Møde 4 i udviklingsgruppen

Transkript

1 Møde 4 i udviklingsgruppen Målgrupper og aktiviteter Vejen, den 30. juni 2014

2 Tidsplan for udviklingsgruppens arbejde Møde Mål Dato Møde 1 Formål og tidsplan Marts Møde 2 Konkretisering April Møde 3 Møde 4 Møde 5 Input fra arbejdet med minimumskravene Fokus på delkonklusioner og anbefalinger til hallerne Fokus på involvering af de enkelte hallers ledelser Maj Juni August Møde 6 Handlingsplaner September Side: 2

3 Dagsorden klokken 15:00 17:00 1. Siden sidst. 2. Færdiggørelse af arbejdet fra workshop 3 3. Delkonklusioner fra workshop 1, 2 og 3 4. Hvad skal de enkelte haller forholde sig til? Diskussion 5. Næste skridt Side: 3

4 Dagsorden klokken 15:00 17:00 1. Siden sidst. 2. Færdiggørelse af arbejdet fra workshop 3 3. Delkonklusioner fra workshop 1, 2 og 3 4. Hvad skal de enkelte haller forholde sig til? Diskussion 5. Næste skridt Side: 4

5 Projektorganisation Den politiske styregruppe IT, økonomisk og juridisk følgegruppe Koordinationsgruppen* Kommunikationsgruppen Udviklingsgruppen* * Velfærdsområdet bidrager med input til udviklingsgruppen og koordinationsgruppen (se side 43) Side: 5

6 Dagsorden klokken 15:00 17:00 1. Siden sidst. 2. Færdiggørelse af arbejdet fra workshop 3 3. Delkonklusioner fra workshop 1, 2 og 3 4. Hvad skal de enkelte haller forholde sig til? Diskussion 5. Næste skridt Side: 6

7 Minimumskrav til hallerne 1. Transparent lokaleanvendelse (eventuelt med hjælp fra VK) 2. Fælles anvendelse af bookingsystemer (eventuelt med hjælp fra VK) 3. Fælles økonomiske tilskudsrammer 4. Driftskontrakt med hallerne og krav til regnskabsaflæggelse (VK udarbejder retningslinjer og vejledning) 5. Samarbejde på tværs, herunder udviklingsmål 6. Eventuelt indkøbssamarbejde Side: 7

8 Minimumskrav til hallerne 1. Transparent lokaleanvendelse (eventuelt med hjælp fra VK) 2. Fælles anvendelse af bookingsystemer (eventuelt med hjælp fra VK) 3. Fælles økonomiske tilskudsrammer 4. Driftskontrakt med hallerne og krav til regnskabsaflæggelse (VK udarbejder retningslinjer og vejledning) 5. Samarbejde på tværs, herunder udviklingsmål 6. Eventuelt indkøbssamarbejde Punkt 3 og 6 færdiggøres på næste møde Side: 8

9 Transparent lokaleanvendelse (brainstorm) Hvad forstår vi ved transparent lokaleanvendelse : Flest mulig kan se hvilke lokaler / aktiviteter der anvendes Tilgængelighed Fleksibilitet mest mulig bevægelse Overensstemmelse mellem planlagt og forbrugt tid Mulige løsninger: Brug af teknologi Skal ledsages af gulerødder / motivation Nytænkning og tilpasning af tilskudssatser Udfordre mulige anvendelser fra eksempelvis Kommune Inddrage nye målgrupper Opbygning af en kultur for afbookning Side: 9

10 Fælles anvendelse af bookingsystemer (brainstorm) Hvad forstår vi ved fælles anvendelse af bookingsystemer: Systemerne kan hjælpe foreninger med opkrævning Det vil være smart hvis systemerne kan snakke sammen Systemer udgør en stor mulighed for positiv adfærdsregulering Forudsætning for transparens (se forrige side) Løsninger: App løsning Udarbejdelse af fælles digital strategi for idrætsområdet i VK ( Fælles koncept for IT Side: 10

11 Driftskontrakt med hallerne og krav til regnskabsaflæggelse (brainstorm) Hvad forstår vi ved driftskontrakt med hallerne og krav til regnskabsaflæggelse: Fælles kontoplan Fælles afskrivningsregler Ensartet regnskabsklasse Løsninger Vi skal tage hensyn til de små haller Fælles regnskabsbearbejdning (tilbud til de små haller) Side: 11

