Personalehåndbog Sygdomspolitik. Sygdomspolitik

Transkript

1 Sygdomspolitik Indledning Et af hovedelementerne i KTO-forliget er, at der kommer øget fokus på de ansattes trivsel, sundhed og tryghed. Parterne har indgået en aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne. Aftalen handler blandt andet om sundhedsfremme, trivselsmålinger og sygefravær. Fokus i sygefraværssamtalen er fastholdelse af den ansatte. Som noget nyt bemærkes det, at lederen har en lovmæssig pligt til at holde en sygefraværssamtale med den ansatte inden for 4 uger efter 1. fraværsdag. Som et led i bestræbelserne på at nedbringe sygefraværet er der gennemført en række ændringer i sygedagpengeloven. Ændringerne indebærer bl.a. nye regler om afholdelse af sygefraværssamtaler o o o afskaffelse af den nuværende lægeerklæring om uarbejdsdygtighed og indførelse af ny mulighedserklæring og friattest nye regler om udarbejdelse af fastholdelsesplaner for sygemeldte medarbejdere justeringer i adgangen til sygedagpenge og refusion Målsætning Helsingør Kommunes sygdomspolitik skal være et instrument, der indebærer, at vi som organisation holder fokus på sygefraværet blandt medarbejderne og dets betydning for arbejdspladserne. Ved løbende at holde fokus på sygefraværet gennem dialog og fastsættelse af måltal vil vi opnå, at sygdomsramte medarbejdere hurtigt vender tilbage på arbejdspladsen. Helsingør Kommune ønsker samtidig at være en arbejdsplads, som rummer mulighed for at fastholde medarbejdere, som har fået reduceret arbejdsevnen, på særlige ansættelsesvilkår. Det er Helsingør Kommunes målsætning at: holde fokus på at nedbringe sygefraværet på arbejdspladserne, og løbende justere midler og indsatsområder for at fastholde dette. der kan fastsættes måltal for at nedbringe sygefraværet i Helsingør Kommune, som bl.a. kan indgå i mål- og resultatkrav. sygdomspolitikken medvirker til at sikre, at langtidssygemeldte medarbejdere får bedre mulighed for at vende tilbage til arbejdsstedet. sygdomspolitikken fastsætter retningslinjer for, hvordan konkrete sygdomsforløb håndteres leder og medarbejder imellem. der skabes en åben, tryg og tillidsfuld kommunikation og dialog blandt medarbejdere, ledere og tillidsfolk om sygefravær og årsagerne hertil. sygdomspolitikken danner grundlag for fastholdelse af medarbejdere på særlige vilkår primært medarbejdere som på grund af sygdom eller arbejdsrelaterede årsager har fået reduceret arbejdsevnen. På arbejdsmiljøområdet er der udarbejdet en selvstændig politik med særlige krav nedbringe antallet om at af arbejdsskader og arbejdsrelateret fravær. 1 KTO-forliget indeholder resultatet af overenskomst- og aftalefornyelsen 1. april 2008 mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN) og Kommunale Tjenestemænd og overenskomstansatte (KTO) side 1 af 14

2 Indsatsområder Ved at nedbringe sygefraværet og fastholde medarbejdere med nedsat arbejdsevne vil totalt set medvirke til både at give en bedre arbejdsplads, og til at borgere og andre interessenter oplever Helsingør Kommune som et sted, der sætter det sociale ansvar i fokus. Der sættes ind på følgende områder: Fastsættelse af mål for at nedbringe sygefraværet om muligt nuanceret på de enkelte centre Fokus på arbejdsfastholdelse og især på vigtigheden af at holde sygefraværssamtaler. Fokus på dialogen og åbenhed i forhold til sygefraværssamtaler så disse i højere grad bliver opfattet positivt og som et led i et mål om hurtigt at vende tilbage til arbejdspladsen. Bedre og mere detaljerede sygefraværsstatistikker, herunder benchmarking af sygefravær. Øget digitalisering af registreringen af sygefraværet. Bedre samarbejde med myndighedsdelen og fokus på risikosager og arbejdsskadesager. Forbedring af arbejdsmiljøet både det fysiske og psykiske. Definition af sygdomspolitik fra pjecen Sygefravær på kommunale arbejdspladser Et formaliseret sæt spilleregler for, hvordan ledelsen og medarbejderne i fællesskab og i praksis forebygger og håndterer konkrete sygdomsforløb på det enkelte arbejdssted. Målet er at fastholde den ansatte og skabe et socialt engageret, sundt og trygt arbejdssted, hvor trivsel og driftssikkerhed er i orden Kilde: pjecen "Sygefravær på kommunale arbejdspladser"(udarbejdet af KL og KTO, april 1998) Der henvises i øvrigt til vejledningsdelen Vejledningsdelen Fastsættelse af mål for nedbringelse af sygefraværet De overordnede mål for at nedbringe sygefraværet blandt de ansatte i Helsingør Kommune bliver hvert år fastlagt i forbindelse med udarbejdelse af mål- og resultatkrav. De enkelte centre indarbejder målene i virksomhedsplanerne og konkretiserer, hvilke initiativer der skal iværksættes. Emnet drøftes i MED, og der kan tages initiativer i de enkelte centre for at få nedbragt sygefraværet. Det anbefales at anvende Personale Services statistikmateriale over det gennemsnitlige sygefravær i alle totalrammeenhederne, som foreligger hvert år i februar måned samt de kvartalsvise oversigter, der kan ses på intranettet. Anmeldelse og registrering af fravær Alt fravær skal registreres i KMD s fraværssystem både af hensyn til, at Helsingør Kommune får den dagpengerefusion, som Kommunen er berettiget til, men også med henblik på at statistikmateriale og oversigter bliver så rigtige, som det overhovedet er muligt. Det er lederen på det enkelte arbejdssted, som har ansvaret for, at den enkelte medarbejder kender proceduren omkring at anmeldefraværet, og for at registrere fraværet. Den ansatte skal tidligst muligt og senest ved arbejdstids begyndelse underrette arbejdsstedet om fraværet. Lederen træffer beslutning om, at der evt. er en bestemt person, der skal underrettes ved meddelelse om fravær. Den, der modtager beskeden om fraværet, skal straks registrere sygefraværet og give besked til den ansvarlige leder. side 2 af 14

