EASY - Vejledning til administratorer

Transkript

1 EASY - Vejledning til administratorer Opdateret september 2009

2 EASY brugergrænseflade EASYs nye brugergrænseflade blev idriftsat i november Den har fået nye roller og rettigheder, mulighed for at opbygge en virksomhedsstruktur, der afspejler virkeligheden, forbedret brugergrænseflade samt mulighed for at foretage undersøgelser af nærved-ulykker samt at udarbejde handlingsplaner til forebyggelse af ulykker. Registreringer, anmeldelser, undersøgelser, handlingsplaner og søgninger Den nye brugergrænseflade i EASY er bygget op omkring registreringer, der enten skal bruges til at foretage en anmeldelse, en undersøgelse eller til at udforme en handlingsplan. Derudover er det blevet lettere at fremsøge på søgekriterier, registreringer og anmeldelser. Et ord med på vejen Der er mange nye flows i den nye brugergrænseflade. Ikke alle er gengivet i denne vejledning, da den vil blive for omfattende og dermed uanvendelig. Eksempler på flows der ikke er gengivet er; selve anmeldelsen og undersøgelser. Tanken er, at I bruger vejledningen som guide igennem funktionaliteter og flows.

3 Indholdsfortegnelse 1. Log in Side 4 1a Log in via forsiden Side 4 2. Navigation på velkomstsiden Side 4 2a Velkomstside side 4 2b Velkomstsiden ændrer sig afhængig af brugerens rettigheder side 5 3. Tildeling af roller/oprettelse af virksomhedsafdelinger, tilknytning af forsikringsselskaber Side 7 3a Administration Side 7 3b Easy administrator Side 7 3c Brugerroller Side 8 3d Tildeling af roller med tilknyttede rettigheder Side 8 3e Tildeling af roller og rettigheder Side 9 3f Rettelse af brugere Side 10 3g Afdelinger Side 10 3h Opret afdelinger (skal udvides) Side 10 3i Underafdeling til eksisterende p-enhed/afdeling Side 12 3j Oversigt over alle afdelinger kan printes Side 13 3k Opret forsikringsselskab Side 13 3l Opret ny forsikring, slet og ret i eksisterende Side 14 3m Ny forsikring Side 14 3n Ret/slet forsikringsselskab Side 14 3o Slet forsikringsselskab Side Registreringer Side 16 4a Anmelder- og udfylderrollen Side 16 4b Valg af registreringstype Side 16 4c Valg af Registrer hændelse Side 17 4d Valg af Registrer hændelse hvor der var en tilskadekommen Side 18 4e Slet registrering af hændelse hvor der var en tilskadekommen Side 19 4f Registrer nærved-ulykke Side Anmeldelser Side 20 5a Udfyldelse af anmeldelser kan startes på 3 måder Side 20 5b Flowet i anmeldelsen Side 22 5c Upload af bilag Side 23 5d Slet ikke indsendt anmeldelse/kladde til anmeldelse Side Undersøgelser Side 26 6a Start undersøgelse Side 26 6b Valg mellem registreringstyper Side 27 6c Start af undersøgelse på baggrund af tidligere udfyldt registrering Side 27 6d Start undersøgelse Side Handlingsplaner Side 29 7a Færdig undersøgelse opret og udskriv en handlingsplan Side 29 7b Handlingsplanen færdiggøres ved at klikke på videre Side 29

4 8. Søgning /overblik over registreringer til videre Bearbejdning Side 30 8a Søgemuligheder på velkomstsiden Side 30 8b Søgning på kriterier og overblik over registreringer Side Glemt password Side 32 9a Bestil nyt password Side 32 9b Benyt brugernavn eller Side 32 9c Aktiver nyt password Side 33 9d Nyt password sendes på mail Side Supportformular Side 34 10a Link til support Side 34 10b Link til kontakt support Side 35 10c Henvendelse til support Side EASY Demo 11a Opret virksomhed Side 36 11b Bestil pinkode Side 37 11c Indtast cvr, navn og telefonnummer Side 37

5 1. Log in 1a) Man logger på som hidtil via EASY forsiden 2. Navigation på velkomstsiden 2a) Velkomstside

6 Fra Log in kommer brugeren til en velkomstside, der viser, hvilke roller og dertil knyttede rettigheder, man har fået tildelt via skærmbilledet. I dette tilfælde har brugeren både administratorrettigheder og rettigheder til at anmelde på arbejdsgivers vegne. Det er fra denne side, brugerne navigerer videre ind til de ønskede aktiviteter. En bruger, der kun har anmelder- eller udfylder-rettigheder får derfor et skærmbillede, der kun giver adgang til de aktiviteter, der er knyttet til disse roller. 2b) Velkomstsiden ændrer sig afhængig af brugerens rettigheder I dette tilfælde har brugeren både rettigheder som administrator og som anmelder for læge/tandlæge. Bemærk, at skærmbilledet har ændret sig. Der står nu registrer for patient/klient.

