Vejledning i udfyldning af begæring om aktindsigt 1

Transkript

1 KONTORET FOR HARMONISERING I DET INDRE MARKED (KHIM) Varemærker og Design Vejledning i udfyldning af begæring om aktindsigt 1 1. Generelle bemærkninger 1.1 Anvendelse af skemaet Skemaet kan rekvireres hos KHIM og kan downloades fra KHIM's hjemmeside ( Skemaet må ligeledes kopieres frit. Den begærende part eller dennes repræsentant kan benytte skemaer med lignende struktur eller format, såsom computerfremstillede skemaer baseret på oplysningerne i det skema, som KHIM stiller til rådighed. Når der anvendes sådanne elektronisk fremstillede skemaer, kan bilag undgås ved ganske enkelt at forlænge den elektroniske udgave de steder, hvor der kræves mere plads. Det anbefales, at skemaet allerede ved indgivelsen er udfyldt så udførligt som muligt og er vedlagt de nødvendige oplysninger. Dette vil forenkle og fremskynde behandlingen af begæringen. Ønskes der yderligere oplysninger, kan KHIM kontaktes på følgende telefonnummer: (+34) Indsendelse af skemaer Udfyldte skemaer sendes direkte til KHIM i Alicante. Skemaer og al anden relateret korrespondance, der sendes som almindelig post, skal adresseres som følger: Office for Harmonization in the Internal Market Receiving Unit Avenida de Europa, 4 E Alicante, Spanien Korrespondance pr. fax kan kun sendes til følgende KHIM-faxnummer: Ved fremsendelse af korrespondance pr. fax er fremsendelse af en bekræftet kopi ikke nødvendig og anbefales ikke. KHIM vil anmode om yderligere oplysninger, hvis den pr. fax fremsendte korrespondance viser sig at være utilstrækkelig. 1.3 Sprog Såfremt begæringen om aktindsigt vedrører et EF-varemærke eller et EF-design, som stadig er på ansøgningsstadiet (dvs. endnu ikke er blevet registreret), skal begæringen om aktindsigt indgives på det sprog, hvorpå ansøgningen om registrering af EF-varemærket eller EF-designet er indgivet, dvs. et hvilket som helst af Den Europæiske Unions officielle sprog, 1 Aktindsigt omfatter ét af følgende: ansøgning om bekræftede eller ikke-bekræftede kopier eller udskrifter af EF-varemærke- og EF-designansøgninger eller -registreringer, bekræftede og ikkebekræftede kopier af sagsakter, anmodninger om oplysninger, og gennemsyn af en sagsakt på stedet. Avenida de Europa, 4, E Alicante, Spanien Tel. (+34) Fax: (+34)

