IT-Universitetets kontoplan og vejledning

Transkript

1 IT-Universitetets kontoplan og vejledning Alle fakturaer skal, for at blive betalt, konteres. På grundlag af bogførte fakturaer m.v. kan der trækkes regnskabsrapporter fordelt på udgiftens art og underopdelt efter ønske. Ved kontering henføres udgifter på fakturaerne til en finanskonto, et sted, et formål, en finansieringskilde og eventuelt en aktivitet for det pågældende køb. IT-Universitetets kontoplan tager sig ud som følgende: Hvad køber vi?: Finanskonto (f.eks. bøger, software) Hvem køber?: Sted (afdeling f.eks. IT-afdeling) Er det evt. noget specielt (kan bruges, men skal ikke bruges): Aktivitet 1 Hvad skal det bruges til?: Formålskonto (f.eks. undervisning/forskning) Hvor kommer pengene fra?: Finansieringskilde (finanslov el. eksterne projektmidler) Skematisk ser kontoplanen sådan ud: XXXXXX YYY AAAA ZZ BB Finanskonto Sted Aktivitet Formål Kilde Krav Krav Fri Krav Krav Finanskonto: Finanskonto angiver hvad (art), der købes og består af 6 cifre. De første 4 cifre er fælles for alle statsinstitutioner, og er fastlagt af Økonomistyrelsen. ITU følger den fælles statslige kontoplan. De sidste 2 cifre bestemmer vi selv. Alle de kontonumre som starter med 1-4 er driftskonti og dermed de konti, som de enkelte afdelinger skal bruge ved regnskabsudtræk. De første 2 cifre i finanskontoplanen refererer overordnet til følgende regnskabsposter: 11-13: Ordinære driftsindtægter 15-20: Ordinære driftsomkostninger 21-22: Andre ordinære driftsposter 25-26: Finansielle poster 28-29: Ekstraordinære poster 30-34: Overførselsindtægter mv : Overførselsudgifter mv. (herefter kommer diverse balancekonti) Dvs. at driftskonti er kontiene fra til Den detaljerede finanskontoplan findes i Navision ved at vælge: Finans/Kontoplan. På Økonomisektionens hjemmeside findes en Minikontoplan, som består af de finanskonti som instituttet og de fleste afdelinger kan nøjes med at bruge i den daglige drift. 1 Anvendes f.eks. ved eksternt finansierede projekter eller ved andre aktiviteter, hvor man har behov for at kunne lave et særskilt regnskab det kunne være seminar eller sommerskole.

2 Sted: Stednumre angiver hvem, der har ansvaret for indkøbet. Stednumre starter ved 100. Hver afdeling har sin egen række af numre, eksempelvis har IT-afdelingen numrene fra 150 til 159. På instituttet er der et stednummer til hver VIP-ansat (=dimsekonto), idet disse har et fast årligt beløb til disposition til faglige formål. Afdelingslederen træffer beslutning om hvordan afdelingens stednumre anvendes. Aktivitet: Aktivitetsnummer anvendes, når vi ønsker at underopdele nogle udgifter f.eks. kurser (alle kurser i et semester har et aktivitetsnummer, så man kan se de direkte omkostninger for det pågældende kursus), eksternt finansierede projekter og ph.d.-dimsekonti. Vær i forbindelse med sidstnævnte opmærksom på, at det er Ph.d.-studienævnet og ikke vejlederne eller faggrupperne som er budgetansvarlig for ph.d.-studerendes dimsekonti. Der skal anvendes aktivitetsnummer i forbindelse med eksternt finansierede projekter. På Økonomisektionens hjemmeside findes en oversigt over aktivitetsnumre for eksternt finansierede forskningsprojekter. Formål: Formålskontering sker, fordi vi hvert år skal aflægge et formålsfordelt regnskab. Alle landets universiteter formålskonterer og de anvendte hovedformål er fastlagt af Videnskabsministeriet. Der findes følgende formål: 1) Forskning: 11: Basisforskning (almindelig, ikke-eksternt finansieret forskning) 12: Tilskudsfinansieret forskning (eksternt finansierede forskningsprojekter) 13: Konktraktforskning (indtægtsdækket virksomhed) 14: Foskeruddannelse (ph.d.-forsvar, ph.d.-vejledning) 16: Øvrig (f.eks. konferencer) 2) Uddannelse: 21: Kandidatuddannelse 22: Åbent Universitet (aktiviteter der kun retter sig mod Åbent Universitet) 23: International studenterudveksling 24: Øvrige uddannelsesaktiviteter 26: Bacheloruddannelse 3) Fælles formål: 31: Bygningsdrift 32: Generel ledelse og administration 33: Øvrige fælles formål 4) Kapitalformål: 41: Husleje 42: Bygningsvedligeholdelse 5) Andre faglige formål: 51: Bibliotek 6) Ikke formålsfordelte udgifter: 60: Lønudgifter der vedrører flere formål (f.eks. undervisning og forskning).

