Referat fra Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Side 1 af 7 Lotte Bang Referat fra Bestyrelsesmøde Vivabolig - Organisationsbestyrelsesmøde Mødested : Vesterbro 23 Mødetidspunkt : Onsdag d. 11. juni 2014 kl. 17:00-20:00 Mødet hævet : Onsdag d. 11. juni 2014 kl. 20:30 Tilstede : Bjarne Olsen, Christian Vestergaard, Egon Jensen, Eigil Stausholm, Frede Skrubbeltrang, Kirsten Sørensen, Lotte Bang, Palle Christensen, Pia Hornbæk, Steen Købsted Fraværende : Referent : Lotte Bang

2 Side 2 af 7 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Godkendelse af dagsordnen 2. Godkendelse af referat 3. Orientering fra formand og udvalg 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 5. Evaluering af repræsentantskabsmøde 2. juni Konstituering af udvalg 7. Politik for bestyrelsensarbejde 8. Beboerdemokrati i Vivabolig 9. Profilering af Vivabolig 10. Politik for gaver og studieture m.v. 11. Dato for næste møde 12. Punkter til kommende møder 13. Eventuelt

3 Side 3 af 7 1. Godkendelse af dagsordnen Punkt referat: Dagsordnen er godkendt med et par stavefejl. 2. Godkendelse af referat Punkt referat: Referatet blev godkendt uden bemærkninger 3. Orientering fra formand og udvalg Beskrivelse: Formanden beretter om sit virke i boligorganisationen og udvlagene berretter om det arbejde der er lavet siden sidste møde. Punkt referat: Frede Skrubbeltrang har omsendt aktivitetsplan og orienterer yderligere om udbyttet af studieturen. Eigil Stausholm siger, at der ikke har været nyt, men at det nye udvalg skal starte med at arrangere et par arrangementer. Eigil Stausholm orienterer om diverse arrangementer i BL kreds 4 s repræsentantskab. 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Punkt referat: Indlæg fra driftsafdelingen er først kommet ud i dag. Pia Hornbæk spørger til bemærkningerne om gebyrer. Uanset betegnelse bod, gebyr eller andet ligger der en dom på at det ikke retsmæssigt kan opkræves andre gebyrer end de i lovgivningen nævnte. Såfremt nogle afdelinger alligevel vælger at gøre det, er det med en kalkuleret risiko. Christian Vestergaard spørger til afviklingen af håndværkerafdelingen. Biler, trailere, værktøj m.v. er eller bliver solgt med håndværkerne til den pris de var nedskrevet til i regnskabet 31/ Der mangler stadig lidt regnskabsteknik, men ellers er det hele afviklet. Palle Christensen anbefaler at vi i fremtiden indarbejder hensynet til beboerne, de bløde værdier i udbudsmaterialet. Eksempler kan være: Bank på inden man går ind, ingen høje radioer, hensyn i weekender, ferier o.s.v. Palle Christensen spørger til hvad beboerrådgiverne skal lave i fremtiden. Carsten Borup Kristensen bruger p.t. en væsentlig del af sin tid på håndhævelse af husordner og hvis afdelingsbestyrelserne selv tager sig af beboerklagerne, hvad skal den nye så lave. Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard og Steen Købsted mener det er vigtigt, at vi får en diskussion om hvad vi gerne vil med beboerrådgiverne i 2015 og fremad.

4 Side 4 af 7 Udstyr til beboermøderne som mikrofoner, højtalere, projektorer skal de indkøbes af Vivabolig og stilles til rådighed for alle afdelinger eller af de enkelte afdelinger? Der er forskel på behovet i de store afdelinger. Der er enighed om at udstyret indkøbes til næste beboermøder. Lotte Bang orienterer om at Rengøringsafdelingen har valgt at udvide sortimentet til skadeservice også, det kræver dog uddannelse af medarbejderne før de må håndtere disse opgaver. 2 medarbejdere fra afdelingen har meldt sig frivilligt til at uddanne sig i skadesservice og varetage den opgave. Vi har ofte fået forespørgsel fra teamledere og ejendomsfunktionærer. 5. Evaluering af repræsentantskabsmøde 2. juni 2014 Punkt referat: Generelt tilfredshed med afvikling af mødet. Palle Christensen savner at alle der stiller op skal have mulighed for at præsentere sig. Der var en repræsentant der stillede op som ny og ikke fik chance for at fortælle hvem han var og hvad han stod for. Christian Vestergaard beklagede og fortalte at han efterfølgende havde talt med repræsentanten og beklaget dette. Bjarne Olsen bemærkede at ejendomsfunktionærerne ikke blev nævnt i beretningen. Frede Skrubbeltrang tog det til efterretning. Wifi - på Jyttevej, Lotte Bang mener ikke vi kan pålægge afdeling 9 den udgift og Pia Hornbæk orienterede om at han blot kunne dele forbindelsen med hans telefon. 6. Konstituering af udvalg Beskrivelse: Herunder politik for bestyrelseshonorar for afdelinger i drift og ved nybyggeri. Byggeudvalg, temaudvalg, aktivitetsudvalg, kunstudvalg, bladudvalg. Punkt referat: Byggeudvlag - Frede, Palle, Steen og Bjarne Temaudvalg - Pia, Christian, Eigil Aktivitets- og kunstudvalg - Eigil, Egon, Kirsten Bladudvalg - Frede, Palle, Christian, Pia

