Middelfart Andelsboligforening af 1946 Bestyrelsen

Transkript

1 Middelfart Andelsboligforening af 1946 Bestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den 14. august 2014, kl på kontoret, Brovejen 210 A, 5500 Middelfart Til stede: Fra bestyrelsen: Ruth Christensen, Knud Erik Bødker, Inga Kristiansen, Lis Sørensen, Egon Lorenzen og Kirsten Jørgensen Fra Administrationen: Afbud: Jørn Stiil Frederiksen, Jan Olrik og Karen Kierkegaard Lene Jensen DAGSORDEN: Pkt. 1) Godkendelse af dagsorden samt referat fra bestyrelsesmødet den 12. juni Pkt. 2) Revisionsprotokollen der er intet til behandling. Pkt. 3) Behandling og godkendelse af organisationsbudget for selskabet samt budgetter for afdelingerne for 2015 (Selskabsbudget og budget for afdelingerne 01, 03, 07 og 08 vedlagt. De resterende blev uddelt på mødet) Pkt. 4) Forberedelse af afdelingsmøderne for Pkt. 5) Orientering fra formanden, herunder: Orientering fra FU-møde. Afholdelse af tema dag for bestyrelsen. Pkt. 6) Orientering fra administrationen. Pkt. 7) Bordet rundt kort orientering fra medlemmerne. Pkt. 8) Eventuelt. Formanden bød velkommen, og Karen Kierkegaard præsenterede kort sig selv. Ad 01 - Godkendelse af dagsorden og referater Dagsorden blev forelagt og godkendt. Der var følgende kommentarer til referatet fra bestyrelsesmødet den 12. juni 2014: Den lovede liste over ejendomsfunktionærernes ferie var ikke kommet. Der var sket en misforståelse, da listen var sendt til ophængning på kontoret, men det blev aftalt, at den fremover skal sendes ud til alle i kredsen. Der var ikke sket noget med problematikken om, hvorvidt der evt. skal ansættes personale til både daglig rengøring og flytterengøring. Det er en ting, der skal tages fat i fremadrettet. I FU har været snakket om, at rykkerproceduren ikke er tilfredsstillende, da der ikke følges nok op. Det kunne være en mulighed, at Susanne Madsen kom med på et FU-møde for at drøfte problematikken nærmere. Referatet blev herefter godkendt og protokollen underskrevet. Desuden blev underskrevet en revideret forretningsgangsbeskrivelse vedr. honorarer m.v., hvor der er sket ændring vedr. telefongodtgørelse. Side 1/6

2 Denne gav anledning til et ønske om præcisering af udbetaling af rådighedsbeløb og telefongodtgørelse. Sagen er nu undersøgt: For så vidt angår rådighedsbeløb, vil der ske en udbetaling af det afsatte rådighedsbeløb, hvis der anmodes om det, og tidligst, når der er indsendt regnskab for det forgangne år. Telefongodtgørelsen udbetales bagud, og i intervaller, som afdelingsbestyrelsen selv beslutter. Det kan være enten hvert kvartal, halveller helårligt. Ad 02 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Ad 03 - Godkendelse af budgetter for organisation og afdelinger Der blev først uddelt de sidste afdelingsbudgetter på mødet, og desuden var der ikke tilfredshed med, at budgetterne var sendt pr. mail, da det er for mange sider, der skal printes på egen printer. Endvidere er det tidligere besluttet, at regnskaber og budgetter skal fremsendes i papirform. JSFR gennemgik budgetterne: Organisationen: Udgiften til driftschef er delvist flyttet til afdelingerne, hvilket er med til at holde administrationsudgiften nede. Revisionsudgiften er budgetteret ud fra fastholdelse af Revisionsinstituttet. De er dyrere end PwC, men man er godt tilfreds med samarbejdet med Revisionsinstituttet. Lovmæssige gebyrer er indtægten fra egen udlejning, og på kursuskontoen er lagt ekstra polstring ind. Der var spørgsmål til avisabonnement, hvilket er formandens avis. Endvidere et spørgsmål til kørselsudgifter, som KAKI skulle undersøge. Denne udgiftspost er konteret på konto (bestyrelsesmøder m.v. løn og kørsel). Der mangler måske lidt på telefon, nu hvor der er kommet nye regler, men man blev enige om, at det ikke har så stor betydning. Kontorholdsudgifterne: Der var budgetteret med et stort beløb på konto (linier), mens der nok mangler lidt på annoncering. BESLUTNING: JSFR flytter lidt rundt på posterne inden for kontorholdsgruppen, så budgettet samlet set er uændret. Budgetforslaget godkendt. Afdeling 1: Posterne blev gennemgået, og budgetforslaget giver en huslejeforhøjelse på 4,22%, så ny leje er 600,71 kr/m2. En snak om, hvorvidt der er huslejeudligning mellem den gamle afdeling 1 og den gamle afdeling 2 i forbindelse med sammenlægningen. Det er ikke tilfældet, så fremadrettet vil alle blive forhøjet med samme sats. Den gamle afdeling 2 er nyere og har flere forbedringer, hvorfor det retfærdiggør, at huslejen her er højere end i den gamle afdeling 1. Side 2/6

