SAMTALE OM KOST & MOTION

Transkript

1 SAMTALE OM KOST & MOTION NÅR USUND LIVSSTIL, PÅVIRKER DIT ARBEJDSLIV Herning Kommune Arbejdsmiljøudvalget 2010 Samtale om Kost & Motion 1

2 VEJLEDNING TIL AT FORBEREDE SAMTALEN OM KOST & MOTION Den nødvendige samtale retter sig til dig, der har en medarbejder, der ikke længere kan varetage sit daglige arbejde uden at der bliver taget specielle hensyn, som for eksempel at ændre vagtplanen, så medarbejderen ikke skal tage trapperne. For at fastholde en medarbejder, der er i dårlig fysisk form på grund af for lav vægt eller for høj vægt, kan det være nødvendigt, at du medvirker til at sætte en forandringsproces i gang. Det er en proces, der griber ind i medarbejderens private forhold og livsstil. Denne vejledning er tænkt som en hjælp, når du forbereder og styrer en sådan samtale. Husk at enhver samtale er unik og derfor kræver særskilt forberedelse. Hvad er formålet med samtalen? Formålet med samtalen er at få aftalt en plan for, hvordan medarbejderen igen kan udføre sine arbejdsopgaver under normale vilkår. Det er vigtigt at spørge ind til hvordan og hvornår. Du skal ikke finde frem til årsagen til den uhensigtsmæssige livsstil. Det kan placere dig i en uheldig relation til medarbejderen. Du skal i stedet fremme forandringsprocessen ved at holde fast i de aftaler og planer I får udarbejdet under samtalen, så medarbejderen på sigt kan arbejde på lige vilkår med de andre kolleger. Hvordan forbereder du dig? For at sikre, at du kan hjælpe processen i gang på bedst mulig vis er det vigtigt, at du beslutter dig for en strategi og en metode for afvikling af mødet. Du kan med fordel overveje følgende før samtalen: Hvorfor er denne samtale vigtig for dig som leder? Hvorfor er den vigtig for medarbejderen? Hvilken konsekvens har den uhensigtsmæssige livsstil arbejdsmæssigt nu og på længere sigt? Hvilke faglige og personlige kompetencer har medarbejderen, som er vigtige for arbejdspladsen? Hvorfor er det vigtigt for dig at tilskynde til forandring? Når du forbereder dig er det vigtigt, at du overvejer dine egne personlige holdninger og fordomme til uhensigtsmæssig livsstil f.eks. til overvægtige mennesker. Du bør være bevist om dine fordomme, så du undgår, at de bliver forstyrrende faktorer i løbet af samtalen. Det er ikke relevant at få uddybet årsagen til at medarbejderen for eksempel er blevet overvægtig, da det hurtigt kan medføre at du kommer til at sidde som terapeut eller behandler. Det kan medføre nogle etiske og moralske dilemmaer, fordi du derved kan bevæge dig ind i medarbejderens private univers. Samtale om Kost & Motion 2

3 Grundlæggende for samtalen er de fakta du har kendskab til. Det er de fakta, der skal forstyrre medarbejderen, så det skaber motivation til at gå i gang med en ændring af livsstilen. Du kan for eksempel gøre opmærksom på: At vagtplanen er blevet ændret, da medarbejderen ikke længere kunne klare at gå op ad trapper. At kolleger vælger at give børnene tøj på, fordi medarbejderen ikke kan bukke sig ned. Hvordan skal samtalen forløbe? Når du indkalder medarbejderen til mødet, skal du fortælle hvad samtalen handler om og hvad formålet med samtalen er. Indkaldelsen behøver ikke være skriftlig, da der ikke er tale om en tjenstlig samtale. Det er en samtale hvor du fortæller om dine bekymringer for, at medarbejderens nuværende livsstil har betydning i forhold til, at medarbejderen fortsat kan passe sit arbejde. Du skal være opmærksom på, at medarbejderen ofte vil gøre sig mange bekymringer i tiden mellem modtagelse af indkaldelsen og til mødet holdes. Derfor skal du bestræbe dig på, at indkalde mødet med relativ kort varsel. Samtalen bør være præget af, at det er den enkelte medarbejders situation I skal drøfte. Løsningerne, I når frem til, skal derfor være målrettet den enkelte medarbejder og hendes arbejdssituation. I samtalen overvejer og drøfter I mulige handlinger, der kan skabe de nødvendige forandringer. De spørgsmål du stiller skal derfor have til hensigt at skabe afklaring eller sætte situationen i perspektiv for medarbejderen. De beslutninger som træffes på mødet, skal I være enige om. For at fastholde beslutningerne, og for at du kan følge op på dem, bør I udarbejde et referat eventuelt i form af et aftaleark. Før I afslutter samtalen, skal I have aftalt følgende: Hvornår skal der være normal tilstand? Hvad skal der gøres for at komme tilbage til den oprindelige arbejdsplan? Hvem, der gør hvad? Er det dig eller medarbejderen, der fortæller om jeres beslutninger, hvem skal vide noget og hvad vil I fortælle? Tidspunkt for opfølgningsmøde og hvad der skal følges op på. Hvordan bliver samtalen konstruktiv? Det er din opgave at samtalen bliver overskuelig for jer begge. Du skal søge at skabe et klima og en stemning, hvor det er muligt at tale om en uhensigtsmæssig livsstil. Det er meget personlige og kan være svære emner, som I skal tale om på en konstruktiv måde. Samtale om Kost & Motion 3

4 Det er en svær samtale, både du og din medarbejdere er nødt til at tage. Det er I fordi der er et ansættelsesforhold, som ikke lever op til den aftale, der blev indgået da jeres samarbejde blev indledt. Det er ikke din svære samtale. Det er mere passende at se samtalen som Jeres svære samtale; Det vil sige, at det er en samtale, både du og din medarbejder skal finde Jeres vej igennem. Du kan hjælpe med at gøre samtalen konstruktiv ved hele tiden at holde fokus på målet med samtalen at medarbejderen igen skal kunne arbejde på normal vis. Hvorfor er respekt vigtig? Du skal have hjertet med i samtalen. Medarbejderen skal have fornemmelsen af, at I har samtalen fordi du har en bekymring for fremtiden og derfor vælger at handle med at indkalde til en samtale. Samtalen er frivillig. Men det er en samtale der også handler om respekt for det enkelte menneske. Emnet for samtalen kan have både etiske og følelsesmæssige elementer og det er i de situationer, det er vigtigt at være opmærksom på om du som leder træder ind over medarbejderens område. Det kan du fx gøre ved at sige noget i retning af: Den samtale vi skal have kan tage en retning, der gør at du synes jeg bevæger mig ind på nogle private emner i forhold til din livsstil. Derfor beder jeg dig om tilladelse til at fortsætte. Du kan undervejs i samtalen bemærke, hvis du synes at medarbejderen trækker sig tilbage eller reagerer på en eller anden måde: Jeg bemærker at du trækker dig når jeg kommer ind på er det fordi jeg kommer for tæt på eller? Det er her du kan tilbyde en kort pause inden I fortsætter. Er der tavshedspligt? En vigtig del af kontrakten er at der er tavshedspligt i forhold til samtalens emne og indhold. I skal derfor under mødet aftale, hvilke udmeldinger I/du giver til omgivelserne. Hvad hvis medarbejderen ikke ønsker at deltage i samtalen? Denne type samtale er tænkt som en frivillig samtale, hvor lederen vejleder medarbejderen og fortæller om bekymringer med afsæt i medarbejderens arbejdsindsats. Ønsker medarbejderen ikke at deltage i en sådan samtale eller ønsker medarbejderen ikke at imødegå dine bekymringer, kan du blive nødsaget til at indkalde til en tjenstlig samtale (se samtalekonceptet på Samtale om Kost & Motion 4

