FKO Quick Guide. Kom godt i gang med FKO Sprogvurdering

Transkript

1 FKO Quick Guide Kom godt i gang med FKO Sprogvurdering

2 Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, Odense C Tlf.: Udgivet

3 Indholdsfortegnelse FKO GUIDE Sprogvurdering 1 INTRODUKTION SPROGVURDERINGSPROCESSEN I OVERBLIK BRUGERE OG ROLLER I FKO-SYSTEMET IT-brugere af FKO-redskabet Respondenter til sprogvurderingen HOW TO OPSÆTNING OG ADMINISTRATION AF REDSKABET Oprettelse af IT-brugere Oprettelse af respondenter HÅNDTERING AF SPROGVURDERINGEN Vedr. initiering og administration af sprogvurdering Vedr. Gennemførsel af sprogvurdering Vedr. opfølgning på sprogvurdering (rapportering) TILGÆNGELIGE RAPPORTER I FKO-SYSTEMET Rapportering til den kommunale forvaltning Overordnet rapportering til dagtilbuddet Barnets rapport i dagtilbud Overordnet rapportering til skolen Barnets rapport i børnehaveklasse FIGUR-LISTE Figur 1: Det overordnede forløb af en sprogvurderingsproces... 4 Figur 2: Oprettelse af brugeradgang til FKO-systemet Figur 3: Oprettelse af respondenter i FKO-systemet Figur 4: Et mere detaljeret billede af sprogvurderingsprocessen

4 1 Introduktionn FKO GUIDE Sprogvurdering Denne Guide beskriver IT-understøttelsen af FKO-Sprogvurdering. Guiden forudsætter et generelt kendskab til Sprogvurdering som fagligt redskab, hvilket der findes information om på KL s hjemmeside: ninger-om- dagtilbud/redskaber-pa-dagtilbudsomradet/sprogvurdering-af-3-ar rige-inden-skolestart- og-i-bornehaveklassen/ Guiden giver overblik over, hvad FKO-systemet kan anvendes til og hvilke brugere systemet henvender sig til. Den overordnede funktionalitet beskrives sammen med skitseringen af de processer, som systemet understøtter. Denne guide er således ikke en system-manual FKO-systemet er udstyret med online guides, som beskriver hvordan de enkelte funktioner konkret udføres i systemet. Hvis der er behov for teknisk support kan Socialstyrelsens supportsystem kontaktes: [email protected] Tlf mandag - fredag Sprogvurderingsprocessen i overblik Det overordnede flow i sprogvurderingen er som skitseret herunder Måling initieres Respondenter udfylder skemaer Rapporter dannes FKO-system Figur 1: Det overordnede forløb af en sprogvurderingsproces 1) Sprogvurderingen initieres af en IT bruger, som a) Opretter børn b) tilknytter respondenterr dvs. hvem der skal besvare skemaer i sprogvurderingen. 2) Respondenter udfylder de relevante skemaer via et link, og FKO-systemet gemmer de indberettede oplysninger i en central database. 3) Fra FKO-systemet kan der efterfølgende bestilles forskellige typer af rapporter. Nogle rapporter er rettet mod den praktiske opfølgning i dagtilbuddet og andre er målrettet den kommunale forvaltning og ledelsen. 4