5 Side 5 af 7 Mødepolitikken tilrettes så møderne planlægges fra med spisning midt i mødet. 7. Politik for bestyrelsensarbejde Beskrivelse: Herunder dato for møder resten af året og bestyrelsens årshjul Punkt referat: Antal af møder ifølge kalenderen Palle Christensen mener vi skal prioritere netværk og samarbejde med andre boligorganisationer samt politisk indflydelse i Kommunen - evt. punkt på et bestyrelsesmøde. Han mener vi er bagud i forhold til andre boligorganisationer. Det er vigtigt at vi får diskussionen. 8. Beboerdemokrati i Vivabolig Beskrivelse: Digitale beboermøder - se vedlagte mail Gestus - om at hjælpe dem med at hjælpe de der er trængende Hvad gør vi når Kommunen ikke kan eller vil Afdelinger uden afdelingsbestyrelser Nye bestyrelsesmedlemmer Punkt referat: Digitale bestyrelsesmøder - Afdeling 3 vil meget gerne være prøveklud. Egon Jensen mener det er vigtigt, at vi er OBS på at vi ikke taber nogle af de ældre beboere. Pia Hornbæk, Frede Skrubbeltrang og Lotte Bang undersøger nærmere på Almene boligdage og spørger om de evt. vil præsentere det for bestyrelsen. Gestus Nord - om at hjælpe den med at hjælpe de der er trængende. en måde at få fat i de aller svageste i vores afdelinger. Johnny Nielsen og Carsten Borup Kristensen deltager i et orienteringsmøde. Hvad gør vi når Kommunen ikke kan eller vil hjælpe vore svage ældre beboere? Er det ikke en kommunal opgave, hvordan kan vi påvirke systemet. Hvad kan vi bidrage med? Hente affald ved de der trænger. Lotte Bang er inviteret til visionsseminar 2020 ved Aalborg Kommune og kan den vej påvirke politikere og embedsmænd. Afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Når der ikke er en afdelingsbestyrelse er det organisationsbestyrelsen der er ansvarlige for afdelingen. Palle Christensen spørger om vi evt. kan tilkoble en kontaktperson til alle afdelingerne. Christian Vestergaard mener godt vi med fordel kan strukturere repræsentationen af afdelingerne.

6 Side 6 af 7 Afdeling 19 - Fyensgade Palle Christensen Afdeling 21 - Kærby Hvilehjem Afdeling 22 - Blegkilde/Danalien Afdeling 24 - Saxogade Afdeling 27 - Forchhammersvej Ingen andre bød ind på de andre afdelinger. Palle Christensen spørger om det kunne være en ide. at sammenlægge afdeling 1 og 19. Beboermødet i år gik i øvrigt rigtig godt. Der var bred opbakning til at gå videre med en sammenlægning. Hvad gør vi ved de nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer, hvem skal oplyse dem om afdelings bestyrelses arbejdet. Skal vi sende ud til alle eller bare formændene eller hvordan skal vi sende det ud. Vi kan godt stille det som krav, men vi skal ikke skræmme dem væk. Vi bør holde både et grundlæggende kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer og et udviddet kursus med budget, regnskab, markvandring og vedligeholdelsesreglement. 9. Profilering af Vivabolig Ansvarlig: Lotte Bang Beskrivelse: Studiecykler, skal vi fortsætte? Evaluering af Hjallerup marked Øvrig profilering Punkt referat: Studiecykler - skal vi fortsætte? Der var enighed om at fortsætte det er billig reklame. Hjallerup Marked - Frede Skrubbeltrang og Lotte Bang fortalte om besøget på Hjallerup Marked og havde alene positive tilbagemeldinger. Egon Jensen foreslår at reklamere på eksempelvis stadion, hvor der er rigtig mange besøgende. Vi konstaterede at effekten af reklame er svært at måle. Vi vil hellere direkte profilering end støttekroner. Det er besluttet at sætte et banner på Symfonien når vi har skema A godkendt. 10. Politik for gaver og studieture m.v. Beskrivelse: herunder også gave til afgåede bestyrelsesmedlemmer

7 Side 7 af 7 Punkt referat: Gave til afgåede bestyrelsesmedlemmer - træfigurer evt. med grøn Christian Vestergaard omdelte artiklen "Gaver - det er omtanken der tæller". Resten af punktet udsættes til næste møde. 11. Dato for næste møde Punkt referat: Næste møde er den 20. august 2014 kl Punkter til kommende møder Punkt referat: Nyt fra kredsrepræsentantskabet Netværk og samarbejde med andre boligorganisationer og Kommunen Politik for gaver og studieture m.v. Hvad skal vi med beboerrådgiverne - invitere Carsten og Johnny til en dialog om udviklingen i deres arbejde. 13. Eventuelt Punkt referat: Eigil Stausholm spørger om rengøringsafdeling ikke har noget at lave da de var 4-5 mand om at gøre hovedrengøring i Visse. Lotte Bang undersøger og får Martine til at kontakte Eigil Stausholm. Lotte Bang orienterer om at vi skal ændre vores Mailpolitik, da vi ikke må sende fortrolige oplysninger på private mails da eksempelvis Yahoo mails ligger på en udenlandsk server uden sikkerhed - Internt skal alle medarbejdere bruge deres personlige mail personligt og alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer skal have deres egen vivabolig mailadresse. Der bliver meget mere administration, men det er nødvendigt. Palle Christensen spørger om Skydrive, Clouds eller Dropbox kunne være en erstatning. Kirsten Sørensen spørger til tomgang i forbindelse med udskiftning af køkken m.v. Lotte Bang forklarer at hun ikke accepterer lejeledighed med mindre der er en saglig begrundelse. Såfremt afdelingerne har besluttet at de vil holde boligen tom i 1 måned er det en afdelingsudgift og dermed også noget udlejningen skal have afdelingsbestyrelsens godkendelse af. Steen Købsted ønsker at alle fremadrettet tilkendegiver om de er for eller imod de forslag vi behandler.