3 Hvis arbejdsstedet selv er ansvarlig for indberetning af fravær i KMD s fraværssystem, sker registreringen straks her. Hvis ikke, udfyldes blanketten 1. fraværsdag, som straks fremsendes til Personale Service, der sørger for registreringen. Når sygefraværet er registreret i KMD, indberetter Personale Service sygefraværet manuelt til Virk.dk, hvis sygefraværet løber udover 30 dage. Den automatiske anmeldelse sker for alle medarbejdere, idet det er obligatorisk for alle kommuner i landet at være tilmeldt det elektroniske anmeldelsessystem. Personale Service modtager via virk.dk automatisk meddelelse om, hvilke refusioner, Helsingør Kommune har til gode. Det er lederens ansvar, at den ansatte kontinuerligt indsender dokumentation for sygefravær i form af friattest/mulighedserklæring ved længerevarende sygefravær. I Helsingør Kommune har Personalestyregruppen vedtaget en definition på, at korterevarende sygefravær er under 14 dage i træk, og længerevarende sygefravær er 14 dage eller derover. Ved sygdom udover 30 dage modtager Personale Service DP-blanketterne DP201 og DP202, som indberettes til Virk.dk. Den ansatte modtager et underretningsbrev fra Virk.dk, hvor de skal bekræfte oplysningerne, som Personale Service har indberettet. Ved 56 aftale og fleksjob indberettes til Virk.dk fra den 1. sygedag. Det bemærkes, at institutionens EANnr. skal angives, da lægeerklæringer er omfattet af elektronisk fakturering. Jf. Lov om ændring af lov om sygedagpenge eller fødsel 7, stk. 2, vedtaget Oplysninger til bopælskommunen (dp 333) På baggrund af lønmodtagerens tilkendegivelser under sygefraværssamtalen skal lederen videregive nogle oplysninger til bopælskommunen. Det sker på en særskilt blanket (dp333) find blanketten her. På blanketten skal lederen give tre oplysninger: dato for den afholdte sygefraværssamtale Angivelse af den sygemeldtes egen vurdering af, om sygefraværet forventes at vare under eller over 8 uger? Oplysning om der er mulighed for at den sygemeldte kan genoptage arbejdet delvist på et tidspunkt i løbet af sygeforløbet NB: Det får ingen konsekvenser for arbejdsgiverens ret til sygedagpenge, at arbejdsgiveren ikke videresender disse oplysninger til bopælskommunen Refusion/Dagpenge under sygefravær Helsingør Kommune afholder alle udgifter i forbindelse med sygdom, men modtager i nedennævnte tilfælde refusion: sygdom omfattet af 56- aftale sygdom i forbindelse med graviditet sygdom under 8 ugers ansættelse for nyansatte med ret til fuld løn under sygdom, hvis betingelserne for at opnå ret til dagpenge er opfyldt. almindeligt sygefravær over 21 dage Betingelserne er: at den ansatte har været ansat i de sidste 8 uger før fraværet og været beskæftiget i 74 timer hos kommunen side 3 af 14

4 Begge betingelser skal være opfyldt. Timelønnede Timelønnede vil ofte ikke kunne opfylde ovennævnte to betingelser og kan derfor anmelde krav om betaling af sygedagpenge overfor dagpengekontoret. Personale Service/arbejdsstedet skal derfor på første sygedag have meddelelse om sygefraværet, og efter registrering i fraværssystemet, sende dagpengeskema til den ansatte. Dagpengeskemaet fremsendes til Sygedagpengekontoret i Ydelsescentret inden 1 uge, da retten til sygedagpenge ellers vil bortfalde. Hvis den ansatte opfylder ovennævnte beskæftigelseskrav, udbetales sygedagpenge i hele fraværsperioden dog max. 52 uger indenfor de sidste 18 kalendermåneder. Raskmelding Lederen på det enkelte arbejdssted har ligeledes ansvaret for, at den enkelte medarbejder kender proceduren omkring raskmelding. Den sygdomsramte medarbejder skal så vidt muligt raskmelde sig dagen før arbejdet genoptages, og skal ved sin tilbagevenden til arbejdsstedet straks udfylde og underskrive blanketten "Fraværserklæring". Fraværserklæring Blanketten afleveres til lederen eller den person, som lederen har uddelegeret kompetencen til. Hvis arbejdsstedet selv foretager indberetning til fraværssystemet i KMD, skal slutdatoen for sygeperioden straks indberettes. Hvis ikke, fremsendes blanketten straks til Personale Service, der foretager registreringen. Det er vigtigt, at raskmeldingen bliver registreret hurtigst muligt. I modsat fald vil den ansatte fortsat være registreret som sygemeldt, og der vil blive udskrevet dagpengeskemaer og Personale Service vil indberette til Virk.dk efter 21 dages sygefravær. Delvis sygemelding Ordningen kan bruges til medarbejdere, som er syge uden at være fuldt uarbejdsdygtige, eller hvis den ansatte ønsker en gradvis optrapning af arbejdstiden efter sygdommen. Helsingør Kommune og den ansatte kan via bopælskommunen indgå en aftale om delvis syge- og raskmelding. Som udgangspunkt besluttes gradvis tilbagevenden i enighed. Socialforvaltningen i bopælskommunen eller JA, hvis Helsingør Kommune er bopælskommune skal dog træffe beslutning om nedsatte sygedagpenge, også i de tilfælde, hvor der ikke kan opnås enighed om gradvis tilbagevenden, såfremt det vurderes, at der burde være mulighed for en gradvis tilbagevenden. Der ydes refusion for sygedagpenge for de timer, som den ansatte ikke er i arbejde, men der skal være tale om mindst 4 timers sygefravær om ugen. Ordningen beror altid på lægelige oplysninger om den ansattes aktuelle arbejdsevne. Nedsatte dagpenge ydes kun midlertidigt, inden den delvist sygemeldte, kan udføre arbejde på sædvanlig tid. Ved en sygeperiode forstås minimum 1 dag. Der udskrives lister fra fraværssystemet i KMD, når et af ovennævnte kriterier er opfyldt, og Personale Service sørger for at sende listerne til arbejdsstedets leder. Jobcentrets opfølgning over for arbejdsgiver Jobcentret skal i forbindelse med deres første samtale med den sygemeldte senest i 8. uge tage kontakt til arbejdspladsen og indgå en dialog om arbejdspladsens mulighed for, at den sygemeldte helt eller delvist kan vende tilbage til arbejdspladsen. Jobcentret i Helsingør Kommune har udarbejdet vedlagte skema, som lederen skal udfylde og returnere. Dialog om sygefravær og kontakt under længerevarende sygdom Sygefraværets længde, hyppighed og mønster vil kunne give anledning til en direkte dialog om sygefraværet mellem den ansatte og nærmeste personaleansvarlige. Formålet med samtalen er at skabe klarhed om årsagen til fraværet. side 4 af 14