5 1.2 Brugere og rollerr i FKO-systemet FKO-systemet skelner grundlæggende mellem to kategorier af brugere. Dels kan man være IT- som har bruger, som har adgang til selve FKO-systemet, og dels kan man være Respondent, adgang til at udfylde spørgeskemaer uden at logge ind IT-brugere af FKO-redskabet IT-brugere er personer, der har direkte adgang til systemet dvs. vedkommende har et brugernavn og et password, og har ret til at foretage forskellige funktioner med systemet. Der følgende typer IT-brugere: 1) Administratorer i den kommunale forvaltning: a) Oprette og administrere institutioner i kommunen. b) Oprette og administrere IT-brugere på kommunalt niveau og institutionsniveau. c) Trække rapporter til forvaltningen. 2) Alm. IT-bruger i den kommunale forvaltning: a) Oprette og administrere institutioner i kommunen. b) Trække rapporter til forvaltningen. 3) Administratorer i de enkelte dagtilbud/skoler: a) Oprette og administrere institutionens IT-brugere i systemet. b) Igangsætte, håndtere og følge op på institutionens sprogvurderinger. 4) Alm. IT-bruger i de enkelte dagtilbud/skoler: a) Igangsætte, håndtere og følge op på institutionens sprogvurderinger. For at få adgang som IT-bruger til FKO-systemet skal man oprettes som bruger af en autoriseret administrator, som beskrevet i afsnittet Oprettelse og administration af IT-brugere side Respondenter til sprogvurderingen Respondenter er personer, som skal indtaste de oplysninger, der skal indgå i sprogvurderingen. Der er følgende typer respondenter: Medarbejdere i en institution, som besvarer medarbejderskemaer Forældre til et barn, der indberetter via forældreskemaer Hvis forældrene til et barn er forhindret i at besvare et forældreskema, er der et tilpasset forældreskema, der kan besvares af en medarbejder i institutionen. Respondenter får adgang til at besvare spørgeskemaer, som er målrettet den specifikke respondenttype de tilhører. BEMÆRK: Respondenter er ikke registrerede som brugere i systemet. Oprettelsen af respondenter foregår som del af processen med at initiere en sprogvurdering, der er beskrevet i afsnittet Oprettelse af respondenter side 6. 2 How to 5

6 I dette kapitel gives en kortfattet beskrivelse af udvalgte funktionaliteter, med vægt på at beskrive principperne i opgaveløsningen. Der henvises til systemets online guides for en beskrivelse af de konkrete fremgangsmåder i FKO-systemets brugerflade. 2.1 Opsætning og administration af redskabet I dette afsnit beskrives de vigtigste administrative funktioner i systemet Oprettelse og administration af IT-brugere For at få adgang til FKO-systemet skal man oprettes som IT-bruger af en administrator. Oprettelsen af en IT-bruger foregår efter følgende proces: Figur 2: Oprettelse af brugeradgang til FKO-systemet. 1) Administrator opretter den enkelte bruger, angiver stamoplysninger samt indikerer hvilke rettigheder brugeren skal have i FKO-systemet. Alle brugere identificeres via deres -adresse. 2) Når brugeren er oprettet, afsendes en aktiveringsmail fra FKO-systemet til brugerens benytte for at kunne adresse. Denne aktiveringsmail indeholder et link, som brugeren skal logge ind på FKO-systemet første gang. 3) Den nye bruger klikker på det angivne link i den tilsendte aktiveringsmail. Dette fører brugeren til et login-billede, hvor man skal oprette sit personlige password til systemet. Når der er indtastet et password har brugeren herefter adgang til de dele af FKO-systemet, som administratoren gav tilladelse til under punkt 1. 4) Administratoren kan redigere informationer om IT-brugere og slette IT-brugere, som ikke længere har adgang til systemet Oprettelse og administration af børn Oprettelse af børn foregår som en del af sprogvurderingsprocessen: 1) IT-brugeren i institutionen bestemmer ved initiering af sprogvurderingen, hvilke børn der skal deltage. 2) Børnene oprettes i institutionen med navn og cpr-nummer. Hvis institutionen er en skole, kan de tilknyttes en specifik børnehaveklasse. 3) Når et barn på et senere tidspunkt forlader institutionen, udmeldes det. Et barn skal ikke slettes, da al tilknyttet information vil gå tabt. Historiske data bruges både i barnets rapport, hvis barnet tidligere har været sprogvurderet tidligere, evt. i en anden institution, men det bruges også i de overordnede rapporter for institutioner og i forvaltningen Oprettelse af respondenter Oprettelsen af respondenter foregår som del af sprogvurderingsprocessen: 6

7 2 1 Aktiveringsmail Administrator FKO-system 3 Respondent Indberetningsskema (simpel web-form) Figur 3: Oprettelse af respondenter i FKO-systemet. 4) IT-brugeren i institutionen bestemmer ved initiering af sprogvurderingen, respondenter der skal deltage. Som en del af dette tilknyttes den enkelte respondent en -adresse. 5) Derefter oprettes spørgeskemaer for børnene i institutionen, hvor informationer om respondenten til hvert skema udfyldes. 6) Når respondenten er oprettet, afsender FKO-systemet en aktiveringsmail til dennes benytte for at kunne adresse. Aktiveringsmailenn indeholder et link, som respondenten skal udfylde det tildelte spørgeskema. 7) Den nye respondent klikker på det angivne link i den tilsendte aktiveringsmail, hvilket giver adgang til det tilknyttede ndberetningsskema. Indberetningsskemaet kan kun tilgås via en Web-browser. 8) Respondenten kan anvende linket flere gange, hvis vedkommende ikke bliver færdig med spørgeskemaet første gang. IT-brugeren kan til enhver tid se spørgeskemaet i systemet, uanset om det er helt eller delvist besvaret eller endnu ikke påbegyndt. 2.2 Håndtering af sprogvurderingen Nedenfor er gengivet et mere detaljeret billede af sprogvurderingen, som tre delprocesser: Figur 4: Et mere detaljeret billede af sprogvurderingsprocessen 1) Initiering og administrationn af en sprogvurdering 2) Gennemførelse af en sprogvurdering 7

