Konteringsvejledning, AU Økonomi og Bygninger (Ø&B)

Transkript

1 Konteringsvejledning, AU Økonomi og Bygninger (Ø&B) Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For Ø&B er det Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For Ø&B er stednummeret altid 9251, og delregnskab nr Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. Side 1 af 12

2 7. Kontoplanen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen. Disse principper kan du læse mere om her: i_fa/principper_for_styring_af_budgetterne_paa_faellesomraadet.pdf Side 2 af 12

3 Vigtige informationer gældende for hele Ø&B EAN Nummer: Stednummer: 9251 Delregnskab: 1 Forretningscontroller: Mads Toftelund, mads.toftelund@au.dk Indhold 1. Ø&B, Kontering ved enheder Stab Økonomisekretariatet Økonomisekretariatet, løn og kontorhold, IT systemer og Særlig drift Økonomisekretariatet konsulentydelser BI-enheden Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Bygningsøkonomi og jura samt IT-systemer Bygningsøkonomi og jura Driftstilskud og Særlig drift Byggeri og planlægning Side 3 af 12

4 1. Ø&B, Kontering ved enheder 1.1 Stab Enhedsnr.: 1611 Projekt Ø&B Stab TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Projekt Flytning, Trøjborgvej Projekt Implementering af DALUX Navn Navn Projekt Forsøg med robotter kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Side 4 af 12

5 1.2 Økonomisekretariatet Økonomisekretariatet, løn og kontorhold, IT systemer og Særlig drift Enhedsnr.: 6010 Projekt Ø&B Økonomisekretariatet TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS-STADS ARS Dibs EG Bolig Medfin. PF Tidshåndtering pba. System bespar RejsUD Særlig drift Projekt 19611, Økonomisystemer Projekt 19617, Økonomisystemer - særlig drift Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS-STADS ARS Tidshåndtering Side 5 af 12

6 1.2.2 Økonomisekretariatet konsulentydelser Enhedsnr.: 6010 Projekt 19619, Økonomisystemer udvikling, konsulent Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS-STADS ARS Dibs EG Bolig ProMark Revision, løbende Revision, STÅ Revision, eksterne midler PwC særrevision, Foulum & Roskilde Advokatbistand Rådgivning, løbende Revision, IT-sikkerheds Projekt 19620, Økonomi, revision og rådgivning RejsUD Projekt 21915, RejsUD Projekt 21916, Indkøbsmodul, Indfak Indkøbsmodul, Indfak2 Side 6 af 12

7 1.3 BI-enheden Enhedsnr.: 1701 Projekt Ø&B BI-enheden Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Anden løn Anden løn Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Licenser Projekt 19612, BI-IT Projekt 19621, BI - Konsulent Rådgivning, løbende Side 7 af 12

8 1.4 Indkøb Enhedsnr.: 1614 Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Indkøbsanalysesystem Licensudgifter til Indkøbsanalysesystem SKI - abonnement SKI abonnement Advokatbistand Rådgivning, løbende Projekt 19607, Ø&B Indkøb Projekt 21913, Indkøb - IT Projekt 19622, Indkøb - konsulent Side 8 af 12

9 1.5 Regnskab Enhedsnr.: 6011, (Rejser = 2357, Kreditor =2358, Debitor = 2359 og Servicegruppen = 1239) AU Økonomi og Bygninger TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere også Kompetenceudvikling, egne medarbejdere relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Særlig drift Dibs EG Bolig Finansielle poster UDGÅR, aktiviteten er spærret!! Se aktivitet Renter og gebyrer fra debitorer Tekniskeposter, Regnskab Intet budget til denne aktivitet, men til af div. Fakt. For at Tekniskeposter, Uplacerbar, til senere afregn. undgå tilbageholdelse af eks. Moms Dibs Omkostninger vedr. gebyrer DIBS Gebyrer og indbetaling vedr. DIBS, så det sikres at der er EG Bolig balance. Kvartalsmæssige gebyrer og enkeltstående gebyrer ved Bankgebyrer orverførsler Kurs dif. ved ovrførsel fra EUR/USD konto samt kursdif. ved Kursgebyr udbetalinger/indbetalinger. Renter og gebyrer fra kreditorer, som ikke bliver ikke er Renteudg. og rykkergebyrer blevet fordelt Rådgivning, løbende Projekt 19608, Ø&B Regnskab Projekt 19618, Regnskab særlig drift Projekt 19928, Regnskab - konsulent Side 9 af 12

10 1.6 Bygningsøkonomi og jura Bygningsøkonomi og jura samt IT-systemer Enhedsnr.: 2068 Projekt 19609, Ø&B Bygningsøkonomi og jura TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer IT systemer Tjenestebil Udgifter omhandlende tjenestebiler, brændstof, rep. Og afskrivninger. kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Projekt 19613, Infrastruktur-IT Dalux (del af Infrastrukturpulje) TV fælles (del af Infrastrukturpulje) Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) Energy Key (del af Infrastrukturpulje) Call-Center (del af Infrastrukturpulje) Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) Citrix licens, teknisk software (del af Infrastr.) Side 10 af 12

11 1.6.2 Bygningsøkonomi og jura Driftstilskud og Særlig drift Enhedsnr.: 2068 IT systemer Digitalpost (del af ForsendelseVD) Infrastrukturpuljen ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM Alle porto udgifter konteres her Pakkeafregning Der afregnes til Fakulteterne for pakker Digital forsendelse Den den af Digitalpost som kan ligestilles med porto Særlig drift Projekt 19614, Digitalpost-IT (del af ForsendelseVD) Driftstilskud, specifikke opgaver Projekt 19615, Infrastruktur Driftstilskud, specifikke opgaver Projekt 19616, Forsendelsesomk. Fælles ADM Skader/Erstatninger Postbiler el. relateret hertil Projekt 19753, Byggeri og planlægning - særlig drift Advokatbistand Digitalpost, Strålfors konsulent Projekt 19945, Bygn.økonomi og jura - konsulent Side 11 af 12

12 1.7 Byggeri og planlægning Enhedsnr.: 6050 Projekt 19610, Ø&B Byggeri og planlægning Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Projekt 19613, Infrastruktur-IT Dalux (del af Infrastrukturpulje) TV fælles (del af Infrastrukturpulje) Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) Energy Key (del af Infrastrukturpulje) Call-Center (del af Infrastrukturpulje) Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) Citrix licens, teknisk software (del af Infrastr.) Side 12 af 12