Oplæg til procesbeskrivelse for ny kulturaftale

Transkript

1 Oplæg til procesbeskrivelse for ny kulturaftale Kulturregion Nordjylland Oktober 2015 Manto A/S Jorcks Passage Opg. B, 4. sal 1162 København K Denmark Tel.: CVR:

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Metode Overordnet greb for processen Aktiviteter Fase 1. Inddragelse, prioritering og udvikling af vision Etablering af videngrundlag Årsmøde om vision for ny aftale Beslutningsgrundlag og præsentation til politisk styregruppemøde Afvikling af politisk styregruppemøde den 11. februar Idéudviklingsworkshop med kulturproducenter og institutioner Halvdagsmøde om udvikling af struktur og organisation for kulturaftalen Fase 2. Kvalificering og udarbejdelse af indsatsområder og mål Seminar om mål og handleplaner for kulturaftalen Udvikling af struktur for kulturaftale Tidsplan Budget Bilag 1. Overblik over inddragelsesfrekvens... 9 Side 1

3 1 Indledning 11 Nordjyske Kommuner har sammen med Region Nordjylland over en årrække opbygget en stærk tradition for kultursamarbejde på tværs af administrative skel via etablering af en kulturregion og indgåelse af kulturaftaler. Med den seneste kulturaftale KulturKANten er det faglige netværk mellem kommuner og region styrket og der er opbygget gode erfaringer med at løfte projekter i fællesskab. Derudover har aftalen i sin levetid bevilliget midler til projekter indenfor alle tre indsatsområder ( Kontrast, Talentudvikling og Kunst og kultur som erhverv og kilde til vækst ) samt understøttet aktiviteter inden for de øvrige fælles anliggender 1. Det er generelt set lykkedes både at tilgodese en bred palet af genrer, og at understøtte kultur i alle 11 kommuner 2. Samarbejdet omkring tværgående kulturaftaler ønskes derfor videreført med en ny aftale, der kan erstatte KulturKANten, som udløber med udgangen af Ønsket er, at en ny aftale fortsat kan sikre alle borgere adgang til gode og varierende kulturtilbud af høj kvalitet, uanset hvor man bor i Nordjylland, og at den kan videreføre de stærke erfaringer og solide tværgående, faglige netværk, som er opbygget. I Manto har vi hermed fornøjelsen af at give vores bud på, hvordan en ny aftale kan se dagens lys. I dette materiale præsenterer vi vores bud på en procesbeskrivelse for, hvordan de 11 kommuner sammen med Region Nordjylland og Kulturstyrelsen kan udarbejde en ny aftale. 1.1 Metode Oplægget til proces for udarbejdelse af ny kulturaftale bygger på research af eksisterende relevante materialer herunder særligt Kulturstyrelsens vejledningsmateriale til indgåelse og udarbejdelse af kulturaftaler, ligesom vi også har haft en tæt dialog med Kulturstyrelsen omkring bl.a. udviklingen af nye politiske fokusområder mv.. Vi har også sat os grundigt ind i den eksisterende aftale, og indledte processen med et videomøde med sekretariatet for den eksisterende kulturaftale, der bl.a. overdrog data om effekten ved div. indsatsområder, det årlige statusmateriale om aftalen samt sekretariatets udkast til procesplan for arbejdet frem mod en ny kulturaftale. Møder, ideer og aftaler herfra er i videst muligt omfang indarbejdet i dette oplæg. Dertil har vi afviklet en halvdagsworkshop med tovholdere for øvrige fælles anliggender og kulturkonsulenter fra alle de involverede kommuner samt regionen og repræsentanter fra procesgruppen. På workshoppen havde vi fokus på dels erfaringer og tilbageblik, relevante temaer og tendenser, ønsker til processen og effektmål for en ny aftale. Afslutningsvist har vi foretaget bilaterale interviews med interessenter omkring aftalen samt med repræsentanter fra andre velfungerende kulturaftaler. 1 Dertil kommer det tværgående indsatsområde Ud over kanten samt børnekulturområdet og Kulturmødet på Mors, der ligger udenfor de tre overordnede indsatsområder. 2 Årlig status: KulturKANten Kulturregion Nordjylland 2014 Side 2

4 2 Overordnet greb for processen Vi foreslår at processen frem mod en ny kulturaftale tilrettelægges som et målrettet forløb der bygger på og aktiverer eksisterende viden, erfaringer, og ideer samt på inddragelse af politikere, embedsmænd og kulturproducenter. Se bilag 1 for inddragelsesfrekvens). Processen foreslås tilrettelagt med indbygget løbende prioritering og kvalificering af aftalens indhold i tæt samarbejde med dem, der skal drive aftalen fremadrettet. Figuren nedenfor illustrerer processens overordnede greb: Interessenterne drøfter hvad der fungerer i KulturKANten Politikerne sætter hegnspæle for vision og indsatsområder Vision vedtages politisk og skelet til aftale drøftes med Kulturstyrelsen Kulturproducenter modner projekter på tværs Interessenterne beslutter hvilke dele af KulturKANten der videreføres Styregrupper udvikler indsatser og mål Aftalegrundlaget kvalificeres og der tilknyttes handleplaner Endelig aftale formuleres og vedtages Målet er, at processen bidrager til bred opbakning, forankring og ejerskab omkring aftalen, samt at den løbende kvalificering og forventningsafstemning omkring indholdet leder hen til en enkel og klart formuleret aftale, der er let at huske og kommunikere. Afslutningsvist er der lagt vægt på, at processen bidrager til et aftalegrundlag, der kan implementeres kort efter, at den træder i kraft. Procesbeskrivelsens aktiviteter kan for overskuelighedens skyld fordeles i to overordnede faser: Fase 1: Inddragelse, prioritering og udvikling af vision: Vi starter processen med fokus på den vision, der skal bære aftalen igennem. Alle aftalens interessenter er derfor med fra start, og bidrager til at prioritere hvilke elemente af det eksisterende samarbejde, der skal bæres videre. Herefter sætter politikerne hegnspæle for vision og indsatsområder mens kulturproducenter udvikler veje til implementering af aftalen. Fase 2: Kvalificering og udarbejdelse af endelig aftale: Her er der fokus på at kvalificere aftalen ift. særligt indsatsområderne som formuleres endeligt. Der er også fokus på at opstille konkrete, realistiske og målbare mål for indsatsområderne, ligesom der til hvert indsatsområde udvikles handlingsplaner med særligt fokus på organisation. Processen munder ud i en endeligt formuleret aftale. Side 3

5 3 Aktiviteter I det følgende kapitel beskriver vi de konkrete aktiviteter i processen fordelt på de to overordnede faser. Aktiviteterne er udviklet med inspiration fra deltagernes input på kickoffseminar afholdt den 9. september 2015 og afstemt i forhold til Kulturstyrelsens årshjul for udarbejdelse af nye kulturaftaler (se figur nedenfor). Dertil er aktiviteterne tilrettelagt så de matcher de møder, ideer og aftaler der er beskrevet i sekretariatet for KulturKANtens udkast til procesplan. 3.1 Fase 1. Inddragelse, prioritering og udvikling af vision I denne fase formulerer vi de byggeklodser, der skal udgøre aftalens indhold. Det sker gennem inddragelse af en bred vifte af aktører og prioritering med kerneinteressenter. I starten er alt muligt, men så snart politikerne har sat hegnspælene i form af deres input til vision for aftalen, vil det være disse hegnspæle, der tilsammen med relevant eksisterende viden, danner rammen om udviklingen af ideer, projekter og input til indsatsområder. Målet er, at vi tidligt får formuleret og vedtaget aftalens vision, og at de indsatser og mere eller mindre konkrete projektideer, der udvikles i processen, kobler sig direkte til den visionen. Fasen rummer følgende leverancer: Formidlingsvenlig præsentation af videngrundlag Drejebog og program for årsmøde om kulturaftalen den 16. december Beslutningsgrundlag og præsentation til politisk styregruppemøde d. 11. februar 2016 Drejebog og program for ideudviklingsworkshop med kulturproducenter Bruttoidékatalog for realiserbare ideer Præsentation med struktur for kulturaftalen Side 4

6 3.1.1 Etablering af videngrundlag Vi indsamler data til et samlet inspirationsoplæg, der kan sættes i spil undervejs i processen og kvalificere aftalen. Dataindsamlingen har fokus på erfaringer med kulturaftaler i og udenfor kulturregion Nordjylland. Videngrundlaget bygger dels på deskresarch i relevant materiale så som div. analyser og evalueringer af kulturaftalen, kulturlivet i regionen samt Kulturstyrelsens seneste analyse af danskernes kulturvaner mv. Dertil interviewer vi eksperter med erfaring fra lignende aftaler ligesom vi medtager relevant input fra kickoffworkshop med kulturkonsulenter den 9. september Al data samles i en formidlingsvenlig præsentation, der skal sikre, at en ny aftale tager afsæt i relevante erfaringer og indsigter Årsmøde om vision for ny aftale Den 16. december afvikles årsmødet for kulturaftalen for hele organisationen omkring kulturaftalen. Vi benytter dagen til at gennemføre en visionsworkshop om den nye kulturaftale. Vi starter ikke fra nul idet fokus er på at drøfte erfaringer med den eksisterende aftale og afklare hvad deltagerne ønsker sig af en ny kulturaftale. Førnævnte videngrundlag vil sammen med evalueringen af KulturKANten blive sat i spil og kvalificerer arbejdet ligesom deltagerne løbende vil blive udfordret og inspireret igennem kreative workshopøvelser, der giver input til den nye aftales organisation, vision og indsatsområder. Med afsæt i Kulturkonsulenternes input på kickoffseminaret samt den kommende udmelding om nye nationalpolitiske fokusområder forventer vi at opstille en række tematiske benspænd for processen. De kunne være: Mangfoldighed med afsæt i lokal og regional identitet 3 Det stærke foreningsliv og samarbejdet med folkeskolen 4 Nye møder med kunst og kultur 5 Nye kulturproducenter og brugere 6 Forud for mødet udvikles en drejebog samt program for dagen som godkendes af procesgruppen Beslutningsgrundlag og præsentation til politisk styregruppemøde Vi omsætter alle input fra visionsworkshoppen til et kortfattet notat med oplæg til visionstekst og retninger for indsatsområder samt centrale spørgsmål, som skal afklares. Administrativ styregruppe fremsender notatet til politisk styregruppe som forberedelse til møde den 11. februar Ud over notatet omsættes indholdet til et visuelt format, der kan præsenteres på mødet, og som rummer proceselementer og øvelser, der hjælper gruppen med at træffe endelige beslutninger om aftalens retning. Ud over beslutningen om aftalens bruges mødet også til at etablere en styregruppe for arbejdet med at udarbejde en ny kulturaftale. Denne styregruppe forventes at bestå af både politikere og embedsmænd, som vil involvere sig i arbejdet fremadrettet. Styregruppen vil være proceskonsulenternes primære sparringspartner i løbet af processen. 3 Forslaget bygger på regeringsgrundlaget Sammen for fremtiden fra Ibid. 5 Forslaget bygger på input fra kulturkonsulenter 6 Ibid. Side 5

7 Materialet udarbejdes i tæt dialog med sekretariatet, der sideløbende lægger sidste hånd på KulturKANtens slutevaluering. Både notat og procesøvelser er således koordineret med evalueringens resultater. Notatet fremsendes til godkendelse i administrativ styregruppe forud for mødet den 27. Januar Afvikling af politisk styregruppemøde den 11. februar 2016 Det politiske styregruppemøde den 11. februar er en vigtig milepæl for processen frem mod en ny aftale. Her vedtages den endelige retning for kulturaftalen i form af endelig vision og retninger for indsatsområder. Beslutningen træffes på baggrund af præsentation af slutevalueringen af KulturKANten ved sekretariatet samt præsentation af opsamling af årsmøde. Manto faciliteter beslutningsprocessen med afsæt i en drejebog, der fremsendes til godkendelse i styregruppen for den nye aftale forud for mødet Idéudviklingsworkshop med kulturproducenter og institutioner Efter retningen for kulturaftalen er fastlagt inviterer vi udvalgte kulturproducenter og institutioner til en workshop med det formål at udvikle konkrete projekter, der kan konkretisere visionen. Gennem kreative øvelser med fokus på tværgående idémodning og projektudvikling kommer vi skridtet nærmere på både indsatsområderne og på de konkrete projekter og ideer, der kan realisere aftalen. Vi samler derfor de projektideer, der udvikles i et bruttokatalog, der potentielt kan realiseres kort tid efter aftalen træder i kraft. På den måde styrker vi forudsætningerne for, at der vil være en klar kobling og rød tråd mellem vision, hovedindsatsområder og projekter Halvdagsmøde om udvikling af struktur og organisation for kulturaftalen På baggrund af de eksisterende byggeklodser fra fasens aktiviteter udvikler Manto i samarbejde med styregruppen for den nye kulturaftale et oplæg til strukturen for aftalen i form af en disposition med endelig formulering af vision, samt skelet for indsatsområder og projekter, der kan konkretisere og eksemplificere visionen. Materialet vil blive sammenholdt med input fra eksperter omkring organisationsmodeller, og på baggrund af koblingen mellem de to typer input vil vi i fællesskab opstille anbefalinger til organisationsmodel for kulturaftalen. Materialet har form af en præsentation som danner grundlag for styregruppens efterfølgende møde med Kulturstyrelsen. 7 Blandt de inviterede til workshoppen kan oplagt være repræsentanter fra de institutioner, som fremgår af KulturKANtens børnekulturundersøgelse samt repræsentanter fra bevillingsgruppen for Ud over Kanten puljen. Side 6

