Velfærdens Innovationsdag januar 2014 MESSEHÅNDBOG

Transkript

1 Velfærdens Innovationsdag januar 2014 MESSEHÅNDBOG

2 1 Indholdsfortegnelse Side LÆSEVEJLEDNING... 2 ADRESSER OG TELEFONNUMRE... 3 ÅBNINGSTIDER... 4 PRAKTISKE OPLYSNINGER... 5 Introduktion... 5 Affald... 5 Afhentning af varer efter arrangement... 5 Alarm... 5 Betaling for og bestilling af ydelser... 5 Belastning af tagkonstruktion... 5 Brand- og flugtveje... 5 Café... 6 Garderobe... 6 Gulve... 6 Internetforbindelse... 6 Levering af varer inden arrangementet... 6 Logobannere... 6 Lyssætning... 6 Opbevaring og lager... 7 Ophængning... 7 Parkering... 7 Parkeringshus... 7 Personlige genstande... 7 Reception... 7 Rengøring... 7 Rygning... 8 Skiltning... 8 Teknisk afdeling... 8 Toiletter... 8 Transport i Øksnehallen... 8 Udstiller bespisning... 9 Hotel... 9 DGI-byens Hotel... 9 Sådan finder du DGI-Byens Hotel, DGI-byen og Øksnehallen... 10

3 2 LÆSEVEJLEDNING Denne vejledning indeholder praktiske informationer fra A-Z for dig som udstiller på Velfærdens Innovationsdag Alle stande er som udgangspunkt helt bare og blot udstyret med bannere, der adskiller fra de øvrige stande samt elektricitet 230V 10A. Vær særlig opmærksom på: - Kontaktinformationerne, side 3 - Bestilling af tekniske ydelser, side 5 (OBS: deadline den , kl ) - Levering af varer, side 6 - Opsætning og nedtagning, side 4

4 3 ADRESSER OG TELEFONNUMRE Arrangør: Mandag Morgen Kontaktperson: Heidi Venue: ØKSNEHALLEN DGI-byen Halmtorvet 11 Tietgensgade København V 1704 København V Telefon: Telefon: Telefax: Telefax: Hjemmeside: Øksnehallen & DGI-byen: Projektleder: Martin Lærkesen Mobil nr.: [email protected] Øksnehallen & DGI-byen: Projektassistent: Dorte Jørgensen Mobil nr.: [email protected] - Alle tekniske og praktiske spørgsmål vedr. afviklingen bedes stiles direkte til venue til Dorte Jørgensen. - Mandag Morgen kan svare på alle generelle spørgsmål omkring arrangementet, herunder de indgåede aftaler, deltagere og programmet for dagen.

5 4 ÅBNINGSTIDER Opsætning Onsdag: Åbningstider: kl til Torsdag: Åbningstider. kl til OBS: På opsætningsdagen kan produktionskontoret ikke garantere at ekstra bestillinger på teknisk arbejde kan blive udført inden messestart. Adgang for udstillere under messen Ugedag og dato: Adgangstider: Torsdag den kl Adgang for publikum under arrangementet Ugedag og dato: Åbningstider: Torsdag den kl Nedtagning Ugedag og dato: Adgangstider: Torsdag den kl Bemærk: Nedtagning må først påbegyndes kl

6 5 PRAKTISKE OPLYSNINGER Introduktion Neden for finder du praktiske oplysninger fra Øksnehallen, som vi håber, vil være en hjælp før og under arrangementet. Vi beder dig om at gennemlæse materialet grundigt, således at arrangementet kommer til at fungere så godt som muligt, til glæde for alle involverede. Hvis du er i tvivl om praktiske forhold, eller ønsker yderligere information, er du velkommen til at kontakte Øksnehallen og DGI Byen, se side 4 for kontaktpersoner. Affald Ved Øksnehallens bagindgang findes affaldscontainere. Til lettere affald, plastkopper, servietter etc. er der rundt om i hallen opstillet affaldsspande. Papkasser skal foldes sammen, flasker skal i flaskecontainer. Afhentning af varer efter arrangement Såfremt varer skal retur med fragtmand, skal paller/kasser færdigpakkes torsdag aften og tydeligt påføres returadresse. De nærmere detaljer om afhentning og opbevaring skal aftales med Øksnehallens teknisk afdeling. Assistance i forbindelse med afhentning faktureres med minimum kr. 260,- Alarm For at sikre de udstillede genstande, og at adgang til Øksnehallen kun sker via receptionen, er alle Øksnehallens sideporte sikret med alarmer under arrangementet. Portene kan kun benyttes i tilfælde af brand. Hvis portene åbnes, aktiveres alarmen. Igangsættelse af alarmen vil blive faktureret til standen med kr ,00. Hvis du under messen får brug for at benytte sideportene, beder vi dig rette henvendelse til Øksnehallens tekniske afdeling. Betaling for og bestilling af ydelser Til bestilling af tekniske ydelser bruges vedlagte bestillingsliste, som sendes til Øksnehallen senest den , kl. 09:00. Bestilling af supplerende ydelser under selve arrangementet sker hos Øksnehallens tekniske afdeling. Der tages forbehold for udsolgt produkter samt ydelser der ikke kan leveres grundet tidspres. Betaling af alle ydelser faktureres af Øksnehallen. Belastning af tagkonstruktion Hvert enkelt hanebånd må maksimalt belastes med 80/160 kg med/uden snebelastning. Ophængning af tunge genstande skal foretages af teknisk afdeling. Brand- og flugtveje Teknisk afdeling rådgiver gerne om optimal udnyttelse af rummet i forhold til det specifikke arrangement og den efterfølgende brandgodkendelse. Følgende praktiske regler skal altid overholdes: Dørene til rum i Øksnehallens administrationsfløje skal holdes lukket

7 6 Brand- og flugtveje må ikke spærres uden forudgående aftale med Øksnehallens teknisk afdeling Røg, damp og os må ikke frembringes Alt letantændeligt materiale, som opstilles i Øksnehallen, skal være brandimprægneret Overdækning af standen/tagkonstruktioner skal godkendes af teknisk afdeling før opsætning Brug af åben ild må ikke finde sted uden forudgående aftale med Øksnehallen, som er ansvarlig for brandgodkendelse Øksnehallens personale ophænger brandskilte i hallen i fornødent omfang. Café Det understreges, at al salg af mad - og drikkevarer i Øksnehallen foretages af og sorterer under Øksnehallen og skal bestilles gennem Øksnehallen. Det er tilladt for udstillere at byde de besøgende på deres stand på små medbragte forfriskninger. Dette skal aftales med Øksnehallen inden arrangementet. Garderobe Der vil være ubemandet garderobe, i Øksnehallens foyer i arrangements åbningstid. Gulve Øksnehallens stengulv er oliebehandlet, men kan være modtagelig for især farvede væsker, maling, olie, rødvin og lignende. Tunge, spidse og skarpe genstande vil ridse gulvet. Udstillere skal være opmærksomme på, at gulvet ikke beskadiges og skal om nødvendigt lægge et fedt- og oliesugende underlag. Ønskes genstande, som vejer over 750 kg, opstillet, kontaktes teknisk afdeling. Tilladt brug af dobbeltklæbende tape er TESA nr Hvis der er behov for at bruge andre former for tape, kontakt venligst teknisk afdeling for godkendelse. Internetforbindelse Øksnehallens tilbyder wifi til alle. Koden til wifi kan hentes i Øksnehallens reception. Ønskes kablet internetadgangen kan det bestilles på bestillingssedlen. Levering af varer inden arrangementet Varer eller udstillingsmateriale må tidligst leveres tirsdag den kl , da Øksnehallen ikke har mulighed for at opbevare gods før og efter arrangementet. Får du varer med fragtmand, skal der i fragtpapirerne tydeligt noteres dit firmanavn. Desuden er det nødvendigt, at varerne leveres fragtfrit, da vi eller Øksnehallen ikke kan betale for modtagelsen. Bemærk venligst at arrangør eller Øksnehallen ikke hæfter for varer, som leveres før eller under arrangementet. Selvom arrangør eller Øksnehallen har kvitteret for modtagelsen, henstår godset på udstillerens eget ansvar. Logobannere Logobannere til standen kan bestilles på vedlagt bestillingsliste til tekniske ydelser. Logofiler skal sendes til [email protected] i formatet High-Res PDF med beskæring og skæremærker. Farver: CMYK Lyssætning Lyssætningen bestilles på vedlagte bestillingsliste. Opsætning, nedtagning og fokusering af lyset foretages af Øksnehallens tekniske afdeling.

8 7 Opbevaring og lager Tom emballage må ikke opbevares på standen. Øksnehallen har meget begrænset opbevaringsmuligheder. Derfor kan opbevaring KUN finde sted, hvis standholderen har lavet en forudgående aftale med teknisk afdeling. Hvis opbevarede varer ikke er afhentet 3 dage efter arrangementet, fjernes det fra Øksnehallen på ejerens regning. Opbevaringen sker på eget ansvar. Eventuelle forsendelser skal være tydeligt mærket med navn på arrangementet, dato, og navn på standholder. Hvis forsendelsen ikke er tydeligt mærket, kan Øksnehallen ikke opbevare forsendelser. Opbevaring på lager afregnes med kr. 750,- pr Europallet. Ophængning Øksnehallens tekniske afdeling hjælper gerne med smukke og funktionelle ophængningssystemer. Ingen skilte eller lignende må hænges eller fremskydes ud over gange og åbne arealer. Der må ligeledes ikke bygges over standhøjden (3,7 m) uden særlig aftale med Øksnehallen. Det er ikke tilladt at beskadige Øksnehallens gulve, vægge, bannervægge, tagkonstruktion og materiel med skruer, bor, søm eller på nogen anden måde. Parkering På opsætningsdag d. 22. januar 2014 er det muligt at parkere på pladsen foran Øksnehallen. Parkeringshus På arrangementdagen er der mulighed for at parkere i DGI-byen/Øksnehallens P-hus (192 pladser), som er beliggende centralt med indkørsel fra Ingerslevsgade, 1704 København. Priserne er: Kl kr. i timen Kl kr. i timen Døgnbillet kr. Parkering på forpladsen er forbeholdt gæster til arrangementet. Udstillere bedes benytte P-huset via Ingerslevsgade. Parkering er på eget ansvar. Personlige genstande Tasker, overtøj og lignende personlige genstande på standene bedes venligst være skjult for publikum for at sikre et smukt og ordentligt indtryk. Alternativt henvises til garderoben. Reception Øksnehallens reception er bemandet alle dage, også under opsætning og nedtagning i de anførte åbningstider. Rengøring Under messen forestår Øksnehallen rengøring af fællesarealer, dvs. gangarealer, foyer, toiletter og café.

