Træn din faciliteringsmuskel. Værdiskabende møder og samarbejdsprocesser

Transkript

1 Træn din faciliteringsmuskel Værdiskabende møder og samarbejdsprocesser

2 Nanna Munk Cand.mag. i Medievidenskab og Dansk fra Københavns Universitet, 2003 Certificeret facilitator fra DME, 2006 Ejer af MUNK & MENING siden 2008 ª Mødekultur ª Facilitering ª Netværk ª Forandringsledelse både i privat og offentlig sektor Eksempler på samarbejder: Region Sjælland ledernetværk i hele Regionen Københavns Lufthavne kurser for ansatte i facilitering + rådgivning omkring forbedring af mødekulturen i hele CPH Lederne kurser i netværksledelse og Den faciliterende leder Københavns Universitet, Plante- og Miljøvidenskab workshop om bedre interne møder DTU Vind temadag om facilitering af effektive møder

3 Har du nogensinde tænkt eller sagt i dag når jeg ikke noget som helst jeg har møder hele dagen! hvornår slutter dette møde?? Jeg må tilbage til mit arbejde! det her møde hjalp mig virkelig med at få rykket på noget. på dette møde kom vi virkelig på nogle gode ideer, som ingen af os kunne have fundet på alene. Jubii! I dag har jeg møder hele dagen. Endelig kan jeg få lavet noget!

4

5 Begreberne proces og indhold Indhold Proces Der er altid en proces! Proces er måden, vi gør tingene på, så der er altid en proces. Valget står ikke mellem meget eller lidt proces men mellem tilfældig eller gennemtænkt proces. Processen skal altid understøtte indholdet! Valg af proces skal altid være styret af, hvilket formål processen har i forhold til indholdet. Processen skal være den varme vind, der løfter indhold og resultat.

6 Involvering kræver stram styring Det ideelle møde opererer med en stram styring af åbenhed og deltagerinvolvering. Ib Ravn, forsker i møder på DPU/Århus Universitet Høj deltagerinvolvering Det ideelle møde Lav deltagerinvolvering Lav grad af styring Høj grad af styring

7 Facilitators opgaver Gør det let for deltagerne at yde deres bedste Gør det muligt for deltagerne at skabe noget sammen Hvad ville du gerne have mere af i faciliteringen af de møder, du deltager i? Er neutral på indholdet Hjælper deltagerne til at bliver på sporet Er engageret i processen og tager ansvar for, at den understøtter indholdet Er nysgerrig og åbensindet (mere interesseret end interessant) Har en tydelig plan for mødet og er klar til at improvisere Agerer som en god vært imødekommende og positiv

8 Mødediamanten ÅBNE UNDERSØGE LUKKE

9 Mødediamanten Åbnefasen gør rammen klar Formålet med punktet Hvilket resultat søger vi med dette punkt? På hvilken måde skal vi arbejde? Hvad forventes der af mødedeltagerne? Undersøgefasen bred emnet ud Diskussion og debat Dybere forståelse af emnet og hinandens perspektiver Byg videre på hinandens tanker og få nye ideer sammen Tillad relevante omveje for at blive klogere Lukkefasen bind en sløjfe Opsamling af deltagernes læring ved punktet Prioritering og beslutning Hvad skal der ske fremover? Helt konkret hvem gør hvad?

10 Træn faciliteringsmusklen Step 1: Hold et faciliteret møde Find sammen i grupper a 3-4 i hver. Ikke flere end 4! Vælg én af jer, der starter med at være facilitator for gruppen. Facilitators opgave er at få gruppen til at bygge videre på hinanden ideer. Emnet for jeres møde er: Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre. Step 2: Reflekter over faciliteringen af jeres møde Når der gives besked, holder I en timeout og reflekterer sammen omkring hvordan faciliteringen af jeres møde fungerer. Vælg en ny facilitator og fortsæt mødet. Step 3: Dokumenter jeres bedste ideer Når der gives besked, skal I til sidst vælge jeres bedste ideer ud og skrive dem ned, så andre kan få glæde af dem. Brug de farvede kort. Nanna skriver dem rent og sender dem ud efterfølgende.

11 Tjekliste til det effektive møde q Hvad er formålet med mødet? q Hvad skal de konkrete resultater af mødet være? q Kender alle formålet og de ønskede resultater? Er der ejerskab til processen? q Hvem skal med og hvorfor? q Har du sat dig ind i deltagernes perspektiv? q Har deltagerne haft indflydelse på programmet? q Er der lavet et program til deltagerne, som skaber overblik og forventningsafstemning? q Er programmet realistisk? Holder tidsplanen? q Er processen for dette møde gennemtænkt? q Er det let for deltagerne på mødet at gøre det rigtige i forhold til resultatet? q Er deltagerne aktører på mødet, så I kan skabe noget sammen, som ingen ville kunne skabe alene? q Fylder plenum tilpas lidt? q Er mødet varieret og tilbydes deltagerne tilpas forstyrrelse? q Er der en plan for det videre forløb? Hvem-gør-hvad-hvornår? q Hvordan samles relevante data op fra mødet? Hvordan kommunikeres resultaterne ud?

12 Deltagernes perspektiv din tjekliste ü Hvem er mine deltagere? Hvad ved jeg om dem? ü Hvad kunne man ellers sige om dem? ü Hvad (formoder jeg) er deres præferencer mht. forskellige måder at arbejde på? ü Hvordan er jeg ens / forskellig fra dem? Hvilke opmærksomheder peger det på, at jeg skal have? ü Er der noget, jeg gerne vil afstemme med dem om mødets indhold, inden vi går i gang? ü Er der noget, jeg gerne vil afstemme med dem om min rolle som facilitator, inden vi går i gang? ü Hvordan vil dette møde / denne proces være at deltage i?

13 Til dig, der vil vide mere Kursus: Effektive møder og workshops find det på - få 10 % rabat ved at skrive KL i kommentarfeltet. Artikel: Den faciliterende leder - kommer i Lederweb fredag d. 6/ Artikel: Succes i Ledernetværk - om ledernetværk i Region Sjælland. find den på

14 Jeres løsninger på opgaven (1): Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre. Klar dagsorden, mødestruktur, definition af mødelederrollen, opfølgning, købe chefen fri Løbende opsamling: Har vi en fælles forståelse af det vi har talt om? Sæt tid af til undersøgelsesfasen og gør det tydligt Formål og output skal være tydelige for alle deltagere Banen skal være kridtet op og rammen sat Drøfte tværgående temaer i grupper Alle kan bidrage til dagsordner Vigtigt med klar facilitator Vigtigt at denne sætter klare rammer, så der kommer retning og kvalitet i mødet Gøre det nemt at have rum til alles input

15 Jeres løsninger på opgaven (2): Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre. Ændre rammerne fx: Nyt rum, nye pladser, stå / gå i stedet for at sidde Stående møder, musik, giv deltagerne opgaver på forhånd, vær konkret på opgaven Forberede tilbageholdende mødedeltager før mødet på, at du vil spørge hende om hendes input til et emne Husk / vægt undersøgelsesfasen Det behøver ikke være lederen som er facilitator Synliggør: Hvad er formålet med mødet Teammøder: Lade facilitatorrollen gå på skift og lade hver facilitator facilitere på sin måde En tydeligere ramme (dagsorden), sendes ud i god tid. Her fremgår emne, ansvarlig og tid sat af.

16 Jeres løsninger på opgaven (3): Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre.

17 Tak til jer alle for engageret deltagelse i den time, vi havde sammen! De bedste hilsner fra Nanna J