8 3.2 Fase 2. Kvalificering og udarbejdelse af indsatsområder og mål I denne fase er der fokus på at kvalificere skelet og struktur for aftalen og på at udarbejde den endelige aftale med indsatsområder og dertilhørende mål i henhold til kulturstyrelsens skabelon for Kulturaftaler. Målet er, at vi kommer i dybden med at formulere indsatsområderne samt opstiller specifikke, realistiske og målbare mål for indsatsområderne. Hvert indsatsområde suppleres endvidere med en kortfattet handlingsplan for realisering af aftalen med særligt fokus på etableringen af organisation. Fasen rummer følgende leverancer: Drejebog og program for seminar om mål og handleplaner Endelig aftale inkl. handleplaner Seminar om mål og handleplaner for kulturaftalen Den 14. april 2016 afvikler vi et seminar om kulturaftalens mål og handleplaner. Gennem et tilrettelagt forløb, kommer deltagerne i dybden med hvilke mål og konkrete tiltag, der kan og bør realiseres i forhold til aftalens indsatsområder. Der er fokus på at opbygge effektkæder og mål og succeskriterier for de enkelte indsatsområder samt på at fylde mere indhold i den eksisterende aftalestruktur. Deltagerne er kulturkonsulenter samt styregruppen for udviklingen af en ny kulturaftale. Seminaret med skiftende kreative workshopøvelser i grupper, pitch i plenum og sparring. Forud for mødet udarbejder vi en drejebog og program for dagen som godkendes af styregruppen for den nye aftale Udvikling af struktur for kulturaftale Med afsæt i Kulturstyrelsens skabelon for kulturaftaler formulerer Manto den endelige kulturaftale for Kulturregion Nordjylland 8. Dele af aftalen formuleres i tæt samarbejde med sekretariatet, herunder særligt aftalens kap. 4 Bevillinger knyttet til aftalen samt bilaget 9 : Kulturaftalens bevillingsmæssige grundlag og vilkår. Ligeledes er der en tæt dialog med styregruppen for den nye aftale, som kvalificerer indholdet. 8 Ved evt. ansøgning om medfinansiering fra Puljen til kultur i hele landet tilvejebringes dertilhørende projektbeskrivelse af sekretariatet. 9 Jf. Skabelon og skrivevejledning for kulturaftale med Kulturministeriet. Side 7

9 4 Tidsplan Nedenfor følger tidsplanen for processen. De røde markeringer indikerer at sekretariatet for KulturKANten allerede har reserveret deltagernes kalendere. Tidsplan for oplæg til procesbeskrivelse December Januar Februar Marts FASE 1: INDDRAGELSE, PRIORITERING OG UDVIKLING AF VISION Udarbejdelse af videngrundlag Årsmøde om vision for ny aftale Udarbejdelse af oplæg til politisk styregruppe Afvikling af politisk styregruppemøde om vision d. 11. februar Forberedelse af workshop med kulturproducenter Idéudviklingsworkshop med institutioner og kulturproducenter Udvikling af bruttoprojektkatalog Halvdagsmøde om struktur for aftalen April Maj Juni Juli FASE 2: KVALIFICERING OG UDARBEJDELSE AF INDSATSOMRÅDER OG MÅL Seminar om handleplaner og mål for kulturaftalen Formulering af endelig aftale Fastlagte møder 5 Budget Manto kan løse opgaven for sammenlagt kr. ekskl. moms. Beløbet dækker udgifter til transport men er ekskl. udgifter til workshops (lokaler, forplejning) samt evt. honorar til udefrakommende deltagere på div. møder. Budget for oplæg til procesbeskrivelse Total FASE 1 total Udarbejdelse af videngrundlag, research og interviews Årsmøde om vision for ny aftale Beslutningsgrundlag for politisk styregruppemøde Afvikling af politisk styregruppemøde om vision d. 11. februar Forberedelse af workshop med kulturinstitutioner Idéudviklingsworkshop med institutioner Udvikling af bruttoprojektkatalog Halvdagsmøde om struktur for aftalen FASE 2 total Seminar om handleplaner og mål for kulturaftalen Formulering af endelig aftale inkl. revision Projektomkostniger i alt ekskl moms Side 8

10 6 Bilag 1. Overblik over inddragelsesfrekvens Af skemaet nedenfor giver et hurtigt overblik over hvilke typer aktører og interessenter der involveres i processen, hvornår de involveres og hvor ofte det sker. Overblik over inddragelsesfrekvens Politikere Kulturchefer Kulturkonsulenter Kulturproducenter Styregruppe for ny kulturaftale Årsmøde om vision for ny aftale Afvikling af politisk styregruppemøde om vision d. 11. februar Idéudviklingsworkshop med institutioner og kulturproducenter Halvdagsmøde om struktur for aftalen Seminar om indsatsområder og mål for kulturaftalen Eksisterende styregrupper for indsatsområder Side 9