ANDELSBOLIGFORENINGEN PEBLINGE DOSSERING 30 (PD30)

Transkript

1 NDESBOIGFORENINGEN PEBINGE DOSSERING 30 (PD30) 1 Formand Peter Hansen Telefon: E-mal: hansn@hansen.mal.dk Næstformand Nels Radsch Telefon: E-mal: Nels@pd30.dk Sekretær Hennng J. Jerchau Telefon: E-mal: Hennng@pd30.dk

2 - 2 - J. Nr JUN Retnngslner og betngelser for admnstraton Peblnge Dosserng 30 Ref.: a. lmndelge betngelser for admnstraton fast ejendom. (B98). b. Fælleseuropæske regler for god admnstratorskk udarbejdet Confederaton Europeenne des dmnstrateurs de Ben (CEB). c. Regler for god admnstratorskk. dmnstratorforenngen 6 NOV 1992 FORM 1. Formålet er at opstlle klare og gennemsgtge retnngslner for admnstraton ndelsbolgforenngen Peblnge Dosserng 30 (PD30). M 2. Målet med retnngslnerne er: a. Krav: (1). Retnngslnerne er grundlag for samarbejdstale (admnstratorkontrakt) mellem PD30 og forenngens admnstrator. a. Vlkår: (1). Retnngslnerne og de under ref. anførte dokumenter er gældende for admnstrator og andelsbolgforenng. a. Krterer: (1). Kontrakten anses for overholdt når nedenanførte opgaver (Ydelsesbeskrvelser) er udført. GENERET 3. lmndelge betngelser for admnstraton fast ejendom. (B98) regulerer forholdet mellem ndelsbolgforenngen Peblnge Dosserng 30 (PD30) og admnstrator, fastlægger de prncpper, som skal lgge tl grund for taleforholdet for en gve opgave. Det er

3 - 3 - hensgten, at B98 skal gælde det omfang, der kke konkret er truffet anden tale. YDESESBESKRIVESER 4. Efterstående ydelsesbeskrvelser (YB) er en ntegreret del B98, men er også et værktøj for admnstrator og PD YB angver opgavens art, hvem der udfører opgaven, hvorvdt dette ndgår ordnært admnstratorhonorar, samt med hvlket nterval opgaven skal løses. YB, der er mærket med E, omfatter opgaver, der ndgår den almndelge admnstratonstale, men som honoreres det ordnære honorar, når opgaverne forekommer. Tekst kursv er PD30 tlpasnnger. 6. YB er defntoner PD30 behov, samt som kontrollste, der skal medvrke tl skker og serøs ejendomsadmnstraton. Tekst YDESESBESKRIVESE Ydere dmnstrator PD30 K Revsor R dvokat T Ejendomsmægler E tale 0.1 tale Indehold ordnær admnstraton X Indeholdt ordnær admnstraton, regnes andelshaver Indeholdt talte ekstraopgaver E Indeholdt talte ekstraopgaver, regnes særsklt 0.2 Interval Daglgt D Ugentlgt U Månedlgt M Pr. Kvartal K Halvårlgt H rlgt øbende, når behov forekommer Ved oprettelse tale O Efter behov B

4 Tekst YDESESBESKRIVESE 1.0 Opkrævnnger og debtorkontrol Udarbejdelse samt ajourførng beboerkartotek X Udskrft og udsendelse ndbetalngskort X M Dannelse PBS træk X M Regstrerng ndbetalnger X D Udarbejdelse restancelster X M Udskrft og udsendelse betalngspåmndelser X M Udskrft og udsendelse betalngspåkrav X M Etablerng og admnstraton dragsordnnger X M Ophævelse lejemål/ekskluson X M Ekspedton tl udsættelse (Fogedsag)/sagsfremstllng med dokumentaton X M Ekspedton nkasso/sagsfremstllng med dokumentaton X M 1.1 Betalnger Fakturerngsadresse for leverandørfaktura X everance og fakturakontrol leverandørfaktura X Kontrol attestaton X Betalng ndgåede faktura/faste omkostnnger X U 1.2 ønnnger og honorarer ønudbetalng tl 1 ansat på ejendommen M ønudbetalng og lønbehandlng ud M over 1 ansat Beregnng lønregulerng Beregnng og ndbetalng TP og M andre pensonsbdrag ngvelse og ndbetalng a-skat M ngvelse og ndbetalng M-bdrag M ngvelse 0-redegørelser M Indberetnng ansatte med Cpr. Nr. M Beregnng og ndbetalng lønsumsgft K og andre arbejdsgver- gfter Beregnng og udbetalng ferepen- K tale