9 8 Udstillere er selv ansvarlige for rengøring af stande, podier, montre etc. Ønsker man rengøring på standen, foretaget af Øksnehallens rengøringspersonale, kan denne ydelse bestilles på vedlagte bestillingsliste til tekniske ydelser. Rygning Rygning under opsætning og nedtagning af arrangementet er kun tilladt uden for hallen. Rygning under arrangementet er kun tilladt uden for hallen. Benyt venligst bag udgangen ved rygning. Skiltning Der kan trykkes logoer, navnetræk, informationer etc. på de hvide bannere, som benyttes i Øksnehallens udstillingssystem. Bestillingen foretages på vedlagte bestillingsliste. Alle bannere skal være af ubrandbart materiale eller effektivt brandimprægneret. Teknisk afdeling Øksnehallens tekniske afdeling er ansvarlig for opsætning af stande, lys, lyd etc. og vil under hele opbygningen være til rådighed med rådgivning og assistance til udstillerne. Teknisk afdeling er beliggende i stueplan til højre for bagindgangen i lokale 1.7. Relevante telefonnumre findes under afsnittet Adresser og telefonnumre. For at afviklingen af arrangementet kan planlægges bedst muligt er det meget vigtigt, at de tekniske ydelser bestilles senest den , kl. 09:00. Vi gør opmærksom på at ydelser bestilt efter deadline faktureres med ekstra 20 %. Ønskes assistance fra teknisk afdeling, udover forudbestilte ydelser, bedes du venligst kontakte teknisk afdeling. Bestilte ydelser vil blive faktureret efter arrangementet. Bistand fra Øksnehallens personale faktureres efter medgået tid for den bestilte ydelse, dog minimum 30 minutter. Brug af eksternt teknisk udstyr skal forhåndsgodkendes af Øksnehallens tekniske afdeling. Alle anvisninger fra teknisk afdeling skal følges. Toiletter Dametoiletter findes i stueplan, bagerst i hallens venstre side og herretoiletter i stueplan, bagerst i hallens højre side. Handicaptoiletter findes i begge sider i hallen. Transport i Øksnehallen På grund af Øksnehallens særlige gulvkonstruktion kan der ikke benyttes andre køretøjer i Øksnehallen end dem, der udlånes eller godkendes af teknisk afdeling. Det gælder f.eks. lifte, palleløftere, rullevogne og trucks. Øksnehallen transporterer gerne varer på betingelse af, at varerne er forsvarligt emballeret, mærket med håndteringsmærkning som f.eks. fragile. Øksnehallen påtager sig ikke ansvaret for transport af varer, som ikke overholder disse standarder. Transporten faktureres efter medgåede tid for håndteringen. Transport af varer er ikke tilladt i messens åbningstid.

10 9 Udstiller bespisning Udstillerne har adgang til den samme bespisning som arrangementets deltagere. Der gøres opmærksom på at det IKKE er muligt at købe mad- og drikkevarer i Øksnehallen. På op- og nedtagningstidspunkterne henvises der til foyer-cafeen i DGI-byen eller Vestaurantens a la carte menu Hotel I forbindelse med arrangementet er der muligt at booke værelser på DGI-byens hotel der er beliggende i umiddelbar nærhed af Øksnehallen. Ved oplysning af koden messe gives der 10% rabat på dato for bestillingslistepris. DGI-byens Hotel Tietgensgade København V Tlf.: Booking tlf.: Booking [email protected]

11 10 Sådan finder du DGI-Byens Hotel, DGI-byen og Øksnehallen Transporttid fra lufthavnen Taxa til DGI-byen Tog til Hovedbanegården Bus til Hovedbanegården Ca. 10 min. Ca. 20 min. Ca. 30 min. Fra Hovedbanegården er der ca. 2 min. gang til DGI-byen og ca. 7 min. gang til Øksnehallen