Notat. Assens Kommune på Facebook

Transkript

1 Notat Assens Kommune på Facebook Facebook sigter i langt højere grad end traditionelle hjemmesider på at skabe personlig dialog og netværk og er derfor en velegnet platform for digital dialog mellem borgere og politikere. Desuden er der muligt via Facebook at kommunikere kommunale serviceoplysninger til målgrupper, der normalt ikke benytter kommunens hjemmeside Sags id: 12/2288 Kontaktperson: risto@assens.dk Dir. tlf.: Det bekræftes af erfaringer fra nogle af de kommuner, der aktivt har anvendt Facebook som et led i borgerinddragelsen. Fx Odder, Allerød, Kolding, Odense og Aalborg Kommune. Erfaringer herfra viser bl.a.: At Facebook gør det muligt at komme i kontakt med borgere, der normalt ikke deltager aktivt i det politiske liv. At når kommunen arbejder med Facebook-sider, der har et specifikt og konkret formål koncentreret om en snævert defineret målgruppe blandt borgerne, er der mere aktivitet fra brugerne. Det kan, hvis kommunen følger op på indlæg og kommentarer, resultere i mere dialog. At borgere går i rette med andre borgere, der klager over kommunen, og derved tager kommunen i forsvar. At borgerne kan bruge Facebook som kanal til at fortælle kommunen om uhensigtsmæssigheder, som kommunen så efterfølgende kan rette op på og kommunikere ud til borgerne. At borgere, der normalt ikke benytter kommunens hjemmeside, kan få serviceoplysninger på Facebook eller via Facebook guides til hjemmesiden. Herudover er der en række andre fordele ved Facebook:

2 Det er et meget anvendt medie. Mere end 50 procent af danskerne har en profil. 60 procent af brugerne er under 35 år og tilhører dermed en befolkningsgruppe, som kan være svær at nå via andre kanaler. Det er muligt at tilgå Facebook fra både internettet og mobiltelefoner. Service til borgerne via Facebook Kommunikation foreslår, at omdrejningspunktet for Facebooksiden bliver Assens Kommunes officielle hoved-facebookside med aktuelle borgerservicemeddelser om fx snerydning, indskrivning af børn til institutioner, skolestart, kampagner osv, ligesom at siden kan bruges i forhold til aktuelle debatter og høringer. Ligeledes kan der henvises fra Facebook direkte til hjemmesiden i forhold til de mange selvbetjeningsløsninger. Referater af byrådsmøder, byrådsbeslutninger m.v. kan ligeledes lægges på Facebook. Via Facebooksiden kan Assens Kommune gøre alvor af visioner som f.eks. den 3. vej, hvor borgerne og især de unge via dette medie - inddrages tidligt i kommunens overvejelser og beslutninger, hvor kommunen henter inspiration fra borgerne, og hvor kommunen giver borgerne en følelse af ejerskab til/forståelse for de politiske beslutninger. Det dynamiske element i Facebook muliggør desuden en anden form for markedsføring end den, kommunen almindeligvis gør brug af. Facebookbrugerne sidder i gennemsnit 20 minutter om dagen på Facebook. Det er således muligt at fortælle om arrangementer, selv mens de sker. Man kan eventuelt lægge en film op af en event, mens den foregår. Så kan brugerne se, at der er andre mennesker til stede, at de kan lide musikken, osv. Facebooksidens fokus på borgerservice og borgerservicemeddelelser betyder samtidig, at fagområderne samt decentrale områder i forbindelse med egne projekter uden problemer kan oprette deres egne sider og så evt. linke til den officielle Facebookside. Side 2 af 6

