Bestemmelser om udbud og tilbud

Transkript

1 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 1 af 9 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE Side Orientering... 2 Bestemmelser om udbud og tilbud... 3 Egnethed... 3 Konsortier/underentreprenører... 4 Tildeling... 5 Alternative tilbud... 6 Tilbudsfasen... 6 Tilbudsafgivelsen... 6 Efter tilbudsafgivelsen... 8 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 8

2 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 2 af 9 Orientering Disse bestemmelser om udbud og tilbud er gældende for udbud af "Gaderenhold i Odense Kommune. Arbejdet udbydes i én entreprise, og omfatter renhold på offentlige gader, veje og stier i Odense Kommune. Driftsopgaverne skal i Centrum hovedsageligt udføres til tilstandskrav, og uden for Centrum udføres til udførelseskrav. Entreprisens opgaver har hidtil været udført af Odense Renovation A/S. Odense kommune har besluttet at bringe virksomhedsoverdragelsesloven i anvendelse ved dette udbud, vedr. overdragelse af medarbejdere. Der overdrages hverken materiel eller bygninger. I forbindelse med overtagelsen af entreprisen skal tjenesteyderen overtage og ansætte den del af den tidligere tjenesteyders personale, der hidtil har arbejdet med opgaverne. Det kan påregnes at Odense Renovation A/S afgiver tilbud ved licitationen. Odense Renovation A/S er 100% ejet af Odense Kommune. Ordregiver er: Odense Kommune, By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg Odense Slot Nørregade Odense C

3 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 3 af 9 Bestemmelser om udbud og tilbud Arbejdet udbydes i offentlige udbud ved bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende (TED) den 28. august Udbuddet er omfattet af den vejledende forhåndsmeddelelse i EU- Tidende, nr. 2015/S , offentliggjort den 2. maj Udbuddet afholdes iht. Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet vil være bekendtgjort i EU-Tidende, samt på Odense Kommunes køberprofil hvor udbudsmateriale vil være gjort tilgængeligt, og hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til tilbudsgiverne vil blive offentliggjort. Egnethed Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af en af de i udbudsdirektivet (2004/18/EF) artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a) -g) anførte situationer. Odense Kommune forbeholder sig derfor ret til i forbindelse med aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den tildelte virksomhed, højst 6 måneder gammel, eller anden tilsvarende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de nævnte udelukkelsesgrunde. Den juridiske virksomheds personlige forhold For at kunne deltage i tildelingen af entrepriserne skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved at fremlægge: Virksomhedens CVR-nummer eller lignende, som dokumentation for at være tilmeldt Det Centrale Virksomhedsregister, eller tilsvarende register i tilbudsgivers hjemland. Tro og love erklæring om: at der ikke er afsagt endelig dom af strafferetlig karakter over virksomheden af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 omtalte grunde. at virksomhedens forhold hverken helt eller delvist, er omfattet af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2 litra a) -g) anførte situationer. at virksomhedens ubetalte forfaldne gæld til det offentlige ikke overstiger kr. jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om betaling af forfalden gæld til det offentlige. Tro og love erklæringen indgår i Tilbudslisten (TBL).