5 her skal situationen dog være så alvorlig at du stiller krav om ændringer hvis medarbejderen fortsat skal være ansat hos dig. En samtale om kost og motion er et udtryk for, at lederen tager sin ledelsesopgave alvorligt og med rettidig omhu ønsker at tage hånd om såvel den enkelte medarbejder med dårlig livsstil, kollegaerne, afdelingens opgaver og brugerne/borgerne. SAMTALENS INDHOLD OG TIDSRAMME Det er ofte ikke en fordel, at samtalen bliver for lang. En time vil normalt være nok. En klar og tydelig dagsorden hjælper dig til at holde fokus på formålet med samtalen nemlig at medarbejderen, inden for en bestemt periode, skal arbejde på normale vilkår igen. Samtalen kan du strukturere på følgende måde: 1. Formålet med samtalen Indled med hvorfor du har indkaldt til samtale og hvad du vil have ud af den. For eksempel: Jeg har valgt at indkalde til denne samtale, fordi du er værdifuld for vores afdeling. Over tid kan jeg se, at der er en række arbejdsopgaver du ikke løser længere eller prøver at slippe uden om. Det bekymre mig og derfor er mit mål med denne samtale, at aftale med dig, hvad der skal til for, at du igen kan varetage dit arbejde på normale vilkår Beskriv derefter i hvilke situationer du ser, at medarbejderens arbejdsindsats eller adfærd afviger fra dine forventninger til medarbejderens indsats. På dette tidspunkt er det ikke sikkert at medarbejderen selv mener at der er behov for forandringer. Så din opgave er at forstyrre medarbejderen i denne opfattelse (ca.10 minutter). Du kan for eksempel komme ind på: 1. At medarbejderen ikke kan udføre visse funktioner på grund af sin fysiske tilstand. 2. At der bliver taget særlige hensyn til medarbejderen i planlægningen af vagter/arbejdsfordelingen. 3. At kollegaerne bliver ekstra belastet. Du må ikke giver udtryk for, at du er budbringer for utilfredse medarbejdere. Du skal tage afsæt i, at du som leder ikke kan acceptere, at kollegerne bliver belastet ekstra på grund af medarbejderens nedsatte funktionsevne. Samtale om Kost & Motion 5

6 2. Mål Derefter er næste punkt på dagsordnen, at du ved hjælp at de gode argumenter, kan fremme overvejelser om, hvilke mål medarbejderen skal arbejde frem mod (ca. 20 minutter). Hvilke mål skal medarbejderen arbejde nå? Kan der opsættes en række delmål? For eksempel gradvist, at vende tilbage til normale vilkår. Hvornår skal målene være nået? Hvad skal medarbejderen gøre for at nå målet? Hvis det skyldes overvægt, undervægt, dårlig fysisk form, osv. hvem kan medarbejderen så søge hjælp hos (læge, diætist, motionsrådgiver)? Hvilke skånehensyn er nødvendige og hvor længe der skal tages hensyn? Er det muligt at ændre på rammer og vilkår på arbejdspladsen, så de forsat sikrer den daglige drift; men også støtter medarbejderen i at ændre sin adfærd og nå målene? 3. Handling Når målene er på plads, skal der sættes handlinger på (ca. 25 minutter). Medarbejderen beskriver hvad han/hun vil gøre for at nå målet. Hvordan kan/vil lederen og arbejdspladsen støtte op om processen? 4. Opsamling Afslutte samtalen og aftale det videre forløb (ca. 5 minutter). Opsamling og nedskrivning på et aftaleark af mål, handlinger og hvem, der gør hvad. Aftale dato og tidspunkt for opfølgningsmøde på samtalen. FORBEREDELSES- OG AFTALEARK Til at hjælpe dig med at holde strukturen på samtalen og sikre at du kommer omkring de vigtige stadier, kan du anvende følgende skema i forhold til overvejelser og opfølgning: Samtale om Kost & Motion 6

7 Punkt Formål (ca.10 minutter) Aftaler Formålet med mødet - er der skabt overvejelse hos medarbejderen om at ændre livsstil? Mål (ca. 20 minutter) Hvilke mål er blevet aftalt? Handling (ca. 25 minutter) Hvordan skal målene realiseres? Hvilke handlinger skal der til? Opfølgning (ca. 5 minutter) Hvad er aftalt, hvem gør hvad og hvornår skal der ske en opfølgning? Dato Underskrift Medarbejder Leder Samtale om Kost & Motion 7

8 Herning Kommune Arbejdsmiljøudvalget Charlotte Ramsing Konsulent Mail: Tlf.: Anita Bonde Vistisen Konsulent Tlf.: Samtale om Kost & Motion 8