BUSINESS2BUSINESS TRÆF 2015 B2B HÅNDBOG. Med venlig hilsen

Transkript

1 B2B HÅNDBOG Med venlig hilsen Kalundborgegnens Erhvervsråd Vestre Havneplads 1B Kalundborg - Mail: info@ dk - Telefon

2 B2B HÅNDBOG INDHOLD For bestilling af stand - er det en forudsætning at B2B håndbogen er gennemlæst Nyttige kontaktdata og vigtige datoer side 4 Bestilling af stand hvad indeholder standprisen side 5 Generelle betingelser Side 6 Deadlines Side 7 Vi har ikke været på B2B træf før, hvordan foregår det og hvad gør vi? side 8 Informationsmøde side 8 Praktiske informationer: side 9 Adgang til hallen (aflæsning/pålæsning) under opstilling og nedtagning side 9 Adgang til hallerne under B2B træf side 9 Affald side 9 Betalingskort side 10 Brandmyndigheder brug af åben ild side 10 Forplejning side 10 Forsikring side 10 B2B sekretariat side 10 Parkering for udstillere side 11 Parkering for gæster side 11 Regler for stande side 11 Reklamationer side 11 Salg fra standen side 12 Scene side 12 Stand numre side 12 Åbningstider side 12 Nedtagning side 12 2

3 Markedsføring af B2B træf og PR. side 13 Markedsføring af B2B træf 2015 side 13 B2B erhvervsmagasinet (oplag: stk.) side 13 Bestilling af PR og markedsføringsmateriale side 14 Bestilling af stand (bestillingsliste 1) side 15 Udstillerkort (bestillingsliste 2) side 16 Markedsføringsmaterialer (bestillingsliste 2) side 16 Informationsmøde (bestillingsliste 3) side 17 Oversigtskort: side 18 Oversigtskort over parkeringsforhold og indgange 3

4 Kontaktdata til B2B arrangør: B2B HÅNDBOG 2015 Kalundborgegnens Erhvervsråd, Vestre Havneplads 1B, 4400 Kalundborg Telefon: Fax: Poul Jensen, Erhvervsdirektør Mobil: Alex Westergaard, Mobil: Laila Bregner Carlsen, Mobil: Vigtige datoer: Sidste frist for Standbestilling Fredag den 13. marts 2015 Sidste frist for bestilling af tilbehør/inventar/pr. materiale mv.: Tirsdag den 31. marts 2015 Opbygning/indretning af stand: Onsdag den 22. april kl Torsdag den 23. april kl Nedtagning af stand: Torsdag den 23. april kl B2B Træf åbningstider: Torsdag den 23. april 2015 Kl ALLE PRISER I B2B HÅNDBOGEN ER EKSKL. MOMS Håndbogen beskriver vilkår for bestilling og deltagelse på B2B træf Ret til ændringer forbeholdes. 4

5 Udstillere på B2B BESTILLING AF STAND Som udstillere kan, som udgangspunkt, virksomheder fra forskellige brancher - i og udenfor egen kommune - i Odsherred, Holbæk, Slagelse, Sorø og Kalundborg kommuners geografier er medlem og/eller på anden vis har tilknytningen til den lokale erhvervsfremmeaktører deltage. Bestilling af stand: Se bestillingsliste 1 på side 15. Sidste frist for bestilling af stand: Fredag den 13. marts 2015 Udstillingsområder: Hal 1 Indlægsholdere, foredrag - samtaleøer m.m. for udstillere og gæster. Hal 2 Udstillingsområde, med mulighed for udvidelse i mødelokale 4. Standene: Er et afmærket areal på gulvet der er IKKE stand vægge. Standenes størrelser indendørs: Udgør 9 m2 (3 x 3 meter) Kun 1 stand pr. udstillende virksomhed. Standenes pris: Pris pr. stand ekskl. moms kr ,00 Deadline for bestilling af stand fredag den 13. marts Bemærk at der ved overskridelse af deadline pålægges 20 % på anførte priser. Hvad indeholder standprisen: 9 m2 messefilt, 1 strømudtag, (¼ annonce*) + ¼ redaktionel omtale i Erhvervsmagasinet oplag: stk., A5 flyer, invitationsmateriale, 1 ståbord ø 80 cm, 2 udstillerkort, 2 x sandwich, 2 x kildevand samt fri internetforbindelse. * Henvises til side 13. 5

