Tabulex Dagpleje Børn

Transkript

1 Tabulex Dagpleje Børn Vejledning til administratorer 12. Marts

2 Indledning... 3 Hvad er Tabulex Dagpleje Børn?... 3 Hvordan logger man på?... 3 Administration Brugere... 5 Opret brugere... 5 Billeder af brugere... 6 Glemt brugernavn/ adgangskode Etablering... 7 Søgning i etableringslisten... 7 Manuel ind- og udmeldelse af børn... 7 Import fra Tabulex Institutuion/ KMD Institution (Uden Tabulex Dagpleje/Morgenvagt)... 8 Flytning af barn mellem dagplejere... 8 Import fra Tabulex Institution (Med Tabulex Dagpleje/Morgenvagt) Ferieperioder... 8 Opret ferieperiode... 9 Sidste frist for tilbagemelding... 9 Nødpasning... 9 Helligdage i ferieperioder... 9 Rediger/slet ferieperiode Lukkedage... 9 Lukkedage i ferieperioder Tilladelser Moduler Opret modul Tilknyt børn til modul Import af moduler fra Tabulex Institution/ KMD Institution Fora Opret forum Tilføj flere eller fjern medlemmer

3 Indledning Denne vejledning er til dig som er administrator/ forvalter af Tabulex Dagpleje Børn. I vejledningen kan du finde hjælp til hvordan du skal bruge den menu, du har adgang til som administrator. Du kan både bruge vejledningen som opslagsværk eller læse den fra ende til anden, for at komme igennem hele opsætningen af systemet. Hvad er Tabulex Dagpleje Børn? Tabulex Dagpleje Børn er et online registrerings- og kommunikationsværktøj til dagplejen og forældre til børn i dagplejen. Systemet giver overblik over alle de informationer, der knytter sig til børnene og dagligdagen i dagplejen: Børnenes stamdata - dvs. adresser og telefonnumre samt forældre og søskende-relationer Hvilke børn har fri eller er syge Hvem bliver børnene hentet af og tidspunkt Beskeder mellem forældre og personale Hvad sker der i dagplejen dvs. aktiviteter og arrangementer Systemet består af et forældremodul, et personalemodul og et touchmodul. Hvordan logger man på? Hele systemet er webbaseret det vil sige, at det afvikles gennem en internetbrowser. Man behøver altså ikke at installere noget på sin computer, tablet eller telefon for at åbne systemet. Man skal blot have forbindelse til internettet. For at logge på systemet skal man indtaste en internetadresse i en browser. Hvilken adresse man skal indtaste, afhænger af hvilket modul man skal logge på: Forældremodul: Første gang forældre skal logge på, skal de benytte NemID. Når de er logget ind, kan de oprette et Tabulex Login som de kan benytte efterfølgende. Personalemodul: Infotavle: Adgang til touchmodulet kan etableres på touchskærm og tablet. 3

4 Administration Under menupunktet Administration finder du forskellige funktioner som er nødvendige for at systemet fungerer og for at det passer til jeres dagpleje. Som administrator skal du gennemgå alle menupunkterne og oprette data i dem før systemet bliver sat i drift i dagplejen. Efterfølgende skal du sørge for at vedligeholde informationerne, så systemet fungerer optimalt. Du åbner administrations-delen ved at logge på personalemodulet og trykke på menupunktet Administration i venstremenuen. Menupunktet er kun synlig for de personaler som er oprettet som administratorer. Når du har trykket på menupunktet, vil en række undermenupunkter blive foldet ud. Undermenupunkterne er indgangene til de forskellige funktioner administrations-delen består af. I det følgende bliver alle registrene gennemgået. Ikke i den rækkefølge de står i, men i den rækkefølge som giver mening, når dagplejen skal i gang med systemet. 4