3 Afdeling 3: Budgetforslaget lægger op til en uændret husleje. Der blev redegjort for det øgede forbrug på konto 116, som blandt andet skyldes carporte, vaskeri, varmemesterkontor, Dråben og molokker. Flere af punkterne hænger også sammen med renoveringen. Der var spørgsmål til vaskeriet, hvor udgifterne fastholdes, men indtægten falder. Hænger sammen med, at beboerne køber egne maskiner. Der bliver formentlig et forslag på afdelingsmødet om at lukke vaskeriet, da alle boliger nu har egen installation. Her kræves det i så fald, at lejekontrakterne kontrolleres for, hvorvidt der står noget om vaskeri. Budgettet fastholdes vedr. vaskeriet, og der kan så komme rettelse på afdelingsmødet. Endvidere ønskede man at få oplyst, hvorfor der er en budgetmæssig stigning på konto (antennepladser, reklamepositioner m.v.) på kr Denne oplysning afventer Line Klelund Højsgaard, som pt. er på ferie. Der vendes tilbage hurtigst muligt. Udgift til ejendomsfunktionærers IT er dyr. Hvad ligger på de enkelte konti? Efterfølgende er undersøgt, at på konto (telefonudgifter ejendomsfunktionærerne) er udgiften til ejendomsfunktionærens telefon, mens konto (Edb-linie ejendomsfunktionærerne) dækker ejendomsfunktionærernes opkobling, så de blandt andet kan lave fakturagodkendelse m.v. Endelig ønskedes undersøgt, hvad posten (husleje lokaler) indeholder. Det er gjort, og dækker varmeregnskab på varmemesterkontor og Børneklubben. Afdeling 4: Budgettet blev først udleveret på mødet. Budgetforslaget giver en uændret husleje, men der er en stor stigning på indtægten på konto Dette skulle undersøges, og også her venter det til Line Klelund Højsgaard er tilbage fra ferie. Et spørgsmål til faldet på konto 125(forbedringsarbejder), er nu undersøgt, og skyldes, at køkkenrenoveringer er færdigbetalt. Afdeling 5: Udleveret på mødet. Budgetforslaget giver ingen huslejeændring. Der var ingen bemærkninger. Afdeling 6: Budgettet udleveret på møde. Budgetforslaget giver en huslejestigning på 1,59%, og den nye husleje vil være 768,41 kr/m2 Ingen bemærkninger. Afdeling 7: Huslejeforhøjelse ifølge budgetforslag 0,43% og ny husleje 782,57 kr/m2. Der var spørgsmål til posten (kontorholdsudgifter). Det er nu undersøgt, og posten indeholder udgift til kopier og PBS-gebyrer. Afdeling 8: Side 3/6

