Projekttilbud. Vejen til den gode arbejdsplads. Trekløveret. Indledning. Formål

Transkript

1 Page 1 of 5 Trekløveret Vejen til den gode arbejdsplads COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby Telefon Telefax Projekttilbud Trekløveret er et døgnbaseret tilbud for voksne udviklingshæmmede. Der er ansat 57 medarbejdere, primært pædagoger, fordelt på seks teams, fire ledere og en administration. I jan 2007 blev Trekløveret reorganiseret med indførelsen af en lærende organisation med selvadministrerende teams og en funktionsdelt ledelse. Indledning I Halsnæs Kommunes mål og rammestyringskoncept er der lagt vægt på værdibaseret ledelse, hvor delegering af opgaverne til udførende niveau er en af hjørnestenene. Via trivselsundersøgelser er det konstateret, at der er nogle arbejdsmæssige forhold, som er særdeles udfordrende for medarbejdere og ledere ved ovennævnte delegering af ansvar. Trivselsundersøgelse for april 2008 viser blandt andet, at medarbejderne ikke er tilfredse med lederes synliggørelse af mål og krav, at der ikke i høj grad opleves, at der gives brugbare tilbagemeldinger fra ledere. For de selvadministrerende teams, der indbefatter fra 5-11 medarbejdere, er selvledelse og selvadministrering en udfordring. Det udmønter sig i, at ansvarsfordelingen er uklar og internaliseringen af de gældende værdier er ikke konsekvent implementeret. Konsekvenserne er, at der i alle seks teams er usikkerhed om rollefordelingen, magtkonflikter, uenighed om indholdet af det pædagogiske fagfællesskab samt at medarbejderne er usikre på, hvordan de håndterer mistrivsel og skaber trivsel. Formål COWI's rådgivning skal munde ud i øget trivsel, større tilfredshed og bedre psykisk arbejdsmiljø i de selvadministrerende teams. Det skal ske ved at de selvadministrerende teams: 1. Afklarer rollefordelingen, da teamene i dag ikke oplever, at de er klædt på til, hvad rollerne indebærer (ansvar og forventninger) og hvordan rollerne bedst supplerer hinanden. 2. Opnår kompetencer til at håndtere mistrivsel, skabe trivsel og selvledelse.

2 Page 2 of 5 Halsnæs Kommunes trivselsundersøgelse, der foretages to gang årligt, anvendes til at evaluere resultaterne af rådgivningen. Derudover anvendes Trekløverets APV og de dertil knyttede handleplaner til at opretholde fokus på arbejdsmiljøproblemet. Metode Projektets aktiviteter er bygget op omkring medarbejderinddragelse. Det er medarbejderne, der er eksperterne på hverdagen og på hvordan arbejdet på Trekløveret bedst udføres, så borgerne oplever en effektiv og service med høj kvalitet. Aktiviteterne afspejler en anerkendende og brugerdreven tilgang, hvor det er medarbejdernes behov, oplevelser og idéer lægges til grund for, hvordan rammerne for teamenes arbejde fremover skal udfyldes. Det er den medarbejder, som løser opgaven, der også har ansvaret. Det er princippet bag reorganiseringen og rammen for projektet. Både Trekløverets ledelse, MED-udvalg og medarbejdere støtter op om uddelegeringen af ansvaret. Det er den praktiske implementering og udførelse, der skaber problemer. Især i forhold til rollefordelingen. I forbindelse med reorganiseringen blev der fastsat roller, som teamene selv har haft ansvaret for at udfylde, og ændre på. Det betyder, at projektet inden for rammerne af reorganiseringen har mulighed for i højere grad at tilpasse implementeringen og udførelsen til medarbejdernes behov. Behovstilpasningen af reorganiseringen gennemføres ved at nedsætte én udviklingsgruppe bestående af to af Trekløverets seks team; Team 2 og Opgangen. Teamene er udvalgt, så det er muligt at komme i dybden med repræsentative problemstillinger og behov inden alle Trekløverets team inddrages. Der vil i forbindelse med projektets gennemførelse blive formuleret en række "hjemmeopgaver", som løses mellem hver workshop. Eksempelvis tage billeder, færdiggøre idéer etc. Aktiviteter Følgende aktiviteter indgår i projektet Trekløveret har sendt COWI materiale om Trekløverets værdier, rammer, teamstruktur samt andet relevant, der belyser konteksten for teamenes arbejde. Et indledende møde i 2008 med lederen af Trekløveret samt arbejdsmiljøgruppen er afholdt. På mødet afklaredes og prioriteres projektets formål, indhold samt ledelsens rolle i projektet, ligesom udviklingsgruppen og styregruppe blev nedsat. Herefter har konsulenterne udarbejdet dette projekttilbud. Et opstartsmøde med henholdsvis projektets styregruppe, Trekløverets ledergruppe og udviklingsgruppen. I alt tre møder liggende i forlængelse af hinanden. På møderne drøftes projektets proces i forhold til projektets formål set fra hver af grupperne, herunder drøftes det tilsendte materiale i forhold til uddybende spørgsmål. På baggrund af opstartsmøderne fastlægges den endelige køreplan for projektet, så den er afstemt med de forhold, som gør sig gældende på Trekløveret. Nedenfor er foreslået en proces.