6 GENERELLE BETINGELSER For at deltage på B2B træf SKAL følgende overholdes: Man SKAL holde sig indenfor standens afmærkning. Man må IKKE pakke sammen / fjerne udstillingsgenstande fra standen INDEN kl (hvor B2B træf lukker). Man må IKKE parkere på flugtveje / brandveje eller på parkeringsarealet ved Torvet (sidstnævnte er forbeholdt gæsterne) se øvrige p-muligheder på side 11. Man må IKKE bruge hele området som salgssted. Salg foregår fra egen stand og gangområde tættest på egen stand. 6

7 Tilmelding til B2B træf 2015 Bestillingslister sidst i denne B2B håndbog. Vær opmærksom på, at din tilmelding først er gældende når virksomheden har modtaget en bekræftelse fra Kalundborgegnens Erhvervsråd. Bestilling af udstyr mv. Sidste frist for alle bestillinger af udstyr m.v. er: Tirsdag den 31. marts Der kan dog rekvireres gæstekort og markedsføringsmateriale så længe lager haves. Betalingsbetingelser Betalingen skal være registreret hos Kalundborgegnens Erhvervsråd senest tirsdag den 31. marts Hvis dette ikke er tilfældet, betragtes kontrakten som misligholdt af udstiller. Standen vil herefter forsøges solgt til anden side af Kalundborgegnens Erhvervsråd. Virksomheden vil fortsat blive faktureret for det fulde beløb. Bestilt stand kan ikke videresælges eller overdrages til anden side af udstiller. Afbestilling Standen kan afbestilles uden omkostninger inden tirsdag den 3. marts Ved evt. senere afbestilling vil standen, af Kalundborgegnens Erhvervsråd, søges afsat til anden side. Afsættes standen ikke inden fredag den 13. marts 2015, vil virksomheden blive faktureret for det fulde beløb. Gennemførelse/aflysning Kalundborgegnens Erhvervsråd forbeholder sig ret til uden hensyntagen til indgåede kontrakter, at aflyse B2B arrangementet frem til fredag den 13. marts 2015, ved eventuelt manglende udstillertilslutning eller anden force majeure. 7

8 Vi har ikke været på B2B træf før, hvordan foregår det og hvad gør vi? Denne B2B håndbog skulle give svar på de fleste spørgsmål, der kan opstå i forbindelse med deltagelse på et B2B træf. Hvis der stadig skulle være uafklarede spørgsmål, kan henvendelse ske til Kalundborgegnens Erhvervsråd, info@ dk eller på telefon Derudover inviteres til informationsmøde, se nedenstående. Informationsmøde I forbindelse med B2B træf arrangeres et informationsmøde for alle tilmeldte virksomheder. Informationsmødet vil have en varighed på ca. 1 time, hvor der efterfølgende er 1 time til rådighed med mulighed for at netværke og møde sin nabo og træffe aftaler omkring opstilling af stand. Informationsmødet afholdes: Onsdag den 8. april 2015 kl Afholdelsessted: Pt. Kalundborgegnens Erhvervsråds mødelokale, Vestre Havneplads 1B, 4400 Kalundborg. Tilmelding til informationsmøde se side 17. 8