4 Ingen huslejeændring, og ingen bemærkninger på mødet. BESLUTNING: Afdelingsbudgetterne sendes til behandling på afdelingsmøderne. Dog skal afdeling 4 undersøges nærmere. Ad 04 Forberedelse af afdelingsmøderne for 2014 Der er booket lokaler til samtlige møder, og hver afdeling sørger for eget møde. Ad 05 Orientering fra formanden Formanden orienterede om følgende: 1. Der er referat fra Lokalrådsmøde den 2. juni 2014 er sendt ud. Ikke alle har modtaget det, hvorfor JSFR sørger for at sende det ud til bestyrelsen. 2. Boligselskabet har modtaget brev fra beboer i afdeling 3, der vil have refunderet husleje. Der refunderes ikke leje, hvilket er meddelt klager. Brev er afsendt. 3. Der har været afholdt møde i kommunen med øvrige boligforeninger. Der er vækst i hele kommunen, og man har ansat en bosætningskonsulent, der skal hjælpe pendlere. Her ønskede kommunen, at boligselskaberne er behjælpelige, hvilket ligeledes gælder i de situationer, hvor kommunen søger boliger til yngre og ældre. 4. Kursusplan til nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer er udsendt. 5. LUKKET PUNKT 6. LUKKET PUNKT 7. Der bliver afholdt obligatorisk driftsmøde i Odense den 25. august for de, der syner. 8. Kuben Management inviterer til en tur for 2 personer 26/9-27/9 til Øresundsregionen. Ved lodtrækning blev det Kirsten, der deltager sammen med Ruth. 9. Gennemgang af sædvanlige skyldnere. På FU-mødet har rykkerprocedurer været omtalt, og der skal strammes op og ryddes op. Næste FU-møde er torsdag den 21. august kl , hvor der arbejdes videre med målsætningsprogrammet. 10. Der skal vælges yderligere et par medlemmer til Fusionsudvalgsmøde i Strib den 19. august. Det blev udover Ruth, Knud Erik og Lis. 11. Flytteafregninger skal hurtigere ud. JAOL er informeret om konkret sag. 12. Temadag. Den blev fastlagt til onsdag den 22. oktober fra kl Emnerne kan være samarbejde, hjemmeside og fusion. FU arbejder videre med at få dagen tilrettelagt. 13. Organisationsbestyrelsesmødet den 16. oktober flyttes til den 9. oktober. Orienteringerne tages til efterretning. Ad 06 Orientering fra administrationen JSFR skulle gå kl. 13, men informerede inden omkring renoveringen af afdeling 3: Der er udfordringer med spildevandsanlægget, hvor byggeleder er sat på sagen, men har sendt opgaven videre til rådgiverne. Det er første anlæg i Danmark, så der er ikke så megen erfaring med denne type anlæg. Desuden har der været problemer med madlugt, hvor der er sat en undersøgelse i gang. Ang. ventilationsanlægget har der været flere indjusteringer. Side 4/6

5 Tidsplanen holdes, og der er sidste indflytninger den 9. december. Der afholdes åbent hus i oktober. JAOL: LUKKET PUNKT Orienteringerne taget til efterretning. Ad 07 Bordet rundt kort orientering fra medlemmerne Kirsten: Der er modtaget en mail fra beboer i afdeling 4 ang. kørsel med trailer, hvor der er medsendt et billede. BESLUTNING: Mailen betragtes som en konstatering, og administrationen sender et brev til hende. Lis: Hvornår træder aftalen med Udbetaling Danmark i kraft, så boligstøtten sendes direkte til boligselskabet? Ved udarbejdelse af referatet er der kommet en mail fra Havneholmen, at boligselskabet er med i den pulje af boligorganisationer, hvor aftalen træder i kraft pr. 1. september Der er mug i en bolig i Øresundsvænget, men lejeren har ikke selv klaget. Man kan ikke bede om at komme ind i en bolig, hvis ikke lejer selv ønsker det. Det gav anledning til en snak om, hvorvidt man kan anmelde det til et tilsyn under kommunen. Løse sten, træer og buske m.v. i afdeling 7. JAOL har en gennemgang i afdelingen snarest. Der er aftalt følgende møderække: Torsdag 25. september 2014 kl Bestyrelsesmøde Torsdag den 9. oktober 2014 kl Bestyrelsesmøde Onsdag den 22. oktober 2014 kl Temadag Mandag 27. oktober 2014 kl Fællesmøde for afdelingsbestyrelserne Tirsdag den 28. oktober 2014 kl Lokalrådsmøde i Blommegrenen i Ejby. Torsdag 20. november 2014 kl Bestyrelsesmøde Torsdag 17. december 2014 kl Bestyrelsesmøde Desuden FU-møder. Næste fastlagte møde er torsdag den 21. august kl Mødet sluttede kl Udsendt den 20. august 2014 Referent: Karen Kierkegaard Side 5/6

6 Bestyrelsens underskrift: Ruth Christensen Knud Erik Bødker Egon Lorenzen Inga Kristiansen Lis Sørensen Kirsten Jørgensen Lene Jensen Side 6/6