3 Page 3 of 5 Processen tager afsæt i udviklingsgruppeworkshops: Workshop 1: Behovsafdækning. De behov, som ligger til grund for teamenes problemer og succeser, afdækkes ved, at udviklingsgruppen giver eksempler på succeser (i forhold til trivsel, selvledelse og klar ansvars- og rollefordeling) og problemer (i forhold til mistrivsel, dårlig ledelse og uklar ansvars- og rollefordeling). Det kan bl.a. gøres ved brug af: - Collager, der beskriver, hvad der fylder i hverdagen - Outsider-witness interview, hvor medarbejderne reflekterer over hinandens synspunkter - Forumspil, hvor konfliktsituationer spilles og kommenteres - Observationer, hvor en hverdag følges, og hvor der spørges ind til de situationer, som opstår. Resultat: Konkretisering og eksemplificering af medarbejdernes behov i relation til selvledelse og rollefordeling) - og der udarbejdes personaer, som kategoriserer de afdækkede behov. Personaer er en aggregeret oversigt, der enkelt og overskueligt viser behov, som gør sig gældende hos en gruppe af personer, eventuelt tilknyttet eksempler. Workshop 2: Fremtidsfortællinger. De drømme, som teamene har den gode arbejdsplads, afdækkes ved at udviklingsgruppen sætter ord på deres drømme om god (selv)ledelse og en klar ansvars- og rollefordeling. Det kan bl.a. gøres ved brug af: - Visual Explorer, hvor billeder er indgange til fremtidsfortællinger - Fremtidshuset, som bygges op af gruppens ønskeforestillinger Resultat: Konkretisering og eksemplificering af medarbejdernes drømme om den gode arbejdsplads - og der udarbejdes et kort notat om fremtidsfortællingerne om (selv)ledelse og ansvars- og rollefordeling. De afdækkede behov og fremtidsfortællinger drøftes efterfølgende på et styregruppemøde og et ledergruppemøde. Workshop 3: Idéer. Behov og fremtidsfortællingerne spejles op imod de gældende forventninger til selvledelse, pædagogik og værdier (kommunens og Trekløverets behov). Det kan bl.a. gøres ved at: - Behovene og fremtidsfortællingerne opsummeres for og godkendes af udviklingsgruppen, der tilføjer eksempler fra hverdagen. - Trekløverets øvrige 4 team deltager på workshop 3, hvor de præsenteres for de afdækkede behov og fremtidsfortællinger - og supplerer med egne vinkler, eksempler og ændringsforslag. - Teamene sætter ord på, hvordan fremtidsfortællingerne kan omsættes til konkrete praktiske idéer, der afspejler 1) teamenes behov og 2) kommunens og Trekløveret behov. Forskelle og ligheder identificeres, hvorefter der formuleres idéer til, hvordan forskelle kan imødekommes. - Trekløverets ledelse deltager på workshop 3. Det vurderes, som en del af workshoppens

4 Page 4 of 5 planlægning, hvor aktivt ledelsen deltager. Det kan eksempelvis være i form af lederinterview med teamene som spørgere i forhold til kommunens og Trekløverets værdier og behov. Resultat: Drejebog, hvor en bruttoliste af idéer samles som grundlag for at kunne formulere løsninger til, hvordan rollefordelingen i teamene fremover skal være. Drejebogen sendes i høring i teamene. Drejebogen gøres dynamisk, så Trekløveret løbende vil have mulighed for at tilpasse drejebogen. Workshop 4: Løsninger. Idéerne udgør en bruttoliste, som skal prioriteres i forhold til hvilke idéer, der skal uddybes og præciseres, så bliver til egentlig løsninger, der kan implementeres i teamene. Løsningernes karakter og indhold defineres af teamene. Det gøres på workshop 4, hvor: - Teamene opdeles i grupper med hver deres idé(er), som de selv vælger. Her drøftes, hvordan idéerne kan udvikles til løsninger, herunder hvad hver idé indebære for teamene - og for ledelsen. Hver gruppe har en formand, som samler idéerne sammen efter workshoppen. - Trekløverets ledelse er med her. Det vurderes, hvor aktivt de deltager. Det kan eksempelvis være i form af teaminterview med ledelsen som spørgere, og til at bidrage med prioriteringen af løsninger. Resultat: Løsningerne samles, og konsulenterne laver en opdateret drejebog, hvor også bruttolisten af idéer fremgår. Workshop 5: Evaluering og kvalificeringer af løsninger. Resultat: projektets samlede produkt, bestående af den endelig drejebog indeholdende personaer, fremtidsfortællinger, bruttoliste af idéer samt løsninger. Herunder dels også plan for test og implementering af løsningerne. Dels et procesnotat, der beskriver udviklingen i projektet med henblik på kortlægning af de erfaringer, som projektet har gjort i forhold til den inddragende og anerkende tilgang. Drejebogen afrapporteres og præsenteres på et styregruppemøde og et ledergruppemøde, som kommer med kommentarer, bemærkninger og supplerer evt. med yderligere idéer. Her besluttes det i hvilket omfang Trekløveret skal teste løsningerne - eller om Trekløveret skal arbejde et skridt videre med konkretiseringen af løsningerne. Organisering Der foreslås nedsat en styregruppe af Trekløverets arbejdsmiljøgruppe. Styregruppens opgave er at sikre koordineringen af og organisationens opbakning til projektet. Styregruppen giver ligeledes gode råd i forbindelse med tvivlsspørgsmål og afrapporteringen samt sikrer, at der ikke optræder faktuelle fejl eller misforståelser i afrapporteringerne. Endelig foreslås det, at Trekløveret udpeger en kontaktperson, som kan være behjælpelig med praktiske forhold såsom. Opgaven vil blive gennemført af COWI A/S ved arbejdspsykolog Susie Kjær og proceskonsulent Henrik Sand.

5 Page 5 of 5 Tids- og handleplan Projektets tids- og handleplan fremgår nedenfor: Aktivitet Deltagere Tidspunkt Opstartsmøder Styregruppe, Trekløverets ledergruppe samt Team 2 og Opgangen Fredag den 16. januar Præsentation Temaene Onsdag den 21. januar Workshop 1 Team 2 og Opgaven Torsdag den 5 marts (eller 18. marts): Observationer Team 2 og Opgaven Dato fastsættes Workshop 2 Team 2 og Opgangen Torsdag den 2. april Styregruppemøde Styregruppen Dato fastsættes Ledergruppemøde Ledergruppen Dato fastsættes Workshop 3 Workshop 4 Alle team og Trekløverets ledergruppe Alle team og Trekløveret ledergruppe Onsdag den 6. maj Onsdag den 3. juni Workshop 5 Team 2 og Opgange Dato fastsættes Styregruppemøde Styregruppen Dato fastsættes Ledergruppemøde Ledergruppen Dato fastsættes