Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Onsdag den 4. marts 2015 Start kl.: 12:30 Slut kl.: 15:00 Medlemmer: Fraværende: Eva Iversen (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Helen Rosager (Ledelse) Karen Skau (Ledelse) Kirsten Højgaard (Næstfmd.) (DS) Lisbeth Skyum (DS) Vakant - (FTF) Jytte Skiffard (HK) Vakant - (OAO) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Jakob Therchilsen (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Drøftelse af arbejdsskadestatistik Drøftelse af fraværsstatistik Opfølgning på områdeudvalgets arbejdsmiljødag Opfølgning på indsamling af retningslinjer Gennemgang af retningslinje vedr. grænseoverskridende adfærd Information om renovering af rådhus og administrationsbygninger Information fra hovedudvalget Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Information og kommunikation Eventuelt...23 Bilagsoversigt...24 Norddjurs Kommune

3 1. Godkendelse af referat Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Godkendelse af referat fra mødet den 3. december Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes. Beslutning i Områdeudvalg den Som opfølgning på godkendelse af referatet fra mødet den 3. september 2014 spurgte medarbejdersiden ind til, om der blev givet et påbud fra Arbejdstilsynet i forbindelse med deres besøg i jobcentret. Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen informerede om, at Arbejdstilsynet har givet et påbud til sygedagpengeafdelingen. Påbuddet går på, at det skal sikres, at stor arbejdsmængde og uklare krav i arbejdet ikke forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed. Herudover er der givet en vejledning til kontanthjælpsområdet, som også kan bruges i forbindelse med at efterkomme påbuddet i sygedagpengeafdelingen. Med de nye ændringer i arbejdsmarkedsafdelingen burde der være taget højde for flere af de udfordringer som medarbejderne har italesat overfor Arbejdstilsynet herunder bl.a. manglende synlig ledelse. Arbejdsmiljøgruppen vil mødes med den nye arbejdsmiljøkonsulent for sammen at lægge en plan for at sikre, at påbuddet efterkommes. 1

4 2. Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger. Formanden informerer om status på budgetopfølgningen. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg den Formanden informerede om, at der ikke er noget i budgetopfølgningen for 2015, der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i. Områdeudvalget modtog informationen. 2

5 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik A00 13/4713 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af statistikken, at der i 4. kvartal 2014 har været 1 arbejdsskade af karakteren ryg der har forårsaget 0 sygedage, 2 arbejdsskader af karakteren psykisk der har forårsaget 0 sygedage og 1 arbejdsskade af karakteren andet der har forårsaget 1 sygedag. Samlet set for 2014 har det været 9 arbejdsskader, der har medført 1 sygedag. Til sammenligning var der i arbejdsskader, der medførte 2 sygedage.. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik hele /15 Beslutning i Områdeudvalg den Medarbejdersiden mente, at der måtte være fejl i arbejdsskadestatistikken, da flere var vidende om, at der havde været sygefravær i forbindelse med nogle af arbejdsskaderne, selvom det ikke fremgår af statistikken. HR-afdelingen undersøger proceduren for indberetning af arbejdsskader herunder om proceduren evt. skal ændres. 3

6 4. Drøftelse af fraværsstatistik A00 13/4771 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Der er udarbejdet en fraværsstatistik, der vedlægges dagsordenen som bilag. Materialet består af en fraværsstatistik for områdeudvalget samt et faktaark, der beskriver, hvorledes de enkelte elementer i statistikken er fremkommet. Fraværsstatistikken for områdeudvalget for for hele 2014 viser et fald på 0,5 procentpoint vedrørende sygefravær og en stigning på 0,32 procentpoint vedrørende det rene fravær set i forhold til hele Sammenlignet med den overordnede statistik for hele Norddjurs Kommune ser tallene for 2014 således ud: Sygefravær Norddjurs Kommune 5,08 % Områdeudvalget for 3,57 % Fravær Norddjurs Kommune 2,52 % Områdeudvalget for 2,55 %. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. 4

7 Bilag: 1 Åben Fraværsstatistik OA hele /15 Beslutning i Områdeudvalg den Statistikken blev drøftet. 5

8 5. Opfølgning på områdeudvalgets arbejdsmiljødag A00 13/10801 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalgets arbejdsmiljødag blev i år afholdt den 20. januar 2015 med oplæg fra PUF på Kystvejens Hotel og Konferencecenter. PUF havde udarbejdet et evalueringsskema, som er blevet sendt rundt til alle 33 deltagere. 23 har svaret og der er lavet en sammenskrivning af tilbagemeldingerne som er vedlagt som bilag. Indstilling Formanden indstiller, 1. at arbejdsmiljødagen 2015 drøftes 2. at tilbagemeldingerne drøftes. Bilag: 1 Åben Oversigt over indsendte evalueringer 32049/15 Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget drøftede arbejdsmiljødagen og tilbagemeldingerne herpå. Alle arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter opfordres til at prioritere denne arbejdsmiljødag. Datoen kendes i mere end et år i forvejen. Arbejdsmiljødagen 2016 er den 19. januar Umiddelbart vil områdeudvalget fortsætte med at have fokus på det psykisk arbejdsmiljø, men hvad der endeligt skal arbejdes med, afhænger af tilbagemeldingerne fra lokaludvalgene til den årlige arbejdsmiljødrøftelse på næste møde. 6

9 6. Opfølgning på indsamling af retningslinjer A00 13/4779 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling I forbindelse med hovedudvalgets indsamling af retningslinjer har områdeudvalget indsendt følgende retningslinjer mv. som gælder på s område: Godtgørelse af tid brugt på uddannelse og møder Lokal rygepolitik Retningslinjer vedr. reception Retningslinje vedr. grænseoverskridende adfærd Åbningstid og fleksibel arbejdstid Vejledning ved etablering af distance arbejdspladser Herudover, så har skole- og dagtilbudsafdelingen indsendt deres mobbepolitik og stresspolitik. Det var ikke alle områdeudvalg der havde fået indsendt materiale til hovedudvalget og derfor blev drøftelsen udsat, indtil alle områdeudvalg har fået indsendt materiale. I mellemtiden opfordrede hovedudvalget til, at områdeudvalgene bruger anledningen til at bede lokaludvalgene om at ajourføre og revidere deres personalepolitiske og arbejdsmæssige retningslinjer, samt at drøfte, om nogle af retningslinjerne kan udfases. Der vil blive udarbejdet en central beskrivelse af, hvad der menes med begreberne retningslinjer, procedurer, politikker etc. 7

