Økonomisk styringsgrundlag

Transkript

1 Område: Administrationen Afdeling: Økonomi Journal nr.: 12/20026 Dato: 27. februar 2013 Udarbejdet af: Julia Egebæk Telefon: Økonomisk styringsgrundlag Styringskonceptet Med baggrund i BDO Revisions analyse af det administrative område på Psykiatrisygehuset er der nedsat en arbejdsgruppe som har udarbejdet nedenstående styringskonceptet. Styringskonceptet skal anvendes af administrationen og afdelingerne i arbejdet med økonomistyring og den løbende optimering af den økonomiske drift på afdelingerne. Budgettering Budgettering skal ske ved et detailbudget på funktionsniveau. Formålet med detailbudgettering på funktionsniveau er, at det bliver mere overskueligt for dels funktionslederne og dels afdelingsledelserne at styre økonomien igennem året. Endvidere giver det pejlemærker i forhold til løbende økonomiopfølgning og prognose. Økonomifunktionen udmelder afdelingernes budgetramme for det kommende år medio oktober. Udmelding vil indeholde både vedtagne budgetramme samt forventet budgetramme og udmeldes via doklisten. Den vedtagne budgetramme er regionsrådets beslutning om kommende års og overslagsårenes budget, og er indarbejdet i økonomisystemet (prisme). Forventet budgetramme for det kommende år er med de kendte forventede tillægsbevillinger som endnu ikke er blevet omplaceret i psykiatrien. Med afsæt i den vedtagne budgetramme udarbejdes detailbudget på funktionsniveau for minimum følgende grupperinger i økonomisystemet (prisme): - Løn (udbetalinger fra lønsystem) grp Tjenestelige møder og rejser grp Kurser grp Medicin gpr Materiale- og aktivitetsudgifter grp. 110 På fællesafsnittet budgetteres med udgifter til vikar og større fælles anskaffelser. Der kan eventuelt afsættes et mindre beløb til vikar på sengeafsnittene. Endvidere skal afdelingerne på fællesafsnittet afsætte en økonomisk buffer på minimum 1 % af det vedtagne budget. Den økonomiske buffer skal give en økonomisk råderum ved uforudset forbrug i løbet af året.

2 Ved budgettering skal flere af nedenstående metoder anvendes til at give et realistisk budget for det kommende år. - Fremmødeprofiler fra lønsystemet (Silkeborg Data). I forbindelse med budget 2013 er der sket en harmonisering af budgettet til sengeafsnittene vha. fremmødeprofiler. Med afsæt i fremmødeprofiler dannes budget til løn for plejepersonalet på sengeafsnittene 1. - Lønfremskrivning fra lønsystemet (Silkeborg Data) (indtil fuld implementering af fremmødeprofiler i alle funktioner). For de resterende funktioner anvendes lønfremskrivning til dannelse af budgettet til løn. - Tidligere perioders forbrug (LIS/økonomisystemet prisme). Ved træk af tidligere perioders forbrug dannes budgettet til øvrig drift og vikar. - Forventning til det kommende år og afklare forventninger med funktionsleder. Der kan være kendte forventninger som får betydning for årets drift og dermed skal tages højde for ved budgettering. - Særlige lokale forhold, så som universitetsfunktion, specialefunktioner mm. Der kan være særlige lokale forhold der skal tages højde for ved budgettering. Detailbudgettering sker decentralt i samarbejde med afdelingsledelsen og funktionslederne, og skal være indarbejdet i økonomisystemet (prisme) ultimo december. Medio oktober udmeldes det kommende års forventede baseline sammen med udmeldingen af afdelingernes budgetramme. På samme måde som budgettet skal baseline fordeles på funktionsniveau. Den stationære aktivitet (sengedage) fordeles på funktioner i forhold til normerede sengepladser og den ambulante aktivitet fordeles i forhold til tidligere års aktivitet samt eventuelle korrektioner. Primo 2013 er det ikke teknisk muligt at fordele baseline og følge aktiviteten på funktionsniveau i Psykiatriens LIS. Med implementering af COSMIC-PAS bliver det muligt i Psykiatriens LIS at følge funktionernes aktivitet. På dette tidspunkt vil der samtidig blive indarbejdet baseline på funktionsniveau i Psykiatriens LIS. Indtil dette sker, vil baseline blive lagt på afdelingsledelsesniveauet. Med implementering af detailbudgettering og baseline på funktionsniveau vil alle funktionsledere kende deres funktionens budget og aktivitetskrav. Hermed vil der være en tættere sammenhæng mellem økonomi og aktivitet. Løbende økonomiopfølgning og prognose Formålet med løbende økonomiopfølgning og prognose er at forsyne ledelsen med informationer om den aktuelle budgetsituation. Konstateres der problemer i forhold til økonomien kræves ledelsesmæssig indgriben. Ved økonomiopfølgning overvåges om forbruget og kendte forudsætninger holdes inden for budgetrammen samt tendensen i forbruget. Det betyder, at der skal laves rapporter med forbruget fordelt månedligt samt rapporter med forbruget i forhold til budgettet. I Psykiatriens LIS kan de to nævnte rapporter trækkes. Endvidere er det i Psykiatriens LIS muligt at se e-fakturaer og dermed lave en detaljeret økonomiopfølgning i forhold til kontering. 1 De standardiserede fremmødeprofiler er tilgængelige på administrationens hjemmeside under økonomi budget ( Side 2 af 6

3 Til grund for økonomiopfølgningen anvendes en profil til prognosticering af det forventede forbrug. Der anvendes dels lønprofil og dels en profil for øvrig drift. Lønprofilen er ens for alle afdelinger mens afdelingerne kan have forskellige profiler for øvrig drift. Økonomifunktionen laver profilerne for løn og øvrig drift samt indarbejder det i Psykiatriens LIS primo året. Økonomidata opdateres dagligt i Psykiatriens LIS, hvilket betyder at der primo hvert måned kan laves økonomiopfølgning. Prognosticering af det forventede årsforbrug skal inkludere forventede tillægsbevillinger og forventet aktivitetsafregning. Disse laves kun på afdelingsledelsesniveauet og indarbejdes af økonomifunktionen i Psykiatriens LIS, inden den 10. i ny måned for foregående måned. Økonomiprognose for funktions- og afdelingsledelsesniveau laves decentralt mens økonomiprognose på sygehusledelsesniveauet laves i økonomifunktionen. Årets første økonomiprognose laves efter februar måned og årets sidst økonomiprognose laves efter november måned. Eksempler på økonomiopfølgning og prognose ses i bilag 1. Økonomisk handleplan Afvigelse mellem budgetramme og forventet årsresultat skal løbende følges i Psykiatriens LIS. Ved en afvigelse af budgetrammen og forventet årsresultat på mere end 2 % i negativ retning skal afdelingsledelsen udarbejde en økonomisk handleplan. I handleplanen skal nedenstående analysevariabler belyses og ved afvigende udvikling skal afdelingsledelsen beskrive, hvilke initiativer der iværksættes for at rette op herpå. - Vikar (eksterne vikar og FADL) - overholdelse af budgettet - Lønforbrug overholdelse af budgettet - Sygefravær måltal på 4,3 % - Normtid planlægning af optimal vagtplan - Medicin overholdelse af budgettet - Transportudgifter til personalet fokus på stigende forbrug - Aktivitet opfyldelse af baseline Der kan være lokale forhold, som gør at andre variabler skal inddrages. Ved afvigelse på funktionsniveau skal der ske en lokal handling. Ved afvigelse på afdelingsledelsesniveau skal der laves en økonomisk handleplan, som forelægges sygehusledelsen til godkendelse. Udarbejdelse af økonomisk handleplan sker decentralt i samarbejde med økonomifunktionen. Rapporter på baggrund af ovenstående analysevariable skal på sigt være tilgængelige i Psykiatriens LIS. Primo 2013 er ikke alle variable udviklet til rapporter, men det planlægges at ville ske i løbet af Eksempler på rapporter ses i bilag 2. Års afslutning Ved årsafslutning udsender økonomifunktionen regnskab og aktivitetsopgørelse til regnskabsbemærkninger ved afdelingsledelserne primo februar. Med afsæt i tilbagesendte regnskabsbemærkninger udarbejder økonomifunktionen regnskab for sygehuset på afdelingsniveau samt oplæg til saldosag til Afdeling for Sundhedsøkonomi. Regnskab og saldosagen forventes politisk godkendt maj. Derefter indarbejder økonomifunktionen korrektioner i forhold til budgettet og baseline i henholdsvis økonomisystem (prisme) og Psykiatriens LIS. Side 3 af 6

4 Jævnfør Drifts- og udviklingsplanen for 2013 gælder følgende overførselsregler vedrørende driftens regnskabsresultat: Mer- eller mindrforbrug overføres 100 % mellem regnskabsårene. Harmonisering af organisationsstrukturen Med afsæt i Ledelsesgrundlag og princippet om at hver funktionsleder skal kunne se de tilhørende medarbejdere i funktionen i lønsystemet (Silkeborg Data), skal der ske en harmonisering af organisationsstrukturen. Organisationsstrukturen i lønsystemet skal se ud på følgende måde: Funktion Afdelingsledelse og stabsfunktion Servicefunktion Fælleskonto Lægesekretær Læger Patientrådgivere Fysio- og ergoterapeuter Sengeafsnit Lokalpsykiatri Ambulant funktion Øvrige tværfaglige funktioner (f.eks. Stillingskoder / faggrupper Ledende overlæge Oversygeplejerske Administrative medarbejdere Uddannelseskonsulent Kvalitetskoordinator Kliniske sygeplejelærere Køkkenpersonale Rengøringspersonale Øvrige servicepersonale Timelønnede Øvrige Ledende psykolog Ledende lægesekretær Lægesekretær Læger, overlæger, afdelingslæger, yngre læger Patientrådgivere Ledende ergo- eller fysioterapeut Ergoterapeuter Fysioterapeuter Plejere Andet plejepersonale Andre behandlere Andre behandlere Side 4 af 6

5 kompetencecenter) Læger Andre behandlere Ændringen af organisationen sker i samarbejde med afdelingsledelsen, HR jura-løn samt økonomifunktionen og sker primo Ændringen får afsmittende effekt i økonomisystemet (prisme). Ved opbygning i økonomisystemet (prisme) tages sted 5. niveau i brug, så der laves en summeringsgruppering på ambulant psykiatri og stationært psykiatri. På sted 6. niveau placeres funktionerne. Ændringer i lønsystemet (Silkeborg data) foretages af HR jura-løn og ændringer i økonomisystemet (prisme) foretages af økonomifunktionen. Takststyringsmodel og baseline Fra 2010 indførtes takststyringsmodel for psykiatrien herunder fastsættelse af baseline. Takststyringsmodellen har følgende principper: - Afregning af ambulant mer- eller mindreaktivitet udover en fastsat baseline - Afregning af ambulant behandlingsopstart inden for 2 måneder (60 dage) - Stationær aktivitet er fortsat rammestyret, dog forventes en belægningsprocent på 90 % af de normerede sengepladser - Budgettet opfattes som en á conto bevilling med tilknyttet baseline. Baseline er et aktivitetskrav for en vis aktivitet, som f.eks. sengedage eller ambulante besøg. I takststyringsmodellen er der for det ambulante område baseline for ambulante besøg i psykiatrien samt psykiatrisk dagbehandling i børne- og ungdomspsykiatrien. Ambulante besøg opdeles på almindelige ambulant besøg (AAF22) og ude-/hjemmebesøg (AAF7/AAF6). Ved hver ambulant besøgstype og psykiatrisk dagbehandling er der en baseline, som er fastsat efter realiseret aktivitet i Der tillægges 2 % produktivitetskrav hvert år jf. kravet i økonomiaftalen med regeringen, samt korrektioner for eksternt finansieret projekter, ekstra bevillinger mm. Det betyder at formlen for ambulant baseline er: Baseline år2 = realiseret aktivitet år1 + 2 % produktivitetskrav +/- eventuelle korrektioner Ved mer- eller mindreaktivitet i forhold til baseline afregnes med 55 % af Statens Serum Instituts DAGS takster for psykiatrien 2. Korrektionen sker i saldosagen og gives som permanent baseline- og budgetløft i overslagsårene. For at sikre, at meraktiviteten ikke blot skyldes, at der gives flere besøg til de samme patienter, men at afregning for meraktivitet skyldes, at der behandles flere patienter i psykiatrien, beregnes og korrigeres der for creep ved årsafslutning. Ved sundhedsfaglig eller organisatorisk forklaring er der mulighed for at få godskrevet korrektionen af creep. Sundhedsøkonomi forestå beregningen ved årsafslutning sammen med den endelige afregning af mer- eller mindreaktivitet. 2 DAGS takster findes på Side 5 af 6

6 Foruden afregning af mer- eller mindreaktivitet for ambulant aktivitet, afregnes der for alle ambulante behandlingsopstart inden for 2 måneder (60 dage). Afregning er baseret på samme princip som ved meraktivitet for ambulant aktivitet. Altså afregning med 20 % af almindelige ambulant besøgstakst for alle ambulante behandlingsopstart inden for 2 måneder. Korrektionen sker i saldosagen og er kun for det pågældende år. I takststyringsmodellen er der for det stationære område baseline for udskrivninger og sengedage. Udskrivninger er med afsæt i antal udskrivninger i 2005 og der er ikke sket ændringer i den baseline sidenhen. Baseline for sengedage beregnes på baggrund af 90 % belægningsprocent af normerede sengeplader. Baseline ændres ved ændringer i antal normerede sengepladser. Der sker ingen afregning af mer- eller mindreaktivitet for det stationære område. Det er fortsat rammestyret. På aktivitetssiden laves der månedlige aktivitetsopgørelser og prognoser på afdelingsledelses- og sygehusledelsesniveau med henblik på at estimere den forvende takstafregning. Konsekvensberegning af creep vil ligeledes blive foretaget løbende. Moniteringen sker via Psykiatriens LIS. Dataleverancen er væsentlig forsinket i forhold til træk fra PAS pga. vejen omkring sundhedsstyrelsen. Derfor vil aktivitetsprognosen være minimum en måned forsinket i forhold til økonomiprognosen. Den forventede mer- eller mindreaktivitet og eventuelt creep indarbejdes i økonomiprognosen af økonomifunktionen. Eksempler på aktivitetsopgørelse og prognose kan ses i bilag 3. Side 6 af 6