5 Fraværet kan skyldes flere forhold: Fysisk sygdom Psykisk sygdom Børns sygdom eller sygdom i den nære familie Sociale problemer Samarbejdsproblemer Øvrige forhold på arbejdsstedet Arbejdsskader Arbejdsmiljøproblemer Andre private forhold m.m. Misbrug af alkohol, narkotika mv. Såfremt der er tale om kritisk sygdom, tilrådes det, at den ansatte selv undersøger, om han/hun evt. er dækket af en gruppelivsforsikring gennem sin faglige organisation eller af en anden forsikringsordning. Sygefraværssamtaler Hovedreglen i Helsingør Kommune er, at lederen afholder en samtale om en medarbejders sygefravær når: a) antallet af sygeperioder er 6 eller derover inden for 1 år og/eller b) antallet af sygedage udgør 20 eller derover inden for 1 år c) Som noget nyt er det et lovkrav pr. 1. januar 2010, at lederen skal indkalde en sygemeldt medarbejder til en sygefraværssamtale senest 4 uger efter 1. sygedag, når den ansatte har været uafbrudt sygemeldt*. * Det bemærkes, at det ikke er tilstrækkeligt, at arbejdsgiven blot indkalder inden fristens udløb. Den ansatte skal indkaldes, så samtalen kan afholdes inden udløbet af de 4 uger. Arbejdsgiveren er dog ikke forpligtet til at indkalde til en samtale, hvis den sygemeldte medarbejder sidder i opsagt stilling, og fratræden sker inden 8 uger efter 1. sygedag. Uanset om sygefraværet skyldes a, b eller c, er samtalens formål at afdække mulighederne for at få den sygemeldte tilbage til arbejdsstedet. Eventuelt kan der aftales noget om arbejdsstedets indretning eller ændret arbejdstilrettelæggelse i en overgangsperiode. Muligheden for at vende tilbage i en kortere periode på deltid kan også indgå i drøftelserne. Hellere delvis rask end fuldt sygemeldt. Kan det imidlertid forudses, at sygdommen vil have længerevarende eller varige virkninger, vil det være relevant at drøfte muligheden for at vende tilbage til samme jobfunktion eller eventuel omplacering til anden funktion. Den ansatte er som udgangspunkt forpligtet til at møde personligt op til samtalen. Udeblivelse fra samtalen kan have ansættelsesretlige konsekvenser. Det anbefales at kontakte Personale Service, før eventuelle sanktioner sættes i værk. En undtagelse er, hvis den ansattes sygdom eller andre omstændigheder gør det umuligt at møde op. I så fald kan samtalen foregå over telefon, hvis det er muligt. Det er op til den sygemeldte i samråd med sin læge at vurdere, hvorvidt sygdommen forhindrer et personligt fremmøde eller endog en telefonisk drøftelse. NB: Det bemærkes, at udeblivelse fra samtalen ikke får konsekvenser for den ansattes ret til sygedagpenge, og dermed arbejdsgiverens adgang til refusion. Under samtalen er det lederens ansvar at få dialog med den ansatte for at få klarhed om årsagen uden at "trænge sig på". Det er vigtigt, at kontakt og forslag til at minimere årsagerne ikke betragtes som kontrol og krav men som omsorg og tilbud, der kan medvirke til at side 5 af 14

6 reducere sygefraværet. Skyldes fraværet egen sygdom er oplysninger om diagnose og årsag til sygdommen ikke altid nødvendige for arbejdsstedets indsats. Og den sygemeldte har i øvrigt ikke pligt til at oplyse om disse forhold. Når der tales om åbenhed om sygdom, må det respekteres, at årsag og diagnose kan være følsomme emner, som den ansatte måske ikke ønsker at tale om. Skyldes sygefraværet forhold på arbejdsstedet skal det vurderes, hvordan situationen kan forbedres. Dette kan eventuelt ske ved: Ændringer i arbejdstilrettelæggelsen Ændringer i arbejdsmiljøet - både det fysiske og det psykiske Omplacering Midlertidig tilpasning i forhold til den ansattes konkrete situation Indkaldelse til samtalen bør varsles med en frist på 3-5 dage, med mindre særlige omstændigheder gør det nødvendigt med en kortere frist. Indkaldelse til sygesamtale bør ske skriftligt, og bør så vidt muligt ikke fremsendes op til en weekend. Eks. på brev til brug for indkaldelse Hvis den sygemeldte ønsker det, kan der deltage en bisidder, eksempelvis tillidsrepræsentanten ved samtalen. Ledelsen vil, inden samtalen finder sted, orientere tillidsrepræsentanten om samtalen, med mindre den sygemeldte ikke ønsker en sådan orientering af tillidsrepræsentanten. Notatpligt i forbindelse med sygefraværssamtaler Der skal altid skrives et notat i forbindelse med alle sygefraværssamtaler. Notatet skal indeholde en beskrivelse af indholdet af sygefraværssamtalen, og hvad der er besluttet i den forbindelse. Notatet fra sygefraværssamtalerne vil indgå i den ansattes personalesag. Længerevarende sygdom Under et længerevarende sygeforløb er det vigtigt at bevare forbindelsen til arbejdsstedet. Denne kontakt er medvirkende til, at den sygemeldte har lettere ved at komme tilbage på arbejdet igen. Den sygemeldte kan til enhver tid tage kontakt til arbejdsstedet eller den faglige organisation for at få råd og vejledning eller blot en snak. Hvis den sygemeldte ikke selv tager kontakt til arbejdsstedet, er det lederens ansvar, at der bliver taget initiativ til en kontakt. Vær opmærksom på, de ændrede regler om mulighedserklæring og friattest, se nedenfor. Et yderligere formål med denne kontakt er at styrke den sygemeldtes selvværd og motivation til at komme tilbage på arbejdsstedet. Det er vigtigt at opmuntre den sygemeldte og motivere til at fortsætte det almindelige sociale liv i den udstrækning, det er muligt. Det er vigtigt, at lederen i samråd med den ansatte giver en feedback til arbejdspladsens øvrige ansatte, så kollegerne på den måde er informeret om den sygemeldtes situation og ved, hvad udsigterne er. 2. sygefraværssamtale Efter ca. 8 ugers sygefravær vurderer lederen behovet for 2. sygefraværssamtale med den sygemeldte. Med udgangspunkt i 1. sygefraværssamtale skal sygdommens arbejdsmæssige konsekvenser klarlægges så godt som muligt i relation til fremtidige muligheder med eventuel nedsat erhvervsevne. Samtidig skal arbejdsstedet klargøre, hvilke muligheder der er for tilpasninger eller jobfunktioner inden for nuværende arbejdssted, og hvilke muligheder der er i forhold til nye jobfunktioner andre steder i kommunen. Under denne samtale kan mulighederne for 56-aftale, revalidering, aftalebaserede job på særlige vilkår, fleksjob og løntilskudsjob til førtidspensionister inddrages. Deltagerkredsen i denne samtale kan udvides i forhold til 1. sygefraværssamtale. Deltagerkredsen aftales i hvert enkelt tilfælde med den sygemeldte. Ud over repræsentanter fra arbejdsstedet kan det eksempelvis være den faglige organisation, en repræsentant fra den sociale myndighed i bopælskommunen, Personale side 6 af 14

7 Service og/eller egen læge. 2. sygefraværssamtale kan med fordel holdes på arbejdsstedet, så alle deltagere kan få et indtryk af arbejdsforholdene. Det anbefales, at der under længerevarende sygefravær afholdes sygefraværssamtaler med et interval på 1 måned for dermed at fastholde hinanden i kontakten. Det er ofte hensigtsmæssigt at afslutte en sygefraværssamtale med at aftale, hvornår den næste samtale skal finde sted hvis sygefraværet forventes at være yderligere 1 måned. Det er afgørende for en fornuftig dialog under sygefraværet, at både ledere og tillidsrepræsentanter, der møder som bisiddere, er bevidste om deres roller i samtalerne. Mulighedserklæring, friattest og fastholdelsesplan Mulighedserklæring En leder kan forlange en mulighedserklæring af en medarbejder ved kortvarigt, ved gentaget og ved langvarigt sygefravær. Formålet med mulighedserklæringen er at afdække, hvad den ansatte kan på trods af sin sygdom. En mulighedserklæring kan eks. benyttes i følgende situationer: Længerevarende sygefravær pga. stress Længerevarende fravær pga. rygproblemer eller andre problemer relateret til bevægeapparatet Længerevarende sygefravær pga. hospitalsindlæggelse og operation Fravær ifm. graviditet Fortsat sygefravær efter tidligere mulighedserklæring Hyppigt sygefravær med rod i helbredsproblemer Hyppigt sygefravær med uklar årsag Klik på link for at finde Mulighedserklæring under interne blanketter. Mulighedserklæringens opbygning Mulighedserklæringen består af to dele. Del 1 skal udfyldes af lederen og den ansatte sammen og del 2 udfyldes af lægen. Det er arbejdsgiver, der afholder udgifterne til en mulighedserklæring. Del 1 Hvis en leder kræver en mulighedserklæring, skal lederen indkalde den sygemeldte til en samtale, hvor del 1 udfyldes. Lederen skal indkalde til samtalen med et rimeligt varsel, der godt kan være med en dags varsel. Den ansatte skal dog have mulighed for at medtage en bisidder. Det afhænger af den konkrete situation. Lederen og den ansatte skal beskrive 3 ting på erklæringen: Den ansattes funktionsnedsættelser Jobfunktioner, som påvirkes af funktionsnedsættelserne Forslag til løsninger, f.eks. at den ansatte går på nedsat tid i en periode, at nogle af arbejdsfunktionerne ændres, eller at han får hjælpemidler til at klare opgaverne Hvis den ansattes sygdom tillader det, har den ansatte pligt til at møde frem og bidrage til, at erklæringen bliver udfyldt. Hvis den ansattes sygdom forhindrer fremmøde, har vedkommende pligt til at medvirke i en telefonsamtale, hvor erklæringen bliver udfyldt. Udeblivelse kan have ansættelsesretslige konsekvenser. side 7 af 14

8 NB: Manglende medvirken til udfyldelse af mulighedserklæring har ikke konsekvenser for arbejdsgiverens ret til refusion, såfremt den ansatte modtager løn under sygdom. Det anbefales, at den almindelige sygefraværssamtale slås sammen med den samtale, som den ansatte har pligt til at møde op til i forbindelse med udfyldelsen af mulighedserklæringen, hvis sygdommen tillader det. Eks. på brev til indkaldelse til samtale om mulighedserklæring Eks. på brev til indkaldelse til sygesamtale kombineret med udfyldelse af mulighedserklæring Del 2 Den sygemeldte tager den halvt udfyldte mulighedserklæring med til sin læge, som udfylder del 2. Lægen vurderer, om aftalen mellem arbejdsgiveren og den ansatte er i orden ud fra en lægefaglig vurdering f.eks. om der er lagt op til for få eller for mange skånehensyn. Arbejdsgiver kan kræve at få lægens vurdering inden for rimelig tid. Hvis en medarbejder har mange korte fraværsperioder, kan det være en idé at tage en samtale eller kræve en mulighedserklæring. På den måde kommer man tidligt i dialog om fravær og årsager til fravær. En tidlig dialog kan måske forebygge længerevarende sygefravær. Når mulighedserklæringen er underskrevet af hhv. medarbejder, leder og læge, lægges den i personalesagen. Udgifterne til mulighedserklæringen afholdes af arbejdsgiver. Det er den læge, som foretager vurderingen, som sætter prisen på mulighedserklæringen. Prisen afhænger af den enkelte sag. Friattest Lederen kan fortsat kræve lægelig dokumentation for at en medarbejders fravær skyldes sygdom. I de tilfælde vil lægen anvende en såkaldt friattest, der udarbejdes på lægens papir. Friattest til dokumentation af sygdom for lovligt forfald kan f.eks. benyttes i følgende situationer: Sygemeldt ønsker ikke at deltage i samtale med arbejdsgiver* Sygemelding i opsigelsesperiode Sygemelding i ferie Afskedigelsessituation Længerevarende sygdom som opfølgning på en mulighedserklæring *Eks. sygemeldt medarbejder oplyser, at sygdommen udelukker deltagelse i samtale med arbejdsgiver med henblik på at udarbejde en mulighedserklæring. Arbejdsgiver anmoder om, at lægen på en friattest dokumenterer, at det forholder sig sådan, samt at den ansatte er uarbejdsdygtig. Se Arbejdsmarkedsstyrelsens oversigt over eksempler på, hvornår der hhv. mulighedserklæring og friattest kan anvendes. Se link: Eksempelsamling%203pdf.ashx Lægerne udarbejder som udgangspunkt den type lægeerklæring, som lederen anmoder om. hvis en læge anmodes om en friattest i en situation, hvor lægen vurderer, at en mulighedserklæring i højere grad vil være formålstjenlig, vil lægen sammen med den udfyldte side 8 af 14

9 friattest vedlægge et eksemplar af mulighedserklæringen med opfordring til, at arbejdsgiver fremover benytter en sådan ved lign. situationer. Øvrige lægeerklæringer Lægeerklæring fra 1. sygefraværsdag Arbejdsgiverens ret til at kræve en skriftlig sygemelding fra den ansatte, som skal være arbejdsgiveren i hænde på anden fraværsdag, berøres ikke af de nye regler. I ganske særlige tilfælde kan lederen forlange lægeerklæring allerede fra 1. sygefraværsdag, hvis sygefraværsmønstret og/eller karakteren taler herfor. Det kan f.eks. være situationer, hvor hyppigheden er stor, eller hvor sygemeldingen ofte ligger op til en weekend. I disse situationer henvender lederen sig til Personale Service, som herefter fremsender brev til den ansatte med henblik på indhentelse af lægeerklæring. Brevet skal indeholde en motivering for, hvorfor der ønskes lægeerklæring fra 1. sygedag. Sammen med brevet vedlægges en oversigt over tidligere sygdomsperioder Lederen er forpligtet til inden for en periode på et år fra det tidspunkt, hvor den ansatte er pålagt lægeerklæring fra 1. sygedag, at foretage en vurdering af den ansattes sygefraværsmønster. Hvis sygefraværet igen er tilfredsstillende, annulleres pålægget om lægeerklæring fra 1. sygedag. Det er i sidste ende lægen der afgør, om der kan udstedes lægeerklæring fra 1. sygedag. Fastholdelsesplan Hvis en medarbejder forventer at være syg i mere end 8 uger, kan han eller hun bede sin leder om en fastholdelsesplan. I en sådan plan skal parterne i fællesskab komme med konkrete forslag til, hvordan medarbejdere på trods af sygdommen beholder sin tilknytning til arbejdspladsen. Målet med en sådan plan er at give de 2 parter lejlighed til at afstemme forventninger og skabe tryghed omkring den sygemeldtes fremtid på arbejdspladsen. Bemærk: Lederen har ikke pligt til at lave planen, men det kan være en god idé, hvis han ønsker at fastholde den ansatte. Planen kan indeholde nogle af de samme elementer, som indgår i mulighedserklæringen. Fastholdelsesplanen er dog bredere. Den fokuserer ikke alene på, hvilke arbejdsopgaver den sygemeldte kan klare her og nu, men også på, hvordan man sikrer, at den ansatte på længere sigt bliver fastholdt. Der er ingen regler for, hvordan en fastholdelsesplan skal se ud. Det kan aftales konkret mellem leder og medarbejder. Der findes en skabelon på arbejdsmarkedsstyrelsens hjemmeside, som man kan tage udgangspunkt i. Hvad kan en sygemeldt medarbejder foretage sig under et sygdomsforløb uden arbejdspladsens vidende Som udgangspunkt skal det fastslås, at den ansatte har et ansvar for, at sygdomsforløbet bliver så kort som muligt, og at det er vigtigt, at den ansatte aktivt medvirker hertil. Dette betyder, at den ansatte godt kan foretage sig ting uden arbejdspladsens godkendelse, såfremt det har et helbredende formål. Eksempelvis kan det godt være ok, at den ansatte deltager i efteruddannelse eller andre kurser, selvom man er sygemeldt, hvis det lægeligt kan dokumenteres, at det fremmer en raskmelding. Kravet til den ansatte om at medvirke til helbredelse medfører af og til, at den ansatte kan have bedst af at være oppe- og udegående eller af at tage på rekreation. Dette kan især være tilfældet, hvis der er tale om psykisk sygdom. Det bemærkes endvidere, at den ansatte under sygdom kan sørge for daglige fornødenheder, herunder eksempelvis at handle ind. Det er også muligt, at den ansatte er sygemeldt fra hovedbeskæftigelsen, men udmærket er i stand til at varetage en bibeskæftigelse. Dette vil helt afhænge af, hvilken sygdom og hvilke gener denne medfører. I denne situation forudsættes det, at hovedarbejdspladsen er inddraget i spørgsmålet om, hvorvidt den ansatte kan bestride bijobbet. En helt særlig situation kan opstå, hvis side 9 af 14

10 socialforvaltningen i bopælskommunen vurderer, at en sygemeldt medarbejder vil have bedst af at skifte erhverv, hvorefter der af socialforvaltningen iværksættes vejledning og opkvalificering eller virksomhedspraktik. Socialforvaltningen i bopælskommunen skal i forbindelse med opfølgningen af den sygemeldte efter behov også inddrage Helsingør Kommune som arbejdsgiver. Sygdom i ferien Den 24. april 2012 blev der vedtaget en ny ferielov. Den ændrede ferielov giver medarbejdere mulighed for at kræve erstatningsferie ved sygdom under ferie. Loven er trådt i kraft den 1. maj 2012, Erstatningsferie ved sygdom under ferie Det er muligt at få erstatningsferie ved sygdom under ferie. Retten til erstatningsferie gælder først, når medarbejderen har haft mere end 5 dages sygdom under ferie i ferieåret (maj-april). De 5 sygedage (karensdage) behøver ikke at ligge inden for samme ferieperiode, men kan være spredt over flere perioder i ferieåret. Ved opgørelsen af de 5 sygedage under ferie indgår de dage, hvor medarbejderen trækkes for feriedage, dvs. at sygedagene skal ligge på arbejdsdage. Lørdag og søndag tæller således ikke med som sygedage under ferien medmindre, at medarbejderen normalt skulle have arbejdet på de pågældende dage. Medarbejdere, som har optjent fuld ferie (5 ugers ferie med løn) har ret til erstatningsferie for de faktiske sygedage. Medarbejdere, som ikke har optjent fuld ferie har ret til at få erstatningsferie efter et forholdsmæssigt færre antal sygedage under ferien. Der kan ikke ydes erstatningsferie for sygdom, der opstår ved afholdelse af 6. ferieuge. Det er en forudsætning for at få erstatningsferie, at sygdommen er af en sådan art, at den under normale omstændigheder også ville medføre en sygemelding. Anmeldelse og dokumentation af sygefraværet Ved sygdom under ferie skal medarbejderen kontakte sin leder på 1. sygedag (eller en anden person med ledelsesansvar på arbejdspladsen), hvis der ønskes erstatningsferie. Henvendelsen bør ske telefonisk, men såfremt medarbejderen ikke har mulighed for at kontakte arbejdspladsen telefonisk, kan sygefraværet anmeldes pr. mail eller sms. Hvis medarbejderen ikke melder sig syg på 1. sygedag, vil de 5 karensdage først begynde at tælle fra det tidspunkt, hvor medarbejderen har kontaktet lederen for at melde sig syg. Medarbejderen skal fremsende en lægelig dokumentation for sit sygefravær. Udgiften til lægeerklæringen skal afholdes af medarbejderen. Hvis lægeerklæringen er skrevet på et andet sprog end dansk eller engelsk, er det medarbejderens ansvar at sørge for en oversættelse af lægeerklæringen. Sygdom før planlagt ferie Reglerne vedrørende sygdom før planlagt ferie er ikke ændret. En medarbejder, som er syg før en planlagt ferie begynder, har ikke pligt til at påbegynde ferien. Medarbejderen skal melde sig syg og rask efter de almindelige regler. Hvis medarbejderen bliver rask inden den planlagte ferie er udløbet, kan medarbejderen genoptage sit arbejde eller afvikle resten af ferieperioden. Sygdom i forbindelse med graviditet I forbindelse med graviditetsbetinget sygefravær gælder, at den ansatte har ret til fravær fra arbejdet på grund af graviditet og barsel, dog således, at en kvindelig medarbejder har ret til fravær fra arbejdet fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 8 uger til fødslen. Dato for forventet fødsel må dokumenteres i form af vandrejournal eller attest fra alment praktiserende læge. side 10 af 14