10 Da det kun er skole- og dagtilbudsafdelingen, der har indsendt mobbepolitik og stresspolitik, skal områdeudvalget bede alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at tage stilling til, om de ønsker selv at udarbejde mobbe- og stresspolitik, eller om det er mere hensigtsmæssigt, at disse politikker udarbejdes for hele s område. Alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status bedes sende en tilbagemelding til sekretæren på bbn@norddjurs.dk senest den 27. maj Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget beder alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at indsende mobbe- og stresspolitik hvis disse haves og ikke er blevet sendt ind. Områdeudvalget vil bede alle lokaludvalg og personalemøder om at drøfte, om de selv vil lave mobbe- og stresspolitik eller om det skal laves i områdeudvalget. Det er vigtigt, at disse emner drøftes lokalt. Hvis lokaludvalgene ønsker, at områdeudvalget skal udarbejde centrale politikker, vil områdeudvalget meget gerne have input hertil. Hvad mener lokaludvalgene er vigtigt, at områdeudvalget tager med i en politik? Tilbagemelding samt evt. politikker sendes til sekretæren på bbn@norddjurs.dk senest den 27. maj Områdeudvalget nedsatte en arbejdsgruppe bestående af Helle Steffensen, Kirsten Højgaard, Eva Holm Iversen og Bettina Broen Nielsen, der, ud fra de tilbagemeldinger der kommer fra lokaludvalgene, skal komme med et oplæg til en fælles mobbepolitik og en fælles stresspolitik, hvis det er det, lokaludvalgene ønsker. Områdeudvalget skal på hovedudvalgets opfordring bede alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at bruge anledningen til at rydde op i eksisterende retningslinjer. 8

11 7. Gennemgang af retningslinje vedr. grænseoverskridende adfærd A00 13/4779 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalget skal årligt gennemgå retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd, herunder om der er forhold, der har ændret, sig således at retningslinjen også skal ændres.. Indstilling Formanden indstiller, at retningslinjen drøftes. Bilag: 1 Åben Retningslinje grænseoverskridende adfærd 70765/14 Beslutning i Områdeudvalg den Områdeudvalget drøftede, at der gennem de senere år er sket et skred i borgernes opførsel og adfærd overfor sagsbehandlere, der er sket en forråelse i forhold til tidligere. Det blev drøftet, om man evt. i borgerens sag kunne skrive, hvis borgeren har opført sig grænseoverskridende, hvis det er en mulighed skal dette tilføjes i retningslinjen. HR-afdelingen undersøger, om det er ok, at skrives denne type oplysninger ind i borgerens sag. 9

12 8. Information om renovering af rådhus og administrationsbygninger G00 14/19049 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling På områdeudvalgets møde den 3. december 2014 informerede sekretariatschefen om hvordan bevillingen på 1,5 mio. kr. til indvendige forbedringer var blevet prioriteret. Der har flere gange i områdeudvalget været drøftelser om hvad de tidligere bevilgede midler kunne og skulle bruges til, og hvad der vedrørte den almindelige vedligeholdelse af bygningerne. Ejendomsgruppen er derfor inviteret på besøg for at fortælle om den almindelige renovering og vedligeholdelse.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Bilag: 1 Åben Skillelinje notat - indvendig og udvendig vedligeholdelse 42092/15 Beslutning i Områdeudvalg den Sissi Balling Engelsen og Kim Riishøj Jensen fra ejendomsgruppen informerede om ejendomsgruppens arbejde med vedligeholdelse af bl.a. rådhuset og administrationsbygningerne. Ejendomsgruppens arbejdsområder er bygningsvedligeholdelse af kommunens egne bygninger, rådgivning i forbindelse med ombygning af kommunens egne bygninger, energibesparelsesprojekter på kommunens egne bygninger mv. 10

13 Ejendomsgruppen administrerer en del af budgetterne til bygningsvedligeholdelsen af kommunens egne bygninger. Disse budgetter kan bruges til: Klimaskærm tag, ydermure, vinduer mv. Tekniske installationer ventilationsanlæg, varmeanlæg, skjulte elinstallationer mv. Anlæg i terræn kloak, asfalt, trådhegn mv. Ejendomsgruppen administrerer omkring m2 skoler, børnehaver, kulturinstitutioner, administrationsbygninger mv. PT. ikke ældre- eller handicapinstitutioner. Ejendomsgruppens har i budget ,0 mio. kr. til drift og 2,4 mio. kr. til anlæg. Prioriteringen af disse midler er meget hård, da der ikke er penge til at foretage alle de ønskede vedligeholdelsesarbejder på til alle bygninger. Midlerne fordeles på tværs efter en fælles prioritering i ejendomsgruppen efter hvor behovet er størst, der er således ikke afsat et bestemt beløb til hver bygning. Helt overordnet er prioriteringskriterierne: Udbedring af utætheder i klimaskærm (især tag), udbedringer der er nødvendige af sikkerhedsmæssige grunde, og udbedringer for at stoppe væsentlige følgeskader. Driftsbudgettet bruges primært til akut mindre vedligeholdelsesarbejder der ikke kan planlægges, eks. reparation af en defekt pumpe eller lapning af utætheder i taget. Herudover bruges ca. 20 % til serviceaftaler, eks. lovpligtige eftersyn og vedligehold af brandmateriel. Anlægsbudgettet bruges typisk til de større planlagte vedligeholdelsesarbejder, som eks. udskiftningen af ovenlyset på rådhuset som foregår i øjeblikket. Anlægsprojekter i 2015 Rådhuset Renovering af ovenlys (igangsat 2014). Glesborg Nyt asfalt slidlag på p-plads, maling af udvendigt træværk (foreløbig prioritering). Allingåbro Udbedring af murværk og stern (foreløbig prioritering). 11

14 Energirenoveringsprojekter 2014/2015 Rådhuset Renovering af ventilationsanlæg. Glesborg Renovering af ventilationsanlæg. Allingåbro Renovering indendørs belysning. Direktionen har den 22.oktober 2008 vedtaget en skillelinje mellem hvad der er centralt finansieret og decentralt finansieret. Notatet vedlægges referatet som bilag. Det er planen at dette notat opdateres i Der blev spurgt ind til, hvilken stand rådhuset og administrationsbygningerne har i forhold til kommunens andre bygninger. Bygningsgruppen svarede, at rådhuset og administrationsbygningen i Glesborg umiddelbart har en bedre stand end de fleste skoler, og at administrationsbygningen i Allingåbro umiddelbart er i samme stand som de fleste skoler. Der blev spurgt ind til, hvorfor der skiftes vinduer i vinterhalvåret, hvor risiko for sne, regn og kulde er størst. Bygningsgruppen svarede, at det bl.a. skyldes, at der ikke kan blive sat større anlægsarbejder i gang før pengene til det nye års budget er frigivet. Herefter skal der så en udbudsproces i gang, der skal vælges en entreprenør, så skal der leveres og først herefter kan selve arbejdet udføres. Desværre passer dette med, at vi når ind i de kolde måneder. Alle parter enedes om, at vi sammen skal være bedre til at kommunikere ud til de berørte medarbejdere, når der sættes vedligeholdelsesarbejder i gang. 12

