MESSEN MESSE GUIDE. 31. jan.- 2. FEB. Februar 2014 Gratis

Transkript

1 MESSEN 31. jan. 2. FEB. MESSE GUIDE Februar 2014 Gratis

2 EXPO EXPO Kort overblik EXPO Standplan Side 3 Praktisk info A til Å En masse detaljer omkring messen, fra aktiviteter på standen, til opbevaring, over affald, til bespisning og brand og flugtveje, nattevagt samt opbygningshøjde og priser. Side 6 Tjekliste Har du som udstiller husket det hele? eller er der noget du har glemt? Her er gode råd til hvad der bør overvejes af forskellige tiltag inden messen og under messen. Side 7 Kontakt info Her kan du finde kontakt informationerne på messearrangør, leverandør af standteknik, sponsor og mediepartner på messen. EXPO Opstilling for udstillere Torsdag d. 30. januar Compass Fairs teknikere vil være til stede både under opstilling, messen, og til nedtagning. Åbningstider Alt om Håndarbejde messen er åben for publikum Fredag d. 31. januar kl Lørdag d. 1. februar kl Søndag d. 2. februar kl Nedtagning Søndag d. 2. februar Vi beder udtrykkeligt udstillere om ikke at begynde nedtagningen før tidligst kl , da det tager oplevelsen fra gæsterne. Kontakt Hvis der er spørgsmål vedrørende messen kan Alt om Håndarbejde messen kontaktes på info@altomhaandarbejde.dk eller direkte på telefon Praktisk spørgsmål vedr. opsætningen af stand skal rettes Compass Fairs på

3 XPO XPO PRAKTISK INFO A TIL Å Affald Betaling for ydelser og leverancer Til bestilling af tekniske ydelser bestilles og afregnes der gennem Compass Fairs på eller på telefon omfang.brand & Redning, Rødovre er øverste myndighed, hvad angår brandsikkerhedskrav. Det indskærpes, at der kun må placeres genstande indenfor det areal, I som udstiller har købt. Ved vareindgangen og workshopområdet 1 til 6 i Rødovrehallen findes affaldscontainere (se oversigtskortet her i messeguiden). Til lettere affald, plastkopper, servietter etc. er der rundt om på udstillingsområdet opstillet affaldsspande, som løbende bliver tømt. Aktiviteter på standen Messeaktiviteter / uddeling af samples, events, brochuremateriale mv. skal foregå på standen og gangarealet i umiddelbar forbindelse med standen. Alle aktiviteter på standen skal foregå uden at være til gene for andre udstillere på messen. Bespisning Alle har adgang til vores udstillerkantine, hvor der kan nydes en lækker buffet og sandwichs. Dermed er der mulighed for en tiltrængt pause. Bestilling af buffet foregår på mail som udsendes i januar. Man kan selvfølgelig benytte cafeteriet samt cafeen i hallen sammen med messens øvrige gæster. Bestilling af supplerende ydelser under selve messen sker på messekontoret på messen. Brand og flugtveje Messearrangør AOH messen rådgiver gerne om optimal udnyttelse af udstillingsområdeti forhold til den specifikke messe og den efterfølgende brandgodkendelse. Følgende praktiske regler skal altid overholdes: Brand og flugtveje må ikke spærres uden forudgående aftale med messearrangør AOH messen. Røg, damp og os må ikke frembringes uden forudgående godkendelse af messearrangør AOH messen. Alt letantændeligt materiale, somopstilles på messen, skal være brandimprægneret Overdækning af standen/tagkonstruktionerskal godkendes af messearrangør AOH messen før opsætning Udstillere må ikke bruge åben ild. Afhensyn til brandfare er det strengt forbudt at anvende levende lys eller f.eks. tændte gasbrændere og lignende på standene. AOH messen s personale ophænger brandskilte i hallen i fornødent Compass Fairs Compass Fairs er ansvarlig for opsætning af stande, lys, lyd etc. og vil under hele opbygningen være til rådighed med rådgivning og assistance til udstillerne. Messekontorets beliggenhed i Rødovrehallen er ved hovedindgangen til udstillerområdet. Relevante telefonnumre findes under afsnittet Kontakt info på sidste side i messeguiden. For at afviklingen af messen kan planlægges bedst muligt er det meget vigtigt at allebestiller inden den 15. januar Ydelser bestilt efter deadline faktureres med 20 %. Dankort Der forefindes dankortautomat på messen. Dekoration Tekstiler mv. der benyttes som dekoration og skiltning på standen, skal være brandimprægnerede. Emballage Emballage kan i begrænset omfang, og efter aftale med messearrangør AOH messen, opbevares i lager 3

