MESSEHÅNDBOG. Alle stande er som udgangspunkt helt tomme og blot omringet af bannere, der adskiller fra de øvrige stande, samt elektricitet 230V 10A.

Transkript

1 Velfærdens Innovationsdag januar 2016 MESSEHÅNDBOG Denne messehåndbog indeholder praktiske informationer fra A-Z for dig som udstiller på Velfærdens Innovationsdag Vi beder dig om at gennemlæse materialet grundigt, således at arrangementet kommer til at fungere så godt som muligt, til glæde for alle involverede. Hvis du er i tvivl om praktiske forhold, eller ønsker yderligere information, er du velkommen til at kontakte Øksnehallen og DGI Byen, se side 2 for kontaktperson. Alle stande er som udgangspunkt helt tomme og blot omringet af bannere, der adskiller fra de øvrige stande, samt elektricitet 230V 10A. Vær særlig opmærksom på: Kontaktinformationerne, side 2 Udstillerinfomøde den 25. november fra til i Øksnehallen. Her kan du se en prøvestand og stille spørgsmål til produktionsafdelingen. Tilmelding sendes til Innovationsdag@dgi-byen.dk senest den 16. november. Bestilling af tekniske ydelser, side 4 (OBS: deadline den 8. januar 2016, kl ) Levering af varer, side 6 Opsætning og nedtagning, side 3

2 1 Indholdsfortegnelse Side ADRESSER OG TELEFONNUMRE... 2 ÅBNINGSTIDER... 3 PRAKTISKE OPLYSNINGER... 4 Adgang til Øksnehallen... 4 Affald... 4 Afhentning af varer efter messen... 4 Alarm... 4 Bestilling og betaling... 4 Brand- og flugtveje... 4 Café... 5 Garderobe... 5 Gulve... 5 Internetforbindelse... 5 Levering af varer inden arrangementet... 5 Logobannere og skiltning... 6 Lyssætning... 6 Opbevaring og lager... 6 Ophængning... 6 Parkering... 6 Parkeringshus... 7 Personlige genstande... 7 Reception... 7 Rengøring... 7 Rygning... 7 Produktionskontor... 7 Toiletter... 8 Transport i Øksnehallen... 8 Udstiller bespisning... 8 Vand... 8 Hotel... 8 DGI-byens Hotel... 8 Sådan finder du DGI-Byens Hotel, DGI-byen og Øksnehallen... 9

3 2 ADRESSER OG TELEFONNUMRE Arrangør: Mandag Morgen Kontaktperson: Heidi Rasmussen, tlf Venue: ØKSNEHALLEN DGI-byen Halmtorvet 11 Tietgensgade København V 1704 København V Telefon: Telefon: Telefax: Telefax: Hjemmeside: Øksnehallen & DGI-byen: Projektassistent: Dorte Jørgensen Mobil nr: Innovationsdag@dgi-byen.dk Alle tekniske og praktiske spørgsmål vedr. afviklingen bedes stiles direkte til Dorte Jørgensen fra Øksnehallen. Alle generelle spørgsmål omkring arrangementet, herunder aftaler, deltagere og program stilles til Heidi Rasmussen fra Mandag Morgen.

4 3 ÅBNINGSTIDER Opsætning Onsdag: kl til Torsdag: kl til Adgang for udstillere under messen Torsdag den kl Adgang for publikum under arrangementet Torsdag den kl Nedtagning Torsdag den kl Bemærk: Nedtagning må først påbegyndes kl

5 4 PRAKTISKE OPLYSNINGER Adgang til Øksnehallen På opsætningsdagen bedes udstiller / fragtmand henvende sig i Øksnehallens reception eller produktionskontor hvor der udleveres et loadingpermit til brug for aflæsning. Udstiller henvises til bagindgangen(b:255cm x h:315cm) for aflæsning. Hvis der er behov for at en af Øksnehallens øvrige porte åbnes aftales det med receptionist eller produktionskontor. Samme procedure ved afhentning af udstyr. Efter endt aflæsning/ afhentning kontaktes reception eller produktionskontor for låsning af port og køretøj flyttes til Øksnehallens forplads. NB i arrangementets åbningstid er det ikke tilladt at køre udstyr ind i Øksnehallen. Opfyldning af varer/ materialer foregår ad Øksnehallens bagport. Alle Øksnehallens porte er sikret med alarmer på arrangementet åbningsdag og må ikke åbnes kun i tilfælde af brand. Uberettiget åbning af porte faktureres med kr ,-. Affald Ved Øksnehallens bagindgang findes affaldscontainere. Papkasser skal foldes sammen, flasker skal i flaskecontainer. Til lettere affald, plastkopper, servietter etc. er der rundt om i hallen opstillet affaldsspande. Afhentning af varer efter messen Såfremt varer skal retur med fragtmand, skal paller/kasser færdigpakkes indenfor nedtagningstidspunktet og tydeligt påføres returadresse og kontaktoplysninger. De nærmere detaljer om afhentning og opbevaring skal aftales med Øksnehallens produktionskontor. Ved behov for assistance i forbindelse med afhentningen faktureres kr. 300,- Alarm For at sikre de udstillede genstande, og at adgang til Øksnehallen kun sker via receptionen, er alle Øksnehallens porte sikret med alarmer under arrangementet. Portene kan kun benyttes i tilfælde af brand. Hvis portene åbnes, aktiveres alarmen. Igangsættelse af alarmen vil blive faktureret til standen med kr ,00. Hvis du under messen får brug for at benytte portene, beder vi dig rette henvendelse til Øksnehallens produktionskontor. Bestilling og betaling Til bestilling af ydelser bruges fremsendte bestillingsliste, som mailes til innovationsdag@dgi-byen.dk senest fredag den 8. januar 2016, kl. 9:00. Ved bestilling efter denne dato pålægges et ekspeditionsgebyr på 20%. Betaling af ydelser bestilt inden messen faktureres af Øksnehallen efter endt messe. Bestilling af supplerende ydelser under messen sker på Øksnehallens produktionskontor. Der tages forbehold for udsolgte produkter samt ydelser der ikke kan leveres. Brand- og flugtveje Produktionskontoret rådgiver gerne om optimal udnyttelse af rummet i forhold til det specifikke arrangement og den efterfølgende brandgodkendelse. Følgende praktiske regler skal altid overholdes:

6 5 Brand- og flugtveje må ikke spærres uden forudgående aftale med Øksnehallens produktionskontor Brand- og elskabe må ikke skjules eller beklædes Røg, damp og os må ikke frembringes Alt letantændeligt materiale, som opstilles i Øksnehallen, skal være brandimprægneret Overdækning af standen/tagkonstruktioner skal godkendes af Produktionskontoret før opsætning Brug af åben ild må ikke finde sted uden forudgående aftale med Øksnehallen, som er ansvarlig for brandgodkendelse Der må ikke placeres udstillingsgenstande i gangarealer Øksnehallens personale ophænger brandskilte i hallen i fornødent omfang. Café Det understreges, at al salg af mad - og drikkevarer i Øksnehallen foretages af og sorterer under Øksnehallen og skal bestilles gennem Øksnehallen. Det er tilladt for udstillere at byde de besøgende på deres stand på små medbragte forfriskninger. Dette skal aftales med Øksnehallen inden arrangementet. Garderobe Der vil være bemandet garderobe, i Øksnehallens foyer i arrangements åbningstid. Gulve Øksnehallens stengulv er oliebehandlet, men kan være modtagelig for især farvede væsker, maling, olie, rødvin og lignende. Tunge, spidse og skarpe genstande vil ridse gulvet. Udstillere skal være opmærksomme på, at gulvet ikke beskadiges og skal om nødvendigt lægge et fedt- og oliesugende underlag. Ønskes genstande, som vejer over 750 kg, opstillet, kontaktes Produktionskontoret. Tilladt brug af dobbeltklæbende tape er TESA nr Hvis der er behov for at bruge andre former for tape, kontakt venligst Produktionskontoret for godkendelse. Internetforbindelse Øksnehallens tilbyder trådløst eller kablet internetadgang. Kablet internetadgang skal bestilles på bestillingssedlen. Wifi kode kan afhentes i Øksnehallens reception. Computer der ønskes tilsluttet Øksnehallens trådløse internet skal være klargjort til trådløst internetadgang. OBS I særlige tilfælde kan det være nødvendigt at foretage ændringer på computeren der kræver administrator rettigheder. Levering af varer inden arrangementet Varer eller udstillingsmateriale må tidligst leveres den 27. januar 2016 da Øksnehallen ikke har mulighed for at opbevare gods før eller efter messen. Får du leveret varer med fragtmand, skal der i fragtpapirerne tydeligt noteres messens navn, firma kontaktoplysninger og stand nummer, samt at godset skal leveres på din stand. Desuden er det nødvendigt, at varerne leveres fragtfrit, da arrangører eller Øksnehallen ikke kan betale for modtagelsen. Bemærk venligst at arrangør eller Øksnehallen ikke hæfter for varer, som leveres før eller under messen. Selvom arrangør eller Øksnehallen har kvitteret for modtagelsen, henstår godset på