15 9. Information fra hovedudvalget A00 13/4823 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for s dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene. Hovedvalget henleder opmærksomheden på, at Norddjurs Kommune pr. 1. april 2015 vil sende alle breve til medarbejderne via digital post. Der vil i den forbindelse blive udsendt et informationsbrev til alle medarbejdere i marts måned. Derudover henledes opmærksomheden på at Trine Kjær Poulsen er tiltrådt som ny arbejdsmiljøkonsulent i Norddjurs Kommune. Arbejdsmiljøgrupperne opfordres til at kontakte Trine, og invitere hende ud på arbejdspladsen til en snak om arbejdsmiljø og igangværende aktiviteter på arbejdspladsen. Hovedudvalget opfordrer områdeudvalgene til at bruge indsamlingen af retningslinjer som en anledning til at bede lokaludvalgene om at rydde op i eksisterende retningslinjer. Derudover udarbejdes der en beskrivelse af hvad der menes med begreberne retningslinje, procedure, politik etc.. Indstilling Formanden indstiller, at punkterne drøftes. 13

16 Beslutning i Områdeudvalg den Brevet, der udsendes til medarbejderne, sendes via den digitale postkasse i marts. Sekretariatschefen informerede om ansættelsen af arbejdsmiljøkonsulent Trine Kjær Poulsen, der allerede er i gang med at mødes med ledere og arbejdsmiljøgrupper. Områdeudvalget drøftede, at det vil give god mening, at arbejdsmiljøkonsulenten deltager i områdeudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse på det kommende junimøde samt deltager i planlægningen af arbejdsmiljødagen. 14

17 10. Information fra ledelsen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg den Sekretariatschef Christina Lundbergh informerede om den igangsatte proces i forbindelse med ændring af organiseringen i udviklingsforvaltningen, som skyldes, at den tidligere byg- og miljøchef er fratrådt den 1. marts Efter indførelsen af erhvervsudvalget er det oplagt nu at bruge denne organisationsændring på at skærpe Norddjurs Kommunes erhvervsprofil. Byg- og miljøchefen erstattes derfor med en erhvervschef, og der oprettes en erhvervsafdeling. Erhvervsafdelingen vil fremadrettet bestå af de selvstyrende teams: Landbrug, Miljø, Byggesag, Drikkevand og Erhvervsfremme. Herudover så skal kommunens potentiale for friluftsliv og turisme styrkes. Dette sker ved at samle de medarbejdere, der arbejder med natur og friluftsliv i samme afdeling. Kultur- og udviklingsafdelingen skifter navn til afdelingen for planlægning, kultur og natur og vil fremadrettet bestå af de selvstyrende teams: Planlægning, Kultur og Natur, turisme og fritid. Medarbejderne har været inddraget i processen omkring ændringen og er det fortsat, da der er nedsat en følgegruppe med chefer og medarbejdere fra alle afdelinger. Efter mødet i områdeudvalget oplyser sekretariatschefen, at der i processen arbejdes videre med navnet erhvervs- og miljøafdeling, efter medarbejdernes ønske. 15

18 Formanden informerede om, der som en del af kommunalbestyrelsens beslutning om ændring af arbejdsmarkedsområdet, også er besluttet at ændre åbningstiden i, således at der først åbnes kl Den nye åbningstid træder i kraft den 4. maj For at sikre en god drøftelse af eventuelle snitflader og kommunikationsmæssige konsekvenser, der skal løses i den forbindelse - primært set i forhold til afdelinger udenfor arbejdsmarkedsområdet, indkaldes der til ekstraordinært områdeudvalgsmøde. (Der er efter mødet indkaldt til ekstraordinært møde den 30. marts 2015) Alle lokaludvalg/medarbejdere/ledere må meget gerne hurtigst muligt indsende bemærkninger til sekretæren på bbn@norddjurs.dk, hvis man har oplysninger om snitflader man skal være særligt opmærksom på. Retningslinjerne omkring arbejdstid og fleksibel arbejdstid skal sprogligt tilrettes, da der ikke med ændringen af åbningstiden, har været tiltænkt, at der skulle ske en ændring af hvornår der kan flekses. De nye retningslinjer vil blive gennemgået på det ekstraordinære områdeudvalgsmøde. Sekretariatschef Kim Bruun Nielsen informerede om, at processen om de i budget 2014 afsatte midler til indvendig forbedring af rådhuset og administrationsbygningen i Glesborg er i gangsat. Økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen har i den forbindelse godkendt følgende: Første prioritet er gennemførelse af en række forbedringer på administrationsbygningen Glesborg, herunder nye gulvtæpper, etablering af mødelokaler og kontorer. Prisoverslag på 0,635 mio. kr. Anden prioritet er nye gulvtæpper på rådhuset i Grenaa. Prisoverslag på 0,760 mio. kr. 16

19 Direktionen har forudsat, at nye gulvtæpper i Grenaa kun udføres i det omfang, at det samlede anlæg kan holdes indenfor bevillingen. Det forventes fortsat, at arbejdet i Glesborg kan udføres i sommerferien, således at færrest muligt medarbejdere generes af arbejdet. Umiddelbart forventes det ikke, at arbejdet i Grenaa kan holdes indenfor bevillingen. 17

20 11. Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Medarbejderne informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg den Medarbejdersiden spurgte ind til det forsøgsprojekt hvor medarbejderne selv indberetter ferie, fravær og kørsel som har været igangsat i it-afdelingen, økonomi- og indkøb samt løn- og bogholderi. Det ser ud som om, at der er nogle indkøringsproblemer med afrundinger, som skal løses inden at den digitale indberetning udbredes til hele organisationen. 18

21 12. Information og kommunikation Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener der skal informeres om.. Beslutning i Områdeudvalg den Indberetning af arbejdsskader Arbejdsskadestatistikken laves på baggrund af de oplysninger der kommer ind på blanketterne hvor arbejdsskaden anmeldes, eller fra de oplysninger der tastes ind i systemet Easy. Hvis der her er oplyst, at der har været sygedage, bliver de indberettet i statistikken. Hvis der først kommer sygedage til senere, skal dette indberettes til direktionssekretariatet, ellers vil de ikke fremgå af statistikken. Indsamling af retningslinjer Områdeudvalget beder alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at indsende mobbe- og stresspolitik hvis disse haves og ikke er blevet sendt ind. Områdeudvalget vil bede alle lokaludvalg og personalemøder om at drøfte, om de selv vil lave mobbe- og stresspolitik eller om det skal laves i områdeudvalget. Det er vigtigt, at disse emner drøftes lokalt. Hvis lokaludvalgene ønsker, at områdeudvalget skal udarbejde centrale politikker, vil områdeudvalget meget gerne have input hertil. Hvad mener lokaludvalgene er vigtigt, at områdeudvalget tager med i en politik? Tilbagemelding samt evt. politikker sendes til sekretæren på bbn@norddjurs.dk senest den 27. maj

22 Information og kommunikation fra hovedudvalget Hovedvalget henleder opmærksomheden på, at Norddjurs Kommune pr. 1. april 2015 vil sende alle breve til medarbejderne via digital post. Der vil i den forbindelse blive udsendt et informationsbrev til alle medarbejdere i marts måned. Derudover henledes opmærksomheden på at Trine Kjær Poulsen er tiltrådt som ny arbejdsmiljøkonsulent i Norddjurs Kommune. Arbejdsmiljøgrupperne opfordres til at kontakte Trine, og invitere hende ud på arbejdspladsen til en snak om arbejdsmiljø og igangværende aktiviteter på arbejdspladsen. Hovedudvalget opfordrer områdeudvalgene til at bruge indsamlingen af retningslinjer som en anledning til at bede lokaludvalgene om at rydde op i eksisterende retningslinjer. Derudover udarbejdes der en beskrivelse af hvad der menes med begreberne retningslinje, procedure, politik etc. 20

23 Indvendig renovering af administrationsbygningen i Glesborg og rådhuset Processen om de i budget 2014 afsatte midler til indvendig forbedring af rådhuset og administrationsbygningen i Glesborg er i gangsat. Økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen har i den forbindelse godkendt følgende: Første prioritet er gennemførelse af en række forbedringer på administrationsbygningen Glesborg, herunder nye gulvtæpper, etablering af mødelokaler og kontorer. Prisoverslag på 0,635 mio. kr. Anden prioritet er nye gulvtæpper på rådhuset i Grenaa. Prisoverslag på 0,760 mio. kr. Direktionen har forudsat, at nye gulvtæpper i Grenaa kun udføres i det omfang, at det samlede anlæg kan holdes indenfor bevillingen. Det forventes fortsat, at arbejdet i Glesborg kan udføres i sommerferien, således at færrest muligt medarbejdere generes af arbejdet. Umiddelbart forventes det ikke, at arbejdet i Grenaa kan holdes indenfor bevillingen. Indsendelse af arbejdsmiljørapporter Sekretæren gør opmærksom på, at arbejdsmiljørapporten skal indsendes til bbn@norddjurs.dk senest den 27. maj

24 13. Eventuelt Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling. Beslutning i Områdeudvalg den Intet at behandle. 22

25 Bilagsoversigt 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 1. Arbejdsskadestatistik hele 2014 (29718/15) 4. Drøftelse af fraværsstatistik Fraværsstatistik OA hele 2014 (29952/15) 5. Opfølgning på områdeudvalgets arbejdsmiljødag Oversigt over indsendte evalueringer (32049/15) 7. Gennemgang af retningslinje vedr. grænseoverskridende adfærd 1. Retningslinje grænseoverskridende adfærd (70765/14) 8. Information om renovering af rådhus og administrationsbygninger 1. Skillelinje notat - indvendig og udvendig vedligeholdelse (42092/15) 23

26 Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Helen Rosager Karen Skau Kirsten Højgaard (Næstfmd.) Lisbeth Skyum Vakant - Jytte Skiffard Vakant - Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Jakob Therchilsen Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 24

27 Bilag: 3.1. Arbejdsskadestatistik hele 2014 Udvalg: Områdeudvalg Mødedato: 04. marts Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 29718/15

28 Arbejdsskadestatistik Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Skader i alt Sygedage i alt 1. kvartal 2014 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor 3 0 Administrationen Total kvartal 2014 Total kvartal 2014 Administrationen Myndighedsafdelingen Helle Støve Myndighed Kontor 1 0 Administrationen Total kvartal 2014 Total kvartal 2014 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor 1 0 Administrationen Total kvartal 2014 Total kvartal 2014 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor 1 0 IT-afdelingen Leif Raaby Pedersen IT Kontor 1 1 Myndighedsafdelingen Helle Støve Myndighed Kontor 1 0 Skole- og dagtilbudsområdet Finn Nørskov Mikkelsen Skole- og dagtilbud Kontor 1 0 Administrationen Total kvartal 2014 Total 4 1 Hovedtotal 9 1

29 Arbejdsskadestatistik Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Sygedage i alt Ryg Arme / ben Psykisk Vold Andet 1. kvartal 2014 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor Administrationen Total kvartal 2014 Total kvartal 2014 Administrationen Myndighedsafdelingen Helle Støve Myndighed Kontor Administrationen Total kvartal 2014 Total kvartal 2014 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor Administrationen Total kvartal 2014 Total kvartal 2014 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor IT-afdelingen Leif Raaby Pedersen IT Kontor 1 1 Myndighedsafdelingen Helle Støve Myndighed Kontor Skole- og dagtilbudsområdet Finn Nørskov Mikkelsen Skole- og dagtilbud Kontor Administrationen Total kvartal 2014 Total Hovedtotal

30 Bilag: 4.1. Fraværsstatistik OA hele 2014 Udvalg: Områdeudvalg Mødedato: 04. marts Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 29952/15

31 Fravær og sygefravær Norddjurs Kommune, Områdeudvalget for Administration Kommunaldirektørens område Kommunaldirektørens område i alt Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. 38,2 3,09% 7,2 3,54% 8,3 1,28% 2,26% 34,4 0,26% 0,6 6,39% 14,7 1,70% 4,69% Direktionssekretariatet Direktionssekretariat Direktionssekretariat & HR 38,2 3,09% 7,2 3,54% 8,3 1,28% 2,26% 34,4 0,26% 0,6 6,39% 14,7 1,70% 4,69% Øvrige enheder med få ansatte, i alt Senest opdateret 1/30/ Økonomidirektørens område Økonomidirektørens område i alt Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. 216,6 3,33% 8,4 4,03% 10,2 2,18% 1,85% 205,8 3,14% 8,0 3,79% 9,6 2,19% 1,60% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Arbejdsmarkedsafdelingen Arbejdsmarkedsafdelingen 88,8 1,83% 4,6 5,22% 13,2 2,39% 2,83% 81,9 2,15% 5,4 4,06% 10,2 2,03% 2,04% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Arbejdsmarkedsafdelingen UU - Djursland 18,1 2,86% 7,2 2,96% 7,5 2,02% 0,94% 19,2 2,08% 5,2 3,62% 9,0 1,12% 2,50% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Borgerservicecenter Borgerservice 19,0 4,97% 12,4 5,26% 13,1 3,24% 2,02% 17,6 12,48% 30,8 5,34% 13,2 4,17% 1,17% Arbejdsmarkeds- og borgerservice Borgerservicecenter Udbetalingscenter 28,8 12,79% 32,7 2,98% 7,6 2,24% 0,74% 27,1 2,22% 5,7 3,18% 8,1 2,65% 0,53% IT IT-afdeling IT-Afdelingen 11,8 0,20% 0,5 1,02% 2,7 1,02% 10,0 0,16% 0,4 1,55% 4,0 0,94% 0,61% Løn- og bogholderiafdelingen Løn- og bogholderiafdeling Løn og bogholderi 23,3 1,09% 2,7 4,57% 11,5 2,33% 2,24% 23,3 1,83% 4,7 5,04% 12,9 2,90% 2,13% Økonomi- og indkøbsafdelingen Økonomi- og indkøbsafdeling Økonomi og indkøb 22,2 0,67% 1,8 2,01% 5,2 1,34% 0,67% 22,1 5,05% 13,1 2,86% 7,4 1,74% 1,12% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 4,6 2,15% 5,6 0,56% 1,59% 4,7 0,94% 2,4 0,94% Udviklingsdirektørens område Udviklingsdirektørens område i alt Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. 136,8 0,49% 1,3 3,40% 8,7 2,22% 1,18% 127,8 0,34% 0,9 4,01% 10,1 2,36% 1,65% Byg- og miljøafdelingen Byg- og miljøafdeling Byg og miljø 35,1 0,88% 2,2 1,50% 3,8 1,50% 41,9 0,60% 1,5 3,50% 8,8 2,45% 1,05% Kultur- og udviklingsafdeling Udviklingsafdeling 16,5 0,33% 0,8 6,80% 17,5 3,17% 3,63% 13,4 0,21% 0,5 2,48% 6,4 1,73% 0,75% Sekretariat Grenaa-Anholt Færgefart 11,7 0,07% 0,2 2,73% 6,5 1,34% 1,39% 12,6 5,09% 11,9 1,24% 3,85% Sekretariat Sekretariat 12,8 1,38% 3,5 2,72% 7,0 2,69% 0,03% 1,4 Vej- og ejendomsafdelingen Vej- og ejendomsafdeling Vej og ejendom 59,8 0,21% 0,5 3,87% 10,0 2,47% 1,41% 57,4 0,27% 0,7 4,69% 12,1 2,77% 1,92% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 1,0 1, Velfærdsdirektørens område Velfærdsdirektørens område i alt Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. Gns. antal medarbejde Fravær i re pct Gns. fraværsdag e pr. Sygefrav medarb. ær i pct Gns. sygefravær sdage pr. medarb. Kort fravær sygdom (<= 14 dg) i pct. Langt fravær sygdom (> 14 dg) i pct. 104,9 3,48% 8,7 2,83% 7,1 1,91% 0,93% 105,8 3,32% 8,3 3,98% 9,9 2,00% 1,98% Myndighedsafdelingen Børn- og familieteam Børn- og familieteam 10,2 0,39% 0,9 2,79% 6,3 2,79% 24,3 0,40% 1,0 3,02% 7,2 2,91% 0,10% Myndighedsafdelingen Børn- og familieteam Myndighed børn 17,5 7,60% 19,2 4,11% 10,4 2,86% 1,25% 5,9 6,87% 17,9 6,91% 18,1 1,55% 5,36% Myndighedsafdelingen Myndighedsafdelingen 13,8 7,23% 18,1 1,68% 4,2 1,31% 0,38% 27,7 7,55% 18,8 1,61% 4,0 1,61% Myndighedsafdelingen Myndighedsafd voksen Myndighedsafd voksen 10,0 6,99% 17,9 1,48% 3,8 1,48% Skole- og dagtilbudsområdet Skole- og dagtilbudsområdet 12,8 0,29% 0,7 3,12% 7,6 1,49% 1,63% 7,0 0,75% 1,8 1,47% 3,6 1,47% Skole- og dagtilbudsområdet Skoler og institutioner Daginstitutionsafdeling 22,9 0,96% 2,5 4,47% 11,6 2,38% 2,09% 33,6 0,05% 0,1 7,31% 18,6 2,24% 5,07% Velfærdssekretariatet 5,5 4,87% 12,7 0,12% 0,3 0,12% 5,3 15,23% 39,4 0,57% 1,5 0,57% Øvrige enheder med få ansatte, i alt 12,3 0,09% 0,2 1,23% 3,0 1,23% 2,0 Norddjurs Kommune Norddjurs Kommune, Samlet Gns. antal Gns. fraværsdag Gns. sygefravær Kort fravær Langt fravær Gns. antal Gns. fraværsdag Gns. sygefravær Kort fravær Langt fravær medarbejde Fravær i e pr. Sygefrav sdage pr. sygdom (<= sygdom (> medarbejde Fravær i e pr. Sygefrav sdage pr. sygdom (<= sygdom (> re pct medarb. ær i pct medarb. 14 dg) i pct. 14 dg) i pct. re pct medarb. ær i pct medarb. 14 dg) i pct. 14 dg) i pct. 496,4 2,55% 6,4 3,57% 9,0 2,07% 1,50% 473,8 2,23% 5,6 4,07% 10,2 2,16% 1,90%

32 Seneste opdatering Fraværsstatistikkens definitioner og afgrænsninger Statistikken viser (øverst) datoen for seneste opdatering. Afgrænsning i personkreds Generelt vil nye oplysninger (= ny lønperiode) være tilgængelige omkring den 5./6. i måneden efter den måned, lønnen vedrører. Hvis datoen fx er 10/05/13 indeholder statistikken oplysninger til og med april. Hvis datoen fx er 03/10/13 indeholder statistikken oplysninger til og med august. I lønsystemet er alle personer, som Norddjurs Kommune udbetaler løn til (herunder fx honorar, vederlag, tabt arbejdsfortjeneste, lommepenge m.v.) indplaceret på en organisatorisk enhed i LOS. LOS afspejler kommunens organisatoriske struktur. Organisatoriske enheder med 5 personer eller færre vises ikke særskilt i fraværsstatistikken af hensyn til at undgå identifikation af enkeltpersoner. Disse små enheder (vises som tomme linjer) er slået sammen og vises som en sum med betegnelsen "Øvrige enheder med få ansatte". Som noget nyt er der i statistikken for 2014 for sammenligningens skyld også medtaget oplysninger for tilsvarende periode fra BEMÆRK at på områder, hvor der er sket organisationsændring, vil sammenligning af data fra hhv og 2013 sandsynligvis ikke give mening. Ikke alle personer er relevante i forhold til fraværsstatistikken. Følgende sorteringer er foretaget: - Kun personer, der er ansat under hhv. Kommunaldirektør-, Udviklingsdirektør-, Velfærdsdirektør- og Økonomidirektørområdet er medtaget. Dette medfører, at personer som Norddjurs Kommune er lønadministrerende for - fx DjursMad, Brand og Redning, RenoDjurs m.fl. - ikke er omfattet af statistikken. Yderligere afgrænsninger Aflønningsform: - Kun månedslønnede (forud/bagud) er omfattet af statistikken Medarbejderkreds: - Folkevalgte - Honorar/Vederlag - Tabt arbejdsfortjeneste - Efterindtægt af løn - Løntilskudspersoner er IKKE medtaget i statistikken Stillinger: - Tabt arbejdsfortjeneste - Familiepleje - Arbejdsdusør - Lommepenge/beklædning - Medhjælper - Kommunalbestyrelsesmedlem - Diæter er IKKE medtaget i statistikken Stillingskategorier: - Personlig hjælper - Handicapledsager er IKKE medtaget i statistikken Beregning af gennemsnitligt antal medarbejdere Gennemsnittet er opgjort som det antal medarbejdere (jf. ovenstående begrænsninger), der er udbetalt løn til, i den periode statistikken dækker - divideret med antallet af måneder i perioden

33 Fravær Sygdom Beregning af fraværs- og sygefraværsprocent Beregning af gns. antal fraværs- hhv. sygefraværsdage pr. medarbejder Korttids- hhv. langtidsfravær vedr. sygdom Fraværsstatistikkens definitioner og afgrænsninger Følgende fraværsårsager er medtaget i statistikken: - Alvorligt sygt barn - Barsel - Barsel fædre - Barsel drypvis - Barsel delvis genoptaget arbejde - Barsel uden løn - Barsel udskudt - Graviditetsgener - Hjemmeboende barn syg - Nedsat tjeneste graviditetsgene - Omsorgsdage - Sygdom med 56-aftale Følgende fraværsårsager vedr. sygdom er medtaget i statistikken: - Arbejdsskade - Delvist syg - Nedsat tjeneste - Sygdom Begge fraværsprocenter er opgjort som det konstaterede fraværstimetal, jf. ovenstående fraværsårsager divideret med antal nærværstimer*. * Nærværstimer er planlagt normaltid fratrukket søgne- og helligdage. Gennemsnittet er opgjort som det faktiske antal fraværs- hhv. sygefraværstimer, der har været i den periode statistikken dækker - divideret med gns. antal medarbejdere - divideret med 7,4 Er opgjort som det konstaterede sygefravær i procent fordelt på varighed på hhv dage og derunder - 15 dage og derover

34 Bilag: 5.1. Oversigt over indsendte evalueringer Udvalg: Områdeudvalg Mødedato: 04. marts Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 32049/15

35 EVALUERING AF PUF-TEMADAG PUF underviser: Lis Larsen og Gitte Hesselmann Dato: 20. januar 2015 Rekvirent: Norddjurs Kommune Hjælp os med at gøre vore temadage bedre ved at udfylde evalueringsskemaet. Underviseren samler evalueringerne ind, læser dem og sender dem videre til central vurdering. 1) Deltager du som? (sæt kryds) 10 Leder 12 Medarbejder 1 Andet 2) Hvor tilfreds har du været med temadagens indhold? (sæt kryds) Meget tilfreds 4 Tilfreds 17 Mindre tilfreds 2 Meget utilfreds Begrund gerne dit svar: 3) I hvor høj grad mener du, at du kan bruge temadagen i dit (udvalgs)arbejde? (sæt kryds) I meget høj grad 1 Høj grad 16 I mindre grad 6 Slet ikke Begrund gerne dit svar: 4) Hvor tilfreds har du været med valget af undervisningsformer på temadagen? (sæt kryds) Meget tilfreds 2 Tilfreds 19 Mindre tilfreds 2 Meget utilfreds Begrund gerne dit svar: VEND

36 EVALUERING AF PUF-TEMADAG 5) Hvor tilfreds har du været med de udleverede materialer? (sæt kryds) Meget tilfreds 3 Tilfreds 16 Mindre tilfreds 4 Meget utilfreds Der har ikke været udleveret materialer Begrund gerne dit svar: Der er ikke tale om ny viden Det var svært at læse slides, de var for småt printet 6) Hvordan har dit samlede udbytte været af temadagen? (sæt kryds) Meget godt Godt 19 Mindre godt 4 Dårligt Begrund gerne dit svar: 7) Hvad har du været mest tilfreds med ved temadagen? Begrund gerne dit svar: Meget relevant emne, Gode værktøjer, Konkret viden om stress, Italesættelse af stress kontra travlhed, Godt med dialog med kollegerne, vigtigt at sidde sammen med egne kolleger, Ønske om at få den seneste forskningsbaserede viden, Godt med gruppe arbejde, godt at få forslag til aktiviteter på arbejdspladsen med hjem 8) Hvordan kan temadagen blive endnu bedre? Begrund gerne dit svar: Mere tid til dagen, Færre metoder/værktøjer og mere tid, højere prioritering af fagligheden, Ønske om at ledelsen deltager i arbejdsmiljødagen, ønske om nyt materiale Andre kommentarer Hvis du ønsker PUF s nyhedsbrev med nyt om MED og arbejdsmiljø, så skriv dit navn og din Navn Tak for hjælpen!

37 Bilag: 7.1. Retningslinje grænseoverskridende adfærd Udvalg: Områdeudvalg Mødedato: 04. marts Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 70765/14

38 Retningslinjer til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd 3. udgave Godkendt 30. januar 2012 af områdeudvalget for. Retningslinjerne er revideret af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for den 4. juni Retningslinjerne er revideret af HR-afdelingen forår 2014 og godkendt af områdeudvalget for den 4. juni 2014.

39 Disse retningslinjer gælder for alle administrative medarbejdere i i Norddjurs Kommune. Formål: Retningslinjerne har til formål at medvirke til: At forebygge grænseoverskridende adfærd fra borgere At medarbejderne ved, hvordan de skal håndtere grænseoverskridende adfærd, mens den foregår At medarbejderne kan håndtere situationen, når adfærden er foregået At alle medarbejdere kender retningslinjerne, så de kan agere hensigtsmæssigt i en vanskelig situation. Grænseoverskridende adfærd: Ved grænseoverskridende adfærd forstås eks.: mundtlige og fysiske trusler, vold og krænkelser. Borgere kan gribe til forskellige former for trusler eller direkte voldelig adfærd med baggrund i utilfredshed med trufne afgørelser, utilfredshed med systemet, ændringer i lovgivning, ventetider m.v. Eksempler kan være: Verbale trusler om vold eller chikane mod medarbejdere eller disses pårørende Ødelæggelse af inventar o.l. Fysisk voldsudøvelse Krænkende, negativ eller injurierende omtale på sociale medier eller lign. Selv om vold eller trusler direkte eller pr. telefon oftest er udtryk for afmagt, kan det under ingen omstændigheder accepteres overfor medarbejderne. Uddrag fra Østjyllands politis vejledning om anmeldelse af voldssager: Vold Vold er når en person angriber en anden person, f.eks. med slag og spark. Lette berøringer, småpuf og lignende betragtes ikke som vold. Spyt og overhælden med væske (ikke ubetydelig[mængde]) er omfattet af voldsbestemmelsen. Trusler Trusler kan være strafbare, hvis de fremsættes på en måde, der er egnet til at fremkalde alvorlig frygt for liv eller helbred. Trusler om simpel vold er således ikke kriminaliseret. Vold mod offentligt ansatte Offentligt ansatte nyder en særlig beskyttelse efter straffelovens 119, der omhandler overfald med vold eller trussel om vold mod personer, der handler i offentlig tjeneste. Volden eller truslen om vold skal være direkte relateret til personens tjeneste. Betingelser for straf Det er en betingelse for straf, at gerningsmandens handling var forsætlig. Der kan således ikke straffes for handlinger, der udspringer af hændelige uheld, tilfældigheder eller som reflekshandlinger ved fysisk berøring og lignende.

40 FØR Forebyggelse: For at undgå situationer med grænseoverskridende adfærd og for at forebygge konfliktsituationer skal den enkelte medarbejder foretage sig følgende: 1. Ved alle borgerkontakter skal medarbejdere risikovurdere situationen og forebygge, at situationen udvikler sig: Medarbejderen skal ved højlydt stemmeføring fra borgeren, neddæmpe stemmelejet og tale roligt og langsomt til borgeren. Medarbejderen skal altid udvise venlig, rolig og neutral adfærd. Medarbejderen skal ikke argumentere med borgeren. Medarbejderen skal ved en forventet vanskelig samtale orientere kolleger eller leder. Disse kan evt. overvære samtalen. Medarbejderen kan kontakte rådhusbetjente, (der evt. kan kontakte politiet på 114, hvis dette skønnes nødvendigt) kolleger eller leder, hvis der er risiko for voldelig adfærd. 2. Ved alle borgerkontakter skal følgende sikres: At medarbejderen har en åben flugtvej i lokaler, som anvendes til møder. At medarbejderen placerer sig således, at medarbejderen kan komme først ud af lokalet. At der i lokalet ikke findes genstande, som kan anvendes som kasteskyts. 3. Ved borgersamtaler over telefon kan det være nyttigt, at få afsluttet en samtale, inden det bliver til grænseoverskridende adfærd, og medarbejderne skal vide, at det er okay at bruge følgende fremgangsmåde for at få en samtale afsluttet: Hvis borgeren taler grimt til medarbejderen, skal medarbejderen stille og roligt bede borgeren om at tale pænt, samt oplyse om, at det ikke er acceptabelt at tale på denne måde. Hjælper dette ikke, skal medarbejderen fortælle, at hvis adfærden fortsætter, så vil medarbejderen lægge røret på. Det er vigtigt, at man oplyser dette inden, således at borgeren kan nå at rette for sig. Fortsætter adfærden skal medarbejderen fortælle, at man nu vil lægge røret på, fordi adfærden er fortsat, hvorefter røret lægges på. Der gælder de samme grænser ved telefonsamtaler som ved personligt fremmøde. Det er derfor vigtigt, at der er den samme opbakning fra kolleger mv., jf. ovenstående. 4. Medarbejderne skal have kompetencer, således at de kan forebygge grænseoverskridende adfærd. Nødvendige kompetencer kan erhverves f.eks. ved kursus i konflikthåndtering, ved træning i tackling af vanskelige situationer m.v. De lokale MED-udvalg vurderer løbende, om de nødvendige kompetencer er til stede.

41 UNDER I en vanskelig situation: Medarbejderen skal søge at undgå, at situationen optrappes yderligere, dette kan gøres ved at følge det under forebyggelsen beskrevet. Opbakningen fra kollegerne er vigtig når man står i en situation, der måske kan udvikle sig. Kollegerne skal synliggøre sig således, at den berørte medarbejder kan bede om hjælp, hvis denne skønner, at der er brug herfor. Da der er tale om meget forskellige arbejdssteder, vil det være op til de enkelte arbejdssteder, nærmere at lave aftaler herom. Ved akut brug for hjælp: Brug alarmknap hvor dette er muligt Tilkald hjælp fra kolleger Ring EFTER - Hvis skaden er sket: Tilkaldelse af politi ring eller Skønnes situationen at være af et omfang man ikke selv kan magte, tilkaldes politiet. Direktionen orienteres umiddelbart herefter. Hjælp fra kolleger Det er en kollegial opgave at bistå hinanden i tilfælde af oplevelse af grænseoverskridende adfærd. Kolleger og ledelse tager umiddelbart ansvar for den ramte, således at kolleger yder førstehjælp og der tages ledelsesmæssigt stilling til anden hjælp eventuelt psykolog m.v. Når der er behov for hjælp, kan det være vigtigt at tage højde for følgende: Lad ikke den ramte person være alene Find et roligt sted Skab ro og tryghed Vær tydelig uden at være omklamrende Lad personen fortælle hvad der er sket gerne mange gange Lyt og spørg for at få personen til at fortælle Bagatelliser eller kritiser ikke Vurder, om der skal tages initiativ til at familie og pårørende bliver kontaktet Vurder, om personen skal følges hjem, og om pågældende må være alene det første døgn