5 1. Brugere Under Brugere kan du oprette de dagplejere som er tilknyttet den aktuelle legestuegruppe. I oversigten kan du se de medarbejdere som allerede er oprettet, idet de er repræsenteret med deres egen brik. Alle medarbejdere der er aktive, vises hos forældrene i fanen Personale. Har medarbejderen navne- og adressebeskyttelse, vil medarbejderens navn være erstattet af **. Der kan dog tilføjes et kaldenavn. Det er kun medarbejderens navn/ kaldenavn samt stillingsbetegnelse der vises for forældre. For dagplejere vises dog også deres adresse og åbningstider hos forældre. Opret brugere Har du brug for at oprette nye dagplejere, bør du gøre dette i Tabulex Forvaltning eller i morgenvagt, så du kan få tildelt distrikt og lignende specifikke oplysninger på dagplejeren. Benytter i ikke Tabulex Morgenvagt, opretter du nye medarbejdere ved at trykke på knappen Opret bruger. Indtast medarbejderens cpr-nummer. Programmet verificerer cpr-nummeret og viser medarbejderens navn. Udfyld de resterende felter. Dagplejer: Vælg om medarbejderen er dagplejer (Ja) eller om det er en administrativ medarbejder, dagplejepædagog eller lignende (Nej). Hvis medarbejderen er dagplejer, vil det efterfølgende være muligt at tilknytte børn til personen. Titel: Titlen vises i personaleoversigten hos forældre. Brugernavn og adgangskode: Tildel login. Medarbejderen kan ændre sit login,når vedkommende er logget på systemet. Aktiv: Afgør om brugeren kan logge på og ses hos forældre. Kan bruges til midlertidigt at fjerne en brugers adgang til systemet, hvis vedkommende bliver sygemeldt eller skal på orlov. Tryk GEM Skal medarbejderen have tildelt billede eller yderligere roller som f.eks. Administrator, Personale administrator eller kunne se personnummer på børn stamkort, tryk på Profil på medarbejderens brik og tildel roller: 5

6 Administrator: Brugere med denne rolle har adgang til alle administrator funktionerne. Brugeren kan dog ikke slette og oprette nye medarbejdere. Det er op til den enkelte kommune, hvor mange administratorer der skal være - systemet sætter ingen grænser og der er ingen ekstra omkostninger ved at have mange administratorer. Vi anbefaler dog minimum 2 administratorer. Medarbejdere fra forvaltningen har rettighed til alle roller. Personale administrator: Brugere med denne rolle er også administrator. Rollen har rettighed til at slette og oprette nye medarbejdere. Vis personnummer: Medarbejderen kan se personnummer på børns stamkort og i lister. Billeder af brugere Hvis du ønsker at indsætte billeder af brugerne skal du trykke på knappen Profil på brugerens brik i personaleoversigten. Under Profilbillede kan du vælge det billede du vil uploade ved at klikke på knappen Gennemse og udpege billedet i den stifinder som åbnes. Billedet vises i personaleoversigten i forældremodulet og i touchmodulet på steder og aktiviteter hvor medarbejderen er tilknyttet. Tryk GEM Når medarbejderen efterfølgende logger på, har vedkommende selv mulighed for at indtaste sine kontaktoplysninger, kaldenavn og kontaktperson. 6

7 Har medarbejderen forgæves har forsøgt at logge ind mere end 3 gange, bliver medarbejderen låst/ deaktiveret. Du kan låse medarbejderen op via deres brik under Admin Personale. Glemt brugernavn/ adgangskode Har dagplejeren glemt sit login, kan du tildele brugeren et nyt Tabulex Login, brugernavn samt adgangskode, til Tabulex Login under knappen Login. 2. Etablering Menupunktet Etablering indeholder en oversigt over de børn der er indskrevet til de enkelte dagplejer. Listen bruges til at placere børn hos dagplejeren f.eks. når der bliver indmeldt børn, eller hvis du vil flytte børnene mellem dagplejerne. Hvordan og hvornår du etablerer børnene afhænger af, om dagplejen importerer de indmeldte børn fra kommunens pladsanvisning og om kommunen benytter Tabulex Dagpleje/Morgenvagt - se nærmere beskrivelse i de kommende afsnit. Først når et barn tilknyttes en dagplejer, kan barnets forældre logge på forældremodulet og dagplejeren se barnets stamoplysninger i systemet. Som udgangspunkt er det forældre med forældremyndighed som kan logge på systemet, med der er altid mulighed for at oprette andre personer med adgang til barnet f.eks. Plejeforældre - Dette kan man gøre både fra forældre- og personalemodulet. Søgning i etableringslisten Etableringslisten viser som udgangspunkt alle børn indmeldt i dagplejen. Ved at indtaste et cprnummer, eller et navn i feltet Søg på, kan du filtrere listen, så den kun viser de børn som passer på din søgetekst. Manuel ind- og udmeldelse af børn Hvis dagplejen ikke importerer børn fra kommunens pladsanvisningssystem, skal du selv registrere nye børn i systemet. Du indmelder et barn ved at trykke på knappen Indskriv med cpr under Etablering. Du skal nu indtaste barnets cpr-nummer og vælge hvilken dagplejer barnet skal etableres hos. 7

8 Når du trykker Gem etableres barnet hos dagplejeren og systemet henter selv yderligere oplysninger om barnet og dets forældre i cpr-registret. Hvis du skal udmelde et barn, sætter du et flueben ud for barnet og trykker på knappen Udmeld valgte. Du kan godt sætte flueben ved flere ad gangen og udmelde dem alle på én gang. Import fra Tabulex Institutuion/ KMD Institution (Uden Tabulex Dagpleje/Morgenvagt) Hvis dagplejen importerer de indmeldte børn fra kommunens pladsanvisning, vises børnene i etableringslisten. Du kan se ny børn 14 dage før barnets startdato. Deres startdato fremgår også af listen. Du placerer børn hos dagplejeren ved at markere et eller flere børn med flueben og vælge Rediger valgte. Vælg dagplejer og tryk Gem Hvis der er børn som starter indenfor 14 dage og som endnu ikke er etableret hos en dagplejer, vil de stå med rødt, når du går ind under Etablering. Flytning af barn mellem dagplejere Under Etablering kan du flytte et eller flere børn fra en dagplejer til en anden. Det gør du ved at sætte flueben ud for dem du ønsker at flytte og trykke på knappen Rediger valgte. Nu kan du vælge hvilken dagplejer, du vil flytte det/dem til. Børnene udskrives automatisk, når barnet stopper i dagpleje. Import fra Tabulex Institution (Med Tabulex Dagpleje/Morgenvagt) Benytter kommunen Tabulex Dagpleje/ Morgenvagt, vil børnene blive vist og etableret hos den korrekte dagplejer automatisk og du vil ikke skulle foretage dig yderligere i Etablering. Børnene udskrives automatisk når barnet stopper i dagpleje. 3. Ferieperioder Du opretter de ferieperioder forældrene skal kunne give tilbagemeldinger om, under Ferieperioder. 8

9 De ferieperioder du opretter, kan forældrene se i forældremodulet og her kan de registrere om deres barn kommer eller ikke. Opret ferieperiode Du opretter en ferieperiode ved at trykke på knappen Tilføj ferieperiode under Ferieperioder. Sidste frist for tilbagemelding Når du opretter en ferieperiode kan du vælge en dato som skal være den sidste frist for tilbagemelding. Efter den dato du angiver, kan forældrene ikke melde deres barn til at komme i ferieperioden. Bemærk at de forældre der ikke har svaret på deres børns ferie, automatisk adviseres på 7 dage før- og 1 dag før sidste frist for indberetning. Nødpasning Hvis der er tale om en ferieperiode med tilmelding til nødpasning/sammenpasning, så angiv det i titlen når du opretter en ferieperiode - f.eks. Sommerferie - Nødpasning/sammenpasning hos xx. Helligdage i ferieperioder Hvis der er helligdage indenfor en ferieperiode, lukker systemet automatisk for tilmelding på helligdagene. Rediger/slet ferieperiode Du kan godt både redigere og slette ferieperioder fra listen under Ferieperioder. MEN vær opmærksom på, at hvis du fjerner dage fra en ferieperiode, eller sletter den helt, sletter du også alle de til- og frameldinger som forældrene har lavet til ferieperioden. 4. Lukkedage Hvis dagplejen har lukkedage, kan du oprette dem under Lukkedage. Forældrene kan se en oversigt over lukkedagene i forældremodulet. 9

