Referat fra repræsentantsskabsmøde i Vejle Tennis Hal

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde side 1 Referat fra repræsentantsskabsmøde i Vejle Tennis Hal januar :50 Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent 2. Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning 3. Godkendelse af revideret årsregnskab samt budget for kommende år 4. Indkomne forslag 5. Valg af repræsentantskabets formand for 2 år 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år samt 2 suppleanter 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Referat Ad. 1 Bjarne Skøtt Jensen er valgt som dirigent. René Stig Jacobsen er valgt som referent. Dirigenten vurderer at repræsentantskabsmødet er indkaldt lovligt. Det vedtages, at referatet offentliggøres på hjemmesiden og der sendes en mail til en repræsentant fra hver klub. Alle 31 anmeldte repræsentanter er tilstede. Ad. 2 Formandens beretning er at finde i slutningen af dokumentet. Formandens beretning blev godkendt. Der fremsættes ønske om, at der oprettes en separat hjemmeside for Vejle Tennis Hal, helt adskilt fra Vejle Tennis Klub. Ad. 3 Regnskabet blev godkendt. Budgettet for kommende år blev godkendt. Det foreslås, at regnskabsperioden ændres. Det bliver op til den nye bestyrelse at beslutte det. Ad. 4 Der er indkommet et forslag vedrørende optagelse af nye klubber i repræsentantskabet. Oversigt er vedlagt i slutningen af dokumentet. Forslaget blev vedtaget. Ad. 5 Opstillede: Niels Larsen fra Vejle Tennis Klub Der var ingen modkandidater. Niels Larsen er valgt som formand for repræsentantskabet og bestyrelsen i Vejle Tennis Hal. Ad. 6 Der er indsigelse imod den måde der stemmes på fra Poul Boie Pedersen Kandidater til Bestyrelsen: Lars Ole Larsen - Gårslev (12 stemmer) Hanne Schultz - Vejle Kammeraterne (6 stemmer) Karsten Jensen - Jelling (5 stemmer) Claus Veenstra - VTK (1 stemme) Jan Bruun - VTK (3 stemme)) Flemming Jørgensen - VTK (3 stemmer) Gert Trabjerg - VTK (1 stemme) Valgt blev:

2 Repræsentantskabsmøde side 2 Valgt blev: Lars Ole Larsen Hanne Schultz Karsten Jensen Flemming Jørgensen Suppleanter: 1. Jan Bruun 2. Claus Veenstra Ad. 7 Gunnar Lund blev foreslået og valgt. Ad. 8 Intet under eventuelt

3 VEJLE TENNIS HAL Repræsentantskabsmøde 14. Januar 2014

4 Dagsorden Valg af dirigent og referent Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning Godkendelse af revideret årsregnskab samt budget for kommende år Indkomne forslag Valg af Repræsentantskabets formand for 2 år Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år samt 2 suppleanter Valg af revisor Eventuelt

5 BESTYRELSENS BERETNING

6 Hallens Historie og Udgangspunkt Hallen blev i 2003 givet til alle tennis klubber og spillere i Vejle Kommune Hallen er en selvejende institution Med en repræsentantskabsmodel for at de enkelte klubber kan melde sig ind og få indflydelse Hallen er moms registreret Hallen drives uden tilskud fra kommunen Hallens areal er på lejet jord af kommunen for 10 år af gangen

7 Hallens Historie og Udgangspunkt Oprindeligt blev alle klubber i den gamle kommune adspurgt om de ville deltage Det var der ikke interesse for på det tidspunkt Sidenhen har mange klubber sendt spillere til Hallen I dag er Hallen fyldt til bristepunktet Faktisk kan man sige at Hallen er kommunens største tennisklub med sine godt og vel 280 medlemmer på blot to baner.

8 En typisk uge Vejle Tennis Hal Repræsentantskabsmøde 14. januar 2014

9 Balance er et nøgleord Der er mange typer af medlemmer i Vejle Tennis Hal Seniorer Juniorer Old Boys Yngre spillere Elite Motionist Spillere fra andre kommuner Klubber Det er I dette krydsfelt at Hallen skal forsøge at være tennis hal for alle Det kræver konduite og indsigt i hvad brugerne reelt ønsker sig og hvad der ret og rimeligt Og vi mener ikke at vi for alvor har modtaget nogen klager i de 11 år som hallen er drevet

10 Medlemsstatistik Sum of Antal Sæson Abonnement 2005_ _ _ _ _ _ _ _ _14 PrimeTime Junior Eftermiddag_Fri Formiddag Klippekort Udlejning Kom og Spil Grand Total Antal medlemmer er ikke 100% korrekt som følge af diverse abonnementer ikke oplyser antallet Tallet er derfor tilnærmet efter bedste evne

11 Medlemsstatistik Medlemmer 2013_14 Pct. Korrigeret Vejle Tennis Klub % Heraf 69 Juniorer 50% Vejle Kammeraterne 20 7% 10% Grejs Tennisklub 11 4% 5% Hedensted Tennisklub 9 3% 4% Vinding 7 3% 3% Gårslev 5 2% 2% Jelling 6 2% 3% Andre 47 17% 22% I alt % 100% Antal medlemmer er ikke 100% korrekt som følge af diverse abonnementer ikke oplyser antallet eller klub tilhørs forhold Tallet er derfor tilnærmet efter bedste evne

12 Medlemsstatistik Medlems loyalitet antal medlemmer med medlemsskab i X antal år Count of Medl Antal år Total Akk. Pct. Pct. 2013_14 (278) % 18% % 5% % 6% % 6% % 10% % % % % Grand Total % Antal medlemmer er ikke 100% korrekt som følge af diverse abonnementer ikke oplyser antallet eller klub tilhørs forhold Tallet er derfor tilnærmet efter bedste evne

13 Hvad har Hallen bidraget med? Først og fremmest at fastholde en masse spillere idet tennis blev en helårssport i Vejle Til gavn for alle klubber i området og mange ældre medlemmer En gylden årgang af VTK juniorer som fik adgang til tennis i mange flere timer Så de kan måle sig med andre store jyske tennisbyer Nye medlemmer som er startet i hallen og fortsat videre i klubberne Det er Bestyrelsens klare indtryk, at langt den overvejende del af de mange medlemmer har været meget tilfredse med hallens drift og udbud af Abo typer og ikke mindst den lave pris.

14 UNDSKYLD På bestyrelsens vegne vil jeg gerne undskylde for den manglende overholdelse af de formelle spilleregler omkring Vedtægter Vi har blot drevet Hallen og således ikke taget store strategiske eller omkostningsmæssige beslutninger Vi har gjort det som frivilligt arbejde og lagt mange timer i det gennem 11 år Og drevet det efter fair principper og med en meget sund økonomi og glade medlemmer som beviset herfor Vi synes selv vi har gjort meget godt for tennis- livet i Vejle og omegn

15 ØKONOMI Vejle Tennis Hal Repræsentantskabsmøde 14. januar 2014

16 Styrings principper Hallen skal tilbyde lave abo priser og leve af et relativt stort antal medlemmer For at flest mulige får glæde af hallen som beskrevet i fundats Hallens finansieringsomkostninger = 0 Opsparing til nyt tæppe ca kr Udskiftning af lysarmaturer ca. hvert 5. år ca kr Løbende vedligehold er en del af budgettet Men hallen er næsten vedligeholdelsesfri indtil videre!

17 Hallen har en meget sund økonomi Dels er kapaciteten godt udnyttet Optimering af indtægter Evnen til at finde løsninger Udlejning Idrætsskole/Idræt for alle Lave driftsomkostninger Ingen finansiering Frivilligt arbejde Hallen er isoleret og holder varme udgifter nede Moms registrering giver visse fradrag på driften Elafgift

18 Omkostninger Lys og varme Forsikring Løbende vedligehold herunder ventilation Vandskade! Øvrige omkostninger

19 Likviditeten forventes at være ca kr. efter indeværende sæson

20 Budget 2014/15 Vi forventer samme indtægter som i 2013/14 Omkostningerne kan forventes at stige til Bogførings assistance Revision Forsikringer Vedligehold Forventet overskud på ca kroner

21 BERETNING DEL 2 Vejle Tennis Hal Repræsentantskabsmøde 14. januar 2014

22 Hallens tilstand Tæppet er stadig godt nok Det forventedes at holde i 6 år iflg. leverandøren Dels har vi kun spillet i vinter men det kommer nok til at holde i år Det ved vi fra Virum Tennis Klub Lyset skal skiftes om ca. to sæsoner Afhænger af Watt forbruget

23 Fremtiden Der er brug for en tredje bane i tilknytning til den eksisterende hal Det vil løse mange problemer Og første step er opnået efter 12 måneders arbejde med Naturstyrelsen og kommunen

24 Det nye Repræsentantskab og Bane 3 Med det nye Repræsentantskab som skabes i dag vil vi stå stærkt ift. kommunen fordi vi indirekte anerkender at indendørs tennis for hele kommunen finder sted i Vejle Mulig Finansiering af bane 3: Eget indskud Kommunalt lån Kommunalt tilskud Optagelse af lån og en forhøjelse af kontingent på kr Pris ca 2,5 mio. DKK excl. Moms Målene bliver nok en anelse smallere end bane 1+2

25 Den nye Bestyrelse Vi glæder os over at vi i dag får sammensat et bredt Repræsentantskab og en Bestyrelse som kan repræsentere mange klubber i kommunen og drive Vejle Tennis Hal til den næste æra Kommende opgaver for den nye Bestyrelse kunne være: Etablering af en Bane 3 i samarbejde med kommunen Udarbejdelse og beslutning omkring generelle regler og driftsramme for hallen Oplæg til modernisering af nuværende Vedtægter Til vedtagelse ved næste Repræsentantskabsmøde Nye pris og Abonnements pakker om det ønskes Udarbejdelse af selvstændig hjemmeside Almindelige driftsopgaver herunder regnskab og administration

26 Repræsentantskabet Klubber som ønsker optagelse i VTH s Repræsentantskab er: Vejle Tennis Klub Jelling Tennis Klub Give Tennis Klub Egtved Tennis klub Gårslev Tennis Grejs Tennisklub Vejle Kammeraterne Gauerslund Alle klubber har sendt en liste med Repræsentanter til nuværende formand: Thomas Svendsen.

27 Afslutning Tak for gode 11 år René og jeg føler, at vi har gjort en forskel uden at gøre alting alt for kompliceret Det er vores håb, at man kan fortsætte med en let og tilgængelig tilgang til driften af hallen Det er nemt nok blot man tænker at der skal være plads til alle - og ikke alle kan få alt, hvad de beder om TAK for denne gang og held og lykke

28 Dagsorden Valg af dirigent og referent Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning Godkendelse af revideret årsregnskab samt budget for kommende år Indkomne forslag Valg af Repræsentantskabets formand for 2 år Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år samt 2 suppleanter Valg af revisor Eventuelt

29 GODKENDELSE BERETNING + REGNSKAB

30 INDKOMNE FORSLAG

31 Indkomne forslag nr. 1 af 1 Det indstilles at følgende klubber optages i Vejle Tennis Hal Repræsentantskab Vejle Tennis Klub Jelling Tennis Klub Give Tennis Klub Egtved Tennis klub Gårslev Tennis Grejs Tennisklub Vejle Kammeraterne Gauerslund

32 Anmeldte Repræsentanter Anmeldte Repræsentanter for Vejle Tennis Hal Vejle Tennis Klub Jelling Tennis Klub Vejle Kammeraterne Gert Trabjerg Karsten Jensen Hanne Schultz Niels Larsen Palle Jessen Hugo Ottesen Claus Venstraa Karin Tarp Britta Otesen Flemming Jørgensen Birger Struve Pedersen Steen Juul Petersen Jan Bruhn Birgitte Friis Poul Boie Pedersen Grejs Tennisklub Gårslev Tennis Give Tennis Klub Kurt Gosvig Peter Kristiansen Jan Ek Niels Helmond Jørgen Pedersen Vivi Ek Ib Klausen Bo Frederiksen Ole Lauritsen Tito Johnsen Niels Madsen Lars Ole Larsen Gauerslund Egtved Tennis klub Vinding Rikke Trebbien Knud Højer Ønsker ikke at deltage Anne Fynboe Inge Lorenzen i Repræsentantskabet