7 3.Tildeling af roller / oprettelse af virksomhedsafdelinger, tilknytning af forsikringsselskab 3a) Administration Brugere med administratorrettigheder har adgang til administrationsmodulet via linket øverst. 3b) EASY Administrator Administrator har rettigheder til at administrere virksomhedens brugere og kan også tildele sig selv anmelderrettigheder mm. Administrator-rollen indebærer: Oprettelse, rettelse og sletning af brugere Oprettelse, rettelse og sletning af afdelinger Oprettelse, rettelse og sletning af forsikringsselskaber til brug for senere anmeldelser af arbejdsskader.

8 Det betyder at brugere med anmelder- og udfylder-rolle mm. skal kontakte deres stedlige administrator for at få passwords. (Se kapitel 9 for hvordan, brugere skal gøre, hvis de har glemt deres password). 3c) Brugerroller I den nye brugergrænseflade er det op til administrator på virksomheden at oprette brugere, tildele brugerne roller, rette i brugernes rettigheder og slette brugerne.

9 3d) Tildeling af roller med tilknyttede rettigheder Når administrator tildeler rettigheder, er anmelder arbejdsgiver altid udfyldt som default. Denne kan selvfølgelig fjernes, hvis brugeren kun skal være udfylder eller administrator. Bemærk: I den nye brugergrænseflade er der kommet yderligere 3 roller: Anmelder, patient/klient og udfylder, patient/klient samt Undersøger. Anmelder/udfylder patient/klient er for læger og fagforeninger. Undersøger er for brugere der kun skal foretage undersøgelser i forbindelse med forebyggelse. 3e) Tildeling af roller og rettigheder Derudover tildeles roller og rettigheder ved, at administrator vælger den afdeling, brugeren skal have roller og rettigheder til.

10 3f) Rettelse af brugere Fremgangsmåden ved oprettelse af brugere, rettelse af brugere og tildeling af roller er den samme uanset om man er administrator for en arbejdsgiver eller for en læge/tandlæge. I dette eksempel er fremgangsmåden for tildeling af rettigheder til læger/tandlæger vist. Her skal man udover tildeling af roller også huske at angive, at brugeren anmelder for læge/tandlæge.

11

12 3g) Afdelinger Funktionaliteten Administrer afdelinger gør det muligt for administrator at oprette en virksomhedsstruktur. P-enheder tilknyttes automatisk inde bag ved. 3h) Opret afdeling Administrator kan oprette nye afdelinger så det bliver lettere at administrere brugere i forhold til de afdelinger brugerne udfylder og anmelder for. Fordelen ved at bygge virksomhedsstrukturen er, at administrator kan oprette afdelinger med underafdelinger. Det kan fx være en kommune, der har en skoleforvaltning. Her kan først oprettes Skoleforvaltning og derefter kan de pågældende skoler oprettes under Skoleforvaltningen.

13 Når administrator opretter en ny afdeling, skal den tilknyttes den afdeling den skal ligge under.

14 Når den ønskede afdeling er valgt, vælges afslut. Herefter kommer man tilbage til administrationssiden. 3i) Underafdeling til eksisterende p-enhed/afdeling Hvis der skal oprettes en underafdeling på en p-enhed/afdeling, vælges Oversigt over alle afdelinger og derefter vælger man den p-enhed/afdeling, der skal oprettes en underafdeling på. Herefter angives det ønskede navn på den nye afdeling / p-enhed og derefter Næste.

15 Ved at klikke på næste kommer man tilbage til Administration, hvor der er en meddelelse om, at afdelingen er oprettet. Det er muligt at få en oversigt over afdelingerne ved at klikke på linket Oversigt over alle afdelinger. Det er muligt at rette og slette i de oprettede afdelinger og at oprette nye afdelinger.

16