10 Lukkedage i ferieperioder Hvis du opretter lukkedage indenfor en ferieperiode (f.eks. d. 24. december i juleferien), vil systemet lukke for tilmelding på lukkedagene. 5. Tilladelser Under Tilladelser kan du oprette tilladelser du gerne vil have forældrene skal tage stilling til. De tilladelser, som de fleste benytter, er Kørselstilladelse og Fototilladelse, men du kan oprette alle de tilladelser som gruppen har brug for. De tilladelser du har oprettet kan ses under et barns stamoplysninger både i forældremodulet og i personalemodulet. 10

11 6. Moduler Moduler kan knyttes til de enkelte børn og vises på børnene i fanerne Check in og Her & nu i personalemodulet. Moduler kan bruges til at administrere flere forskellige ting: 1. Hvis Dagplejen tilbyder timemoduler, f.eks. halvdagsmodul eller 35-timers modul. 2. Hvis Dagplejen tilbyder forskellige ordninger, f.eks. madordning, frugtordning eller bleordning. 1. Den kreative brug af moduler: Hvis man f.eks. har brug for at synliggøre for andre dagplejere, hvem der f.eks. har allergier, hvem der ikke må spise svinekød og lign. Opret modul Du opretter et modul ved at trykke på knappen Opret modul. Her indtaster du en beskrivelse, en betegnelse (som vises ud for barnet i personalemodulet) og vælger en farve. Hvis modulet er afgørende for i hvilket tidsrum et barn er tilmeldt pasning, kan du registrere det ved at sætte prik i Ja efter Tidsrum og derefter angive tidsrummet. Ved at gøre det, er det senere muligt at lave et udtræk som viser, om der er børn som er i dagplejen på tidspunkter, hvor deres modul ikke gælder. Tilknyt børn til modul Når du skal tilknytte børn et modul, skal du trykke på knappen Vis børns moduler under Moduler. Her kan du vælge hvilke børn som har hvilke moduler. Import af moduler fra Tabulex Institution/ KMD Institution Det er muligt at importere børnenes moduler fra pladsanvisningen. Hvis dagplejen er tilmeldt en sådan import, bliver modulerne automatisk oprettet under Moduler. 11

12 Du kan ikke slette de moduler pladsanvisningen administrerer og du kan heller ikke få lov at fjerne eller tilføje et modul på et barn. Du kan godt redigere modulets beskrivelse og betegnelse, og du kan også godt oprette dine egne moduler og tilføje børnene til dem. 7. Fora I Fora laver man lukkede grupper som kun er tilgængelige for de personer som er medlem af forummet. I et forum kan man skrive beskeder til de andre medlemmer, samt vedhæfte dokumenter og billeder. Opret forum Du opretter et forum ved at trykke på knappen Opret forum under menupunktet Fora. Her giver du forummet en titel og tilmelder de personer som skal have adgang til det. Du tilmelder en eller flere personer ved at markere dem i listen til venstre og ved at bruge de midterste orange pile-knapper til at flytte dem over i listen til højre. Tilføj flere eller fjern medlemmer Hvis du har brug for at tilføje flere medlemmer eller fjerne eksisterende medlemmer i et allerede oprettet forum, skal du trykke på knappen Rediger ud for forummet. De personer som står i listen til højre er medlem af forummet. Brug de orange pile-knapper til at flytte personer mellem listerne. Hvis en medarbejder er tilmeldt et forum, kan medarbejderen se forummets beskeder under Mine beskeder på fanen MIN SIDE. Forældre der er tilmeldt et forum, kan se beskederne under menupunktet Beskeder, når de er logget ind i forældremodulet. De enkelte forum er indikeret med et ikon med 2 talebobler Har du brug for hjælp, kan du kontakte Tabulex Dagtilbud support på telefon nr Vi har åben mandag-fredag kl