Den administrative styregruppe

Transkript

1 Page 1 of 7 Referat Den administrative styregruppe Ordinært møde Dato Tid Sted NB. Fraværende Til stede 20. januar :00 Sæby Rådhus, Kommunaldirektørens kontor Mødet starter med en let frokost. Kommunikationsgruppen deltager i frokosten. Ole Madsen deltager som referent. Indholdsfortegnelse 1. Kommunikationsstrategi Åben sag 2. Henvendelse fra Nordjyllands Amt Åben sag 3. Nedsættelse af arbejdsgrupper vedrørende turisme, erhverv, arbejdsmiljø, forsikringer mv. Åben sag

2 Page 2 of 7 4. Gensidig stillingsopslag i de tre kommuner Åben sag 5. Udfærdigelse af dagsordener og referater Åben sag 6. KMD tilbud om orientering omkring it-området Åben sag 7. Eventuelt Åben sag

3 Page 3 of 7 1. Kommunikationsstrategi Åben sag Kommunikationsgruppen har udarbejdet forslag til intern kommunikationsstrategi. Udkastet er vedhæftet og skal drøftes Beslutning Den administrative styregruppe den 13. januar 2005 Forslaget blev drøftet. Vedr. opdeling af personalet i administrativt personale og andet personale bør overvejes nøje. Der signaleres let A-hold og B-hold. En anden måde at beskrive målgruppen på skal drøftes. Politikerne bør vægtes lige, uanset om der er tale om medlemmer af Den politiske styregruppe, Strukturudvalget eller ej. Politikerne bør nævnes først. Idéen om et informationsrejsehold blev drøftet. Der er ikke tvivl om, at ansvaret for information til medarbejderne ligger hos de enkelte ledere, og ikke hos et sådant rejsehold. Men fælles informationsmateriale er en rigtig god idé. Der er behov for drøftelse af idéen i de tre kommuners direktioner, før der træffes beslutning. En idé der efter Den administrative styregruppes mening bør arbejdes videre med er, at det skal være mulighed for at skaffe sig adgang til informationerne fra enhver pc er også private (f.eks. med kodeord eller lign.). Termen topledelse skal omformuleres, så den passer til Den administrative projektorganisation, og således at det præciseres, hvordan fordelingen mellem opgave og ansvar er. Kommunikationsgruppen inviteres til at deltage i Den administrative styregruppes møde den 20. januar 2005 med henblik på drøftelse af oplægget. Bilag Fordeling 1. Forslag til intern kommunikationsstrategi Den adm. styregrp. Elektroniske bilag: Strategi for den interne kommunikation - bilag til pkt. 2.DOC Kommunikationsgruppen deltog i behandlingen af dette punkt. Forslaget til kommunikationsstrategi blev drøftet. På baggrund af drøftelserne bliver kommunikationsgruppens næste opgave: - at tilrette kommunikationsstrategien - at udarbejde en decideret kommunikationsplan, der bl.a. indeholder nærmere beskrivelser af, hvordan informationen til og kommunikationen med de forskellige

4 Page 4 of 7 målgrupper sikres - at udarbejde forslag til, hvordan den eksterne kommunikationen kan tilrettelægges, herunder borgerinddragelsen i processen - at klargøre udsendelsen af det første fælles nyhedsbrev, herunder at sikre distributionen af breve. Det er hensigten, at nyhedsbrevene skal fungere som en informationskanal, hvor væsentlige nyheder hurtigt kan distribueres til samtlige ansatte. Med henblik på at finde nyhedsbrevets form behandles de første nyhedsbreve i den administrative styregruppe. 2. Henvendelse fra Nordjyllands Amt Åben sag Nordjyllands Amt har henvendt sig vedrørende status på opgaver og medarbejdere, der skal overføres til Ny Frederikshavn Kommune set i relation til Amtsborgmester Orla Havs udmelding om at afvente det endelige lovgrundlag. Henvendelsen drøftes. Johan Hessellund har haft kontakt til amtskommunaldirektør Per Okkels, der har oplyst, at der i amtet er en accept af, at der er kontakt på embedsmandsplan. Johan Hessellund inviterer en repræsentant fra amtets direktion til en indledende drøftelse med den administrative styregruppe om problemstillingerne. Ved evt. senere drøftelser tænkes hele direktionsgruppens deltagelse ind. 3. Nedsættelse af arbejdsgrupper vedrørende turisme, erhverv, arbejdsmiljø, forsikringer mv. Nedsættelse af arbejdsgrupper vedrørende turisme, erhverv, arbejdsmiljø, forsikringer mv. skal drøftes. Åben sag Der var enighed om, at der straks nedsættes arbejdsgrupper vedrørende - arbejdsmiljø: Lis Westergaard, Sæby (formand), Bjarne Møller, Frederikshavn og Ole Jensen, Skagen. - forsikringer: Finn Vangsted, Frederikshavn (formand), Annette Jensen, Sæby og en repræsentant fra Skagen, som udpeges hurtigst muligt. Med hensyn til erhverv og turisme indbydes de tre kommuners erhvervschefer og turistchefer til mødet i den administrative styregruppe den 24. februar. Claus Reimann Petersen tager kontakt.