9 PRAKTISKE INFORMATIONER Adgang til hallen og aflæsning af udstyr - opstilling/klargøring samt nedtagning af stand Vedlagt denne B2B håndbog findes en oversigt over indgangen til Kultur- og Idrætshallerne Kalundborg. Der gøres opmærksom på at ikke alle indgange vil være tilgængelige. Indkørsel ved indgang B (mellem hallerne v/j. Hagemann-Petersens Alle) benyttes. Straks efter afog pålæsning skal køretøjerne fjernes, for at give plads til andre udstillere. Der gøres opmærksom på at det er en brandvej. Køretøjer og varer samt udstyr må IKKE efterlades på arealet. Indgang D. ved torvet kan benyttes, efter aftale, til evt. mulige udstillere i mødelokale 4. Opsætning af stand kan foretages: onsdag den 22. april fra kl og torsdag fra kl Standen skal være færdig og klar til brug fra torsdag kl Nedtagning og pakning af stand er først tilladt fra torsdag efter kl og skal være afsluttet kl Det er strengt forbudt at påbegynde nedtagning før tid! Overtrædelse heraf kan medføre, at man ikke får mulighed for at deltage på fremtidige arrangerede B2B træf. Adgang til hallen for udstillerne under B2B træffet Dørene åbnes for udstillere: onsdag kl og torsdag kl Alle udstillere skal benytte indgang B (mellem hal 1 og 2 ud mod J. Hagemann-Petersens Allé) når de ankommer onsdag og torsdag. Alle andre indgange er låst OG MÅ UNDER INGEN OMSTÆNDIGHEDER ÅBNES af udstillerne, for ikke uvedkommende skal have adgang til B2B arrangementet inden åbningstiden. (HUSK udstillerkort, der skal fremvises til vagten for at få adgang til arealerne). Der gøres opmærksom på at hallen torsdag skal forlades af udstillerne senest kl Affald Der er uden for indgang B placeret både affaldscontainer og flaskecontainer, der er til udstillernes rådighed. Ved uregelmæssigheder, rettes henvendelse til Kalundborgegnens Erhvervsråds sekretariat, placeret til venstre for scenen i hal 1. 9

10 Vi vil bede alle udstillere om at holde deres stand samt området omkring standen pæn og ryddeligt, så alle får et godt indtryk og finder området præsentabelt og rent. HUSK selv at sørge for, at affald fra standen kommer ud i affaldscontainer. Betalingskort Der er planlagt mulighed for at kunne hæve penge i begrænset omfang på sit kort, ved billetlugen i svømmehallen, for både gæster og udstillere i åbningstiden. Brandmyndighederne / brug af åben ild. B2B arrangementet er godkendt af brandmyndighederne. Arrangementet vil blive tilset og godkendt af brandmyndighederne inden åbning, og det er et krav at man holder sig inden for det område man er blevet tildelt dvs. holder sig indenfor markeringen. Der opstilles 6 kg pulverslukkere. Udstillere der ønsker at købe pulverslukkere kan forudbestille disse og efterfølgende afhente dem ved B2B arrangementets afslutning på Erhvervsrådets stand. Se bestillingsliste 2 på side 16. Tobaksrygning og brug af åben ild er forbudt. Det er ikke tilladt at have stearinlys/fyrfadslys eller anden åben ild tændt på sin stand. Forplejning Der henvises til Kalundborg-Hallernes café. Forsikring Der gøres opmærksom på at hverken Kultur- og Idrætshallerne Kalundborg eller Kalundborgegnens Erhvervsråds forsikring, dækker ved skader/tyveri på den enkelte stand og på hele området. B2B sekretariat Alle udstillere skal henvende sig i B2B sekretariatet inden opstillingen påbegyndes. B2B sekretariatet er at finde på Kalundborgegnens Erhvervsråds stand, Hal 1 ved scenen. B2B sekretariatet vil under hele træffet være bemandet, og der er således mulighed for at få hjælp, såfremt der opstår uforudsete udfordringer. 10

11 Parkeringsforhold for udstillere Det er vigtigt, at vi af hensyn til de besøgende, i fællesskab sørger for parkering et godt stykke væk fra Torvet ved indgang D. På forhånd tak. For at tilgodese vore gæster, der gerne skal have en god oplevelse fra begyndelsen, opfordrer vi udstillerne til IKKE at parkere på Torvet, tæt på Kalundborg Hallerne, men finde alternative p- muligheder, som eks. parkeringsarealet overfor hal 2. ved J. Hagemann-Petrsens Allé, hvor parkering er tilladt. Parkering for gæster Der er muligheder for parkering for gæster på Torvet samt parkeringsarealet overfor hal 2. ved J. Hagemann-Petersens Allé, hvor parkering er tilladt. Oversigtskort over parkeringsforholdene kan ses på sidste side 18. Regler for standene: Udstillende virksomhed SKAL holde sig indenfor afmærkningen. Standens nummer SKAL være synligt på standen i hele udstillingens åbningstid. Skilt med stand nummer leveres af Kalundborgegnens Erhvervsråd. Af hensyn til gulvet i lokalerne, skal der ved tunge ting anvendes palleløfter med bløde hjul. Det er ikke tilladt at anvende søm, skruer el. lign i vægge, lofter og gulv.! Ved enhver form for beskadigelse, gøres opmærksom på, at skaderne vil blive udbedret for skadesforvoldes regning. Det er tilladt at forsyne sin stand med vægge o.a. oppyntning, blot det ikke generer nabostandene. Det er et krav at man holder sig indenfor det afmærkede område. Max højde for stand opbygning i hallen er 2,8 meter. Ønskes højere opbygning skal der ansøges om dispensation hos Kalundborgegnens Erhvervsråd. Reklamationer Alle reklamationer SKAL foretages på B2B arrangementet, så eventuelle fejl kan udbedres i rette tid. Dvs. reklamationer efter B2B arrangementet modtages ikke. 11

12 Salg fra standen Der er indhentet tilladelse til salg på B2B træffet fra standene hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Det er en rigtig god idé med B2B tilbud. Der må IKKE foregå salg af drikkevarer/fødevarer til indtagelse inden i udstillingsområderne. Der må gerne uddeles smagsprøver og der må gerne sælges drikkevarer/fødevarer som køber kan tage med hjem. Udstilleren må promovere, udstille og sælge EGNE varer, produkter og ydelser. Udstilleren må IKKE bruge hele B2B området som salgssted. Salg foregår fra egen stand og gangområde tættest på egen stand. Scene i hal 1. Der vil løbende blive afholdt taler, indlæg og workshop fra scenen i hal 1. Stand numre Som udgangspunkt vil virksomhederne modtage et MIDLERTIDIG stand nummer som benyttes under planlægning af B2B arrangementet. Virksomhederne kan IKKE forvente, at dette nummer bliver det gældende for B2B træf I slutningen af marts 2015, vil det gældende stand nummer blive meddelt, og det er det stand nummer, som skal bruges i markedsføring mv. Åbningstiden for indbudte fra erhvervslivet Der vil være adgang for erhvervslivet torsdag den 23. april 2015 fra kl til og med kl Adgang for gæster ved indgang D. på Torvet. Det er gratis adgang for erhvervslivet. Nedtagning: Lånte stå borde SKAL placeres ved indgang B (bag den blå dør) ellers gebyr pr. bord på kr. 100,- 12

13 MARKEDSFØRING AF B2B TRÆF OG PR FOR VIRKSOMHEDER Kalundborgegnens Erhvervsråds plan for markedsføring af B2B træf 2015 Der foreligger planer om følgende: Udgivelse af B2B erhvervsmagasin. (oplag: stk stk. ekstra) Medieomtale: pressemeddelelser i Odsherred, Holbæk, Slagelse, Sorø og Kalundborg Invitationsmateriale, A5 flyers, B2B erhvervsmagasin Der udgives i forbindelse med B2B træffet et Erhvervsmagasin, der leveres sammen med Erhvervsavisen Sjælland, i uge 16, til kontorer/butikker i Odsherred, Holbæk, Slagelse, Sorø og Kalundborg. Antal: stk. Her kan udstillere promovere deres deltagelse over for kunder, leverandører og forretningsforbindelser. I stand prisen er inkluderet en kvart sides annonce (format B: 125 x H: 167 mm) Deadline for levering af annoncemateriale til produktion: mandag den 9. marts 2015 Deadline for levering af færdig annonce: tirsdag den 17. marts 2015 Der er mulighed for opgradering af annonceformat for en merpris på: 1/2 side (høj format: B: 125 x H: 339 mm) - Pris kr. 750,00 1/2 side (bred format: B: 250 x H: 167 mm) - Pris kr. 750,00 1/1 side (format: B: 250 x H: 339 mm) - Pris kr ,00 Ønsker du at opgradere din annonce, så kontakt os snarest og senest fredag 27. februar 2015 Redaktionel omtale: I stand prisen er desuden, til alle udstillere, indregnet 1/4 side redaktionel omtale, som må være på max anslag inklusive mellemrum, samt et foto. Tekst i Word dokument og foto som JPG fil sendes til Kalundborgegnens Erhvervsråd senest mandag den 9. marts (Kalundborgegnens Erhvervsråd tilbyder skribenter, der kan være behjælpelig med den redaktionelle tekst.(via telefoninterview) For kr. 450,00 udarbejdes tekstmateriale. Bemærk: Tekstmateriale sendes inden tryk til godkendelse hos den respektive udstiller.) 13

