Bilag 1: Projektbeskrivelse

Transkript

1 Devoteam Consultng A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Copenhagen, Denmark Tel Fax E-mal Blag 1: Projektbeskrvelse Assstance tl evaluerng af teletolkeprojektet Baggrund og formål MedCom har marts 2009 startet et teletolkeprojekt to faser: En 1. fase (Udbud og etablerng), hvor teletolknng skal afprøves en række, og en 2. fase (Natonal udbredelse), hvor teletolknng løbet af en årrække skal udbredes tl hele landet. MedCom har den forbndelse bedt Devoteam gennemføre en evaluerng af teletolkeprojektets 1. fase. Formålet med evaluerngen er at belyse tlfredsheden og oplevelsen med brugen af vdeoudstyr tl tolknng nden for alle fre MTV-områder: Teknolog, patent, organsaton og økonom, herunder mulgheden for at elmnere spldtd. Evaluerngen ønskes overvejende grad baseret på kvaltatve analyser. Det betyder, at fx tdsmålnger af aktvteter (bestllng, planlægnng og gennemførelse mv.) forbndelse med teletolknnger kke medtages, men at der fokuseres på brugernes vurderng af potentalet for elmerng af spldtd. Formålet med evaluerngen er således kke at eftervse, hvorvdt estmaterne fra busness casen ABT-ansøgnngen holder ( en plotperode, hvor alle retnngslnjer og procedurer er nye vl der ofte anvendes mere td), men at vurdere brugernes (patenten/borgeren, tolken, lægen, sygeplejersken, sekretæren, etc.) oplevelse med teletolknng gerne llustreret med en række gode hstorer - for således at gve værdfuldt nput tl den 2. fase af projektet. Blag 1 core-team Management konsulentaftale VAT N DK PBS: Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N

2 2/7 Kort om teletolkeprojektets 1. fase (præmsser for evaluerngen) Der ventes at blve udpeget (mnmum) 10 fordelt over hele landet ndenfor følgende tre områder: Regoner/hosptaler spydspdsafdelnger (somatk og psykatr) Kommuner - plotkommuner (prmært nden for beskæftgelsesområdet) Prakss plotprakss (almen- og specalprakss) Det er endnu kke fastlagt, hvlke organsatoner der vl ndgå projektet, lgesom det endnu kke lgger fast, hvlke tolkecentre (og dermed hvlke sprog) der vl ndgå projektet. Evaluerngen vl kun omfatte 8 udvalgte spydspdsafdelnger ndenfor sundhedssektoren. Arbejdsområde Forslag tl evaluerngsmetode Evaluerngen ønskes gennemført ved en før- og en efteranalyse. Før-analysen Før-analysen forventes gennemført oktober 09. Før-analysen skal afdække følgende forhold: Nuværende retnngslnjer og arbejdsgange Brugernes vurderng af nuværende tdsforbrug (opgjort på del-aktvteter som fx bestllng, bookng, gennemførelse mv.) Nuværende patentnformaton nden tolkesamtalen (form og ndhold) Antal tolknnger (om året) både fremmøde- og telefontolknng Antal aflysnnger (om året) På denne baggrund foreslås før-analysen gennemført ved hver spydspdsorgansaton at gennemføre: Fakta-ndsamlng, hvor den nuværende patentnformaton dentfceres og antal tolknnger og aflysnnger (pr. år) ndhentes. Hvs det kommende vdeoudstyr er kendt på tdspunktet for før-analysen, ndhentes nformaton om udstyret. En arbejdsgangsanalyse, der gennemføres som en workshop med repræsentanter for de funktoner, der ndgår arbejdsgangen. På workshoppen afdækkes, hvordan arbejdsgangen foregår dag (både akut og kke-akut stuaton), og det nuværende tdsforbrug forbndelse med planlægnng og gennemførelse af tolknng vurderes. Afslutnngsvs på workshoppen dskuteres, hvordan den fremtdge arbejdsgang med brug af teletolknng kan tlrettelægges/forventes tlrettelagt (både akut og kke-akut stuaton).

3 3/7 Endvdere foreslås det, at den praktske fremgangsmåde for efter-analysen den pågældende organsaton fastlægges. Det gver mulghed for at tlrettelægge datandsamlngen konkret forhold tl organsatonen. Alle tre ovennævnte aktvteter forventes at kunne gennemføres på en og samme dag organsatonen. En forudsætnng herfor er en detaljeret tlrettelæggelse af besøget og stram styrng under selve besøget organsatonen. Hver spydspdorgansaton forventes at udpege en kommende superbruger på vdeoudstyret, som vl være konsulenternes kontaktperson tl organsatonen. Det vl således være samarbejde med superbrugeren, at dagen planlægges og deltagerne tl workshoppen dentfceres, og det vl også være superbrugeren, der skrer, at de fornødne data blver ndsamlet. Informatoner hentet før-analysen suppleret med konsulenternes og projektdeltagernes domæneerfarnger gver tlsammen nput tl, hvlke data som skal ndsamles efteranalysen. Efter-analysen Efter-analysen forventes gennemført november-december 2009 over en perode af ca. 14 dage (eller mndst 20 tolknnger). Efter-analysen forventes at skulle afdække forhold som følgende: Teknolog Tlfredshed (oplevelse), herunder Anvendelghed (brugervenlghed) Kvaltet (lys og lyd) Skkerhed Stabltet Patent Tlfredshed (oplevelse), herunder Fået den fornødne nformaton forud for teletolknngen Tryghed Forståelse af de gvne nformatoner Organsaton Tlfredshed (oplevelse), herunder Hensgtsmæssge arbejdsgange Den fornødne uddannelse vdeoudstyret Kvaltet - øget professonalsme og specalserng Effektvtet øget fokus på samtalen Etk Akutte stuatoner hvor det ellers kke havde været mulgt at få tolk Bedre udnyttelse af ressourcer (sundhedsfaglge og tolkeressourcer) Sparet ventetd for patenten Gode déer forhold tl brug af teletolknng Økonom Oplevet tdsforbrug ft. tradtonel fremmøde-tolknng

4 4/7 Færre aflyste tolkesamtaler På denne baggrund foreslås efter-analysen gennemført ved hver spydspdsorgansaton at gennemføre Fakta-ndsamlng, der gennemføres form af en skabelon, der udfyldes af spydspdsorgansatonen (ved superbrugeren) om fx typen af vdeoudstyr, der anvendes, og de nye arbejdsgange forbndelse med teletolknng (evt. ved en justerng af oplysnngerne fra før-analyse) Lognng, hvor relevante data for hver tolknng plotperoden logges. Det kan fx være dato, deltagere nær- og fjernende, akut/kke akut, sprog mv. Lognngen kan fx foretages af den person, der står for de admnstratve procedurer forbndelse med teletolknnger. En målrettet spørgeskemaundersøgelse efter endt plotperode blandt de personer, der har deltaget forbndelse med teletolknnger plotperoden, dvs. fx læger, sygeplejersker, lægesekretærer, patenter/borgere og tolke (vl fremgå af loggen). Patenten/borgeren skal udfylde spørgeskema på eget sprog umddelbart efter endt teletolkemøde, hvor tolken evt. skal nd og støtte ft. svage grupper, som kke er vant tl at udtrykke sg skrftlgt eller er læsesvage. Spørgeskemaerne skal afdække nteressenternes tlfredshed og oplevelse med teletolknng, eventuelle gode hstorer (fx succeshstorer eller det modsatte) samt de gode déer, de har forhold tl teletolknng, som kan bruges den vdere udbredelse af teletolknng. Evt. telefonntervew, der kan anvendes, såfremt nteressante svar/hstorer fra spørgeskemaundersøgelsen ønskes uddybet af respondenten. Skabelon, log og spørgeskemaer udfyldes som udgangspunkt på papr, hvor nformatonerne efterfølgende overføres tl et elektronsk værktøj for behandlng.

5 5/7 Projektforløb og tdsplan Nedenfor er sktseret et forslag tl evaluerngsforløb. Projektplanlægnng og projektledelse Projektopstart Udarbejde evaluerngsmetode Præsentaton af evaluerngsmetode Før-analyse Før-analyse Før-analyse Før-analyse Før-analyse Før-analyse Før-analyse spydspdsorgansatoneorgansatoner spydspds- Før-analyse Før-analyse Analyse og dokumentaton af før-analyse Analyse af efter-analyseresultater Forberedelse af efter-analyse og løbende sparrng Præsentaton af efter-analyseresultater Evaluerngsrapport 15/8 Dsp. Detalj. for Projekt-evaluerplan rapport 1/9 10/9 23/9 1/10 1/11 1/12 1/1 14/1 Spørgeskema Præsen - Log Skabelon Spørgeskema Spørgeskema Spørgeskemstuaton før- F FgFør- Dok. af taton analyse Udarbejde evaluerngsrapport Hver hovedaktvtet er beskrevet kort nedenfor. Projektopstart I august udarbejdes en mere detaljeret projektplan for evaluerngsprojektet. Herudover skal formål og forventet resultat ( form af struktur for evaluerngsrapporten) af evaluerngsprojektet lægges fast. Dette arbejde forventes foretaget et tæt samarbejde med projektgruppen for teletolkeprojektet (projektleder og teamlederne). Udarbejdelse af evaluerngsmetode Den første aktvtet blver at udarbejde evaluerngsmetoden - for både før-analysen og efter-analysen - samt de tlhørende værktøjer form af konkrete datandsamlngsskemaer, logs, skabeloner, spørgeskemaer, mv., som skal lgge klar omkrng den 10/9 (skal sendes tl mplementerngsgruppen nden møde gruppen den 23/9). En forudsætnng for at kunne beslutte, hvlke værktøjer der er brug for, er at ne er udpeget. Det forventes, at der vl blve udarbejdet fre varanter af spørgeskemaet: 1. Et tl læger og sygeplejersker, der har deltaget en eller flere teletolknnger 2. Et tl tolke, der har deltaget en eller flere teletolknnger 3. Et tl patenter, der har deltaget teletolknng (skal oversættes tl de relevante sprog) 4. Et tl de personer (fx lægesekretærer), der har stået for de admnstratve procedurer forbndelse med teletolknng (fx bestllng, bookng, nformaton og evt. opsætnng af udstyr).

6 6/7 Præsentaton af evaluerngsmetode Evaluerngsmetoden og de tlhørende værktøjer præsenteres på et møde mplementerngsgruppen den 23/9. Her har mplementerngsgruppen mulghed for at komme med kommentarer, tlpasnnger og forbedrngsforslag tl metode og værktøjer. Gennemførelse af før-analyse ne Det forventes, at før-analysen ne skal fnde sted oktober. Føranalysen vl hver spydspdsorgansaton (som nævnt ovenfor) bestå, at konsulenterne besøger spydspdsorgansatonen og foretager dels en fakta-ndsamlng dels en arbejdsgangsanalyse ( form af en workshop) af de retnngslner og procedurer, der dag anvendes forbndelse med anvendelse af tolk. Endvdere vl den praktske fremgangsmåde for efter-analysen blve besluttet samarbejde med organsatonens udpegede superbruger på området. Analyse og dokumentaton af før-analyse resultaterne De ndhentede data fra hver spydspdsorgansaton vl blve analyseret. Observatonerne vl blve dokumenteret og vl sden ndgå den endelge evaluerngsrapport. Forberedelse og løbende sparrng forhold tl efter-analyser Denne aktvtet omfatter de praktske forhold, der skal håndteres forbndelse med efteranalysen. Som eksempler kan nævnes: Sende værktøjer og anvsnnger tl hver spydspdsorgansaton og tl de relevante tolkecentre Løbende sparrng med superbrugeren hver spydspdsorgansaton før og under plotperoden Sparrng med tolkecentrene før og under plotperoden. Analyse af efter-analyse data De ndhentede data fra logs, skabeloner og spørgeskemaer vl blve ndsamlet og ndtastet og behandlet elektronsk. Analysen af dataene vl skulle afspejle den ønskede struktur for evaluerngsrapporten. Afhængg af datamængden (og dermed repræsentatvtet og sgnfkans) vl konkrete tal blve fremhævet. Ellers vl der prmært blve fokuseret på tendenser eksemplfceret ved udvalgte hstorer. Sdstnævnte kan blve søgt uddybet ved udvalgte telefonntervew. Præsentaton af resultaterne fra evaluerngen Resultaterne af før- og efteranalyse vl blve præsenteret på et møde mplementerngsgruppen (datosat tl 14/1-10). Præsentatonen vl være en PowerPont præsentaton af de vgtgste observatoner, resultater og konklusoner.

7 7/7 Udarbejde evaluerngsrapport I januar 2010 vl den endelge evaluerngsrapport blve udarbejdet. Det forventes, at rapporten vl skulle gennem en eller flere revews. Resultat Resultatet af evaluerngsprojektet vl være en evaluerngsrapport, der sammenfatter resultaterne af før- og efter-analysen. Rapporten kunne fx være dsponeret som følger: 1. Indlednng 2. Kort om teletolkeprojektets 1. fase 3. Kort om evaluerngsprojektet 4. Før-analyse Stuatonen dag 5. Efter-analyse - Vurderng af brugen af teletolknng a. Optællng af teletolknnger plotperoden b. Teknolog c. Patent d. Organsaton e. Økonom 6. Den vdere udbredelse af teletolknng krtske succesfaktorer Samarbejde Det forudsættes, at kunden medvrker tl at fremskaffe alt relevant materale for, at opgaven kan gennemføres bedst mulgt. Relevante bdragsydere fra kunden forventes at bdrage det omfang, det er nødvendgt (ved ntervew eller workshop, evt. korte møder/telefonntervew). Desuden forudsættes det, at kunden deltager arbejdsmøder.