8 3) Opfølgning på en sprogvurdering FKO GUIDE Sprogvurdering I de følgende afsnit er der knyttet kommentarer til udvalgte aspekter af de tre delprocesser Vedr. initiering og administration af sprogvurdering Initiering af en sprogvurderingg på det enkelte dagtilbud eller skole indebærer følgende delopgaver: 1) Der oprettes barn i institutionen (angives ved cpr nr. og navn). 2) Der oprettes forældre-skema for hvert barn (angives ved navn og ). Bemærk at det ikke er nødvendigt at have en besvarelse fra forældre for at kunne gennemføre sprogvurderingen. Der kan dannes resultater til rapporten alene på baggrund af medarbejder-skemaet. En anden mulighed hvis forældrene til et barn er forhindret i at besvaree et forældreskema, er at oprette et tilpasset forældreskema, der kan besvares af en medarbejder i institutionen. 3) Der oprettes medarbejder-skema for hvert barn (angives ved navn og ). 4) Ved oprettelse af skema sendes aktiveringsmail til respondenten, som herved gives adgang til deres respektive indberetningsskemaer Vedr. Gennemførsel af sprogvurdering Gennemførsel af sprogvurderingen foregår ved, at respondenter udfylder deres respektive spørgeskemaer. Respondenten kan anvende linket flere gange, hvis vedkommende ikke bliver færdig med spørgeskemaet første gang. Det helt eller delvist besvarede skema gemmes direkte i systemet Vedr. opfølgning på sprogvurdering (rapportering) Rapporter i FKO trækkes i systemet. Rapporter kan bestilles i to formater: - PDF: Vælges for at få en låst udgave af den ønskede rapport. - RTF: Vælges for at få en redigerbar udgave af den ønskede rapport. I RTF rapporterne er der også nogle steder afsat luft til at reflektere over indholdet. Denne type redigerede rapporter skal gemmes på eget IT-system. Systemet er sat op således at der altid beregnes på de skemaer, som er senest udfyldt, forudsat at disse er udfyldt tilstrækkeligt for at kunne beregne resultater. Det tager ca. 15 minutter at danne en rapport om et barn, mens den overordnede rapportering til daginstitution, skole samt kommune bliver dannet efter maksimalt en time. Det er muligt at gennemføre den samme type sprogvurdering for et barn (3årig, førskole eller børnehaveklasse vurdering) flere gange hvis ønsket, ved at oprette skemaet gentagne gange for samme barn, og trække en ny rapport efter hver sprogvurdering. For at kunne sammenligne resultaterne over tid inden for samme aldersgruppe sammenlignes de bestilte rapporter. 2.3 Tilgængelige rapporter i FKO-systemet FKO Sprogvurdering giver mulighed for at generere en række forskellige rapporter, som hver især er rettet mod forskellige anvendelsesområder. Her gives en oversigt over indholdet af de enkelte rapporter. De overordnede rapporter baseres på tidsafgrænsninger foretaget af IT-brugeren under bestillingen af disse, hvor man udfylder aktuelle og forrige periode Rapportering til den kommunale forvaltning Denne rapport kan bestilles af en IT-bruger på kommunalt niveau. 8