3 65: Efterposteringer Formålskonteringen følger fælles retningslinier for de danske universiteter og det er derfor vigtigt at være opmærksom på nogle definitioner, der ikke er intuitivt indlysende: Ad forskeruddannelse (formål 14): Her konteres lønudgifter til vejledning af den ph.d.- studerende, ph.d.-forsvar, ph.d.-dimseudgifter og lignende. Løn/stipendium til den ph.d.- studerende formålskonteres ved årets afslutning (af Økonomisektionen) som undervisning og forskning. Ad Uddannelse (formål 21, 22, 26): Alle uddannelsesrelaterede udgifter konteres som udgangspunkt på formål 21 (kandidatuddannelse). Udgifter der udelukkende retter sig mod Åbent Universitet (f.eks. annoncer for Åbent Universitet) konteres dog på formål 22. Ligeledes skal udgifter, der retter direkte sig imod bacheloruddannelse konteres på formål 26 (f.eks. aflønning af undervisere på bachelorkurser). Til uddannelsesformål hører også udgifter til studieadministration, planlægning og tilrettelægning af undervisningen, SU-administration m.v. Ad Fælles formål (formål 31-33): Bygningsdrift (formål 31) omfatter udgifter til el, varme, betjente, rengøring, vagt, vedligeholdelse, inventar, reception, drift af telefon- og IT-netværk, drift af servere. Udgifter til formål 31, bygningsdrift, forekommer stort set kun i Facilities Management og IT-afdelingen. Generel ledelse og administration (formål 32) omfatter udgifter, der indgår i de generelle administrative og ledelsesmæssige funktioner. Generel ledelse og administration kan afgrænses til direktionen, Kommunikationsafdelingen, Afdelingen for Økonomi og Personale. I denne sammenhæng opfattes den administration der foregår i studieadministrationen, på instituttet, i FM og IT-afdelingen som undervisnings-, forsknings- og bygningsadministration, som skal medtages under undervisnings-, forsknings- og bygningsformål. Øvrige fælles formål (formål 33) er udgifter til publikationer (f. eks. hjemmeside), kantinetilskud, sikkerhedsarbejde og afskrivninger. Ikke formålsfordelte udgifter (formål 60): Lønudgifter til videnskabeligt personale der både underviser, forsker og formidler placeres på formål 60. Udgifterne fordeles når året er gået af Økonomisektionen på undervisnings-/forsknings-/formidlingsformål. Udgifter til videnskabeligt personale der kun underviser (f.eks. eksterne lektorer) konteres direkte på formål 21. Personale, der kun forsker (f.eks. forskningsassistenter) konteres direkte på forskningsformål. Generel retningslinie ved formålskontering: Udgifter skal så vidt muligt konteres direkte på det formål, der er mest relevant. Et stykke apparatur der anvendes 25% til undervisning og 75% til forskning skal konteres på forskningsformål. Anvendelse af formål 60 sker kun som undtagelse og kun hvor udgiften er stor. Lønudgifter til fast videnskabeligt personale på institutterne er et eksempel på dette.