7 6 udstillerens eget ansvar. Behov for assistance i forbindelse med levering faktureres med minimum kr. 300,- Leverings adresse se under Adresser og telefon numre side 3. Logobannere og skiltning Der kan trykkes logoer, navnetræk, informationer etc. på de hvide bannere, som benyttes i Øksnehallens udstillingssystem. Bestillingen foretages på teknisk bestillingsliste og logofiler skal sendes til Innovationsdag@dgi-byen.dk i formatet High- Res PDF med beskæring og skæremærker. Farver: CMYK. For andre formater eller materiale til tryk af logobannere kontakt venligst projektkoordinator på Innovationsdag@dgi-byen.dk Medbragte bannere skal være af ubrandbart materiale eller effektivt brandimprægneret. Lyssætning Lyssætningen bestilles på vedlagte bestillingsliste. Opsætning, nedtagning og fokusering af lyset foretages af Øksnehallens produktionskontor. Spots vil blive placeret i kanten af standen hvis ikke andet aftales. Opbevaring og lager Tom emballage må ikke opbevares på standen af brandsikkerhedshensyn. Øksnehallen har begrænset opbevaringsmulighed. Derfor bedes udstiller bestille opbevaring på teknikbestillingsliste. Når varer er klar til afhentning på standen kontaktes produktionskontoret for nærmere aftale. Opbevaringen sker på eget ansvar. Varer / paller til opbevaring skal være tydeligt mærket med navn på messen, firma kontaktoplysninger og standnummer. Ophængning Øksnehallens produktionskontor hjælper gerne med råd og vejledning til ophængning på standen. Ingen skilte eller lignende må hænges eller fremskydes ud over gange og åbne arealer. Der må ligeledes ikke bygges over standhøjden (3,7 m) uden særlig aftale med Øksnehallen. Bannervæggene til nabo stande hænger i et skinnesystem hvor fra det er muligt at hænge wirer, logobanner eller lign. foran således at de hænger foran bannervæggene. Hvert enkelt hanebånd må maksimalt belastes med 80 kg. Ophængning af tunge genstande skal foretages af Øksnehallens produktionskontor. Det er ikke tilladt at beskadige Øksnehallens gulve, ydervægge, tagkonstruktion og materiel med skruer, bor, søm eller på nogen anden måde. Ligeledes kan der ikke fastgøres eller fastklæbes noget på bannervæggene. For yderligere information kontakt venligst projektkoordinator på Innovationsdag@dgibyen.dk Parkering På opsætningsdag d. 27. januar 2016 er det muligt at parkere på pladsen foran Øksnehallen. Udstiller bedes afhente loading-permit i Øksnehallens reception inden aflæsning foretages. På arrangementsdagen er parkering på forpladsen forbeholdt gæster til arrangementet.

8 7 Parkering er på eget ansvar. Parkeringshus På arrangementsdagen henvises udstillere til DGI-byens P-hus (192 pladser), som er beliggende centralt med indkørsel fra Ingerslevsgade, 1704 København. P-billet trækkes ved indkørsel og betales ved udkørsel. Priserne er: Kl kr. i timen Kl kr. i timen Døgnbillet kr. Parkering i P-huset kan alene udstedes til køretøjer under kg tilladt totalvægt og max 2 m. i højden Parkering er på eget ansvar. Personlige genstande Tasker, overtøj og lignende personlige genstande på standene bedes venligst være skjult for publikum for at sikre et smukt og ordentligt indtryk. Alternativt henvises til garderoben. Reception Øksnehallens reception er bemandet alle dage, også under opsætning og nedtagning i de anførte åbningstider. Rengøring Under messen forestår Øksnehallen rengøring af fællesarealer, dvs. gangarealer, bespisningsarealer og toiletter. Udstillere er selv ansvarlige for rengøring af stande, podier, montre etc. Ønsker man rengøring på standen, foretaget af Øksnehallens rengøringspersonale, kan denne ydelse bestilles på vedlagte bestillingsliste til tekniske ydelser. Rygning Rygning er ikke tilladt i Øksnehallen. Produktionskontor Øksnehallens produktionskontor er ansvarlig for opsætning af lys, lyd etc. og vil under hele opbygningen være til rådighed med rådgivning og assistance til udstillerne. Produktionskontoret er beliggende i stueplan til højre for bagindgangen. For at afviklingen af messen kan planlægges bedst muligt er det meget vigtigt, at de tekniske ydelser bestilles senest den 8. januar 2016, kl. 9:00. Ydelser bestilt efter deadline faktureres med ekstra 20 %. Ønskes assistance på opsætningsdagen udover forudbestilte ydelser, bedes du venligst kontakte Produktionskontoret. Der tages forbehold for udsolgt produkter samt ydelser der ikke kan leveres grundet tidspres. Teknisk assistance faktureres efter medgået tid for den bestilte ydelse, dog minimum 30 minutter.

9 8 Brug af eksternt teknisk udstyr skal forhåndsgodkendes af Øksnehallen venligst kontakt projektkoordinator Dorte Jørgensen tlf.nr eller på Alle anvisninger fra Øksnehallen skal følges. Toiletter Dametoiletter findes i stueplan, bagerst i hallens venstre side og herretoiletter i stueplan, bagerst i hallens højre side. Handicaptoiletter findes i begge sider i hallen. Transport i Øksnehallen På grund af Øksnehallens særlige gulvkonstruktion kan der ikke benyttes andre køretøjer i Øksnehallen end dem, der udlånes eller godkendes af Produktionskontoret. Det gælder f.eks. lifte, palleløftere, rullevogne og trucks. Øksnehallen transporterer gerne varer på betingelse af, at varerne er forsvarligt emballeret, mærket med håndteringsmærkning som f.eks. fragile. Øksnehallen påtager sig ikke ansvaret for transport af varer, som ikke overholder disse standarder. Transporten faktureres efter medgåede tid for håndteringen. Transport af varer er ikke tilladt i messens åbningstid. Udstiller bespisning Udstillerne har adgang til den samme bespisning som arrangementets deltagere. Der gøres opmærksom på at det IKKE er muligt at købe mad- og drikkevarer i Øksnehallen. På op- og nedtagningstidspunkterne henvises der til foyer-cafeen i DGI-byen eller Vestaurantens a la carte menu Vand Det er muligt at tilslutte vand, vask og opsamlingstank i Øksnehallen. Bestilles på teknisk bestillingsliste. Hotel I forbindelse med arrangementet er der muligt at booke værelser på DGI-byens hotel der er beliggende i umiddelbar nærhed af Øksnehallen. Ved oplysning af koden messe gives der 10 % rabat på dato for bestillingslistepris. DGI-byens Hotel Tietgensgade København V Tlf.: Booking tlf.: Booking hotelbooking@dgi-byen.dk

10 9 Sådan finder du DGI-Byens Hotel, DGI-byen og Øksnehallen Transporttid fra lufthavnen Taxa til DGI-byen Tog til Hovedbanegården Bus til Hovedbanegården Ca. 20 min. Ca. 20 min. Ca. 30 min. Fra Hovedbanegården er der ca. 2 min. gang til DGI-byen og ca. 7 min. gang til Øksnehallen