14 Bestilling af PR og markedsføringsmateriale Bestillingsliste 2 Udstillerkort Der SKAL bestilles udstillerkort til det antal personer, der bemander virksomhedens stand på B2B arrangementet. Markedsføringsmateriale Der kan bestilles A5 flyers. Se bestillingsliste på side 16. B2B erhvervsmagasin B2B erhvervsmagasinet vil indeholde for udstiller: ¼ redaktionel omtale og ¼ annonce. Oplag: stk stk. ekstra 14

15 BESTILLING AF STAND Bestillingsliste 1, side 1/1 SIDSTE FRIST FOR BESTILLING AF STAND: FREDAG DEN 13. MARTS 2015 Bemærk at der ved overskridelse af deadline pålægges 20 % på anførte priser. UDFYLDES MED BLOKBOGSTAVER! Virksomhedens navn*: Evt. EAN nr. Adresse og post nr./ by: Evt. faktureringsadresse Mailadresse: Telefon/mobil: Kontakt person: * Det er dette navn, der fremkommer på udstilleroversigt og evt. anden promovering. Skriv virksomhedens navn tydeligt og som det skal fremstå i B2B materialet. Ønsker se vedhæftede oversigt over stand størrelser og priskategorier: Stand ønsker prioriteret vælg 3 forskellige placeringer: 1: 2: 3: Vi gør opmærksom på at ikke alle ønsker kan efterleves og forbeholder os ret til ændringer. Vi bekræfter hermed vores bestilling og bekræfter at have læst: B2B håndbog 2015 fået svar på dine spørgsmål og herigennem blevet gjort bekendt med vilkår og rammer for B2B arrangementet Dato: For virksomheden For Kalundborgegnens Erhvervsråd 15

16 PR MARKEDSFØRING MV. Bestillingsliste 2 side 1/1 Firmanavn: (skal udfyldes) DEADLINE FOR BESTILLING, LISTE 2: TIRSDAG DEN 31. MARTS 2015 ELLER SÅ LÆNGE LAGER HAVES! Produkt Antal Totalbeløb Udstiller- og gæstekort samt fribilletter: Udstiller kort SKAL bæres synligt af de personer der bemander standen u/b Markedsføringsmaterialer: Invitationsmateriale A5 flyers u/b u/b 16

17 PR MARKEDSFØRING MV. Bestillingsliste 3 side 1/1 Firmanavn: (skal udfyldes) Produkt Stk. pris Antal Totalbeløb Informationsmøde: Vi deltager på Informationsmødet onsdag den 8. april kl (skriv antal i rubrikken og navne på deltagere herunder): u/b (no-show-fee kr. 350,-) Framelding og No-show-fee: Arrangementet er GRATIS. Evt. framelding skal ske senest fire hverdage inden arrangementet afholdes. Ved senere afmelding eller udeblivelse faktureres et Noshow-fee på kr. 350,- Bestillingslisterne scannes og mailes faxes eller sendes pr. post. HUSK at gemme en kopi. Vi bekræfter hermed vores bestilling og bekræfter at have læst B2B håndbog fået svar på dine spørgsmål og herigennem blevet gjort bekendt med vilkår og rammer for B2B arrangementet 2015: Dato: Underskrift: 17

18 Oversigtskort over indgange til Kultur- og Idrætshallerne 18