Guide til Office365 (personale):

Transkript

1 Guide til Office365 (personale): Inden du går i gang Installation af EasyIQ... 2 Login på Office Skift af Uni-login-adgangskode Første gang du logger på Office365 skal du aktivere dit Onedrive:... 4 De vigtigste funktioner i Office OneDrive... 6 Grupper... 9 Klasser Websteder MinUddannelse og Office365-integration Brug af tablet og telefoner Version 10/ Side 1

2 Inden du går i gang Installation af EasyIQ ❶ Til egen computer download EasyIQ-klienten fra ❷ Applikationen ConnectAnywhere er sat på som standard på alle unv-maskiner, så Easy-IQklienten burde starte automatisk op på alle unv-maskiner. Fungerer klienten ikke, skal det fejlmeldes til IT-afdelingen. Modtager brugere fejlmeddelelsen ikke gyldigt domæne skal der laves en sag til IT-afd. med brugernavn!). Version 10/ Side 2

3 Login på Office365 Log dig på Office365 på en af 2 følgende måder (1 er at foretrække): 1. Log på via Easy-IQ-klienten (se billede) 2. Log på via med dit unilogin. ( bruges til administrative medarbejdere uden UNI-login) Bliver du mødt med nedenstående loginside til Office365 skal du indtaste din arbejdsmail som er [email protected] (er dit uniloginbrugernavn eks. asge0001 vil din arbejdsmail hedde [email protected]). Det samme gør sig gældende for elever. Tast ikke nogen kode og tryk enter. Du skal nu vælge den øverste Arbejds- eller skolekonto hvorefter du bliver dirigeret direkte til unilogin (eller direkte på office365, hvis browseren allerede er logget ind med unilogin). Version 10/ Side 3

4 Skift af Uni-login-adgangskode. (Hvis du tidligere har skiftet din UNI-Login-adgangskode, så skal du skifte den igen! Det er blot synkroniseringen, som skal finde ud af, at du har fået en ny adgangskode). Dette er også svaret, hvis du møder nogle steder, hvor du ikke kan logge ind fx Skype for Business, OneDrive for business app en eller ikke kan aktivere din Office-licens. 1. Når du skal logge på med dit unilogin kan du vælge at skifte adgangskode (du kan også logge på brugerprofil.emu.dk og vælge skift adgangskode ) 2. Skriv først brugernavn og nuværende adgangskode. 3. Indtast nu din nye adgangskode og gentag ny adgangskode i de 2 sidste felter (Tryk skift). N.B. Du skal indtaste en ny adgangskode! Ønsker du at bevare din oprindelige kode, så laver du blot 2 kodeordsskift lige efter hinanden. Efter 15 minutter skulle synkroniseringen gerne have kørt og du er klar til at bruge sammenspillet med Office365 og lokale programmer. Første gang du logger på Office365 skal du aktivere dit Onedrive: Klik på OneDrive i app-starteren øverst til højre eller OneDrive knappen midt på forsiden Du får derefter denne besked Velkommen til OneDrive for Business. Under billedet vælges Spring dette trin over Dit OneDrive bliver herefter genereret og er snart klar til brug Første gang du går ind på OneDrive for Business derefter får du en pop-up besked der siger Få mest muligt ud af SharePoint Den siger du ok til. Dit OneDrive for Business er nu klar til brug Version 10/ Side 4

5 De vigtigste funktioner i Office365 Her følger en kort beskrivelse af de vigtigste funktioner i Office365. Ønsker du at vide mere, kan du gå ind på og se kortere- eller længerevarende instruktionsvideoer i brugen af Office365. Videoerne kan også tilgås direkte fra EasyIQklienten under Office365 og Office365 videoer. App-starter genvej til program Installer office eller genvej til office-online Websteder genvej til de websteder du følger. Tryk på EasyIQ -ikon vil altid bringe dit tilbage til startside. Adgang til OneDrive Adgang til delt klassested for de enkelte klasser på skolen Adgang til at se/oprette skolelinks Adgang til egen outlook-mail Installer software (pc, tablet, telefon). Installer gratis Office på op til 5 enheder derhjemme. Version 10/ Side 5

6 OneDrive Onedrive er brugerens eget personlige område med 1 TB lagerplads. Her kan man have sine egne private dokumenter (digitale skoletaske), men man kan også vælge at dele dokumenter med andre, så man kan arbejde sammen i samme dokument. De dokumenter andre har valgt at dele med dig kan du finde under delt med mig. Under Deler kan du se hvem din egen mappe/fil er delt med. Oprettelse af nyt dokument Tryk på + NY for at oprette et nyt dokument og vælg hvilken dokumenttype det skal være. Version 10/ Side 6

7 Har du valgt dokumenttype (i dette tilfælde word ) kan du starte med at navngive dit dokument ved at klikke på Dokument øverst midt i bjælken. Du kan også direkte i dokumentet vælge at dele dit dokument med andre brugere under Del. Bemærk at der er autogem i Office365 (online), dvs. at der i dokumentet løbende gemmes (kan ses midt på den nederste bjælke.. Åbner du dokumentet i Word (lokalt på computeren) er der ikke autogem, og du skal enten trykke på gem-ikonet eller trykke gem, når du bliver spurgt, når dokumentet lukkes ned. Deling af dokument Vælger du at at dele dit dokument direkte i dokumentet (se ovenfor), fremkommer nedenstående: Delingsrettigheder (modtager): Kan redigere / kan få vist Version 10/ Side 7

8 Inviter personer : Inviter personer via navn (elever og personale i Skanderborg Kommune) eller via mailadresser (alle mailadresser). Når du søger et navn på en elev/ansat i Skanderborg Kommune, starter søgningen, når du har indtastet de 3 første tegn, og du kan efterfølgende finde den pågældende person på listen derunder (eller du kan skrive navnet videre for at målrette søgningen). Ønsker du at dele med en hel klasse kan du søge på klassebetegnelsen efterfulgt af (bindestreg), og du kan dele med hele klassen (se herunder). Du kan også skrive skolens institutionsnr. og på den måde finde gruppebetegnelser på skolen, eks. klasser, Ansatte, Elever ( Ansatte og Elever dækker over alle ansatte/elever på institutionsnummeret!). Få et hyperlink : Opret et link som du kan sende til brugere som må se/redigere dokumentet. Version 10/ Side 8

9 Du kan også dele dokumentet fra dit Onedrive, hvor du kan sætte et flueben til venstre for dit dokument og vælge Del. Se video om OneDrive for Business på Grupper Som noget nyt her d. 1. juni 2016 er alle klasser nu oprettet automatisk som grupper, hvilket eleverne har modtaget en mail om. I skal som medarbejdere vælge jer på klassen / gruppen før at I er medlem af gruppen. Dette gøres enten via dette direkte link Eller via Skolelinks Se video om Groups i Office365 på Version 10/ Side 9

10 I tilmelder jer klassen ved at trykke på holdet så det rykker sig op under valgte klasser. Grupper kan ligne den samme funktion som ligger under klasser, men da den indeholder flere funktioner forventes den i høj grad at overtage brugen af klasser. Hvor klasser er et klasserum til fildeling indeholder grupper udover filer også funktionerne Samtaler, Kalender, Notesbog (Onenote) og muligheden ved forbindelser at oprette forbindelse til andre tjenester. Den automatisk oprettede gruppe med klasserne er oprettet som en privatgruppe, hvilket vil sige at det kun er medlemmerne i gruppen som kan se og redigere indholdet. Du kan altid redigere din gruppe ved at trykke på billedikonet for gruppen eller i højre hjørne trykke på de 3 prikker og vælge Rediger grupper (her kan du også se og tilføje medlemmer). Version 10/ Side 10

11 Grupper oprettes i Outlook (Mail), hvor du f.eks. kunne oprette et gruppe til dit team (klasse, årgangs eller storteam), hvor I deler jeres fælles dokumenter (eks. dagsorden og referater til teammøder, anden planlægning) og udnytter at I kan redigere/se dokumenterne samtidig. Vær opmærksom på om du laver din gruppe privat eller offentlig (hvilket du dog altid kan ændre igen). Skal du tilføje mange medlemmer til gruppen, kan du selv spare tid ved at lade medlemmerne finde gruppen og ansøge om medlemskab til gruppen, da det så nemmere blot at acceptere dem. Hvis du vil finde en gruppe eller se hvilke grupper der er oprettet i kommunen går du i Outlook ind på opdag, hvor du så kan se og søge på de grupper der er. Er der tale om privat gruppe, som du ønsker medlemskab af, kan du trykke på Deltag og ejeren (den der har oprettet gruppen eller dem som har fået tildelt rettigheder ejer ved at højreklikke på medlem) kan så acceptere ansøgningen om medlemskab ved i den tilsende mail at trykke på godkend anmodning Grupper slår igennem ved brugerens Onedrive, Kalender, Mail og personer. Klasser Under klasser har man adgang til skolens klasser, hvor der er oprettet et klasserum til hver klasse, hvor alle dokumenter er delt med klassen. Personale har adgang til alle klasser i hele kommunen (se websteder), mens elever kan ansøge om adgang til andre klasser/websteder. Version 10/ Side 11

12 Klasserummet kan redigeres i højre hjørne under rediger og det er en god ide, hvis man som medarbejder har oprettet en mappestruktur eks. med skoleår, fag, forløb, inden eleverne begynder at oprette dokumenter. NB! Klasserummets funktioner med afleveringer og deling af opgaver overgår i høj grad til MinUddannelse, hvor forløb og opgaver er samlet (opgaver under arbejdsopgaver i forløb), og eleven har mulighed for at udvælge afleveringer til sin portefølje. Ligeledes kan det anbefales at bruge funktionen med grupper (som også standard er oprettet for klassen) og de udvidede funktionsmuligheder, der ligger her (se afsnit om grupper ). Vælger man at følge en klasse ved at trykke på Følg i højre hjørne har man efterfølgende direkte adgang til klassens fællesmappe fra sit OneDrive under Webstedsmapper. Websteder I den øverste sorte topbjælke kan man mod venstre vælge websteder. Her kan du (som medarbejder) vælge en af kommunens skoler og måske følge klassen, hvis det er en lærer/klasse du samarbejder med. Webstedet kommer som til at ligge under Websteder der følges. Version 10/ Side 12

13 MinUddannelse og Office365-integration Medarbejderens muligheder for at indsætte elementer på side i forløb: Ved elementet Arbejdsopgave har man mulighed for at Vedhæfte skabelon fra Office365. Dvs. vil du vedhæfte en skabelon, som eleverne kan arbejde videre i, skal denne skabelon gemmes i dit Onedrive, for at du kan pege på den som en skabelon. Version 10/ Side 13

14 Når eleven åbner skabelonen fra sin arbejdsopgave bliver der gemt en kopi af skabelonen i elevens Onedrive under MinUddannelse skoleår Forløb. Som medarbejder har man også mulighed for at bruge elementet Office365 på sider. Her kan du indsætte filer dit Onedrive, som efterfølgende læses ind og kan peges på. Hvis du vælger + Opret ny fil, skal du være opmærksom på at du kun kan tilgå filen via forløbet i MinUddannelse, da filen gemmes hos en fiktiv UVdata-bruger og IKKE i eget Onedrive! Version 10/ Side 14

15 Elevens svarmuligheder i en arbejdsopgave: = Office365-integration Ved opstart på nyt dokument, er det bedst at eleven opretter dokumentet (Word, Powerpoint, Exel) direkte fra arbejdsopgaven i MinUddannelse, da medarbejdere så har direkte adgang til at redigere i samme dokument ved at gå ind på arbejdsopgaven. Filen gemmes efterfølgende i elevens Onedrive i stien MinUddannelse Holdnavn Forløb Eleven kan også aflevere en færdig produkt fra Onedrive, som også automatisk er delt med medarbejdere. Når eleven opretter et dokument skal det først navngives, og det åbner sig så efterfølgende i online-udgaven (hvilket er standard). Online-udgaven har de fleste funktionaliteter og skal man ikke bruge de ekstra funktionaliteter der er i klienten (her Word ), anbefales det at bruge onlineudgaven, som virker på alle enheder i browseren. Ellers kan man skifte til Word, såfremt det er installeret lokalt på computeren (husk så gem ). N.B. Uploader eleverne en dokumentaflevering fra Computer kan der ikke arbejdes direkte og procesorienteret i dokumentet af medarbejdere (kan åbne og læse dokumentet). Version 10/ Side 15

16 Feedback og vurdering af elevafleveringer: I arbejdsopgaven under vis besvarelser kan man som medarbejder gå ind og se elevernes besvarelser og give evt. feedback og vurdering. Har eleven afleveret en besvarelse, som er integreret med Office365, kan man også vælge at kommentere direkte i dokumentet, men kommentarerne bliver så ikke så synlige i elevplanen (så skal dokumentet først åbnes). Medarbejdere kan nu fra arbejdsopgaven åbne elevens besvarelse ved at trykke på dokumentet. Medarbejdere kan give feedback i feltet Giv feedback og vurdering i Giv vurdering. Der er også muligt at vedhæfte en fil som feedback enten fra egen computer eller fra Office365. Vil man gerne give en vurdering kan man trykke på Giv vurdering og bruge en af de 3 skalaer at vurdere efter (smileys, 5-trinsskala eller karakterskala). Der behøves ikke at gives en vurdering eller kommentarer dette er blot en mulighed man kan benytte sig af. Version 10/ Side 16

17 Kommentarer og redigering i Office65 I Office365 kan man redigere i samme dokument samtidig, og gør man det, kan det ses ved at de øvrige brugere både figurerer øverst i højre hjørne og med en markør i anden farve, der hvor de er i gang med at redigere. Bemærk at der i bunden af dokumentet er en autogem-funktion, således at Office365 løbende gemmer (kan ses i bunden når der skrives). Er man skiftet til den lokale word -udgave i stedet for online, skal man huske at gemme inden der lukkes og man kan ikke se, hvad øvrige brugere redigerer samtidig i dokumentet. Hvis du gerne vil indsætte kommentarer til eleven direkte i dokumentet, kan du bruge funktionen Indsæt kommentar og kommentere på noget mere konkret indhold i opgaven. Bemærk at du kun kan redigere i en kommentar, hvis du er i klient-udgaven! Kommentarer vises som en tekstboks i højresiden af dokumentet og kan åbnes med et klik. Version 10/ Side 17

18 Brug af tablet og telefoner Fra startsiden i Office365 kan du under Software finde de apps, som passer med din enhed. Det kan generelt anbefales at bruge tablets fremfor en mobiltelefon, når der arbejdes i Office365 primært pga. skærmstørrelsen. Ligeledes kan det anbefales at brugerindgangen til Office365 sker gennem EasyIQ-klienten. Eleverne kan sagtens bruge mobiltelefonen til at lave en egen vurdering af læringsmål men ikke til at navigere og arbejde i arbejdsopgaver og elementer fra sider. Ipaden kan bruges til at arbejde med arbejdsopgaver i online-udgaven men ikke til Office-apps, så længe det er ipads, der deles mellem flere børn dvs. arbejde eks. i Word-online og skift ikke til wordapp en! I det nedenstående er der dog enkelte forbehold I skal have med, når forskellige brugere skal logge på efter hinanden. ❶ Ved brug af EasyIQ-app og genvej til MinUddannelse er det ikke nok at eleven logger af EasyIQ Eleven skal lukke app helt ned/swipes væk, for at næste bruger ikke kan gå direkte ind på den foregåendes genvej, selvom der er ny bruger logget på EasyIQ-appen. Det er ikke nok at logge ud og ny bruger logger på! Version 10/ Side 18

19 Selv om der logges af klienten og ny bruges logges på er der adgang til forgængerens genvej eks. MinUddannelse, hvor man vil kunne gå på som forgængeren med mindre app en helt lukkes ned/swipes væk! Elever/personale skal vænne sig til at lukke app en helt ned efter end brug! (dobbeltklik swipe væk). ❷ Ved skift mellem forskellige brugerkonti på OneDrive-app (privat bruger på egen pc/ipad) Du kan sagtens have flere Onedrive-konti på samme app og skifte imellem dem! Version 10/ Side 19