Hovedtidsplan og betalingsplan

Transkript

1 SORØD KOMMUNE ESDH Hovedtidsplan og betalingsplan Bilag 1 April 2007

2 SORØD KOMMUNE Vejledning Hovedtidsplan everandøren skal kvalificere hovedtidsplanen inden for de angivne tidsmæssige rammer ved at indføje aktiviteter på et mere detaljeret niveau. Tidsplanen skal omfatte samtlige hovedaktiviteter for såvel Solrød Kommune som leverandøren. Alle aktiviteter, der forudsætter en forudgående indsats eller godkendelse fra Solrød Kommunes side, skal angives. Tidsplanen skal nedbrydes i det nødvendige antal delaktiviteter, således at der for hver enkelt aktivitet kan foretages en entydig og målbar beskrivelse af formålet med aktiviteten. Der skal tages hensyn til normale ferieperioder, hvor Solrød Kommunes medarbejdere ikke kan forventes at være tilgængelige. Betalingsplan Betalingsplanen skal baseres på de i hovedtidsplanen angivne milepæle, og betalingerne skal afspejle leverandørens ressourceindsats. Det gælder for betalingsplanens betalingsudløsende aktiviteter, at Solrød Kommunes godkendelse er en forudsætning herfor. Solrød Kommune kan ikke acceptere nogen form for forudbetaling i forbindelse med kontraktens underskrivelse. 1. Hovedtidsplan Nedenstående hovedtidsplan er opstillet med udgangspunkt i forventet kontraktindgåelse primo september 2007 med opstart umiddelbart derefter. Hovedtidsplanen skal endvidere tage afsæt i udrulning primo 1. kvartal Udrulningen af ESDH i afdelinger og institutioner skal være påbegyndt senest 5 måneder efter kontraktindgåelse. Hvor en aktivitet gennemføres over en periode skal anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse. Nedennævnte aktiviteter skal iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet. I det omfang at der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager. Aktivitet/begivenhed Periode Initiativ- Bemærkninger

3 Start Slut tager Udarbejdelse af løsningsbeskrivelse Frist for Solrød Kommunes godkendelse af løsningsbeskrivelse Frist for Solrød Kommunes udtræden everandørens krav til Solrød Kommunes IT-miljø opfyldt Installationsdag af hardware Installationsdag for applikationssoftware Installationsdag for scannere Uddannelse af superbrugere (1. fase) Gennemførelse af overtagelsesprøve Aftalt overtagelsesdag Uddannelse af superbrugere (2. fase) Gennemførelse af driftsprøve Tidsangivelsen for gennemførelse af driftsprøven er alene vejledende, idet påbegyndelsen afhænger af den faktiske overtagelsesdag samt af at mindst 3/4 af brugerne er på ESDHsystemet. "" = Solrød Kommune; "" = leverandør everandøren skal i samarbejde med Solrød Kommune i tillæg til ovenstående udarbejde en detaljeret projektplan, som ligeledes skal indeholde en beskrivelse af det tidsmæssige aspekt af de ressourcer, Solrød Kommune skal bidrage med i pro-

4 jektet i overensstemmelse med beskrivelsen i bilag 5 Projektorganisation af Solrød Kommunes ressourceramme. 1.1 Ændring af tidsplanen Ændring af denne tidsplan kan kun ske efter Solrød Kommunes behandling og godkendelse, eller ved parternes udskydelse af en tidsfrist i medfør af kontraktens punkt 6. Ved eventuelle ændringer af tidsplanen udarbejder leverandøren en ny tidsplan eller tillæg dertil til erstatning af det, der ændres. 2. Overordnet tidsplan for implementering af ESDH i afdelinger og institutioner everandøren skal overholde følgende overordnede tidsplan for implementering af ESDH i afdelinger og institutioner 3. og 4. kvartal 2007: Forberedelse af levering og implementering af ESDH teknisk og organisatorisk. o Solrød Kommune har dog allerede i foråret 2007 igangsat den leverandør-uafhængige forberedelse af hele organisationen. Ultimo 4. kvartal 2007: Etablering af en pilotdriftfase i 2 selvbærende enheder med i alt medarbejdere afhængig af valg af afdeling/institution sandsynligvis afdelingen Sekretariat og IT samt dele af Teknisk Administration eller af den sagsbehandlende institution Visitation og Koordination. 1. kvartal 2008 Udrulning af ESDH i: 2. kvartal 2008: o Afdelingerne Teknisk administration, Personaleafdeling, Økonomiafdeling, Borgerservice og Pædagogisk Udvikling (1 person) på rådhuset, o De sagsbehandlende decentrale institutioner Børn- og Ungerådgivningen, Idrætssektionen (3 personer), Biblioteksadministrationen samt Kultur og fritid (6 personer) og Teknisk Drift (2 personer). o de administrative enheder på Plejecentret Christians Have, i Hjemmeplejen, Træning og Forebyggelse, Daghjem/dagcenter og i Køkkenet samt i administrationerne på 5 skoler. Udrulning af ESDH i Job- og Socialcenteret samt i 17 daginstitutioner og i Dagplejen.

5 everandøren skal senest 1 måned forud for udrulningen udarbejde en specifikation for alle aktiviteter, som er nødvendige for projektets succesfulde implementering i de enkelte afdelinger/institutioner. Ansvarsfordelingen mellem Solrød Kommune og leverandør skal fremgå af en detaljeret projektplan, som leverandøren udarbejder sammen med ovennævnte specifikation, og som skal kunne godkendes af Solrød Kommune. Tidsplanen skal i samarbejde med Solrød Kommune efter kontraktens indgåelse detaljeplanlægges bl.a. ift. den fysiske uddannelseskapacitet (eksisterende ITundervisningslokale samt midlertidigt undervisningslokale) samt trækket på egne instruktørressourcer. 3. Betalingsplan Betalingsplanen med betalingsudløsnende aktiviteter er beskrevet nedenfor: Betalingsudløsende aktivitet % af den pris for levering og implementering af ESDHsystemet Godkendt endelig løsningsbeskrivelse 10 % Godkendt installationsprøve 10 % Godkendt overtagelsesprøve 50 % Godkendt driftsprøve 30 % I alt 100 % Den samlede pris for levering og implementering af ESDH-systemet fremgår af bilag 4 Specifikation af leverancen med priser. Den samlede pris for levering og implementering af ESDH-systemet omfatter ikke løbende betalinger, herunder uddannelse og vedligeholdelsesudgifter. Vedligeholdelsesafgifter faktureres fra overtagelsesdagen. For dele af leverancen, der ikke er omfattet af betalingsplanen, fakturerer leverandøren månedsvist bagud efter levering. Fakturaen skal tydeligt angive medgået tidsforbrug eller anden information, der er relevant for den pågældende del af leverancen. Accepterede løsningsforslag, der er relateret til ændringsanmodninger samt optioner til levering til overtagelsesdagen faktureres særskilt på overtagelsesdagen, medmindre andet er aftalt. Vederlag for løsningsforslag, der ikke er accepteret af Solrød Kommune, skal faktureres særskilt af leverandøren.

6 3.1 Garanti For Solrød Kommunes betalinger for ovennævnte ydelser der finder sted, før overtagelsesprøven er godkendt af Solrød Kommune, er det en betingelse for udbetaling, at leverandøren har stillet fuld anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab for et beløb svarende til prisen for den pågældende ydelse inkl. moms. Solrød Kommune skal kunne godkende garantiens nærmere udformning. Garantien frigives på overtagelsesdagen. 4. Krav til fyldestgørende faktura everandørens faktura skal opfylde de til enhver tid gældende regler, herunder elektronisk fremsendelse til EAN-nr En fyldestgørende faktura skal som minimum specificere følgende: Solrød Kommunes navn, adresse, attentionperson everandørens navn, adresse, telefon, Solrød Kommunes reference everandørens reference Præcis beskrivelse af ydelserne Priser, herunder eventuelle enheds- og timepriser Periode, i hvilken ydelserne er leveret Samlet pris eksklusiv moms Momsbeløb Pris inkl. moms Fakturanr. Evt. bankinformationer