2 eller på det andet sprog, som EF-varemærke- eller EF-designansøgeren har anført, dvs. et af KHIM s fem arbejdssprog. Såfremt aktindsigten vedrører et EF-varemærke eller EF-design, der er registreret, skal et af KHIM s fem arbejdssprog anvendes. 2. Skemaet 2.1 Den begærende part Hvis den begærende part tidligere har fået tildelt et ID-nummer af KHIM, er det tilstrækkeligt at anføre dette ID-nummer og den begærende parts navn. Hvis dette ikke er tilfældet, identificeres den begærende part ved angivelse af navn, adresse og nationalitet og/eller indregistreringsstat. Aktindsigt kan begæres af ansøgeren/indehaveren af et EF-varemærke, ansøgeren/indehaveren af et EF-design eller repræsentanten for en af disse parter på et hvilket som helst tidspunkt under registreringsproceduren og efter registrering. Tredjeparter kan begære aktindsigt, forudsat at: de sagsakter, som der begæres aktindsigt i, ikke vedrører udelukkelse af eller indsigelse mod et medlem af KHIM, der deltager i sagen, de sagsakter, som der begæres aktindsigt i, ikke vedrører dokumenter, der anvendes i forbindelse med forberedelsen af afgørelser og meddelelser,de sagsakter, som der begæres aktindsigt i, ikke er angivet som fortrolige. Skulle sagsakterne være anført som fortrolige, skal den part, der begærer aktindsigt, godtgøre, at han eller hun har en afgørende legitim interesse i at få aktindsigt,ansøgningen om EF-varemærke er blevet bekendtgjort i Del A i EF-varemærketidende, eller det registrerede EF-design ikke afventer udskudt bekendtgørelse. Skulle EF-varemærkeansøgningen fortsat afvente bekendtgørelse, eller er bekendtgørelsen af EF-designansøgningen blevet udskudt, kan den begærende part ikke desto mindre få aktindsigt, såfremt han eller hun kan dokumentere, at: - EF-varemærke- eller EF-designansøgeren har indvilliget i aktindsigten; - EF-varemærke- eller EF-designansøgeren har erklæret, at han eller hun efter varemærkets eller designets registrering vil påberåbe sig de dertil knyttede rettigheder over for den part, der har begæret aktindsigt. Det skal anføres, om den begærende part er en juridisk person eller tilsvarende (f.eks. et selskab, et partnerskab osv.) eller en fysisk person (f.eks. en privatperson). Navnet på den juridiske person bør omfatte den juridiske form ( Limited, Sociedad Anónima, Aktiengesellschaft osv.) forkortet på sædvanlig vis ( Ltd., S.A., AG osv.). For juridiske personer og organer skal feltet juridisk form udfyldes. Hvis den juridiske form skal fremgå af officielle publikationer, skal den også angives som en del af navnet i ovenstående felt. Hvis den ikke angives, vil den ikke fremgå af publikationer og certifikater. Postadressen (f.eks. et postboksnummer) skal kun anføres, hvis den er forskellig fra den for den begærende part angivne adresse. 2.2 Repræsentant Repræsentation er ikke obligatorisk i forbindelse med indgivelse af en begæring om aktindsigt. 2

3 2.3 Sider i alt Beregn det samlede antal sider, der sendes til KHIM, inklusive supplerende ark, bilag, skemaer og den første side af skemaet til begæring om aktindsigt, og anfør dette tal i feltet øverst til venstre på skemaets første side. 2.4 Den begærende parts/repræsentantens referencer Den begærende part eller repræsentanten kan i det pågældende felt anføre sin egen reference, der højst må bestå af 20 typeenheder. f.eks.: initialer, bogstavrækker osv. KHIM vil anvende denne reference til at kontrollere betaling af gebyrer (dvs. til at kontrollere, at en betaling svarer til en given begæring). 2.5 Identifikation af sagsakten Det skal anføres, ved kun at angive ét nummer, hvorvidt der ønskes aktindsigt vedrørende en EF-varemærkeansøgning eller -registrering eller en EF-designansøgning eller -registrering. Brug venligst et særskilt skema for hver begæring om aktindsigt, der indgives til KHIM. 2.6 Typen af dokument(er)/anmodning I venstre kolonne anføres det antal kopier, udskrifter eller anmodninger om oplysninger vedrørende sagsakter, der ønskes indsigt i. Til højre på siden angives, om de pågældende begærede kopier, udskrifter eller oplysninger ønskes bekræftet af KHIM, eller om ikkebekræftede kopier er tilstrækkelige. Vedrører begæringen en blanding af bekræftede og ikke-bekræftede kopier, sættes der kryds i både kolonnen Bekræftede og kolonnen Ikke-bekræftede til højre på siden. Ved siden af krydset anføres det ønskede antal kopier (eksempelvis kan der ud for en begæring om 10 kopier af en EF-varemærkeansøgning skrives 5 under Bekræftede og 5 under Ikkebekræftede ). I feltet Angivelse af det/de ønskede dokument(er) angives alle særlige krav vedrørende følgende: - data, som udskriften skal omfatte, - kopier af dokumenter (især angives de ønskede dokumenter), - oplysninger fra en sagsakt (især angives det, hvilken type oplysninger der ønskes), - aktindsigt på stedet (navnlig, hvorvidt der ønskes aktindsigt i dokumenter, der påviser brug, som KHIM måtte opbevare), - andre ønskede dokumenter. Der kan anvendes supplerende ark. Det relevante felt skal i så fald afkrydses Autentificering af underskrift Visse tredjelande kræver autentificering af retsgyldigheden af underskriften på de bekræftede kopier for at kunne acceptere dem som grundlag for påberåbelse af prioritet over for deres respektive nationale myndigheder eller som grundlag for påberåbelse af en eventuel anden rettighed over for deres nationale myndigheder. Chefen for Europa-Kommissionens repræsentation i Spanien har ansvaret for ovennævnte autentificeringsproces. Anfør venligst, om De har behov for autentificering af dokumenterne og for hvilke(t) land(e), da KHIM videresender dokumenterne til Europa-Kommissionens 3

4 repræsentation i Spanien med henblik på udførelse af de fornødne autentificeringsprocedurer. 2.7 Betaling af gebyrer Bemærk, at der opkræves et gebyr for alle begæringer om aktindsigt. Disse gebyrer skal betales hurtigst muligt, idet begæringen ikke anses for indgivet og ikke vil blive behandlet, før gebyret er betalt. Gebyrskalaen er følgende: - Bekræftede kopier eller udskrifter af EF-varemærke- eller EF-designansøgningen eller -registreringen: 30 euro - Ikke-bekræftede kopier af udskriften af EF-varemærke- eller EF-designansøgningen eller -registreringen: 10 euro - Bekræftede kopier af sagsakter: 30 euro Tillægsgebyr pr. side over 10 sider 1 euro - Ikke-bekræftede kopier af sagsakter: 10 euro Tillægsgebyr pr. side over 10 sider 1 euro - Meddelelse om oplysninger fra en sagsakt: 10 euro Gebyr i forbindelse med aktindsigt i EF-varemærkesager. Betalinger (alle bankomkostninger afholdes af debitor, som underretter banken herom) foretages: - ved debitering af en konto hos KHIM, med angivelse af kontonummeret - ved en bankoverførsel af beløbet i euro til en af KHIM s konti, med angivelse af den begærende parts eller repræsentantens navn, adresse og referencenummer og den gebyrtype, betalingen vedrører, samt den dato, hvorpå overførslen er foretaget Gebyr i forbindelse med aktindsigt i EF-designsager. Betalinger (alle bankomkostninger afholdes af debitor, som underretter banken herom) foretages: - ved debitering af en konto hos KHIM, med angivelse af kontonummeret. - ved en bankoverførsel af beløbet i euro til en af KHIM s konti, med angivelse af den begærende parts eller repræsentantens navn, adresse og referencenummer og den gebyrtype, betalingen vedrører, samt den dato, hvorpå overførslen blev foretaget. Løbende konti kan åbnes ved skriftlig ansøgning til KHIM på følgende adresse: Office for Harmonization in the Internal Market Finance Department Avenida de Europa, 4 E Alicante, Spanien Tlf.: (34) Fax: (34) Bankoverførsler kan foretages til en af følgende KHIM-bankkonti: Banco Bilbao Vizcaya Argentaria , Swiftkode (BIC): BBVAESMM XXX IBAN ES La Caixa , Swiftkode (BIC): CAIXESBB XXX 4

5 IBAN ES Underskrift Begæringen om aktindsigt skal underskrives, og underskriverens navn skal angives. 3. Forsendelse KHIM vil sende den dokumentation, der anmodes om, med almindelig post. Parter, der har begæret aktindsigt og ønsker at modtage dokumenter hurtigt, skal selv sørge for alternative forsendelsesmåder (f.eks. med et kurerfirma). 5