42 Hvem skal hjælpe? Når man står i en krisesituation, er det vigtigt at føle sig tryg, og områdeudvalget opfordrer derfor til, at de enkelte medarbejdere tager stilling til, hvilke kolleger man gerne vil have, skal tage hånd om en efter en krisesituation. Herudover opfordrer områdeudvalget til, at man i de enkelte afdelinger laver pårørendelister, således at man ved, hvem der skal underrettes efter en evt. krisesituation. Krisehjælp Der sikres om nødvendigt krisehjælp gennem kontakt til psykologer. Det er den enkelte afdeling, der afholder udgiften til krisehjælp. Forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet kan kontaktes på tlf Registrering, anmeldelse og opfølgning: Al grænseoverskridende adfærd skal registreres og straks videregives til nærmeste leder eller leder, som er til stede. Lederen orienterer forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet på tlf Hvad skal registreres? Det er vigtigt, at den berørte medarbejder samt eventuelle vidner så hurtigt som muligt skriver ned, hvad der er sket, samt hvor og hvornår det er sket. Det er vigtigt, at det sker så hurtigt som muligt, da det er nemmere præcist at huske, hvad der er sket kort tid efter selve hændelsen. Hvis den grænseoverskridende adfærd sker på sociale medier eller lign. er det vigtigt straks at dokumentere adfærden, da der er tale om flygtige medier, hvor ytringer kan fjernes igen. Brug skærmprint eller anden fysisk dokumentation. Hvorfor skal grænseoverskridende adfærd registreres? Der er flere grunde til, at grænseoverskridende adfærd skal registres. Registreringen sker, således at ledelsen har en mulighed for at følge op på omfanget af grænseoverskridende adfærd og iværksætte yderligere forebyggende tiltag. Der registreres for at skabe tryghed for medarbejderne. Da alle medarbejdere er forskellige, er det ikke sikkert, at en isoleret episode medfører problemer for medarbejderen, men ved at der sker en registrering, kan dette hjælpe med til, at dokumentere en evt. senere psykisk arbejdsskade. Registreringen kan hjælpe medarbejderen til senere at kunne huske selve hændelsesforløbet i forbindelse med et retsligt efterspil. Anmeldelse Ledelsen anmelder altid fysisk vold til politiet. Anden anmeldelse skal alene ske, hvis der er sket noget ulovligt. Det er i den forbindelse vigtigt at sondre mellem, om der er sket noget ulovligt eller noget ubehageligt, da det kun er det ulovlige, der skal anmeldes til politiet. De ubehagelige hændelser registreres internt i forbindelse med registrering af grænseoverskridende adfærd. Særligt i forbindelse med trusler kan der opstå tvivl om, hvad der er ulovligt. Direktionssekretariatet & HR er behjælpelig med at vurdere hvad der er ulovligt. Årsagen hertil kan være, at mange udtalelser opfattes som trusler, uden at de kan betragtes som trusler i straffelovens forstand.

43 Opfølgning Ledelsen følger op på en hændelse gennem samtaler med den berørte medarbejder, og der tages stilling til, hvilke forholdsregler der efterfølgende skal gælde for den person, der har udøvet den grænseoverskridende adfærd. Ledelsen orienterer om fornødent den ramtes kolleger. Områdeudvalget drøfter årligt de gældende retningslinjer og der følges i den forbindelse op på omfanget af registreringer med henblik på yderligere forebyggende tiltag. Særligt om generelle trusler: Der kan indgå generelle trusler, som kan berøre flere afdelinger f.eks. bombetrusler, terrortrusler el. lign. Der skal udarbejdes en fælles handleplan til håndtering af disse situationer. Direktionssekretariatet er ansvarlig for udarbejdelsen. Der kan være behov for lokale tiltag Da der er tale om meget forskellige afdelinger under områdeudvalget for, vil det være nødvendigt, at der i de lokale MED-udvalg vedtages særlige regler. Det kan f.eks. være: At medarbejderen skal vurdere, om der er særlige forholdsregler, der skal tages, f.eks. i forhold borgergrupper med særlige udfordringer og problematikker. At der på visse kontorer f.eks. i jobcentret, udbetalingscentret og opkrævningen er installeret alarmknap. At der aftales særlige retningslinjer for medarbejdere, der arbejder ude af huset. Områdeudvalget opfordrer de lokale MED-udvalg til, at de ser på, om der for det enkelte udvalg skal gælde yderligere retningslinjer. Kommunikation i forbindelse med aktuelle episoder Der kan opstå episoder, hvor det er nødvendigt at etablere særlige ordninger i en periode eksempelvis vagter, låste døre mv. I forbindelse med en sådan særlig ordning er det vigtigt, at der kommunikeres klart ud omkring dette særligt for at undgå utryghed, men også for at sikre at alle har de korrekte oplysninger om ordningen. Den ansvarlige leder skal derfor sørge for, at der kommunikeres klart ud til alle medarbejdere både når en ordning etableres, men det kan også være nødvendigt, at der kommunikeres ud når ordningen ophører.

44 Bilag: 8.1. Skillelinje notat - indvendig og udvendig vedligeholdelse Udvalg: Områdeudvalg Mødedato: 04. marts Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 42092/15

45 Direktionen Norddjurs Kommune Plan- og Byggeafdelingen Dato: 3. juli 2008 Reference: Sissi Balling Engelsen Direkte telefon: Journalnr.: /15458 Notat Præcisering af begreberne udvendig og indvendig vedligehold af Norddjurs Kommunes bygninger Revideret udgave af: Forslag til skillelinie mellem udvendig og indvendig bygningsvedligehold behandlet på direktionsmøde den 8. august, 19. september og 10. oktober 2007 Det samlede driftsbudget til vedligehold af de institutioner, der indgår i budgetharmoniseringen, er fordelt med 60% til udvendig vedligehold(central finansieret) og 40% til indvendig vedligehold(decentral finansieret), jf. notatet Budget 2007 for vedligehold af Norddjurs Kommunes bygninger af 15. november Midlerne til udvendig vedligeholdelse er budgetmæssigt placeret på den enkelte institution på konto 706 Udvendig vedligehold efter en fordelingsnøgle baseret på m 2 og institutionstype, men anvendes på tværs af institutionerne på baggrund af en central prioritering efter behov foretaget af Plan- og Byggeafdelingen. Midlerne til indvendig vedligeholdelse er budgetmæssigt placeret på den enkelte institution på konto 705 Indvendig vedligehold. Hver direktør fordeler indenfor sit samlede budget til indvendig vedligeholdelse midlerne mellem de enkelte aftaleenheder på hvert fagområde til deres disponering. Midler til vedligeholdelse af bygninger har været administreret forskelligt i tidligere Sønderhald, Rougsø, Nr. Djurs og Grenaa Kommuner. Efter Kommunesammenlægningen og harmoniseringen har der været behov for en præcisering af begreberne udvendig og indvendig bygningsvedligehold. Primo 2007 udarbejdede Plan- og byggeafdelingen et forslag til skillelinie mellem udvendig og indvendig vedligehold. Forslaget blev behandlet af Direktionen på møde den 8. august Direktionen genbehandlede sagen på møde den 19. september og 10. oktober Forslaget blev ikke færdigbehandlet af Direktionen. Plan- og byggeafdelingen har siden primo 2007 administreret efter ovennævnte forslag til skillelinie mellem udvendig og indvendig bygningsvedligehold. På baggrund af opsamlet erfaring har Plan- og byggeafdelingen valgt at udarbejde nærværende reviderede udgave, som indeholder enkelte ændringer. Det er ikke muligt at lave en udtømmende liste. Nedenfor er angivet overordnede eksempler samt gråzone-eksempler. Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag: