Omsorgspolitik. Med denne omsorgspolitik vil vi i Stevns Kommune søge at skabe en sund og tryg arbejdsplads, hvor trivsel og omsorg er i højsæde.

Transkript

1 Omsorgspolitik Med denne omsorgspolitik vil vi i Stevns Kommune søge at skabe en sund og tryg arbejdsplads, hvor trivsel og omsorg er i højsæde. Politikken er vedtaget i Økonomiudvalget den 16. maj 2007 for perioden frem til 1. oktober 2007, hvorefter den er opsagt af Økonomiudvalget og kan vedtages i MED-regi. Omsorgspolitikken skal medvirke til at: fastholde medarbejderen i arbejde evt. på specielle ansættelsesvilkår, frem for afsked på grund af sygdom og fravær. der tidligt tages "hånd om" om medarbejdere, der har et hyppigt eller længerevarende syge-fravær. der med udgangspunkt i medarbejderens aktuelle og fremtidige situation udarbejdes individuelle løsningsforslag. En positiv omsorgspolitik bygger på gensidig tillid mellem ledere og medarbejdere og ikke mindst åbenhed om årsagerne til fravær. Målet er at: skabe en social engageret, sund og tryg arbejdsplads skabe en åben, tryg og tillidsfuld kommunikation mellem medarbejderne og ledere modvirke ulemper og gener ved fravær på arbejdspladsen synliggøre normer og holdninger Udgangspunktet er det hele menneske. Årsagen til fraværet fastlægges med henblik på, om fraværet skyldes det psykiske arbejdsmiljø det fysiske arbejdsmiljø forhold uden for arbejdspladsen Psykisk arbejdsmiljø: Fravær på grund af det psykiske arbejdsmiljø kan tolkes som vigtig information om arbejdspladsens belastninger. Om belastningen resulterer i fravær, afhænger af samspillet mellem den ansatte og arbejdspladsens krav. Fraværet kan måske undgås, hvis årsagerne bliver udtrykt åbent. Lederen vil dermed få viden om de forhold, der skaber fraværet. Opmærksomheden kan rettes mod arbejdspladsen, væk fra den ansatte, og nye handlemuligheder vil opstå. HR-afdelingen 1

2 Fysisk arbejdsmiljø: Fravær på grund af det fysiske arbejdsmiljø opstår, hvis arbejdsforholdene er nedslidende. Her skal der ses på sikkerhedsregler bliver der f.eks. gjort nok for at aflaste tunge løft, overholdes sikkerhedsreglerne, kan arbejdspladsen indrettes bedre, er der mulighed for ændrede funktioner eller alternative ansættelsesformer. Forhold uden for arbejdspladsen: Større ændringer i medarbejdernes sociale og familiemæssige situation vil i visse situationer kunne føre til fravær fra arbejdet. Det er derfor nødvendigt, at der tages hensyn til medarbejdernes sociale situation uden for arbejdspladsen f.eks. frihed/aflastning i forbindelse med skilsmisse, sociale problemer i relation til børn, pasning og pleje af et familiemedlem ved længerevarende sygdom, dødsfald, mv. Arbejdspladsen bør være positiv overfor adgang til afspadsering, flexdage, ferie med kort varsel eller eventuelt frihed uden løn. Der henvises til Stevns Kommunes regler for tjenestefrihed, der ikke er fastlagt i kollektive overenskomster og aftaler, samt rammeaftale om tjenestefrihed til fravær af familiemæssige årsager. Rammeaftalen findes i NIS, nr eller HR kan kontaktes. Sygefravær, hvad gør vi? Nedenstående skal opfattes som spilleregler for, hvordan ledelser og medarbejder i fællesskab og i praksis forebygger og håndterer konkrete sygdomsforløb på den enkelte arbejdsplads. Åbenhed om sygdom er nødvendigt, hvis arbejdspladsen skal kunne foretage en tidlig indsats. Det er samtidig nødvendig at respektere den enkeltes ønske om diskretion. Kontakt med sygemeldte medarbejdere og kolleger må derfor være forbundet med indfølingsevne. Det er vigtigt, at kontakt og forslag ikke bliver opfattet som kontrol og krav, men som omsorg og tilbud. Oplysninger om diagnose og årsag til sygdommen er ikke altid nødvendige for arbejdspladsens indsats. Den fraværende har ikke pligt til at oplyse om disse forhold. Når der tales om åbenhed om sygdom, må det respekteres, at årsag og diagnose kan være følsomme emner, som den fraværende måske ikke ønsker at tale om. Det er lederens opgave og ansvar at procedure og retningslinier føres ud i livet på den enkelte arbejdsplads. HR-afdelingen 2

3 Sygemelding Medarbejderen skal meddelelse fravær til arbejdsstedet på den første fraværsdag. Underretning følger den procedure, der er aftalt på arbejdsstedet. Efter 1 uge kontakt ved sygdom Hvis den fraværende ikke selv har taget initiativ til en dialog, kontaktes vedkommende efter en uges fravær. Det er lederens ansvar at kontakten sker, men kontakten kan godt foretages af en nær kollega. Lederen orienteres om forløbet. Kontakten skal opfattes som et åbent tilbud til den fraværende. Formålet er at skabe klarhed over, om fraværet skyldes egentlig sygdom eller om der er andre årsager f.eks. arbejdsmiljø, såvel psykisk som fysisk, private forhold m.v.. Kontakten skal endvidere klarlægge, om der er behov for en personlig samtale. Hvis den fraværende er i bedring, med udsigt til en snarlig tilbagevenden til arbejdet, vil der oftest ikke være behov for at gennemføre en personlig samtale. Behovet kan dog være til stede, hvis sygdommen er arbejdsbetinget, eller ændringer på arbejdspladsen er påkrævet. Der bør altid aftales løbende kontakt med arbejdspladsen i sygdomsperioden. Det kan eventuelt aftales, at hvis den fraværende selv ønsker det og sygdommen tillader det, er det i orden at deltage i personalemøder eller andre aktiviteter. Efter 3 uger - varighedserklæring HR indhenter en varighedserklæring ved 3 ugers fravær. En varighedserklæring angiver lægens/specialistens skøn over forventet varighed af fraværet. Samtidig er erklæringen også en attest på, at fraværet er lovligt forfald. Udløber varighedserklæringen uden arbejdet genoptages, anmoder HR om en ny varighedserklæring. Sådan fortsætter proceduren indtil pågældende raskmeldes og genoptager arbejdet. HR orienterer lederen om forventet fraværsperiode. Er der behov for læge- eller varighedserklæring før 3 uger, kontakter lederen HR, som så vil indhente erklæringen. HR-afdelingen 3

4 Efter 4 uger personlig samtale Efter 4 ugers fravær tager lederen kontakt til den fraværende med henblik på en personlig samtale, hvis en sådan ikke har fundet sted. Her er udgangspunktet for deltagerkredsen de deltagere, den sygemeldte måtte ønske. Der kan være tale om tillidsrepræsentanten eller en anden bisidder for den sygemeldte, ligesom der er mulighed for at inddrage pågældendes bopælskommune i de tilfælde, hvor der allerede så tidligt i fraværsforløbet er tilstrækkelig overblik over sygdommens art, varighed og den sygemeldtes varige funktionsevne. Se afsnittet om rundbordssamtale nedenfor. Det anbefales, at den sygemeldte IKKE anvender en anden kollega som bisidder. Samtalen holdes med henblik på at forsøge at skabe overblik over udsigterne og vilkårene for at vende tilbage til arbejdet. Kan arbejdet genoptages delvist? Er der mulighed for at varetage bestemte arbejdsfunktioner midlertidig? Er der behov for ændret arbejdstilrettelæggelse i en overgangsperiode? Hvis den ansatte afviser en personlig samtale, orienterer lederen tillidsmanden om afslaget. Der kan være tilfælde hvor der ikke er behov for en personlig samtale. Er der fuld klarhed over forløbet og er der løbende kontakt med medarbejderen, vurderer lederen konkret, hvornår en opfølgning er relevant. Efter 8 uger - statussamtale Efter 8 ugers fravær afholder lederen en statussamtale med den sygemeldte. Statussamtalen har det formål at klarlægge sygdommens arbejdsmæssige konsekvenser og den sygemeldtes fremtidige muligheder i form af: genoptage tjenesten nedsat tjenestetid i en periode 56-aftale ved kroniske lidelser jobrokering ændring på arbejdsmiljø flexjob/skånejob Det vil være gavnligt, hvis den fraværende har drøftet sine fremtidige muligheder med egen læge forud for samtalen. HR-afdelingen 4

5 Også her er udgangspunktet for deltagerkredsen de deltagere, den sygemeldte måtte ønske. Der kan være tale om tillidsrepræsentanten eller en anden bisidder for den sygemeldte, ligesom der også efter 8 ugers sygdom er mulighed for at inddrage pågældendes bopælskommune i de tilfælde, hvor der er tilstrækkelig overblik over sygdommens art, varighed og den sygemeldtes varige funktionsevne. Se afsnittet om rundbordssamtale nedenfor. Det anbefales, at den sygemeldte IKKE anvender en anden kollega som bisidder. Under statussamtalen udarbejdes en handleplan. Det er det absolutte udgangspunkt at sikre, at medarbejderen vender tilbage til nuværende arbejdsplads inden for en rimelig tidshorisont. Kan dette grundet sygdommens karakter ikke lade sig gøre, eller er det ikke muligt at lave en jobtilpasning på den konkrete arbejdsplads, kan det være nødvendigt at indlede en opsigelse af ansættelsesforholdet. Har tillidsrepræsentanten ikke deltaget i samtalen, orienteres TR`en efterfølgende af lederen. Rundbordssamtale Skønnes det at der er behov for deltagelse fra den sygemeldtes bopælskommune i en af fraværssamtalerne, erstattes denne med en rundbordssamtale. Er der forhold der tyder på, at tilbagevenden til arbejdsmarkedet kun vil være muligt ved aftale om ansættelse på særlige vilkår, indkaldes relevante repræsentanter, så en handleplan kan drøftes. Det væsentlige vedrørende sammensætningen af deltagerkredsen er, at de kan bidrage til konkrete løsninger. Deltagerkredsen kan være repræsentanter fra f.eks. dagpengegruppen i medarbejderens bopælskommune, faglig organisation, konsulent fra HR, egen læge og evt. pårørende. Tidligere samtaler, lægeerklæringer, handleplaner og andre relevante forhold medtages i vurdering af løsningsforslag til den videre handleplan. Opfølgning Det er lederens ansvar, at der sker opfølgning i alle faser af forløbet. Afhængig af sygdommens karakter, hvor i forløbet man er osv. kan eksempelvis følgende spørgsmål søges afklaret: Er der sket en forandring i pågældendes situation? Hvis der er aftalt ændringer, har den ændrede arbejdstilrettelæggelse hjulpet? Skal der yderligere ændringer til? HR-afdelingen 5

6 Livstruende sygdom Er en medarbejder ramt af en livstruende sygdom, kan der være behov for særlige vilkår. Udgangspunktet er, at medarbejderen bevarer sin tilknytning til arbejdsstedet længst muligt. Lederen kontakter HR med henblik på at indgå en individuel aftale der er tilpasset netop det behov som medarbejderen måtte have og som er forenelig med arbejdsstedet. Trivselssamtale Lederen afholder en trivselssamtale med medarbejderen, når fraværet har et mønster eller en hyppighed, som efter lederens skøn giver anledning til en sådan samtale, f.eks. hvor fraværet består af en række enkelte dage eller ligger på særlige ugedage. Ved at afholde samtale i disse situationer, kan man imødegå eventuelle myter på arbejdspladsen om årsagerne til fraværet, ligesom man eventuelt sammen kan vurdere, hvordan situationen kan forbedres eventuelt via ændring af arbejdstilrettelæggelsen, omplacering eller midlertidig tilpasning i forhold til medarbejderens konkrete situation. Medarbejderen skal have mulighed for at indkalde tillidsrepræsentant eller anden bisidder, såfremt det måtte ønskes. Det anbefales, at den sygemeldte IKKE anvender en anden kollega som bisidder. HR-afdelingen 6

7 Oversigt over forløbet af samtaler ved sygefravær Tidspunkt Aktivitet Hvem 1 uge Kontakt ved sygdom kontakt og dialog Leder eller medarbejder, hvis det aftales med leder 4 uger Personlig samtale (evt. rundbordssamtale) afklaring m.h.p. tilbagevenden til arbejdet leder evt. bisidder Opfølgning 8 uger Statussamtale (evt. rundbordssamtale) afklaring m.h.p. sygdommens arbejdsmæssige konsekvenser og evt. hjælpeforanstaltninger leder, tillidsrep., faglig organisation, m.fl. ud fra skøn ved uhensigtsmæssig fraværsmønster Trivselssamtale dialog leder evt. tillidsrep./bisidder HR-afdelingen 7