5 - 5 - Tekst YDESESBESKRIVESE ge/feregodtgørelse Indbetalng og angvelse lønndeholdelser Udbetalng honorarer tl bestyrelsesmedlemmer Udbetalng godtgørelse tl bestyrelsesmedlemmer ønangvelse og oplysnngssedler tl Told & Skat tale M 1.3 Bogførng og stemnnger Oprettelse og ajourførng kontoplan X O øbende konterng og bogførng X D nd- og udbetalnger Kassefunkton og stemnng kasse X D fstemnng andre lkvde beholdnnger X M fstemnng huslejedebtorer X U fstemnng beboersald forbrugsregnskaber X K fstemnng beboersald X K depoter/ndskud fstemnng leverandør kredtorer X U fstemnng pantskrede kredtorer X K Bogførngsrapporter nternt brug X M (drft/statusrapporter) Kontoudskrfter nternt brug X K rsslutnng bogholder og slutnngsbalance X Kontrol og bogførng efterposternger X Kontrol prmoposter tl nyt regnskabsår X Udskrft kontokort medsvarende X årsregnskab Opbevarng bogførngsmaterale 5 år X 1.4 Moms Frvllg momsregstrerng K Momsregnskab K Beregnng, angvelse og ndbetalng K moms fstemnng momstlsvar K

6 Tekst YDESESBESKRIVESE 1.5 Delregnskaber Vasker M Elektronsk regstrerng og opkrævnng M forbrug fstemnng vaskermellemregnng K Vaskerregnskab ntenne Beregnng antennebdrag X fstemnng antennemellemregnng X K Regstrerng og ndberetnng for hybrd/kabel X K tv Indberetnng tl COPY-DN og KOD X ntenneregnskab X 1.6 Forbrugsregnskaber Varme Bestllng flyttelæsnng hos målerfrma X Beregnng conto bdrag X jourførng saldo pr. beboer X M Indberetnng forbrug og saldo tl X målerfrma Udarbejdelse regnskab Udsendelse regnskab X Regulerng tlbage/efterbetalng jf. regnskab X Vand Bestllng flyttelæsnng hos målerfrma Beregnng conto bdrag jourførng saldo pr. beboer M Indberetnng forbrug og saldo tl målerfrma Udarbejdelse regnskab Udsendelse regnskab Regulerng tlbage/efterbetalng jf. regnskab E Bestllng flyttelæsnng hos målerfrma Beregnng conto bdrag jourførng saldo pr. beboer M Indberetnng forbrug og saldo tl målerfrma tale

7 Tekst YDESESBESKRIVESE Udarbejdelse regnskab Udsendelse regnskab Regulerng tlbage/efterbetalng jf. regnskab ndre forbrugsregnskaber Bestllng flyttelæsnng hos målerfrma Beregnng conto bdrag jourførng saldo pr. beboer M Indberetnng forbrug og saldo tl målerfrma Udarbejdelse regnskab Udsendelse regnskab Regulerng tlbage/efterbetalng jf. regnskab tale 1.7 Budgetterng og budgetkontrol Udarbejdelse 1 års perodseret X drftsbudget for PD Budgetkontrol X M Udarbejdelse 5 årg løbende X drftsbudgetter jourførng flerårge løbende X drftsbudget Tlpasnng drftsbudget efter vedlgeholdelsesplan X Udarbejdelse lkvdtetsbudget X 1.8 rsregnskab og Revson Beregnng regnskabsmæssge R X skrvnnger Udfærdgelser stemnnger tl revson R X Fremfndng og koperng dokumentaton R X tl revson Udfærdgelse årsregnskab tl revson R X Opstllng og renskrft årsregnskab R X Besvarelse revsonsforespørgsler R X Beregnng skattemæssge slutnngsposter R Beregnng skattemæssge skrvnnger R

8 Tekst YDESESBESKRIVESE Udarbejdelse skattemæssgt vedlgeholdelsesregnskab R X Udarbejdelse selvangvelser R Beregnng og ndbetalng selskabsskat R 1.9 Overvågnng Overvågnng lån R Bstand ved forhandlng om ekssterende R lån Bstand ved låneomlægnng R X Bstand ved optagelse nye lån R X kvdtetsovervågnng R X M Placerng lkvde mdler R M Overvågnng nvesternger R Bstand ved nvesterng og udarbejdelse R nvesterngsstrateg Overvågnng for mulghed for offentlgt R X tlskud dmnstraton ved ansøgnng og udbetalng tlskud R 1.10 Rapporterng og statstk Peroderegnskaber med budgetkontrol X K tl PD30 1.1o.2 Peroderegnskab med budgetkontrol på PD30 begærng Kontoudskrfter fra pengensttutter, X M mod betalng bankens gebyr Kontoudskrfter fra bogholder på PD30 begærng ejelster/udskrft beboerkartotek X Restancelster / debtorkontrol X M Rapporterng om udlejede X lejlgheder/lokaler Rapporterng om frlytnngsgrad X Rapporterng om ledghedsgrad X K Udarbejde værd andelskrone X 2 FÆESBETINGESER 2.0 Sekretaratsservce Modtagelse og behandlng telefonske X D henvendelser Modtagelse og behandlng skrftlge X D henvendelser Bstand vedrørende ansøgnng om bo- X tale

9 - 9 - Tekst YDESESBESKRIVESE lgstøtte Mundtlg rådgvnng tl PD30 om ejendommens forhold rkv Opbevarng f dokumenter om ejendommens admnstratve, teknske og økonomske forhold Skkerhedskoperng IT vedrørende ejendommens forhold X X X U tale Nøglehåndterng Opdaterng nøgleregster dmnstraton nøglebestllng Udleverng nøgler 2.1 Forskrnger Udarbejdelse oversgt over PD 30 X O forskrnger utomatsk fornyelse PD 30 forskrnger X Vurderng PD30 forskrngsbehov X Modtagelse anmeldelse skader X Behandlng og anmeldelse skader X tl forskrngsselskab Kontakt tl forskrngsselskab / Taksator X 2.2 Offentlge myndgheder Indberetnng tl Danmarks Statstk X Overvågnng lokalplaner X Vurderng lokalplaner Indsgelse mod lokalplaner X Ændrng BBR-regster (eks. Opmålng) X Indberetnng om byggeomkostnnger X vurdernger Indsgelse mod offentlg vurderng X 2.3 Bygnngsdrft Indhentnng tlbud (Ikke lctaton) Rekvrerng håndværkere Forhandlng med leverandører (Ikke retssager)

10 Tekst YDESESBESKRIVESE 2.4 Husorden Etablerng / Ændrng husorden Modtagelse og behandlng husordenovertrædelser X fgvelser påkrav vedr. husordenovertrædelser X fgvelse opsgelser / ophævelse husordenovertrædelser Sager ved bolgklagenævn X 2.5 Personale ved ejendommens drft Vceværtkontrakt standard Vceværtkontrakt ndvduel rbejdsbeskrvelser Standard X rbejdsbeskrvelser ndvduel rbejdsledelse på ejendommen Fereplanlægnng tale 3 BEBOESESEJIGHEDER 3.0 Supplerende økonomsk admnstraton Indvendg vedlgeholdelse jourførng saldo for ndvendg vedlgeholdelse Udskrft og udsendelse konto for ndvendg vedlgeholdelse Udskrft og udsendelse konto opgørelse ved forbrug fstemnng sætnng, ndestående og forbrug pr. beboer Besvarelse telefonske saldoforespørgsler Behandlng beboerhenvendelser om forbrug kontoen M Udvendg vedlgeholdelse jourførng saldo for udvendg X H vedlgeholdelse Udskrft og udsendelse kontoopgørelse X jourførng saldo for ndestående X H I Grundejernes Investerngsfond (GI) Indberetnng hensættelser på GI X nmodnng om frgvelser mdler fra GI X