12 Samarbejde på tværs, herunder udviklingsmål (brainstorm) Hovedområder, der kan indholdes i udviklingsmål IT Regnskab Personale Revision Udvikling Side: 12

13 Fælles økonomiske tilskudsrammer Hvad forstår vi ved fælles økonomiske tilskudsrammer? Fælles takster på 20X40 Mulige løsninger Se de bedste kommuner Model for tilskud af andre aktiviteter Hvad gør vi fremadrettet når 20X40 er en udgående vare Se eventuelt model Tilskud baseret på faktisk aktivitet Side: 13

14 Eventuelt indkøbssamarbejde Hvad forstår vi ved indkøbssamarbejde? Dialog omkring væsentlige poster Mulige løsninger Løbende dialog / erfa grupper omkring priser og vilkår fra underleverandører Dialog omkring store indkøb (eksempelvis halgulv) El-leverancer Forsikring (eksempelvis arbejdsskade) Side: 14

15 Dagsorden klokken 15:00 17:00 1. Siden sidst. 2. Færdiggørelse af arbejdet fra workshop 3 3. Delkonklusioner fra workshop 1, 2 og 3 4. Hvad skal de enkelte haller forholde sig til? Diskussion 5. Næste skridt Side: 15

16 Konklusioner fra gruppearbejdet: fordele / muligheder 1. Bookingsystemer / transparens 2. Fælles regnskaber 3. Mulighed for fælles app 4. Generel opkvalificering af medarbejderne 5. Nytænke hallernes anvendelse 6. Netværk på tværs af hallerne 7. Muligheder for konkret samarbejde på tværs, herunder deling af mandskab i udvalgte haller (eksempelvis bygning, vedligehold og rengøring) 8. Fokus på indhold (i stedet for rammen) Side: 16

17 Input fra gruppearbejdet: ulemperne / risici 1. Tab af frivillighed 2. Tab af lokal indflydelse 3. Tab af lokalt engagement Side: 17

18 Referencerammen (målgrupperne i Vejen kommune) Målgrupper Foreninger Kommunen, institutioner og skole Selvorganiserede (eksempelvis cross cykling og løb) Virksomheder Organisationer (eksempelvis ældresagen) Eventoperatører Målrettede aktiviteter for udvalgte målgrupper (eksempelvis børnefamilier) Forventet udvikling i aktivitetsniveauet Nedgang i store holdsport Kraftig nedgang inden for udvalgte holdsport Stigende Kraftig stigende Uændret Kraftig stigende Stigende Stigende Side: 18

19 Referencerammen (aktiviteterne i Vejen kommune) Aktiviteter Store idrætshaller (20X40) Aktivitetshuse Idrætslokaler / birum (under 300m2) Svømmehaller Specialidrætsfaciliteter Klublokaler Motionscentre Naturen Side: 19 Forventet udvikling i aktivitetsniveauet Faldende (mødested) Faldende (med undtagelse af de steder, hvor der er en kobling til udendørs og/eller mødestedstanken / fleksibilitet) Stigende overordnet set Stigende (ældre) Afhænger af målgruppe / sportsgren Faldende Stigende Stærkt stigende

20 Referencerammen (målgrupper og aktiviteter i Vejen kommune) Målgrupper Aktiviteter Foreninger Institutioner og skoler Selvorganiserede (eks. cross cykling og løb) Virksomheder Organisationer (eksempelvis ældre sagen) Event operatører Andre brugergrup per Store idrætshaller Aktivitetshuse Idrætslokaler Svømmehaller Specialidrætsfaciliteter Klublokaler Motionscentre Naturen Administrative funktioner Side: 20

21 Dagsorden klokken 15:00 17:00 1. Siden sidst. 2. Færdiggørelse af arbejdet fra workshop 3 3. Delkonklusioner fra workshop 1, 2 og 3 4. Hvad skal de enkelte haller forholde sig til? Diskussion 5. Næste skridt Side: 21

22 Vores vision Vi vil give det størst mulige antal borgere mest mulig bevægelse for pengene Side: 22

23 3 scenarier for den fremtidige udvikling 1. Realisering af målsætningerne baseret på de eksisterende organisatoriske enheder (2014) 2. Samdrift af udvalgte enheder (gradvis udvidelse - jf Skodborg modellen) ( ) 3. Samlet driftsorganisation til varetagelse af alle eller udvalgte opgaver for hallerne ( ) Side: 23

24 Minimumskrav til hallerne (bearbejdes yderligere) 1. Transparent lokaleanvendelse (eventuelt med hjælp fra VK) 2. Fælles anvendelse af bookingsystemer (eventuelt med hjælp fra VK) 3. Fælles økonomiske tilskudsrammer 4. Driftskontrakt med hallerne og krav til regnskabsaflæggelse (VK udarbejder retningslinjer og vejledning) 5. Samarbejde på tværs, herunder udviklingsmål 6. Eventuelt indkøbssamarbejde Side: 24

25 Vigtige spørgsmål til de enkelte haller? 1. Hvad gør vi med den ledige kapacitet? 2. Kan vi stille kapacitet til rådighed til andre formål? 3. Bruger vi den moderne teknologi? (booking og økonomi) 4. Bidrager vi med de rigtige aktiviteter? 5. Hvad kan der foregå i hallerne / skal indholdet være ens i alle hallerne? 6. Har de enkelte haller de nødvendige ledelsesmæssig kompetencer? 7. Kan vi ændre indretningen i hallerne? 8. Skal vi samarbejde med andre haller? 9. Er det noget andet der skal til? Side: 25

26 Vigtige spørgsmål til de enkelte haller? (fokusområder) Udvikling af nye aktiviteter Hvordan kobler vi vores faciliteter til udendørs aktiviteter? Hvordan udvikler vi de frivillige til at deltage i nye aktiviteter Kan vi tilknytte videnspiloter og fagpersoner? Hvordan får vi involveret foreningerne i udvikling? Hvad gør vi med de ledige kapaciteter? Kan vi stille kapacitet til rådighed til andre formål? Bidrager vi med de rigtige aktiviteter? Hvad kan der foregå i hallerne / skal indholdet være ens i alle hallerne? Kan vi ændre indretningen i hallerne? Brug af IT Bruger vi den moderne teknologi? (booking og økonomi) Vi skal i gang med en digitalisering (beskrivelse) Hvilke systemer bruges (booking og økonomi)? Har I undersøgt hvilke systemer, der er i markedet? Samarbejde med andre haller på udvalgte områder Skal vi samarbejde med andre haller? Er det noget andet der skal til? Side: 26

27 Overordnede målsætning 2015 (bearbejdes yderligere) 1. Sikre adgang for de selvorganiserede. Eksempelvis stilles mest mulig tid til rådighed for de selvorganiserede. 2. Forbedret kapacitetsudnyttelse: Eksempelvis forøgelse af kapacitetsudnyttelsen i hallerne fra X% til Y%. 3. Optimering af driften i hallerne. 4. Lukning af udvalgte kapaciteter i skuldersæson og uden for sæsonen. Besparelse afhænger af længden og omfanget af lukningen. 5. Indførelse af tilskudsmodeller / betalingsmodeller, der sikrer at foreningerne tager ansvar og afmelder ikke anvendte kapaciteter. (Rettighed / pligter) 6. Involvering af brugergrupperne i forbindelse med innovative projekter, der kan tiltrække og realisere mere bevægelse for pengene. (Det opståede råderum kan eksempelvis bidrage til kommunal medfinansiering af initiativer hos brugergrupper) 7. En målbar stigning i tilfredsheden blandt de brugergrupper. Forudsætter at vi måler. 8. Fokus på ledelse, kompetenceløft, afklaring af hvem der tager teten? Side: 27

28 Dagsorden klokken 15:00 17:00 1. Siden sidst. 2. Færdiggørelse af arbejdet fra workshop 3 3. Delkonklusioner fra workshop 1, 2 og 3 4. Hvad skal de enkelte haller forholde sig til? Diskussion 5. Næste skridt Side: 28

29 Tidsplan for udviklingsgruppens arbejde Møde Mål Dato Møde 1 Formål og tidsplan Marts Møde 2 Konkretisering April Møde 3 Møde 4 Møde 5 Input fra arbejdet med minimumskravene Fokus på delkonklusioner og anbefalinger til hallerne Fokus på involvering af de enkelte hallers ledelser (demo på Globus IT platform) Maj Juni 8. september Møde 6 Handlingsplaner Oktober Side: 29