4 Finansieringskilde: Finansieringskilde er ligeledes fastlagt af Videnskabsministeriet. Cifrene henviser til finanslovsbevillingerne, som der skal aflægges eksternt regnskab for i overensstemmelse med bevillingerne. 11 Almindelig virksomhed bruges på ITU til ca. 90 % af alle posteringer Indtægtsdækket virksomhed, som benyttes ved betaling for en bestemt ydelse på kommercielle vilkår (f.eks. udlejningsvirksomhed) Tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter, hvor tilskudsmidlerne kommer fra eksterne kilder f.eks. Forskningsstyrelsen Andre tilskudsfinansierede aktiviteter, hvor tilskuddene kommer fra private og offentlige myndigheder. Delregnskab: Udover de allerede nævnte parametre, findes endnu et vigtigt begreb, hvilket er delregnskab. Delregnskabet svarer til første ciffer i finansieringskilden og er en samlet måde at se finansieringskilden på: Delregnskab 1 ( ): Ordinær virksomhed (Finansieringskilde 11) Delregnskab 2 ( ): Indtægtsdækket virksomhed (Finansieringskilde 20-29) Delregnskab 3 ( ): Tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter (Fin.kilde 30-39) Delregnskab 4 ( ): Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (Fin.kilde 40-49) Tallet i parentes refererer til delregnskabsangivelse i lønsystemet. De detaljerede dimensioner af sted, aktivitet, formål, finansieringskilde og delregnskab findes i Navision ved at vælge: Finans/Opsætning/Dimensioner. Fakturahåndtering Den enkelte afdeling skal tage stilling til alle dele af konteringen og bør påføre den enkelte faktura en sigende tekst. Den tekst der påføres den enkelte faktura kan siden hen ses i rapporterne m.v.. Økonomisektionen er gerne behjælpelig med konteringsspørgsmål. Fakturaer skal altid starte i Økonomisektionen, hvor det blive registreret, at den er modtaget i huset. Herved får vi overblik over, hvilke kreditorer vi skylder penge. Derfor: hvis du modtager en faktura med posten/pakke skal den afleveres i Økonomisektionen til registrering, hvorefter den gives til den person, der skal godkende udgiften. På fakturaen sætter Økonomisektionen et konteringsstempel: Dato: Dato: Godkendt af: Anvist af: Tekst: MOMS Finanskto: Sted: Aktivitet: Formål: Fin.kilde: BELØB +/-/R

5 Godkendt af sker af den aktivitetsansvarlige Anvist af sker af den budgetansvarlige Tekst er det, som tastes ind i Navision (max 50 karakterer). Det er vigtigt, at teksten er så beskrivende som muligt, og alle opfordres til at udfylde dette felt. Teksten fremgår på rapporter mv.. Beløb skal være det fulde beløb dvs. inkl. moms Moms : + betyder fuld fradrag, - betyder intet fradrag, R betyder repræsentation Når en faktura er registreret, bliver den stemplet med konteringsstemplet og sendt rette vedkommende med intern post. Alternativt kan konteringsbilaget hentes via Økonomisektionens hjemmeside. Den person, som modtager fakturaen, er registreret som ansvarlig for bilaget. Hvis du vil videresender det til anvisning af en anden person/afdeling, bedes du oplyse det til bogholderen, så bilaget er til at finde igen. Ved overskridelse af betalingsfrist eller rykker fra firmaerne kan bogholderen så hurtigere finde den ansvarlige. Bogføring og betaling Når fakturaen er konteret og returneret til Økonomisektionen bogføres den i Navision og sendes via netbank til betaling. Når fakturaen er bogført kan den ses i rapporter m.v. Betalingen fra netbanken sker sidste rettidige betalingsdag. Moms ITU betaler moms som alle andre, men vi får efterfølgende momsudgiften refunderet af Videnskabsministeriet. Momsen bliver afløftet i forbindelse med bogføring og påvirker ikke de enkelte afdelinger.