9 Overblik over datagrundlag Overblik over antal besvarelser for kommunen, for aldersgrupper og for børn fulgt over tid, både for den aktuelle måling og den forrige måling. Overordnede resultater og resultater for de fire sproglige dimensioner 1. Overblik over resultater fordelt på indsatsgrupper. 2. Grafer, som belyser resultater for hver aldersgruppe, fordelt på indsatsgrupper. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra kommunens forrige måling, normtallene samt kommunens målsætning. 3. Grafer, som belyser resultaterne for hver aldersgruppe fordelt på de fire sproglige dimensioner. Resultaterne sammenlignes med normtallene. Udvikling over tid Grafer, som belyser udviklingen over tid fra 3-årsvurderingen til vurdering i børnehaveklassen. Resultaterne sammenlignes med kommunens målsætning, kommunens forrige måling samt landsgennemsnittet. Resultater i kommunens dagtilbud og skoler Figurer, som belyser de overordnede resultater for hver enkelt af kommunens dagtilbud og skoler Overordnet rapportering til dagtilbuddet Denne rapport kan bestilles af en IT-bruger i dagtilbuddet eller på kommunalt niveau. Overblik over datagrundlag Overblik over antal besvarelser for dagtilbuddet fordelt på aldersgrupper og for børn fulgt over tid, både for den aktuelle måling og den forrige måling. Oversigt over overordnede resultater Grafer, som belyser resultater for hver aldersgruppe fordelt på indsats grupper. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra dagtilbuddets forrige måling, normtallene samt kommunens målsætning. Oversigt over den sproglige profil og de fire sproglige dimensioner Grafer, som belyser resultaterne for hver aldersgruppe fordelt på de fire sproglige dimensioner. Resultaterne sammenlignes med normtallene Barnets rapport i dagtilbud Denne rapport kan bestilles af en IT-bruger i dagtilbuddet. Rapporten baseres på de nyeste skemaer i systemet. Overblik over datagrundlag samt det samlede resultat Overblik over overordnede indsatsgruppe for barnet, samt oversigt over de spørgeskemaer, som beregningen er baseret på. Oversigt over den sproglige profil og de fire sproglige dimensioner 1. Grafer, som belyser resultaterne for hver af de fire (tre for 3-årige børn) sproglige dimensioner. Resultaterne sammenlignes med normtallene. 2. Svarene på en række spørgsmål, som ikke indgår i beregningen af resultatet af sprogvurderingen, men som kan belyse barnets sproglige udvikling på de sproglige dimensioner. 9

10 3. Ved tosproget barn som placeres i særlig eller fokuseret indsats vises grafer, som belyser barnets konceptuelle ordforråd samt resultatet for dimensionen Lydlig kompetencer (denne dimension beregnes ikke for 3-årige børn). 4. Hvis barnet har været sprogvurderet i en anden aldersgruppe, vises graf som belyser barnets udvikling (dvs. i barnets rapport inden skolestart og i børnehaveklasse) Overordnet rapportering til skolen Denne rapport kan bestilles af en IT-bruger i skolen eller på kommunalt niveau. Overblik over datagrundlag Overblik over antal besvarelser for skolen fordelt på gruppetest og individuel test, både for den aktuelle måling og den forrige måling. Oversigt over overordnede resultater Grafer, som belyser resultater fordelt på indsatsgrupper, for hhv. gruppetest og individuel test. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra skolens forrige måling, normtallene samt kommunens målsætning. Oversigt over den sproglige profil og de fire sproglige dimensioner Grafer, som belyser resultaterne fordelt på de fire sproglige dimensioner, for hhv. gruppetest og individuel test. Resultaterne sammenlignes med normtallene Barnets rapport i børnehaveklasse Denne rapport kan bestilles af en IT-bruger i skolen. Rapporten baseres på de nyeste skemaer i systemet. Overblik over datagrundlag samt det samlede resultat Overblik over overordnedee indsatsgruppe for barnet, oversigt over de spørgeskemaer, som beregningen er baseret på, samt angivelse af testtype (gruppe- eller individuel test). Oversigt over den sproglige profil og de fire sproglige dimensioner 1. Grafer, som belyser resultaterne for hver af de fire sproglige dimensioner. Resultaterne sammenlignes med normtallene. 2. Svarene på en række spørgsmål, som ikke indgår i beregningen af resultatet af sprogvurderingen, men som kan belyse barnets sproglige udvikling på de sproglige dimensioner. 3. Ved tosproget barn som placeres i særlig eller fokuseret indsats vises grafer, som belyser barnets konceptuelle ordforråd samt resultatet for dimensionen Lydlig kompetencer. 4. Hvis barnet har været sprogvurderet før, vises graf som belyser barnets udvikling over tid. 10