4 PRAKTISK INFO A TIL Å lokaler under arrangementet. Al opbevaret emballage skal være tydeligt mærket med standnummer og navn. Opbevaring sker mod betaling for den medgåede tid for håndtering af emballagen. Tom emballage må ikke opbevares på standen. Forsikring Udstillers genstande henstår i alle tilfælde for udstillers egen risiko og regning. Messearrangør AOH messen fraskriver sig ethvert ansvar for person, ting og formueskade samt tyveri, der måtte overgå udstilleren, dennes medarbejdere eller publikum under disses ophold i eller ved messen. Ansvarsfraskrivelsen gælder dog ikke, hvis skaden kan tilregnes AOH messen s personale som forsætlig eller groft uagtsom. Garderobe Der vil være garderobe for publikum og udstillere ved indgangen til messen og vil være bemandet i messens åbningstid. Det koster 20 kroner per dag. Gulvbelægning Rødovrehallens lokaler har delvis linoleum og beton på gulvene. Gulvene er modtagelige for især farvede væsker, maling, olie, rødvin og lignende. Tunge, spidse og skarpe genstande vil ridse gulvet. Udstillere skal være opmærksomme på, at gulvet ikke beskadiges og skal om nødvendigt lægge et fedt og oliesugende underlag. Der må ikke lægges betonfliser o. lign. elementer direkte på gulvet. Der skal lægges et kraftigt mellemlag af plastik eller lignende materiale mellem udstillingsgenstande og gulvet. Ønskes genstande, som vejer over 300 kg, opstillet, kontaktes produktionsafdelingen. Tilladt brug af dobbeltklæbende tape er TESA nr Hvis der er behov for at bruge andre former for tape, kontakt venligst messearrangør AOH messen eller Compass Fairs. Internetforbindelse Hvis der skal benyttes interne via kabel eller trådløst internet i forbindelse med messen, skal det oplyses senest 3 uger før messen, Pris oplyse ved henvendelse da det er afhængigt af type forbindelse (trådløs eller kabel) og hastighed. Konferencier Ann Marker vil være konferencier på AOH messen og præsentere underholdning, workshops og sceneaktivieteter. Logobannere Logobannere til standen kan bestilles online på Lyssætning & Strøm Inkluderet i standlejen er standard belysning og 1 stk. 920 w strømstik dette stik er kun til fjernsyn, spot, computer mv. Ønsker man f.eks. at have elkoger eller kaffemaskine på standen skal der bestilles ekstra strøm for at undgå kortslutning. Dette samt yderligere belysning bestilles på Opsætning, nedtagning og fokusering foretages af Compass Fairs. Messekontor Messekontoret findes i Rødovrehallen, ved hovedindgangen til udstillingsområdet. Se evt. oversigtskortet. Messekontoret er bemandet alle dage, også under opsætning og nedtagning I de anførte åbningstider. Nattevagt Der vil på hele udstillerområdet være nattevagt. Nattevagten vil rundere messeområdet nætterne til torsdag, fredag, lørdag og søndag. Opbevaring og lager Der er opbevaringsmuligheder i Rødovrehallen. Derfor kan opbevaring KUN finde sted, hvis udstilleren har lavet en forudgående aftale med messearrangør AOH messen. Hvis opbevarede varer ikke er afhentet 3 dage efter messen, fjernes det fra Rødovrehallen på ejerens regning. Opbevaringen sker på eget ansvar. Eventuelle forsendelser skal være tydeligt mærket med navn på messen, periode, navn på standholder og standnummer. Hvis forsendelsen ikke er tydeligt mærket, kan AOH messen ikke opbevare forsendelsen. Opbygningshøjde Opbygningshøjden af stande må af hensyn til de øvrige udstillere ikke overstige 250 cm. Hvis højden ønskes overskredet, kan det kun 4

5 PRAKTISK INFO A TIL Å ske ved godkendelse af messearrangør AOH messen. Udvidelse af højden på standen afregnes med 25 % af standlejen. Ophængning Ingen skilte eller lignende må hænges eller fremskydes ud over gange og åbne arealer. Der må ligeledes ikke bygges op over standhøjden på 3 m uden særlig aftale med messearrangør AOH messen. Det er ikke tilladt at beskadige Rødovrehallens gulve, vægge, tagkonstruktion og materiel med skruer, bor, søm eller på nogen anden måde. Overnatning Information om de nærmeste hoteller i forhold til messen kan finde på Pbilletter Pbilletter fremsendes i januar måned og der henvises til at man parkerer på udstiller ppladsen. Personlig egendele på messestand Tasker, overtøj og lignende personlige genstande på standene bedes venligst være skjult for publikum for at sikre et smukt og ordentligt indtryk. Som alternativ opbevaringsmulighed kan garderoben benyttes. (Se afsnittet: Garderobe). Projektorer og skærme Projektorer og skærme bestilles online på Det anbefales, at der vælges en plasmaskærmløsning. De kan leveres i størrelserne 42 og 58 og er hængt på rør eller monteret på en stander. Ved bestilling bedes oplyst om præsentationen er en dvd eller pc/ laptop samt nødvendigheden af højtalere på skærmen. Hvis der er specifikke ønsker vedrørende placeringen påstanden, bør det markeres på standtegningen. Rengøring Under messen forestår AOH messen rengøring af fællesarealer, dvs. gangarealer, foyer, toiletter og caféer. Udstillere er selv ansvarlige for rengøring af stande, podier, montre etc. Servering, salg og udskænkning Udstillere er ikke berettiget til at forestå nogen form for salg, servering eller udskænkning af mad og drikkevarer overfor eget personale. Enhver servering hører under Rødovrehallen s cafeterie. Rødovrehallen s cafeterie er berettiget, men ikke forpligtet, til at holde restauration, café, bar og øvrige serveringsfaciliteter åbne. Se også afsnittet Bespisning. Standopbygning Standen leveres klar til brug med gråt gulvtæppe, standardbelysning og 1 stk. 920 w strømstik. Hvis man ønsker yderligere standteknik kan bestillingerne fortages online på Der medfølger standard borde og stole til hver stand, for at bestille dette skal man sende en mail til info@altomhaandarbejde.dk med Borde og stole i emnefeltet. Tæppe Der lægges gråt tæppe på alle stand, ønsker man anden farve kan dette bestilles på 5

