svar eller om I hvis et forbehold er nødvendigt - overhovedet vil afgive tilbud

26 3. Fravalgt hvad så????? Ordregiveren skal give en begrundelse for: a) Hvorfor tilbud er uantageligt forbehold, afvigelser fra mindstekrav mv. b) Hvorfor tilbudsgiver blev forbigået Indeholde tilstrækkelige oplysninger om det vindende tilbud karakteristika og relative fordele Indeholde navn vindende tilbudsgiver Hvis pointmodel skal resultatet fremlægges Mulighed for at søge aktindsigt efter almindelige regler Praksis: Indisgt i alle dokumenter undtagen interne dokumenter med forretningshemmeligheder Priser Laveste pris = skal frem Konkurrence pris og kvalitet kan pris formentlig undtages fra aktindsigt

27 4. Klagenævnet for udbud Domstolslignende klagenævn afgørelser kan indbringes for domstolene Reaktions- og sanktionsmuligheder: a) Klage kan tillægges opsættende virkning b) Suspendere udbudsprocedure c) Annullere ulovlige beslutninger, herunder tildelingen af kontrakten d) Udstede påbud om lovliggørelse e) Økonomisk sanktion/bøde f) Erstatning til klager

28 4. Dagens budskaber Kort fortalt vær grundig og få alt med a) Opfyld betingelserne for at komme i betragtning/blive prækvalificeret Dvs. opfylde kriterier for udelukkelse, egnethed og udvælgelse b) Afgiv tilbud på det rigtige grundlag c) Afgiv et tilbud, der bedst muligt opfylder kriteriet for tildeling d) At afgive et tilbud der opfylder kravsspecifikation e) Korrekt håndtering vedrørende forbehold f) Brug spørgsmål/svar

29 Afslutning og spørgsmål. Hovmøller & Thorup Advokatfirma Strandvejen 4, 1. sal 9000 Aalborg Michael Møller Pedersen Direkte tlf Mobil