3 3 modeller for Assens Kommunes Facebookside Kommunikation foreslår tre modeller for, hvordan Assens Kommunes Facebookside kan håndteres: Model 1) En dialogpræget Facebookside Politikere/udvalgsformænd har mulighed for at svare på henvendelser fra borgerne/kommentere på henvendelser fra borgerne. Administrationen svarer på henvendelser fra borgerne. Dette skal ikke forveksles med egentlig sagsbehandling, men at spørgsmål af mere generel karakter kan besvares. Spørgsmål og svar, som flere borgere typisk vil have gavn af at vide. Aktuelle og korte servicemeddelelser. Markedsføring af aktuelle arrangementer. Debatter samt høringer. Denne model udnytter Facebook-mediets fulde potentiale i forhold til at kunne komme i dialog med borgerne på nye måder. Samtidig kræver modellen, at der dels er politisk vilje til at besvare evt. indlæg fra borgerne samt selv at være aktiv på Facebook. Dels at der i administrationen afsættes ressourcer til at vedligeholde siden samt besvare eventuelle henvendelser fra borgerne samt opdatere siden jævnligt i forhold til høringer og andet materiale. Det skal samtidig understreges, at det ikke skal være en opgave i administrationen at svare på borgmesterens eller udvalgsformændenes vegne, da tanken med den borgernære, personlige og hurtige dialog derved går tabt. Model 2) Den lavpraktiske model Aktuelle og korte servicemeddelelser hovedsagligt baseret på nyheder fra hjememsiden. Markedsføring af aktuelle arrangementer. Side 3 af 6

4 Debatter samt høringer. Denne model kræver et løbende vedligehold, hvor det meste af dét indhold, der lægges på siden, vil være det samme som på assens.dk Afhængig af de administrative ressourcer, der vil kunne afsættes til vedligehold, vil siden være mere eller mindre dynamisk. Et minimum af vedligehold af siden (= primært opdatering af nyheder, der også lægges på assens.dk) med opdateringer dagligt/flere gange om ugen vurderes ressourcemæsssigt til at have et omfang af ca. 2 mandetimer i Kommunikation pr. uge. Model 3) Den lavpraktiske model tilsat et brandingelement Model 2 kan udbygges med et markedsføringselement/brandingelement, hvor der udarbejdes temasider målrettet tilflyttere, virksomheder og brugere af kultur- og fritidstilbud. Forskellige film på temasiderne fortæller ud fra forskellige vinkler noget om emnet, ligesom at alle relevante link samles på de pågældende sider, så brugerne nemt selv kan søge yderligere oplysninger om fx ledige byggegrunde m.v. Opbygningen af denne model, vil dog kræve en tilførsel af ressourcer i forhold til produktion af bl.a. film. Uanset hvilket model, der vælges, er der dog en række generelle udfordringer, der skal håndteres: 1. Deltagelse: Det er afgørende for dialogen, at der er én eller flere mediatorer, som en imellem igangsætter og stimulerer en debat. Med mindre der træffes et valg om, at siden udelukkende er til servicemeddelser. 2. Debatemner: For at sikre en aktiv dialog er det væsentligt at fokusere på borgernære emner. Konkrete og veldefinerede emner skaber langt oftere respons og dialog end mere overordnede og abstrakte emner. I stedet for at lægge op til en bred diskussion om fx budgettet anbefales det derfor, at der fokuseres på konkrete emner, som borgerne kan relatere sig til og Side 4 af 6

5 selv sætte til debat. Skole- og børnehavelukninger, opsætning af vindmøller, sammenlægning af institutioner osv, kan være eksempler på emner, der kan debatteres på Facebook. 3. Markedsføring: For at sikre et bredt kendskab til kommunens Facebookside og eventuelle mulighed for at komme i dialog med Byrådets politikere, bør der iværksættes en målrettet indsats for at markedsføre Facebook over for kommunens borgere. Der skal derfor udarbejdes strategi for markedsføring og tiltag. Det kan være en dynamisk strategi, som kan tilpasses de erfaringer, vi gør undervejs. Eksempler på markedsføringstiltag: PR i lokale medier og på assens.dk. Intern information på Aksen og i nyhedsbrevet Rånyt. Annoncering på Facebook (målrettet borgere bosiddende i Assens Kommune). Plakater på uddannelsessteder og skoler. Postkort/flyers på caféer m.v. Radiospot Events, fx konkurrencer Retningslinjer for brug af Facebook På Facebook vil kommunen blive konfronteret med både glade og utilfredse borgere, og det skal derfor overvejes, hvordan vi reagerer på negativ kritik. Kommunikation anbefaler derfor, at der udarbejdes en såkaldt responspolitik. Ligeledes anbefaler Kommunikation, at der formuleres en række retningslinjer til ansatte for brugen af Facebook i Assens Kommune. Er det fx legitimt at være på Facebook i en pause i arbejdstiden? Og skal der formuleres en politik på området? Ligeledes anbefales det, at der formuleres en række gode råd til, hvad man som ansat skal være opmærksom på i forhold til at bruge Facebook/de sociale medier. Side 5 af 6

6 Side 6 af 6