REFERAT. E/F Applebys Gaard ordinær generalforsamling

Transkript

1 REFERAT København, 20. april 2016 Ejendomsnummer E/F Applebys Gaard ordinær generalforsamling Mødested: Christianshavns Beboerhus, Dronningensgade 34, St. Bjørn Mødedato: 13. april 2016, kl Fremmødte: Der var repræsenteret 18 af foreningens 38 lejligheder, heraf 10 ved fuldmagt. Lejlighederne stemmer med to stemmer pr. lejlighed bortset fra kælderbutikkerne jf. vedtægternes 11 stk. 3. Der var repræsenteret 1 kælderbutik på generalforsamlingen. I alt var der således repræsenteret 35 stemmer på generalforsamlingen. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af beretning for det forløbne år. 3. Forelæggelse af regnskab 2015 og status med påtegning af revisor til godkendelse. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Forelæggelse og godkendelse af budget Gennemgang af vedligeholdelsesplan , herunder fastsættelse af opsparing. 7. Valg af formand for bestyrelsen. 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 9. Valg af suppleanter. 10. Valg af revisor. 11. Eventuelt. 1. Valg af dirigent og referent. Formand Bodil Jensen bød velkommen og foreslog Nancy Hammerdorf fra DEAS A/S som dirigent og referent. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i henhold til vedtægternes bestemmelse samt at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i dagsordenes punkter, dog således at forslag vedr. altaner stillet under punkt 4 krævede kvalificeret flertal for beslutning i henhold til vedtægterne. 2. Bestyrelsens aflæggelse af beretning for det forløbne år. Bodil Jensen fremlagde bestyrelsens beretning for 2015, som er vedlagt dette referat som bilag 1. Bodil Jensen fremhævede bl.a. at isolering af loftet er næsten færdig. Isolering af kælderloft mod stuelejlighederne blev udfør i Der er registeret 10 brændeovne i ejendommen. Bestyrelsen har modtaget skriftlig bekræftelse på at en enkelt brændeovn slet ikke bruges. Foreningen har skiftet VVS firma. Kontaktoplysninger til det nye firma ligger på foreningens hjemmeside. Til den fællesarbejdsdag med Andelsboligforeningen i maj måned 2015 var der rigtig god tilslutning. Der DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel [email protected] cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus

2 blev ryddet op og gjort rent i cykelrummet og gården, og der blev båret gamle døre ned fra loftet. En del af dørene overtog andelsboligforeningens medlemmer. Andelsforeningen passer gården og sørger for at der bliver købt blomster til bedene. Ejerforeningen betaler halvdelen af udgifterne til indkøb af blomster. Ladcykler og cykeltrailere skal parkeres ved cykelstativet i midten af gården og ikke i cykelskurene, hvilket alle bedes respektere, så den begrænsede plads, der er i cykelskurene udnyttes bedst muligt. Der står igen meget på bagtrapperne i ejendommen. Det er ikke tilladt af hensyn til brandsikkerheden. Det kan være, at det skal være et indsatsområde til næste fællesarbejdsdag. Der blev spurgt til tømning af affaldscontainere til genbrugsmaterialer (glas, pap, mm.), som ofte opleves som fyldte. Der er ifølge kommunens hjemmeside udnævnt en skraldeansvarlig for foreningen. Agnete undersøger hvem der er meldt ind som foreningens ansvarlige. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål fra forsamlingen. Herefter blev beretningen taget til efterretning. 3. Forelæggelse af regnskab 2015 og status med påtegning af revisor til godkendelse. Nancy Hammerdorf fra DEAS A/S fremlagde årsregnskabet for Regnskabet viste et resultat på kr ,00, som var overført til foreningens egenkapital, der herefter pr. 31. december 2015 udgjorde kr ,00. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål til årsregnskabet. Årsregnskabet blev herefter enstemmigt godkendt. 4. Behandling af indkomne forslag. Bestyrelsen stiller forslag om at årets overskud i lighed med beslutningen på sidste års generalforsamling overføres til opsparing til vedligeholdelse. Dette blev enstemmigt vedtaget. Forslaget betyder at egenkapitalen nedbringes med kr ,00 (årets overskud) som overførers til opsparing til vedligeholdelse. Der var modtaget to forslag vedr. opsætning af altan som var udsendt sammen med indkaldelsen. Dirigenten gjorde opmærksom på at forslagene vedr. altan kan vedtages såfremt mindst 2/3 af ejerforeningens medlemmer efter stemmeberettigede stemmer, stemmer for forslaget. Forslaget kan ikke vedtages endeligt da der ikke er mødt 2/3 af de stemmeberettigede. Hvis mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for forslaget kan der afholdes en ekstraordinær generalforsamling hvor forslaget uanset antallet af fremmødte, kan vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer. Forslag 1 vedr. opsætning af altan på Chr. Havns Voldgade 1, 3.tv. og 1, 2.tv. blev herefter sat til afstemning med følgende resultat: For stemte: 17 ejere svarende til 33 stemmer. En ejer undlod at stemme, svarende til 2 stemmer. Forslag 2 vedr. opsætning af fransk eller spansk altan på Overgaden Oven Vandet 2, stuen blev herefter sat til afstemning med følgende resultat: For stemte: 13 ejere svarende til 26 stemmer. Imod stemte: 4 ejere svarende til 7 stemmer. En ejer undlod at stemme, svarende til 2 stemmer. Begge forslag opnåede mere end 2/3 (svarende til 23,33 stemmer), af de fremmødte stemmer, hvorfor der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling med disse to punkter på dagsordenen. 5. Forelæggelse og godkendelse af budget Nancy Hammerdorf fra DEAS A/S gennemgik bestyrelsens budgetforslag for 2016 herunder bestyrelsens forslag om forhøjelse af fællesudgifterne jf. prisudviklingen. Forhøjelsen af fællesudgifterne vil ske ved opkrævningen fra ejerforeningen pr. 1. maj 2016 og med samtidig efterregulering for perioden 1. januar april Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål fra forsamlingen. Det fremlagte budget for 2016 blev enstemmigt godkendt som nedenstående: 2

3 Budget 2016 Indtægter: Aconto E/F-bidrag Indtægter i alt Udgifter: Forbrugsafgifter El - fælles forbrug Vand Renovation Øvrige afgifter Forsikringer og abonnementer Forsikringer Abonnementer Vicevært/renholdelse Vicevært Ejendomsservice, trappevask mm Snerydning/vejsalt Materialeudgifter og anskaffelser Administrationshonorar Administrationshonorar, DEAS A/S Øvrige administrationsomkostninger Godtgørelse til bestyrelse Revisor Ingeniør, teknisk bistand... 0 Udarbejdelse af varmeregnskab Porto Mødeudgifter Arbejdsdag Diverse Løbende vedligeholdelse Løbende vedligeholdelse Større vedligeholdelses arbejder Større vedligeholdelses arbejder... 0 Isolering af kælder og lofter... 0 Hensættelser Anvendt hensættelse til vedligeholdelse... 0 Samlede udgifter i alt

4 6. Gennemgang af vedligeholdelsesplan , herunder fastsættelse af opsparing. Marianne Fryd Christensen gennemgik vedligeholdelsesplanen. Der er afsat penge til almindelige driftsopgaver i budgettet, så det vedligeholdelsesplanen beskriver, er større vedligeholdelsesopgaver. I 2016 vil der være fokus på flg. større opgaver: Med hensyn til regeringens lovforslag om opsætning af målere til registrering af varmt vand har ejendommen allerede dette. Derfor skal der opsættes en måler på selve anlægget. Bestyrelsen er ved at indhente tilbud på dette. Bestyrelsen er også ved at indhente tilbud på fornyelse af pumpe så varmeanlægget automatisk selv registrer om der er behov for at sende varme rundt i systemet. Ved en temperatur på under 18 grader vil systemet automatisk starte op og sende varme runde i ejendommen. Hoveddørene trænger til en renovering, det er ikke dem alle som lukker helt i, selv om Andreas justerer dem ofte. Derudover vil isolering af loftet blive afsluttet. Vedligeholdelsesplanen blev taget til efterretning. Der var stillet forslag fra bestyrelsen om at øge opsparingen fra 7,50 kr. til 9,50 kr. pr fordelingstal. Forslaget blev sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. Ændringen opkræves fra d. 1. juli Valg af formand for bestyrelsen. Formanden Bodil Jensen ønskede ikke genvalg. Bestyrelsen forslog Marianne Fryd Christensen. Da der ikke var andre der stillede op til posten var Marianne Fryd Christensen valgt. 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Der skulle vælges to medlemmer til bestyrelsen for to år. Pernille Kofoed havde givet fuldmagt til opstilling, det samme havde Mette Ewald. Cathrine Paaske Rydahl som var til stede på generalforsamlingen ønskede også at stille op. Da der var flere kandidater end poster, skulle der en afstemning til for at finde medlemmerne til bestyrelsen. Dirigenten oplyste at der ved afstemningen skulle skrives to navne på stemmeseddel nr. 4. Stemmetallene var: Cathrine Paaske Rydahl 29 stemmer, Mette Ewald 26 stemmer og Pernille Kofoed 15 stemmer. Der skulle vælges et medlem til bestyrelsen for et år. Pernille Kofoed havde givet fuldmagt til opstilling, bestyrelsen foreslog, at Agnete Nielsen stillede op til posten. Hans Bang gjorde opmærksom på, at det ikke var en enig bestyrelse som opstillede Agnete Nielsen. Da der var flere kandidater end poster, skulle der en afstemning til for at finde medlemmerne til bestyrelsen. Dirigenten oplyste, at der ved afstemningen skulle skrives et navn på stemmeseddel nr. 5. Stemmetallene var: Agnete Nielsen 22 stemmer og Pernille Kofoed 13 stemmer. Bestyrelsen er herefter sammensat således: Marianne Fryd Christensen ejer af Overgaden oven Vandet 2, 2. (formand) (på valg i 2018) Hans Bang ejer af Christianshavns Voldgade 3, st.tv. (på valg i 2017) Agnete Nielsen ejer af Christianshavns Voldgade 1, 2.th. (på valg i 2017) Cathrine Paaske Rydahl ejer af Christianshavns Voldgade 3, 2.th. (på valg i 2018) Mette Ewald ejer af Christianshavns Voldgade 1, 2.tv. (på valg i 2018) 9. Valg af suppleanter. Der skulle vælges en suppleant til bestyrelsen for to år. Pernille Kofoed havde givet fuldmagt til opstilling, og bestyrelsen havde forslag om Ebrahim Afsat. 4

5 Da der var flere kandidater end poster, skulle der en afstemning til for at finde suppleanten, til bestyrelsen. Dirigenten oplyste, at der ved afstemningen skulle skrives et navn på en blank stemmeseddel. Stemmetallene var: Ebrahim Afsat 20 stemmer og Pernille Kofoed 17 stemmer. Der var afgivet 2 stemmer for meget i henhold til de fremmødte. Da Ebrahim havde modtaget mere end to stemmer mere end Pernille, besluttede dirigenten, at afstemningen ikke skulle gå om, men at Ebrahim var valgt. Der skulle vælges en suppleant til bestyrelsen for et år. Pernille Kofoed havde givet fuldmagt til opstilling, og bestyrelsen havde forslag om Bodil Jensen. Da der var flere kandidater end poster, skulle der en afstemning til for at finde suppleanten til bestyrelsen. Dirigenten oplyste at der ved afstemningen skulle skrives et navn på en blank stemmeseddel. Stemmetallene var: Bodil Jensen 24 stemmer og Pernille Kofoed 11 stemmer. Suppleanterne er herefter følgende: Bodil Jensen ejer af Overgaden oven Vandet 2, st.th. (på valg i 2017) Ebrahim Afsat ejer af Christianshavns Voldgade 3, 3.th. (på valg i 2018) 10. Valg af revisor. Der var genvalg af BDO Revision 11. Eventuelt. Flere ejere oplyste at de har problemer med deres dørtelefoner. Hans Bang fortalte, at han er opmærksom på problemet, og at der er bestilt håndværker til at skifte mikrofonen i telefonanlægget ved hoveddørene. Da ikke flere ønskede ordet, hævede dirigenten generalforsamlingen og takkede de fremmødte for en god og saglig debat. Generalforsamlingen blev afsluttet kl. 21: Dette referat er underskrevet elektronisk ved brug af NemID, jf. Foreningens tegningsregler. Underskrifterne fremgår af dokumentets sidste side. 5

6 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Nancy Hammerdorf dirigent På vegne af: DEAS A/S Serienummer: CVR: RID: IP: kl. 14:07:49 UTC Agnete Birgitte Nielsen bestyrelse Serienummer: PID: IP: kl. 03:18:50 UTC Bodil Marie Jensen formand Serienummer: PID: IP: kl. 08:44:37 UTC Hans Bang bestyrelse Serienummer: PID: IP: kl. 15:21:51 UTC Cathrine Paaske Rydahl bestyrelse Serienummer: PID: IP: kl. 10:31:08 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <[email protected]>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: