Sæsonbooking - Trin for Trin

Transkript

1 Side 1 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin Sæsonbooking - Trin for Trin Booking af to eller flere tidsrum i ét lokale af gangen. Ved sæsonbooking skal I tage udgangspunkt i startdatoen for hver enkelt booking. Eksempel I ønsker at booke alle onsdage fra den 26. januar 2012 til og med den 26. maj 2012 fra kl i Mødelokale 1. I skal derfor i første omgang kun booke den 26. januar 2011 kl Under punkt 12 i vejledningen får I mulighed for, at lave det om til en booking der gælder i hele perioden. 1. Gå ind på web-adressen: bibbook.dk 2. Indtast kunde-id og kodeord og tryk på login. Kunde-ID og Kodeord er tilsendt med særskilt brev. Såfremt du ikke har modtaget det, kan du kontakte Aalborg Bibliotekerne på bib-planbook@aalborg.dk 3. For booking af lokale tryk på Booking/info. Alle gæstens egne bookinger kan ses på Min konto. Her foretages ændringer af eksisterende bookinger/forespørgsler. (se punkt 16) 4. Efter tryk på Booking/info, vælg kalenderens indhold. Vælg først indhold. Herefter kalenderinddeling og dato. Efterfølgende tryk på Vis kalender. 1

2 Side 2 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin 5. Farver markerer hvorvidt der findes ledig kapacitet. Grøn er ledig. Orange er delvis ledig. Pink lukket. For at gå tilbage til forrige skærmbillede, klik på Intro. Der kan bladres mellem dage og uger med piletasterne øverst i billedet.. 6. For at booke et tidspunkt klik én gang på datoen øverst i den ønskede kolonne og afvent nyt billede. BEMÆRK: Bookingen skal være foretaget senest 2. dage hverdage inden brugen/afviklingen. 2

3 Side 3 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin 7. Det ønskede tidsrum markeres med musen. 8. Når tidsrummet er markeret tryk på Reserver. BEMÆRK: Der kan kun laves reservationer i ét lokale pr. forespørgsel. 9. Skærmbilledet viser nu med blå skrift, at der er foretaget én reservation. 3

4 Side 4 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin 10. For flere reservationer i samme lokale eller på samme adresse - klik på intro og gentag punkt 5 til 9. Ellers spring videre til punkt 11. BEMÆRK: Husk at booke AV-udstyr separat, gælder kun for lån/leje på Medborgerhuset. 11. Når du har foretaget de ønskede reservationer klik på Færdiggør 4

5 Side 5 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin 12. Udfyld følgende: 1. Aktivitet og antal personer: Beskrivelse af hvad lokalet skal bruges til, samt anførsel af antal deltagere i. 2. Kontaktperson: Indsæt dit navn hvis du er en anden end den som står udfyldt 3. Bemærkning: Kan udfyldes med besked til dig selv eller andre. Beskeden kommer på ordrebekræftelsen. Fx Husk nøgleafhentning inden lukketid. 4. Hvis du fortryder en eller flere reservationer. Klik på feltet slet i venstre side For at lave booking til en sæsonbooking skal følgende udfyldes: 1. Ved sæsonbooking skal der under Gentag vælges hver uge eller andet. Derefter skal sæsonslutdatoen skrives i Gentag til. 2. Hvis du fortryder en eller flere reservationer. Klik på feltet slet i venstre side

6 Side 6 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin 14. Når du er tilfreds med bookingen tryk på Send to gange. 15. Udskriv ordrebekræftelse ved klik på Printer -ikonet. Ved ændringer af booking (Min konto) skal ordrenummer og kontrolkode bruges. For at foretage en ny booking vælg Kalender og gentag punkt 4 til 14. 6

7 Side 7 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin 16. For at se en oversigt over egne bookinger og for at lave ændringer klik på Min Konto. 17. Min Konto: Ordrer: her vises via ordrenr. og kontrolkode booking/forespørgsel. Her kan der afbookes eller ændres i eksisterende ordre og forespørgsel. Brug disketten for at godkende ændringer af bookinger. Lister: her vises en oversigt over egne samlede bookinger. Klik på Vis oplysninger og i næste billede, klik på + udfor en ordre for at få detaljeret oversigt. Der er også mulighed for at se hvilket tidsrum der eventuelt er blevet aflyst. 7

8 Side 8 af 8 Sæsonbooking Trin for Trin 18. AFBOOKNING Se bestemt bookning for eksempelvis at Afbooke Stå i Ordre Indtast ordrenummer og kontrolnummer fra bekræftelsen For at afbestille vink af i Annuller og afslut med at klikke på Send for at opdatere BEMÆRK: Ved afbookning af lokaler mindre end 2 hverdage før pågældende booking, medfølger der et afbestillingsgebyr på pågældende lokale (se www. Udeblivelse uden afbestilling faktureres man fulde beløb for leje af lokaler og øvrigt booket udstyr. God fornøjelse! Med venlige hilsner Aalborg Bibliotekerne 8