11 Tekst YDESESBESKRIVESE rsregnskab og revson Udarbejdelse skattemæssgt vedlgeholdelsesregnskab tale Forbrugsregnskaber Varslng ændrede conto bdrag X Fremlæggelse og gennemgang blag X på lejerforlangende Vurderng og varslng ændrng regnskabsperode X 3.1 ejeregulerng (Bolggft) Beregnng omkostnngsbestemt leje X Varslng omkostnngsbestemt leje X B Beregnng lejeændrng skatter og X gfter Varslng / meddelelse om lejeændrng X B skatter og gfter Beregnng og varslng lejeændrng X vedlgeholdelseshensættelser jourførng og prstalsreguleret leje X K pr. beboer jourførng talt leje pr beboer X K Vurderng lejeændrng det lejedes X værd Beregnng og varslng lejeændrng X B det lejedes værd Regulerng forbedrngstllæg ndekserng X byfornyelse / sane- rng jourførng forbedrngstllæg X trapnng byfornyelse Regulerng forudbetalng og depoter X Beregnng og varslng antennebdrag Beregnng lejeregulerng forbedrng X uden byggesag Varslng lejeregulerng forbedrng X uden byggesag Beregnng lejeregulerng forbedrng med byggesag Beregnng lejeregulerng forbedrng uden byggesag Beregnng og varslng lejeregule-

12 YDESESBESKRIVESE Tekst rng offentlg byfornyelse tale 3.2 Beboerrepræsentaton Indkaldelse tl og deltagelse budgetmøde dagtmerne Indkaldelse tl og deltagelse budgetmøde udenfor kontortd Udarbejdelse og udsendelse lejebudget ved varslng Besvarelse krav om yderlgere oplysnng ved varslng Orenterng uden varslng det lejedes værd Udarbejdelse og udsendelse lejebudget og regnskab Udarbejdelse og udsendelse vedlgeholdelsesregnskaber Indkaldelse tl og deltagelse I gennemgang ejendommen Orenterng nden udvendg vedlgeholdelsesarbejder > kr. 20,- pr. m Overvågnng beboerrepræsentatonens gyldghed og beslutnnger Deltagelse I ordnær Generalforsamlng Besvarelse henvendelser og løbende forhandlnger Kontrol og opkrævnng bdrag tl beboerrepræsentaton fregnng bdrag tl beboerrepræsentaton Orenterng om husordenovertrædelser tl beboerrepræsentaton X X X X X X H X X X X X X M X K X 3.3 Nye ndelshavere Optegnelser på og ajourførng ventelster Udfærdgelse og udsendelse tlbud efter ventelste dmnstraton annoncerng ledge lejlgheder Udformnng og placerng annoncer Modtagelse henvendelser vedrørende ledge lejlgheder Fremvsnng ledge lejlgheder

13 Tekst YDESESBESKRIVESE Udfærdgelse kontraktudkast Fremskfelse kredtoplysnnger om X ansøgere Forhandlng om lejekontrakt Udarbejdelse lejekontrakt Stemplng lejekontrakt Bstand vedrørende andelshavers ansøgnng om ndskudslån/belånng andel. X 3.4 Ind og frlytnnger Indkaldelse tl ndflytnngssyn Indkaldelse beboerrepræsentanter tl ndflytnngssyn Deltagelse ndflytnngssyn Udfærdgelse og udsendelse ndflytnngsrapport Behandlng mangelndsgelser og X forhandlng med lejer Modtagelse og bekræftelse opsgelser Haste genudlejnng for lejer ved frlytnng opsgelsesperode Indkaldelse tl frlytnngssyn Deltagelse frlytnngssyn Udfærdgelse og udsendelse frlytnngsrapport Bestllng håndværkere tl mangelhjælpnng Udfærdgelse og udsendelse flytteopgørelse Frlytnngsregnng X Opdaterng dørsklte 3.5 Henvendelser fra andelshavere og efterfølgende sagsbehandlng Vurderng og meddelelse om fremlejeansøgnng X Vurderng fremlejetaler X Udarbejdelse fremlejetaler Vurderng og meddelelse om bytte X Vurderng og meddelelse om forbedrnger X med godtgørelse Vurderng og meddelelse om forandrnger X lejemål Vurderng og meddelelse om nstalla- X tale

14 YDESESBESKRIVESE Tekst toner lejemål tale 3.6 Tvstbehandlng Sagsbehandlng og korrespondance med huslejenævn Sagsbehandlng og korrespondance med ankenævn Sagsfremstllng og sagsforberedelse for bolgsager X 4 FORENINGSEJEDE EJENDOMME 4.0 Ordnær generalforsamlng Forberedelse ordnær generalforsamlng X ½ Udarbejdelse og udsendelse ndkaldelse X Modtagelse ndkomne forslag X Deltagelse ordnær generalforsamlng X Medvrke som drgent ved ordnær generalforsamlng 4.o.6 Udfærdgelse referat ordnær generalforsamlng X 4.1 Ekstraordnær generalforsamlng Forberedelse ekstraordnær generalforsamlng Udarbejdelse og udsendelse ndkaldelse Deltage ekstraordnær generalforsamlng Medvrke som drgent ved ekstraordnær generalforsamlng Udfærdge referat ekstraordnær generalforsamlng 4.2 Bestyrelsesarbejde Deltagelse bestyrelsesarbejde Udfærdgelse bestyrelsesprotokol Opbevarng bestyrelsesprotokol Forberedelse bestyrelsesmøder 4.3 Rådgvnng Forespørgsler om fortolknng sædvanlge X vedtægtsspørgsmål Vurderng vedtægtsændrnger

15 Tekst YDESESBESKRIVESE Udarbejdelse nye vedtægter Forespørgsler om særlge vedtægtsspørgsmål Forberedelse retssager 4.4 Prvate andelsbolgforennger Beregnng andelsværd X Indhentelse handelsværdvurderng X Indberetnng tl GI - arealændrnger X ved frasalg Optegnng på og ajourførng ventelster Udfærdgelse og udsendelse tlbud efter ventelste Renteberegnng og ndberetnng gældsbreve 4.5 Ejerlejlghedsforennger (Udgår) 5 FERHVERSEJEM (Udgår) E 1 NDESOVERDRGESER E 1.0 Overdragelsessum E Kontrol andelsværdopgørelsen X Overdragelsessum E Bestllng vurderng forbedrnger / mangler E Vurderng andelsbolg E Kontrol opgørelse over udførte X forbedrnger E Kontrol opgørelse mangler ved X andelsbolgen E Vurderng behov for forbehold for andelsværd X tale E 1.1 Overdragelsesdokumenter E Udarbejdelse overdragelsesdokumenter E Udarbejdelse regulerngsklausul ved behov E Udarbejdelse og kontrol underskrft fortrydelseserklærng E Kontrol dokumenter tl køber jf. lovkrav E Udleverng dokumenter tl køber jf. lovkrav X

16 Tekst YDESESBESKRIVESE E Bestllng læsnng forbrugsmålere E Besvarelse ejendomsmæglerforespørgsler tale E 1.2 Tvster E Modtagelse ndsgelse værd X forbedrnger / mangler E Mæglng mellem køber, sælger, PD30 X E Forberedelse voldgft X E Modtagelse mangelssndsgelser efter gennemgang X E 1.3 fregnng E Modtagelse Overdragelsessum jf. X overdragelsestale og PD30 vedtægter E conto regnng tl sælger X E Endelg regnng tl sælger under X hensyn tl mangelndsgelser E Påtegnng andelsbreve X E Udstedelse andelsbreve / erstatnngsandelsbevs E 1.4 Garanter E Kontrol krav om garant for overdragelsessum X jf. vedtægter E Udarbejdelse garantdokumenter X E Kontrol transporter X E Meddelelse tl bank X E 2 EJERSKIFTE EJEREJIGHEDER (UDGR) FSUTNING 7. De admnstrator opkrævede mdler ndsættes på forenngens bankkonto. dmnstrator har prokura tl at trække på forenngens konto. 8. Hvert år efter forenngens ordnære generalforsamlng ajourføres nærværende ydelsesbeskrvelse. Vedtaget den:

17 Underskrevet den: Eksempelvs plan for gennemførelse: Td: ktvtet Bemærknnger: 1 07 JUN 2 Senest 01 JU 3 07 JUN 4 07 JUN 07 JU 5 07 JU 02 UG 6 02 UG 7 02 UG 02 SEP 8 02 SEP 02 OKT 9 02 OKT 02 NOV 10 Ultmo NOV 11 Senest 30 NOV Godkendelse opsgelse ekssterende admnstratorkontrakt Opsgelse ag admnstratorkontrakt. Retnngslnerne udleveret tl bestyrelsen Indsgelsesfrst Tlretnng Godkendelse på bestyrelsesmøde Udarbejdelse udbudsmaterale Indhentnng tlbud på grundlag retnngslnerne Modtagelse, behandlng, forhandlng og udvælgelse admnstrator Orenterende beboermøde Indgåelse admnstratortale gældende fra 01 MJ 2007 Ekssterende kontrakt er 5 år gammel. Opsgelsesfrst: 6 mdr. tl udg. et kvartal 01 NOV Under forudsætnng godkendelse på generalforsamlng PR 2007