ORGANISERING AF SAMMENLÆGNING BRØNDERSLEV OG DRONNINGLUND KOMMUNER

Transkript

1 ORGANISERING AF SAMMENLÆGNING AF BRØNDERSLEV OG DRONNINGLUND KOMMUNER Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune

2 SAMMENLÆGNINGSPROCES En sammenlægning af 2 kommuner er en meget omfattende og udfordrende proces for de involverede kommuner. Opgaven vil således berøre alle dele af den enkelte kommunes organisation og vil indeholde både sektorspecifikke, men især også en lang række tværgående udfordringer inden for områder, som eksempelvis økonomistyring, personale og IT. Det er vores vurdering, at en så omfattende og kompleks opgave kræver, at de sammenlæggende kommuner i fællesskab indretter organisationerne med specifikt henblik på at løfte sammenlægningsopgaven. Vi har valgt at betragte sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt, som indeholder en række delprojekter. Billedet af sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt (eller en række udviklingsprojekter) er især velegnet, fordi det illustrerer, at der er tale om et projekt, som skal gennemføres sideløbende med opretholdelsen af den almindelige drift. Billedet giver også en klar ledesnor for, hvordan det er muligt at indrette de to organisationer til at løfte sammenlægningsopgaven, ved at benytte projektorganisering som omdrejningspunkt. Det er nødvendigt, at der er styr på organiseringen af sammenlægningsprojektet fra start til slut, herunder særligt at det er tydeligt, hvem der har ansvaret for hvilke dele af forløbet. Med projektorganisering kan sikres en klar forventning af mandat og ansvar for hver del af sammenlægningsprocessen og samtidig skabes en mindre, fleksibel organisationsstruktur, som muliggør løbende omstillinger og tilpasninger efterhånden som sammenlægningsprocessen skrider frem. Projektorganiseringen indeholder mulighed for udnyttelse af kompetencer på tværs af kommune- og forvaltningsskel, ligesom projektorganisering kan foretages på mange forskellige niveauer og i forskellige faser af sammenlægningsprocessen. Side 2

3 PROJEKTORGANISERING AF SAMMENLÆGNINGSPROCESSEN Politisk forberedelsesudvalg Forberedelsesudvalget består af 14 medlemmer. Hvert Byråd udpeger 7 medlemmer blandt Byrådets medlemmer. Kommunaldirektørerne deltager i Forberedelsesudvalgets møder. Forberedelsesudvalget kan ikke tage beslutninger, men blot indstille til Byrådene. Administrativ styregruppe Der nedsættes en administrativ styregruppe, hvis funktion er at forestå den løbende administrative styring af forberedelsesprocessen. Den administrative styregruppe består af 10 medlemmer, hvoraf hver kommune udpeger 5 medlemmer (Kommunaldirektør, 2 repræsentanter fra Chefgruppe/Direktion, næstformand for CSU/Hoved MED-udvalg) samt yderligere 1 personalerepræsentant. Side 3

4 Tværgående og sektorvise projektgrupper De sektorvise arbejdsgrupper har grundlæggende til opgave at kortlægge, forberede og gennemføre implementeringen af de forskellige arbejdsgange inden for hvert sektorområde. Arbejdsgrupperne på de tværgående områder har til opgave at sikre, at de vitale tværgående opgaver kortlægges og løses. Disse opgaver udgør i mange tilfælde forudsætningen for at den nye organisation grundlæggende fungerer, og der skal sikres et tæt samspil med sektorgrupperne. Alle projektgrupper referer til den administrative styregruppe. Side 4

5 Organisering af sammenlægning af Brønderslev og Dronninglund Kommuner tilføjes følgende: Som politisk Forberedelsesudvalg er nedsat følgende: Brønderslev Kommune Borgmester Jens Arne Hedegaard 1. viceborgmester Karsten Frederiksen 2. viceborgmester Lene Hansen Byrådsmedlem Arne M. Jensen Byrådsmedlem Hardy Haukrogh Byrådsmedlem Karl Emil Nielsen Byrådsmedlem Henning Jørgensen Dronninglund Kommune Borgmester Mikael Klitgaard 1. viceborgmester Peer Thisted 2. viceborgmester Bendt Danielsen Byrådsmedlem Asta Skaksen Byrådsmedlem Ole Bæk Pedersen Byrådsmedlem Eskild Sloth Andersen Byrådsmedlem Allan Aagaard Som administrativ styregruppe er nedsat følgende: Brønderslev Kommune Kommunaldirektør Søren Steensen Børne- og Kulturchef Henning Risager Økonomichef Henrik Aarup Næstformand i CSU Lisbeth Fruensgaard Dronninglund Kommune Kommunaldirektør Ove Thomsen Direktør for Borgerbetjening Kristian Østergaard Vicedirektør Lene Faber Næstformand i CSU Kristian Kristoffersen Økonomikonsulent Anders Madsen Mødet i såvel Forberedelsesudvalg som administrativ styregruppe afholdes skiftevis i de 2 kommuner. Møderne i Forberedelsesudvalget ledes af mødestedets Borgmester. Møderne i den administrative styregruppe ledes af mødestedets Kommunaldirektør. Side 5

6 Dagsorden til Forberedelsesudvalget udarbejdes af de to kommuners Borgmestre. Dagsorden til den administrative styregruppe udarbejdes af de to kommuners Kommunaldirektører. Der udarbejdes mødeplan for 2005 for hele sammenlægningsprocessen. X Kommune varetager opgaven som sammenlægningssekretariat. X Kommune varetager opgaven med koordination af projekter. Side 6