11 En kvindelig medarbejder har endvidere ret til fravær fra arbejdet på grund af graviditet tidligere end 8 uger før forventet fødsel ("førtidig barselsorlov"), hvis betingelserne herfor efter lovgivningen er opfyldt. Ret til førtidig barselsorlov foreligger efter ligebehandlingslovens 7, stk. 5, jf. dagpengelovens 12, stk. 2, i følgende 3 situationer: hvis der efter en lægelig bedømmelse er behov herfor, fordi graviditeten har et sygeligt forløb, der ved fortsat beskæftigelse vil medføre risiko for kvindens helbred eller for fostret, hvis arbejdets særlige karakter medfører risiko for fosteret, eller hvis kvindens graviditet på grund af offentligt fastsatte bestemmelser forhindrer hende i at varetage arbejdet, og arbejdsgiveren ikke har tilbudt hende anden passende beskæftigelse. Almindelige graviditetsgener Fravær på grund af almindelige graviditetsgener som f.eks. kvalme og utilpashed betragtes som almindeligt sygefravær, og arbejdsgiver har derfor ret til sygedagpenge. Der er også ret til frihed ved fravær på grund af særligt begrundede undersøgelser, fx fostervandsprøve, når undersøgelsen medfører fravær en hel dag. Dokumentation af sygeligt forløbende graviditet Lederen indkalder til samtale for at udarbejde en mulighedserklæring, se ovenstående. Herefter udfyldes del 2 af lægen. Er der eks. aftalt skåneforslag, vurderer lægen, om arbejdet evt. kan genoptages delvis givet de foreslåede skånehensyn. Socialforvaltningen skal som led i samarbejdet informere Helsingør Kommune (arbejdspladsen) om relevante initiativer, som socialforvaltningen igangsætter for den sygemeldte, f.eks. vejledning og opkvalificering og virksomhedspraktik, fleksjob m.v. Informationen forudsætter samtykke fra den sygemeldte medarbejder. Personale Service anbefaler, at dette emne evt. tages op under sygefraværssamtalerne, så arbejdspladsen og den ansatte er i dialog omkring en evt. afprøvning i virksomhedspraktik. Etablering af jobs på særlige vilkår En naturlig del af dialogen om sygefravær er spørgsmålet om etablering af job på særlige vilkår, herunder aftalebaserede job, fleksjob eller løntilskudsjob til førtidspensionister. Det er Helsingør Kommunes holdning, at vi som arbejdsgiver i størst mulig udstrækning skal medvirke til fastholdelse, og det er derfor vigtigt, at leder og medarbejder er opmærksomme på muligheden for at etablere et job på særlige vilkår til medarbejdere med nedsat arbejdsevne. Der tages således kontakt med den relevante myndighed med henblik på nærmere vurdering. Kommunen ser især fleksjob som en velegnet mulighed, hvorimod løntilskudsjob til førtidspensionister i højere grad anvendes til personer udefra, som er tilkendt førtidspension. Ved ansættelse i fleksjob og løntilskudsjob til førtidspensionister ydes tilskud fra de sociale myndigheder. Aftalebaserede job er indtil videre ikke særlig udbredt i Helsingør Kommune, men det vurderes fra sag til sag, om dette i den konkrete situation kan være en mulighed. Aftalebaserede job oprettes uden tilskud fra de sociale myndigheder, men efter særlig aftale med den forhandlingsberettigede faglige organisation. Afsked på grund af sygdom Afsked af en sygemeldt medarbejder kan altid ske, såfremt omfanget af sygefraværet udgør et driftsmæssigt problem for arbejdspladsen. Undersøgelse af mulighederne for omplacering og evt. oprettelse af fleksjob forud for evt. afsked vil bero på forløbet af de afholdte sygefraværssamtaler, og vil som udgangspunkt alene være en vurdering, der foretages af den ansattes nærmeste leder i samarbejde med Personale Service. side 11 af 14

12 Tjenestemænd Sygdom kan også være en saglig begrundelse for afsked af tjenestemænd. Det bemærkes, at når en tjenestemand inden for et tidsrum af 12 på hinanden følgende måneder har oppebåret løn under fravær som følge af sygdom i alt 120 dage, bør der inden udløbet af 14 dage herefter være indhentet en erklæring fra den pågældendes læge. Dette gøres af Personale Service efter skriftlig indstilling fra pågældendes leder. Der kræves ikke forelæggelse for helbredsnævnet. Skal en tjenestemand afskediges skal Personale Service kontaktes. Skånejob blev fra erstattet af ansættelse med løntilskud. Kommunen giver fortsat tilbud om ansættelse af personer, der går førtidspension, når de pågældende ikke er i stand til at fastholde eller opnår beskæftigelse på nedsat til på normale vilkår. Det bemærkes, at der for tjenestemænd i folkeskolen ( den lukkede gruppe ) samt for reglementsansatte pædagoger gælder særlige regler, hvorfor Personale Service altid skal kontaktes. Sygdom og arbejdsmiljø Arbejdsmiljøet og betydningen for sygefraværet er selvfølgelig en meget væsentlig faktor, og emnet er særskilt omtalt i Helsingør Kommunes Arbejdsmiljøpolitik, hvor såvel målsætning som indsatsområder er beskrevet. Denne politik kan findes på Intranettet under Arbejdsmiljø. 56-Aftaler (kroniske lidelser) En 56-aftale kan indgås, når den ansattes egen sygdomsrisiko er væsentligt forøget på grund af en langvarig og/eller kronisk lidelse, således at lidelsen skønnes at medføre mindst 10 fraværsdage inden for et år. For at modtage refusion er det en betingelse, at den ansatte er syg på grund af den lidelse, som aftalen omfatter. Som eksempler på sygdomme, der kan henføres til en 56-aftale, kan nævnes: migræne, ryg- og hoftelidelser, astma, bronkitis, sukkersyge, mavesår, epilepsi, underlivslidelser, gigtlidelser og nyrelidelser. Menstruationsbesvær kan danne grundlag for en 56-aftale, hvis der er tale om en sygelig tilstand, der kræver lægebehandling, og som medfører jævnligt fravær. Aftalen skal være skriftlig og skal godkendes af den ansattes bopælskommune. Godkendte 56-aftaler indebærer, at arbejdsgiver får refunderet et beløb, der svarer til de dagpenge, som den ansatte har ret til. Aftalen godkendes for 2 år ad gangen, og vedrører kun fravær på grund af den lidelse, der er omfattet af aftalen. Aftalen kan ikke fornyes, når lønmodtagerens fravær på grund af lidelsen i det seneste år ikke har medført mindst 10 fraværsdage, medmindre der ved aftalens udløb er sket væsentlige ændringer i lønmodtagerens arbejdsmæssige eller helbredsmæssige forhold. En 56-aftale betyder, at kommunen udbetaler sygedagpenge allerede fra den første dag, hvor den kronisk syge er sygemeldt. Normalt skal arbejdsgiveren ellers betale de to første ugers sygefravær alene, men derudover er ansættelsesvilkårene, herunder lønnen, præcis de samme som for de øvrige ansatte. For månedslønnede gælder refusionsmuligheden ubegrænset i den aftalte periode, mens der for timelønnede kun ydes refusion i de første 2 uger af fraværet. Fraværet anmeldes til Personale Service/arbejdsstedet via fraværserklæringen og efter registrering i fraværssystemet, fremsende dagpengeskema med anmodning om refusion til den ansatte. side 12 af 14

13 Arbejdsskade/Tilskadekomst i tjenesten Ved arbejdsskade forstås: ulykkestilfælde, som skyldes arbejdet eller de forhold, hvorunder dette foregår, eller skadelige påvirkninger af højst nogle få dages varighed, som skyldes arbejdet eller de forhold, hvorunder dette foregår. Der skal ske anmeldelse til Center for Ejendomme/forsikring, med en nærmere redegørelse for omstændighederne ved uheldet af hensyn til indberetningspligten overfor Arbejdsskadestyrelsen, forsikringsselskabet, arbejdstilsyn og sikringsstyrelse. Anmeldelsesblanketter findes på Kilden her. Børns sygdom Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første sygedag, hvis 1. barnet er under 18 år, og 2. har ophold hos den ansatte, og 3. fravær er nødvendig af hensyn til barnet, og 4. det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet Hvis ordningen misbruges, kan adgang til fravær inddrages. Det er en forudsætning, at bestemmelsen er optaget i den ansattes overenskomst. Tjenestefriheden vil ikke blive noteret som sygefravær. Registrering foretages af Personale Service i fraværssystemet, men medregnes ikke i antallet af sygedage. Præcisering af barnets 1. sygedag: Hvis barnet bliver syg før arbejdstids begyndelse betragtes den dag som barnets 1. sygedag Hvis den ansatte bliver hjemkaldt til sygt barn inden arbejdstidens ophør, betragtes den dag som barnets 1. sygedag Hvis barnet bliver syg efter arbejdstids ophør, kan den ansatte holde barns 1. sygedag på den efterfølgende arbejdsdag Der kan endvidere gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på barnets 2. sygedag De nuværende betingelser og vilkår for frihed på barnets 1. sygedag gælder også for barnets 2. sygedag. Barnets 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af 1. sygedag. Hvis forældrene ønsker det, kan de dele de to dage imellem sig, sådan at far f.eks. holder fri den 1. dag, og mor den 2. dag. Den 1. og 2. sygedag kan holdes uafhængigt af hinanden, dvs. at den ansatte kan holde fri på barnets 2. sygedag, selvom den pågældende ikke har holdt fri på barnets 1. sygedag. Den ansatte er forpligtet til at ringe til arbejdsstedet både i forbindelse med afholdelse af barnets 1. sygedag og i forbindelse med afholdelse af barnets 2. sygedag. Sygdom under tjenestefrihed Medarbejdere, der har tjenestefrihed med løn til deltagelse i kurser m.v., skal i tilfælde af sygdomsforfald underrette tjenestestedet. side 13 af 14

14 Læge-, Tandlægebesøg m.m. Fravær af mindst 1 dags varighed som følge af kontinuerlige ambulante behandlinger, betragtes som sygefravær, idet man som oftest er henvist fra en læge og der kan have været tale om et sygdomsforløb inden/efter behandlingen, også med hensyn til tilbagefald, men der kan eventuelt være grundlag for at indgå en 56-aftale. Statistikker og sammenligning af sygefravær (Benchmarking) I KMD s fraværssystem kan fraværsstatistikker rekvireres med oplysninger om gruppers fravær. Materialet kan opdeles forvaltningsvis eller pr. afdeling, arbejdssted eller enkelt personer. Alle statistikker ligger på Kilden under Personale. Af statistikmaterialet fremgår det om fraværet skyldes: Almindelig sygdom Tilskadekomst i tjenesten/arbejdsskade 56-aftaler (ved kroniske lidelser) Nedsat tjeneste Barns 1. og 2. sygedag Barsel/adoption Graviditetsgener Omsorgsdage Såfremt lederen kan dokumentere, at der på det enkelte arbejdssted sideløbende med KMD s statistikmateriale bliver udarbejdet andet materiale, der kan sidestilles hermed, kan dette materiale erstatte fraværsstatistikken fra KMD. (Det er kun statistikken der kan erstattes registreringen skal ALTID foretages i KMD). Jf. O08 er det et krav, at der skal udarbejdes en institutionsbaseret sygefraværsstatistik, jf Aftale om sundhed og trivsel på arbejdspladserne. Ledelsen skal årligt fremlægge en institutionsbaseret sygefraværsstatik for det lokale MED-udvalg, og hvis et sådant ikke findes, for de ansatte på institutionen. Det lokale MED-udvalg aftaler retningslinjer for fremlæggelsen samt opfølgning på sygefravær i institutionen. Den statistik, som skal fremlægges, udarbejdes forudsætningsvis af FLD på baggrund af de sygefraværsregistreringer, som allerede finder sted på de enkelte institutioner. Personale Service udarbejder hvert kvartal en samlet fraværsstatistik for hver totalrammeenhed. Denne statistik skal dels skabe et samlet overordnet overblik, og dels synliggøre hvilke indsatsområder, der eventuelt overordnet skal søges afsat ressourcer til. Statistikken findes på Kilden under Personale. Totalrammeenheden anmodes om at vurdere årsager til, at sygefraværet ligger over gennemsnittet, og hvilke tiltag der kan gøres, for at det nedbringes. side 14 af 14