6 TJECKLISTE TIL MESSEDELTAGELSE Hvilke ting er gode at huske inden messen? og hvor begynder man? der er mange spørgsmål der presser sig på I forløbet, optil og under selve messen. 1 Lav i virksomheden en arbejdsgruppe med følgende arbejdsområder: Salgsansvarlig, produktchefer, accountmanagers, osv. Marketingsansvarlig, kommunikations og PR ansvarlig. Ansvarlig leder eller direktion. 2 Hvilket tema ønsker man på sin stand? Hvad har man tidligere haft I standløsninger? Hvad fungerede godt og hvad fungerede mindre godt på de tidligere stande? Har konkurrenterne lavet flotte løsninger Findes der projektmapper på de tidligere messer? Hvad er virksomhedens værdier, strategi etc.? Skal der tilrettelægges event, show eller underholdning på udstillingsområde? Skal der bruge mødefaciliteter eller konferencer i forbindelse med messen? Skal der foregå udskænkning af mad og drikke fra standen? Skal der være køkkenfaciliteter og lager/depot? Skal der være kontor og personalegarderobe på standen? Receptions og informationsskranke, diske eller er det mere en bar? 3 Pladsbehov og antal af produkter, der skal være repræsenteret på standen? Hvilke produkter eller produktområder ønskes der på standen? Har du ønsker til placeringen? Hvilke nyheder skal have en fremtrædende position på udstillingen? 4 Møde og rejseaktiviteter i forbindelse med messen? Hvem booker rejsebilletter? Ansatte og kunder Hvem booker overnatning? Skal der inviteres kunder med på messen, som skal have overnatning? Hvem planlægger frokostmøder/ middagsmøder med og uden kunder? Skal der benyttes mødefaciliteter i forbindelse med hotellet, messecentret eller på udstillingsområdet? 5 Kommunikationsmateriale? Hvem sidder med PRaktiviteten? Hvilke nyheder bliver der på messen? Hvad er målsætningen? Hvor skal de placeres? Skal der laves præsentationsture for pressen inden messen? 6 Diverse tryksager som brochure, foldere og flyers Før, under og efter Produktomtaler Messeavis Invitationer 7 AVshow og filmproduktion Hvad er til stede og hvad skal produceres? 8 Hvad med sociale medier, som Facebook og Twitter? Vi anbefaler i høj grad at man aktivere sit sociale netværk, så hvis din virksomhed har en facebookside har det stor effekt hvis du fortæller dine fans at du skal til AOH messen og hvad du evt. tager med af spændende ting. Vi deler det gerne. AOH messen kan du finde på Opsætning af ITsystem I forbindelse med ordreafgivelse på messen 10 Klargøring af personalet Salgstræning og produktkendskab Beklædning Hvilke fagområder skal være til stede under messen? Sælgere, salgsass., teknikere, ledelse, PR 11 Budgetlægning for messeaktivitet Standareal, standdesign, transport, PR og markedsføring, personale og diverse (projektledelse). 6

7 AOH Messen Messearrangør, AOH Messen Mail: Telefon: MESSEN TEKNISKE BESTILLINGER Standteknik, Compass Fairs Jan Rasmussen Mail: Telefon: PRESSEkontakt Messearrangør AOH Messen Janni Thuesen Mail: STED Rødovrehallen Rødovre Parkvej 425, 2610 Rødovre ALT OM HÅNDARBEJDE Direktør: Lars Schilling Jacobsen Mail: Telefon: STANDSALG & ANNONCESALG Camilla BarnerChristensen Mail: Mobil: BILLETPRIS 110 kr (billetter købes ved indgangen eller på mwww.aohmessen.dk 7