4 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 4 af 9 Tilbudsgiver dokumenterer sin økonomiske og finansielle formåen ved at fremlægge: Regnskabsoplysninger for det seneste regnskabsår, omfattende: o samlet omsætning o omsætning inden for relevante arbejdsområder o resultat og balance. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at omsætningen inden for de relevante arbejdsområder udgør mindst kr. Ved relevante arbejdsområder forstås anlægs-, drifts- og vedligeholdsopgaver på vej og i park. Hvor oplysningerne ikke dokumenteres ved fremlæggelse af regnskab, skal disse senest 3 dage efter anmodning fra ordregiver dokumenteres ved en revisorerklæring. Tilbudsgiver dokumenterer sin tekniske og faglige formåen ved at fremlægge: Liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af kontraktsum, tidspunkt og ordregiver. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder har udført sammenlignelige opgaver (Drifts- og vedligeholdsopgaver på vej og i park) inden for et år, i et omfang, svarende til kr. Omfanget bedømmes ved firmaets referencer. Oplysning om virksomhedens faglige leder og kvalitetsansvarlige leder, ved CV eller lignende. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at disse ledere har en relevant uddannelse og erfaring. Ved virksomhedens faglige leder forstås den person, der fastlægger virksomhedens faglige standarder, og har ansvaret for at de efterleves. Ved virksomhedens kvalitetsansvarlig ledere forstås den person, der har ansvaret for virksomhedens kvalitetsstyring. Konsortier/underentreprenører Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal ovenstående dokumenter vedrørende egnethed vedlægges for alle tilbudsgiende parter, ligesom tilbuddet skal indeholde angivelse af, hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne. Såfremt tilbudsgivers egnethed er baseret på anvendelse af underentreprenører, skal der vedlægges en erklæring fra disse underentreprenører om hvilke opgaver de vil kunne udføre samt at deres tekniske og eller økonomiske kapacitet står til rådighed for tilbudsgiver.

5 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 5 af 9 Underentreprenører, der har en primær funktion i arbejdet skal være anført i tilbuddet. Tildeling Odense Kommune vil ved licitationen vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på pris og kvalitet. Pris Prisen for renhold af Centrum er af ordregiver fastsat til kr. pr. år. Tilbudsgivers samlede pris (for Centrum og Yderdistrikter inkl. ekstraarbejder) fremgår af tilbudslistens forside. Kvalitet Kvaliteten for renhold i Centrum baseres på tilbudsgivers fremsendte beskrivelse af tilbudt kvalitet i Centrum. Kvalitetsbeskrivelsen skal afleveres på det vedlagte Skema for Kvalitetsbeskrivelse, og omfatte en verbal beskrivelse af kvaliteten, samt en numerisk beskrivelse af kvaliteten ved udfyldelse af de dertil anviste pladser i skemaet. Der kan afgives individuel kvalitetsbeskrivelse/-tilbud for sommersæson (15. maj 15. september) hhv. resten af året. Dette anføres i så fald på hvert sit skema. Disse vægtes svarende til periodelængden. Den verbale beskrivelse må maksimalt omfatte 2000 ord (inkl. overskrifter o. lign. Yderdistrikter udbydes til fast pris og kvalitet, og kvaliteten indgår derfor ikke i bedømmelsen. Tildeling Beskrivelsen vurderes som en helhed bestående af den verbale og den numeriske beskrivelse på en karakterskala fra 1-10, hvor karakteren 10 er den højest tænkelige opfyldelse af visionen/formålet ved renhold (i forhold til budgettet) og karakteren 0 svarer til de udbudte mindstekrav. For hvert tildelt point fradrages tilbudsgivers samlede pris kr. Den fremkomne pris kaldes regningsmæssige tilbudspris. Entreprisen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der opnår den laveste regningsmæssige tilbudspris.

6 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 6 af 9 Alternative tilbud Tilbudsfasen Odense Kommune modtager ikke alternative tilbud. Tilbudsmaterialet er gjort tilgængeligt for tilbudsgivere på Odense Kommunes køberprofil, hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til de bydende ligeledes vil blive offentliggjort. Såfremt blot en tilbudsgiver ønsker afholdt spørgemøde, vil dette ske tirsdag den 15. september kl. 10:00 på Odense Rådhus, Flakhaven 2, 5000 Odense C, mødelokale 224, 2. sal. Det vil i så fald blive annonceret på Ved mødet vil tilbudsgiverne få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt mulig fremsendt inden mødet pr. e- mail til [email protected] med kopi til [email protected] Det forudsættes at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal han senest 10 dage inden tilbud afgives indhente oplysning herom hos: PRAHL Rådgivende Ingeniører A/S [email protected] Senere fremsendte spørgsmål kan ikke forventes besvaret. Tilbudsafgivelsen Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud udfylde hele tilbudslisten med alle tilhørende bilag. I tilbudslisten for Centrum-standardopgaver er anført en fast samlet pris på kr. Tilbudslistens delposter skal samlet blive denne sum. Delposterne benyttes ved evt. efterfølgende regulering af entreprisens mængder, samt ved fastsættelse af borgernes betaling for renhold og vintertjeneste på fortovsarealer. Der accepteres ikke forbehold mod den udbudte prisregulering. Der accepteres ikke forbehold vedr. betaling for vinterforanstaltninger, alternativt tidsfristforlængelse og godtgørelse, ud over hvad der indgår i Tilbuds- og afregningsgrundlaget (TAG). Organisationernes standardforbehold vil derfor ikke kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbudsgiverne anmodes om at søge alle usikkerheder og forudsætninger for tilbudsafgivelsen afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen.

7 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 7 af 9 Tilbudslister udleveres såvel som pdf-filer som på Excel-regneark. Odense Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Odense Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbuddet fremsendes til Odense Kommune i en anonym fremsendelseskonvolut. Fremsendelseskonvolutten skal indeholde 2 konvolutter, som tilbudsgiver har mærket med en 6-cifret kode. Koden må ikke indeholde firmainitialer eller lignende, der gør koden gennemskuelig. Den ene konvolut mærkes Navn og Pris, og indeholder det underskrevne tilbud, dels i en original papirudgave, og dels som pdf-fil. Den anden konvolut mærkes Kvalitet og indeholder kun kvalitetsbeskrivelsen, både den verbale kvalitetsbeskrivelse og de udfyldte skemaer. Kvalitetsbeskrivelsen vedlægges både som papirudgave og som word- /Excel fil. De elektroniske udgaver bedes afleveret på USB-stik e. lign. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. Den medfølgende blå licitationslabel bedes benyttet på fremsendelseskonvolutten. De øvrige 2 labels bedes benyttet på konvolutterne Navn og Pris (rød label) hhv. Kvalitet (Gul label). Tilbud mærket Gaderenhold modtages indtil tirsdag den 29. september 2015 kl. 15:00 på følgende adresse: Odense Kommune By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg Odense Slot Hovedindgangen P Nørregade Postboks Odense C Ved tilbudsfristens udløb åbnes tilbudskuvert Kvalitet. Der vil ikke være adgang for de bydende til at overvære denne åbning. Når kvalitetsvurderingen af de modtagne tilbud er færdig, offentliggøres dette på Kommunens hjemmeside, samtidigt med tidspunkt for åbning af Konvolutten Navn og Pris. Der vil være adgang for de bydende til at overvære denne åbning. Tilbudsgivere skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets modtagelsesfrist.

8 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 8 af 9 Efter tilbudsafgivelsen Ordregiver vil snarest muligt underrette tilbudsgiverne om hvilken afgørelse der er truffet. I henhold til Lov nr. 492 af 12. maj 2010 (med senere ændringer) kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 10 dage efter en sådan underretning. Odense Kommune forbeholder sig ret til at annullere det gennemførte udbud såfremt en sådan annullation er sagligt begrundet. Hvis der konstateres fejl i tildelingen efter meddelelse af Odense Kommunes tildelingsbeslutning men før kontrahering vil Odense Kommune kunne annullere, som anført ovenfor, eller træffe en ny tildelingsbeslutning. Odense kommune udbetaler ikke godtgørelse for afholdte omkostninger til afgivelse af tilbud. Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiveren kan på nedennævnte adresser få relevante oplysninger om forpligtelser vedr.: Skatter og afgifter miljøbeskyttelse forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: SKAT Østbanegade 123 DK 2100 København Ø Telefon: Fax: [email protected] Internetadresse: Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK 1401 København K Telefon: Fax: [email protected] Internetadresse: Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen

9 Bestemmelser om udbud og tilbud Side 9 af 9 og arbejdsvilkår: Arbejdstilsynet Landskronagade 33 DK 2100 København Ø Telefon: Fax: [email protected] Internetadresse: