Periodisk audit af ledelsessystem i henhold til

Transkript

1 Auditrapport Periodisk audit af ledelsessystem i henhold til kvalitetsstyring for den kommunale Dato: 1. februar 211 DNV Team Leader Annette Kromann

2 Fokusområde 1: Hvordan skabes værdi i ledelsessystemet Høj Lav 1 Grad af styring/kontrol Positive forhold Ledelsessystemet vurderes at blive fulgt i stor udstrækning. Der er godt overblik over aktiviteter i ledelsessystemet. Udarbejdelsen af brevskabeloner har skabt værdi og forenkling. Der er generelt enighed om at ledelsessystemet beskriver de enkelte sagsgange ganske godt og at det er et værdifuldt værktøj i omfattende sagstyper. Væsentligste forbedringsområder Der er fremkommet en række inputs fra medarbejdergruppen omkring ledelsessystemet og muligheder for effektivisering. Disse bør konkretiseres yderligere og iværksættes om brugbare. Simplificering af visse procedurer kan overvejes, specielt der hvor procedurerne benyttes så sjældent så der i væsentlig grad skal sikres opdatering af procedurer inden brug. For en række sagstyper åbnes proceduren ikke særlig ofte fodi medarbejderne har åbnet stor rutine. Dette er forståeligt, men også et faremoment fordi det ikke sikrer jævnlig refleksion over indhold. Der pågår en diskussion om sagspartner og kvalitetssikrer og disse roller Form Ref.: AR-RBC-1. DNV 2167/2.3 Side 2 af 5

3 Fokusområde 1: Hvordan skabes værdi i ledelsessystemet som med fordel kan tilendebringes og afklares. Se i øvrigt LoF for yderligere detaljer. Konklusioner som ikke er omfattet af fokusområderne Positive forhold Der signaleres god opbakning til ledelsessystemet. Forbedringsområder Måling af opfyldelse af mål om kvitteringsskrivelser er besluttet gennemført ifm. intern audit. DNV bemærker at målingens omfang forventes at stå i et rimeligt forhold til omfanget af udsendte kvitteringsskrivelser. Plan for intern audit bør indeholde denne type elementer af intern audit. Nyt kompetenceregistreringsværktøj er under implementering. Se i øvrigt LoF. Form Ref.: AR-RBC-1. DNV 2167/2.3 Side 3 af 5

4 Forslag til fokusområder på næste audit: Koordinering af opgaver på tværs af teams Gennemførsel og opfølgning på intern audit Auditresultat resumé: Antal afvigelser: Væsentlige afvigelser (kategori 1): Mindre væsentlige afvigelser (kategori 2): Antal bemærkninger: Antal forbedringsmuligheder: Antal positive forhold og rosværdige tiltag: Note: Yderligere information vil fremgå af list of findings Næste trin På det afsluttende møde blev auditresultatet præsenteret, diskuteret og accepteret. Form Ref.: AR-RBC-1. DNV 2167/2.3 Side 4 af 5

5 Fortrolighed Indholdet af denne rapport inklusive noter og checklister udfyldt under audit behandles fortroligt. Materialet videregives ikke til nogen tredjepart uden skriftlig tilladelse fra kunden, undtaget forhold, der er relevante for akkrediteringsmyndigheder i forhold til denne certificering. Distribution DNV s rapport vil blive sendt som hardcopy eller elektronisk kopi til organisationens kontaktperson. Bilag List of findings (excel) Audit Program Form Ref.: AR-RBC-1. DNV 2167/2.3 Side 5 af 5