Ide-beskrivelse for forundersøgelse af: ESDH

Transkript

1 Ide-beskrivelse for forundersøgelse af: ESDH Version af 11. december 2015 Version Dato Status Kommentar november Udkast Første bud på struktur og indhold /11-15 Udkast Til kommentar/høring i D /12-15 Forslag Forslag til forundersøgelse 2016: ESDH 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Læsevejledning Baggrund og målsætning for forundersøgelsen Resultater Tilgang til forundersøgelsen Tidsplan Organisering af forundersøgelsen Sammenhæng med programmer og andre aktiviteter Økonomisk ramme for forundersøgelsen...5 Forslag til forundersøgelse 2016: ESDH 2

3 1 Læsevejledning Ide-beskrivelsen har til formål at give foreningen mandat til at gennemføre forundersøgelser af forskellige emner, og giver således foreningens bestyrelse og direktion bemyndigelse til at igangsætte analyser og aktiviteter der, jf. foreningens øvrige styringsforhold. Det kan føre til en eller flere forslag til handlingsplaner for programmer. Dette dokument skal således læses i kontekst af foreningens virke, mål og struktur, som det fremgår af nedenstående figur, der gengiver dokumenthierarkiet. Figur 1 Grafisk gengivelse af dokumenthierarkiet, som sætter den kontekst som ide-beskrivelsen for forundersøgelsen skal læses i. 2 Baggrund og målsætning for forundersøgelsen I forbindelse med monopolbruddet vil der ske en udfasning af KMD Sag. For en række kommuner giver det et problem ift. personsager, fordi det i dag løses i KMD sag. Det giver en anledning til at overveje en fremadrettede ESDH-strategi, herunder hvilke løsningsveje der kan være på sigt. Der skal derfor gennemføres en forundersøgelse, som har til formål at afklare om der skal være en fælles ESDH strategi, samt afklare potentialer og behov en fælles anskaffelse og implementering af nyt ESDH-system. Undersøgelsesgruppens oplæg til løsningsalternativer skal indeholde en beskrivelse af fordele og ulemper for de enkelte løsningsveje. Men det er afgørende for D11, at gruppens arbejde og afsøgning af løsningsveje ikke kun forholder sig til de kommuner, der er berørt af problemstillingen på kort sigt, men medtænker alle D11-kommunerne. Forslag til forundersøgelse 2016: ESDH 3

4 Det betyder, at gruppen gerne må arbejde med løsningsveje, som lægger op til, at der kan ske en gradvis harmonisering mellem kommunerne på ESDH-området. Gruppens arbejde skal tjene som oplæg til D11 om den videre proces i foreningens arbejde omkring KMD Sag EDH / ESDH. 2.1 Resultater Forundersøgelsen skal konkret: Præcisere indholdet og omfanget af EDH -problemstillingen er der en brændende platform og hvori består den konkret? Pege på fremadrettede, realistiske løsningsalternativer, herunder vurdere, hvad disse kan/vil betyde for kommunernes ESDH-strategi Afklare om, og i givet fald hvornår, digitaliseringsforeningen bør igangsætte et eller flere programmer vedr. udarbejdelse af fælles ESDH-strategi samt anskaffelse og implementering af et fælles ESDH-system. I fald forundersøgelsen indikerer behov for igangsættelse af et eller flere programmer, udarbejdes forslag til handlingsplan for program, jf. digitaliseringsforeningens principper for projekt- og programstyring. 3 Tilgang til forundersøgelsen Følgende hovedaktiviteter gennemføres: Opsamling på allerede gennemført kortlægning af kommunernes udfordringer der følger af udfasning af KMD-sag Gennemgang af alle kommunernes eksisterende ESDH-strategier Samlet oplæg til løsningsveje i fremtidig ESDH i D-11, herunder for hver løsningsvej: o Beskrivelse af løsning o It-arkitektur o Økonomi/investeringsbehov o Potentialevurdering o Forslag til organisering o Tentativ tidsplan o Overordnet risici. Oplægget skal afspejle forskellige ambitionsniveauer i udviklingsvejen så det er muligt at vælge mellem forskellige tilgange. Oplægget forelægges direktionen med henblik på vurdering af, hvilken udviklingsvej der eventuet ønskes konkretiseret i en egentlig programhandlingsplan og potentielt indstilles til beslutning på næste generalforsamling. Forslag til forundersøgelse 2016: ESDH 4

5 3.1 Tidsplan Arbejdet tilrettelægges, så det er muligt at fremlægge et eller flere forslag til handlingsplaner for programmer til næste ordinære generalforsamling. 3.2 Organisering af forundersøgelsen Forundersøgelsen er allerede igangsat, og ledes i øjeblikket af D-3. Men det skal overgå til en gruppe med ledelsesrepræsentanter som har et tæt fagligt ansvar i sammenhæng til ESDH. Denne gruppe skal konstitutionere sig som en F3-gruppe, og udvælger tre personer som står for den videre koordinering af arbejdet. D-3 skal herefter orienteres løbende. Sekretariatet skal senere bistå analysearbejdet, fx med it-arkitekturressource, og vil forestå organiseringen af et eventuelt program, såfremt det ønskes igangsat. (jf. styringsmodellen). 3.3 Sammenhæng med programmer og andre aktiviteter Forundersøgelsen kan med fordel koordineres med program 1 monopolbrud. 3.4 Økonomisk ramme for forundersøgelsen Rammerne og aktiviteterne er skønsmæssigt anslået. Der er anvendt følgende satser: Timepris internt: 550 kr. Timpris konsulent:1.250 kr. Antal timer pr. uge: 37. Antal uger pr. år: 52. I tillæg kan der til de enkelte aktivitetsområder ligge arbejdsopgaver i de enkelte kommuner, hver på ca. 2 interne arbejdsdage pr. kommune. Tabel 1 - Der er anvendt følgende principper: Angivelserne er skønnede på baggrund af tidsestimater og skønnet behov for eksterne konsulenter. Opgave Budget 2016 Projektleder (20 interne arbejdsdage) kr Opsamling på kortlægning af kommunernes udfordringer der følger af udfasning af KMD-sag (10 interne arbejdsdage) kr Gennemgang af eksisterende ESDH-strategier (35 interne arbejdsdage) kr Samlet oplæg til løsningsveje i fremtidig ESDH i D-11 (25 interne arbejdsdage) kr Ramme til ekstern assistance kr I ALT kr Forslag til forundersøgelse 2016: ESDH 5