5 Page 5 of 7 4. Gensidig stillingsopslag i de tre kommuner Åben sag En præcisering af beslutning om gensidig stillingsopslag i de tre kommuner jf. referatet fra den politiske styregruppes møde den 13. januar 2005 skal drøftes: "Der var enighed om, at der ikke kan opstilles regler for, at interne ansøgere (=ansøgere fra én af de tre kommuner) har fortrinsret. Men man kan godt slå ledige stillinger op tidligere internt end eksternt, men med én ansættelsesprocedure. Kompetencen til at ansætte og afskedige er delegeret til afdelingslederne i alle 3 kommuner, når det drejer sig om almindelige medarbejdere. Situationen kan være anderledes ved ledige leder- eller specialiststillinger. Ved at rekruttere internt skabes der hul, hvor vedkommende kommer fra. Der skal tages hensyn til helheden i den nye or-ganisation og sikker drift i de 3 kommuner i Det blev aftalt, at besættelse af lederstillinger i behandles konkret af Den administrative styregruppe i det enkelte tilfælde." Der var enighed om, at punktet sendes til behandling i det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalgs første møde. Der var desuden enighed om, at personalechefgruppens notat om principper for et fælles arbejdsmarked og en sikker drift behandles i direktionsgruppen den 17. februar. Herefter behandles det i det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg. Johan Hessellund kontakter Poul Poulsen om dette. Genbesættelsen af to lederstillinger i Skagen Kommune blev drøftet. Det drejer sig om hhv. Skagen Forbrænding og Genbrug og Affald. 5. Udfærdigelse af dagsordener og referater Åben sag Udfærdigelse af dagsordener og referater for Strukturudvalgene, Den politiske styregruppe, Den administrative styregruppe og Direktionsgruppen skal drøftes. Der var enighed om, at den administrative styregruppe er referent til møderne i den politiske styregruppe. Der var enighed om, at referaterne fra de politiske styregruppemøder, de administrative styregruppemøder og direktionsgruppemøderne er beslutningsreferater.

6 Page 6 of 7 Der var enighed om, at dagsordenspunkterne skal tilstræbes udformet så klart og tydeligt, at det fremgår, hvad det er, der skal drøftes. 6. KMD tilbud om orientering omkring it-området Åben sag Kundechef Per Mouritzen, KMD, har tilbudt at give Den administrative styregruppe en orientering omkring it-området. Tilbudet skal drøftes. Claus Reimann Petersen kontakter KMD med henblik på en kortere drøftelse (45 min.) om emnet på det administrative styregruppemøde den 10. februar. 7. Eventuelt Åben sag Det skal tilstræbes, at alle relevante skribenter har opmærksomhed på den politiske styregruppes beslutning (13. feb.) om at den nye kommune angives Ny Frederikshavn Kommune. På næste direktionsgruppemøde sættes et punkt på dagsordenen vedrørende en drøftelse af, om de nedsatte arbejdsgrupper er dækkende i forhold til en fyldestgørende kortlægning. På næste møde i den administrative styregruppe drøftes afholdelsen af et kick-off arrangement for direktionsgruppen m.fl.

7 Page 7 of 7 Mødet hævet, oplæst kl. Til stede: Underskrifter: