Kravspecifikation. i forbindelse med offentligt udbud af madservice inkl. udbringning til visiterede borgere i eget hjem i Rudersdal Kommune 2014

Transkript

1 Kravspecifikation i forbindelse med offentligt udbud af madservice inkl. udbringning til visiterede borgere i eget hjem i Rudersdal Kommune 2014 i henhold til Rådets direktiv

2 Indholdsfortegnelse 2.1 Aftalens omfang Generelt om udbudet af madservice Borgere der er berettiget til ydelsen Produktionsmetode Variation i udvalget af mad Kvaliteten Menukort Menuvariation og portionsstørrelser Næringsindhold og krav til portionsstørrelse Udbringninger Specielt for køle-/frostmad Specielt for varm mad Krav til udbringning og tidspunkt for udbringning Nybestilling, afbestilling og ændringer Varmeholdt mad Kølemad Frostmad Tilmelding samt permanent afmelding til madservice Kommunikation med kommunen Leverandørskift Priser Gæstemåltider/tilkøb Emballage Egenkontrol og kvalitetskontrol i øvrigt Administrative retningslinjer Lovgivning og tilladelser Distributionslister Transporten Forsyningssikkerhed Krav til chauffører

3 2.24 Samarbejde Overgang til ny leverandør

4 Kapitel 2 Kravspecifikation 2.1 Aftalens omfang Medio 2014 var der ca. 314 brugere af madordningen. Det nøjagtige antal brugere, der er berettiget til ordningen, vil afhænge af den konkrete visitation, hvorfor der i årets løb vil være udsving, som tilbudsgiver skal tage højde for i sit tilbud. Herudover er ydelsen omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg. Efter endt udbud får borgerne således mulighed for at vælge en af de to valgte leverandører. Tilbudsgiver kan således ikke gøre krav på et bestemt antal leverede portioner. Madservice i Rudersdal Kommune leveres i dag af en privat leverandør. Såfremt der i kontraktperioden kommer lovgivning på området, som ændrer de muligheder kommunen har for at tilbyde madservice, forbeholder kommunen sig ret til at opsige de indgåede kontrakter med et varsel på seks måneder. 2.2 Generelt om udbuddet af madservice Kommunen udbyder madservice med udbringning (produktion/tilvirkning og emballering) til visiterede hjemmeboende borgere. Det er kommunen, der har ansvaret for, at der er forskellige tilbud til de borgere, der visiteres til madordningen efter bestemmelserne i Lov om Social Service 83. Kommunen udbyder i den forbindelse: 1A. Madservice, standardmåltid. 1B. Madservice, diætkost. 2. Transport. Diætkost kan være diabeteskost, vegetarkost, kost til småtspisende m.m.. Økologisk kost er ikke diætkost. 2.3 Borgere der er berettiget til ydelsen Borgeren skal være visiteret til at modtage madservice med udbringning, og denne visitering, herunder visitation til diætkost, foretages alene af kommunens visitatorer. De borgere, der er visiteret til ordningen, er borgere, der midlertidigt eller varigt har et funktionsniveau (fysisk, psykisk eller socialt), der ud fra en helhedsvurdering betinger behov for hjælp eller delvis hjælp til at tilberede mad. 2.4 Produktionsmetode Det følger af reglerne for frit valg, at kommunen i forbindelse med valg af leverandør ikke må favorisere en produktionsform frem for en anden. 4

5 Kommunen ønsker derfor tilbud på én eller flere af de tre produktionsformer: Varmeholdt mad Kølemad Frostmad Tilbud skal fremgå af Tilbudslisten. 2.5 Variation i udvalget af mad Der skal kunne leveres 2 portionsstørrelser: Normal portion Lille portion Ved hvert måltid skal der kunne tilvælges/fravælges biret (forret eller dessert). Ligeledes skal der være mulighed for at tilvælge/fravælge tilbehør såsom kartofler, ris, pasta, kartoffelmos eller salat (min. 2 valgmuligheder pr. dag). Tilbuddet skal omfatte: Hovedretter: Minimum 4 valgmuligheder pr. dag Biretter: Minimum 4 valgmuligheder pr. dag Menukortet skal skiftes hver uge. Der skal tillige være valgmuligheder i forhold til diæter og anden specialkost. Ved evaluering af tilbuddene, vil kommunen lade det indgå positivt, såfremt tilbudsgiver tilbyder flere valgmuligheder pr. dag end beskrevet ovenfor. I alle menutyper skal der tillige kunne tilbydes alle former for specialtilberedning af kosten, hvor den pågældende hovedret er tilberedt yderligere for at kunne imødekomme borgerens særlige behov, eksempelvis at kød er skåret, hakket eller blendet. Der bør kunne tilbydes tygge/synke venlig kost (gratinkost). Blendet opfattes ikke som en tilberedningsmetode. Ernæring og måltider til ældre borgere er afgørende for deres fysiske og psykiske funktionsevne og dermed et nødvendigt element i en rehabiliteringsindsats. Det har også betydning for de ældre, at de opretholder færdigheder i forhold til tilberedning af mad. I forlængelse af kommunens fokus på rehabilitering, skal tilbudsgiver derfor kunne tilbyde grøntsager og tilbehør i ikke tilberedt tilstand, så borgere, der visiteres til det, kan generhverve sine færdigheder i tilberedning af mad. Tjekliste: Tilbudsgiver bedes redegøre for tilbuddet og hvordan tilbudsgivers løsning understøtter Rudersdal Kommunes rehabiliterende fokus. 5

6 2.6 Kvaliteten Målet med at have madservice er at sikre, at borgeren kan tilbydes varieret, appetitvækkende og velsmagende mad, der kan fastholde eller forbedre borgerens ernæringstilstand herunder borgerens generelle velbefindende. Råvarer, der benyttes til produktionen, skal være af højeste kvalitet, det vil sige 1. sortering, og det skal tilstræbes at anvende årstidens råvarer. Den færdigproducerede mad skal leve op til anbefalingerne for normalkost, jfr. anbefalingerne for dansk institutionskost. Ifølge Rudersdal Kommunes sundhedspolitik tilstræbes det, at der anvendes økologiske råvarer i kommunens institutioner. Kommunen stiller således krav om, at minimum 30 procent af råvarerne skal være økologiske. Produkter fra omlægningsproduktion accepteres også. Ved evaluering af tilbuddene vil kommunen lade det indgå positivt, såfremt tilbudsgiver vil benytte mere end 30 procent økologiske råvarer i sin madproduktion. Tjekliste: Tilbudsgiver skal redegøre for, hvordan tilbudsgiver løbende vil opfylde og dokumentere kommunens krav om minimum 30 procent økologiske råvarer i produktionen. Maden skal se indbydende ud ved servering, og smagen skal være i harmoni med de anvendte råvarer. Tjekliste: Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafleveringen fremsende eksempler på alle de udbudte kostformer med henblik på madsmagning. De praktiske forhold i den forbindelse aftales nærmere. 2.7 Menukort Menukortet skal uddeles af tilbudsgiver til de visiterede borgere senest 1 uge før menukortet træder i kraft. Menukortet skal være æstetisk og med billeder, som virker appetitvækkende. Menukortet skal desuden være overskueligt og let læseligt. De forskellige valgmuligheder skal fremgå tydeligt af menukortet. Tjekliste: Eksempel på menukort skal vedlægges tilbuddet. 2.8 Menuvariation og portionsstørrelser Tilbuddet skal baseres på følgende variationer i menuerne, hvor de angivne tal er det antal gange, som de pågældende retter minimum skal tilbydes i hver af årets måneder. Kødtype Antal gange Fisk 4 Fjerkræ 3 Helt kød stegt eller kogt 10 Hakket kød 6 Sammenkogte retter 5 Der skal være en såvel synlig som ernæringsmæssig variation i ugens løb. Der skal være ingrediensbetegnelse og diætbeskrivelse vedlagt den leverede/udleverede mad. 6

7 Følgende retter skal indgå i menukortet i forbindelse med jul og nytår. Juleaften Andesteg m/æbler og svesker, rødkål, sauce og kartofler eller flæskesteg m/æbler, rødkål, sauce og kartofler. Ris a la mande m/kirsebærsauce Nytårsaften Kogt fisk m/hollandaisesauce, kogte gulerødder og kartofler eller kogt hamburgerryg m/grønlangkål og (brunede) kartofler Biretter skal varieres efter følgende overskrifter Blandet varmt og koldt Supper Desserter Forretter Madportionerne skal som minimum have følgende størrelser i tilberedt stand: Ingrediens Normal hovedret Lille hovedret Helt kød 100 gr. 80 gr. Køb m/ben 200 gr. 150 gr. Fars 125 gr. 100 gr. Fisk u/ben 150 gr. 125 gr. Sammenkogt 2 dl. 1,5 dl. Sammenkogt m/kartofler 4 dl. 3 dl. Grøntsager 100 gr. 80 gr. Kartofler, ris 175 gr. 125 gr. Kartoffelmos 250 gr. 200 gr. Sauce 1,5 dl. 1 dl. Stuvning 2 dl. 2 dl. Tilbehør, surt eller sødt 40 gr. 30 gr. Råkost som biret 200 gr. 200 gr. Grøntsagssuppe 2,5 dl. 2,5 dl. Frugtsuppe 2,5 dl. 2,5 dl. Frugtgrød 2,5 dl. 2,5 dl. Mælk ¼ dl. ¼ dl. Mælkemad 2,5 dl. 2,5 dl. Fromage, is e.l. 2 dl. 2 dl. Pandekager 2 stk. 2 stk. 7

8 2.8.1 Næringsindhold og krav til portionsstørrelse Den leverede mads næringsindhold skal til enhver tid følge gældende retningslinjer, herunder Anbefalinger for den danske institutionskost (Levnedsmiddelstyrelsen og Økonomaskolen, København, januar 1999 med senere ændringer). Mærkning skal omfatte oplysninger om indhold og opbevaringsfrister jfr. gældende lovgivning. Nedenstående grænser for energiprocentfordeling for hovedmåltid skal overholdes. Energi: Almindelig portion Minimum 2800 KJ Energiprocentfordeling Protein 15 % Fedt 30 % Kulhydrat 55 % Lille portion Minimum 2200 KJ Energiprocentfordeling Protein 18 % Fedt 50 % Kulhydrat % Den gennemsnitlige energi og energiprocentfordeling skal fremgå af varedeklarationen, og den skal kunne dokumenteres af leverandøren. 2.9 Udbringninger I 2013 var der i Rudersdal Kommune ca. følgende antal udbringninger: Kategori Antal portioner Hovedret Hovedret diæt Hovedret - lille 1074 Hovedret lille - diæt Biret Biret- diæt Kommunen kan ikke garantere det samme antal udbringninger fremover, som således både kan blive større eller mindre Specielt for køle-/frostmad Tilbudsgivers udbringningsrute skal planlægges således, at den enkelte borger modtager frostmad på én fast ugedag og på to faste ugedage for så vidt angår kølemad. Borgeren skal modtage madleverancer på et fast tidspunkt. 8

9 Eventuelle ændringer på grund af helligdage e.l. skal aftales med den enkelte borger mindst 7 hverdage forud. Tilbuddet skal indeholde, at chaufføren sætter køle-/frostmaden i køleskab/fryser. Desuden skal chaufføren kontrollere temperaturen i borgerens køleskabe/fryser og om nødvendigt sikre, at korrekt temperaturindstilling foretages. Køle- og frostmaden skal kunne opvarmes i mikrobølgeovn eller i traditionel ovn. Med hver leverance skal tilbudsgiver sørge for, at der medfølger en vejledning i, hvordan borgeren skal opbevare maden indtil den skal spises og endvidere, hvordan maden opvarmes korrekt. Det vil sige både temperatur og antal minutter Specielt for varm mad Tilbudsgivers udbringningsrute skal planlægges således, at den enkelte borger modtager madleverancer én gang dagligt og på et på forhånd aftalt tidspunkt. Eventuelle ændringer på grund af helligdage e.l. skal aftales med den enkelte borger mindst 10 hverdage forud Krav til udbringning og tidspunkt for udbringning Ved transport af mad skal lovgivningen overholdes, herunder de i lovgivningen anførte minimumsog maksimumstemperaturer, tekniske krav til køretøjernes indretning etc., jfr. Vejledning nr af 29. april 2014 om fødevarehygiejne (Hygiejnevejledningen). Det følger bl.a. af lovgivningen, at varm mad i forbindelse med transport ikke må have en temperatur på under 65 grader og dybfrosne fødevarer ikke må have temperatur på over minus 18 grader og at kølemad ikke må have en temperatur på over 5 grader. Køretøjet må i øvrigt ikke anvendes til andre transportopgaver, der på nogen måder kan rejse tvivl om den hygiejniske kvalitet ved udbringningen, jf. afsnit Ved daglig udbringning af varmeholdt mad skal dette ske i følgende tidsrum: Tilbud herpå skal fremgå af tilbudslisten. Ved øvrige udbringninger skal dette aftales konkret med den enkelte borger, idet der her skal tages hensyn til borgerens aftaler om dagtilbud o.l., jfr. nedenfor. De præcise tidspunkter aftales nærmere med den enkelte borger. Aftalte tidspunkter kan herefter alene afvige med +/- 15 min. Tilbudsgiver er således forpligtet til at koordinere tidspunktet for udbringning med den enkelte borger, således at borgeren ikke afskæres fra at komme i dagtilbud eller træningscentre e.l. Madleverancer finder sted direkte til borgerens adresse. 9

10 Som tryghedsforanstaltning skal tilbudsgiver være opmærksom på borgerens velbefindende og underrette kommunen straks, såfremt tilbudsgiver ikke kan komme i kontakt med borgeren, herunder hvis borgeren ikke reagerer på tilbudsgivers forsøg på at aflevere maden. Tilbudsgiver skal være indstillet på særlig udbringningsservice, eksempelvis at få overladt nøgle til borgeren, så maden kan bringes ind i hjemmet, hvis borgeren er sengeliggende, gangbesværet, har nedsat hørelse e.l. Borgerens nøgler skal opbevares sikkert og vil være tilbudsgivers ansvar og risiko. Såfremt der bortkommer nøgler i tilbudsgivers besiddelse, skal tilbudsgiver straks og uden ophold sikre en omlægning af låsene/nøgleskabe, og tilbudsgiver skal i den forbindelse afholde enhver udgift, herunder eventuelle afledte udgifter Nybestilling, afbestilling og ændringer Visitering til ordningen foretages af kommunen og meddeles løbende tilbudsgiver Varmeholdt mad Nybestilling Borgeren skal kunne foretage nybestilling af mad direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt, eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Nybestilling skal effektueres dagen efter. Afbestilling Borgeren skal kunne foretage afbestilling af mad direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Afbestilling skal effektueres dagen efter. Ændringer Borgeren skal kunne foretage ændringer i bestillingen direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Ændringen skal effektueres dagen efter Kølemad Nybestilling Borgeren skal kunne foretage nybestilling af mad direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Nybestilling skal effektueres dagen efter. Afbestilling Borgeren skal kunne foretage afbestilling af mad direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Afbestilling skal effektueres efter udløb af igangværende levering - alternativt skal afbestillingen effektueres dagen efter. Ændringer Borgeren skal kunne foretage ændringer i bestillingen direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Ændring skal effektueres efter udløb af igangværende levering alternativt skal ændringen effektueres dagen efter. 10

11 Frostmad Nybestilling Borgeren skal kunne foretage nybestilling af mad direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Nybestilling skal effektueres dagen efter. Afbestilling Borgeren skal kunne foretage afbestilling af mad direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Afbestilling skal effektueres efter udløb af igangværende ugelevering alternativt skal afbestillingen effektueres dagen efter. Ændringer Borgeren skal kunne foretage ændringer i bestillingen direkte til tilbudsgiver enten telefonisk, skriftligt eller via internettet alle ugens 7 dage mellem kl kl Ændring skal effektueres efter udløb af igangværende ugelevering alternativt skal ændringen effektueres dagen efter. Eventuelle ændringer i til-/og frameldingsfrister i forbindelse med helligdage skal fremgå af det aktuelle menukort, som tilbudsgiver har ansvaret for at udarbejde og uddele til de visiterede borgere Tilmelding samt permanent afmelding til madservice Myndighedsenheden i kommunen varetager kontakten mellem borger og tilbudsgiver hvad angår tilmeldinger og permanente afmeldinger (ophør) til madserviceordningen. For at understøtte administrationen og det gensidige samarbejde mellem tilbudsgiver og myndighedsenheden i kommunen, skal tilbudsgiver i et dokumentationssystem kunne håndtere oplysninger/historik om den enkelte borgers forløb og status samt begrundelser for afbestilling/bero/aktivmeldinge,r samt hvem der har foretaget disse Kommunikation med kommunen Leverandøren skal være i besiddelse af udstyr, der muliggør elektronisk udveksling af information med Rudersdal Kommune herunder den nødvendige internet-adgang Leverandørskift Borgeren skal kunne skifte leverandør med 7 dages varsel, og tilbudsgiver skal kunne tilbyde opstart af levering inden for en uge. Undtaget herfra er skift til diætkost/skift foretaget af borgere, der er visiteret til diætkost. Disse skal kunne modtage diætkost med dags varsel, idet diætkost vil være en lægeordineret kost, som anvendes som medicinsk behandlingsform af sygdomme eller som forebyggelse af sygdomme Priser Tilbudsgiver skal i Tilbudslisten anføre pris for følgende: 11

12 Madproduktion 1. Varmeholdt mad pr. måltid 2. Kølemad pr. måltid 3. Frost mad pr. måltid Udbringning 1. Udbringning af varmeholdt mad pr. måltid 2. Udbringning af kølemad pr. måltid 3. Udbringning af frost mad pr. måltid Der kan angives en rabatsats, hvis kommunen indgår aftale med det af tilbudsgiver foreslåede konsortium bestående af både en madproducent og en udbringningsvirksomhed. Folketinget indførte i 2010 loft over egenbetalingen for madservice. I forlængelse heraf er den maksimale pris for en hovedret fastsat til 50 kr. i Tilbudsgiver skal derfor i deres tilbud tage højde for, at den gennemsnitlige pris for madservice (hovedret/hovedret-diæt) med udbringning ikke må overstige dette beløb. I 2013 udgjorde diæthovedretter 19,6 pct. af de samlede hovedretter i Rudersdal Kommune. Rudersdal Kommune kan ikke garantere en tilsvarende fordeling af almindelige hovedretter og diæthovedretter i kontraktperioden Gæstemåltider/tilkøb Borgerne skal have mulighed for tilkøb af følgende: Ekstra hovedretter, biretter og tilbehør. Gæstemad Frokostpakker herunder mulighed for smør-selv. Energidrik Salat Mellemmåltider f.eks. frisk frugt, kager eller nødder. Priseksempler på denne type ydelser skal anføres i Tilbudslisten. Såfremt borgeren vælger at tilkøbe ydelser, er det kommunen uvedkommende og uden for kommunens ansvar og risiko. Bestilling, betaling etc. skal således foregå direkte mellem borgeren og tilbudsgiver, og tilbudsgiver er i den forbindelse ikke bundet af de priser, der er givet på standardmåltid til kommunen Emballage Alle madportioner skal levers i rengjorte termokasser, og ønsker den visiterede borger ikke at spise ved modtagelsen, skal den varme mad anbringes i pågældendes termokasse. Emballagen skal være hygiejnisk forsvarlig og være af en sådan standard, at maden ikke kan løbe sammen. Den varme mad kan leveres enten i genbrugstallerken, eller i miljø- og handicapvenlig engangsemballering. Derudover skal udbringning ske i termokasse (foam/styropor). 12

13 Køle- og frostmenuer skal leveres i emballage, som er egnet til opvarmning i traditionel ovn og i mikrobølgeovn. PVC-emballage accepteres ikke. For at maden skal se så appetitlig ud som mulig, ønsker Rudersdal Kommune maden leveret i sort emballage med gennemsigtigt låg. Desserter ønskes dog leveret i gennemsigtig emballage. Tjekliste: Sammen med tilbuddet skal der medsendes 2 stk. prøver på hver af de typer emballager, der vil blive anvendt. Emballagen skal være brugervenlig for ældre og handicappede og specielt egnet for ældre med gigtsvage fingre og synshandicap Egenkontrol og kvalitetskontrol i øvrigt Kommunen forudsætter en høj og ensartet kvalitet i opgaveløsningen. Tilbudsgiver er forpligtet til at have et egenkontrolsystem, der til enhver tid lever op til lovgivningens krav hertil. Tjekliste: Tilbudsgiver skal give en kort redegørelse for, hvorledes de vil sikre en høj kvalitetssikring og hvorledes egenkontrollen vil finde sted. Tilbudsgiver er forpligtet til at kontakte kommunen, hvis der opstår forhold af betydning for gennemførelsen af madleverancer eller forhold, som på nogen måde vil kunne påvirke opfattelsen af kommunens forsvarlige opfyldelse af sine forpligtelser overfor de visiterede borgere. Kommunen er til enhver tid berettiget til - uden beregning - at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav, og tilbudsgiver er forpligtet til straks og uden ophold på opfordring fra kommunen at sende prøver på dagens menu. Kommunen er ligeledes berettiget til at foretage løbende brugerundersøgelser. Hvis brugertilfredshedsundersøgelserne viser lav tilfredshed med leverandøren, opfattes det som misligholdelse af aftalen Administrative retningslinjer Tilbudsgiver er eneansvarlig for styringen af leverancerne og registreringen af bestillinger og afbestillinger. Indlæggelser på sygehus eller dødsfald afmeldes som hastesag og leverancen ophører 24 timer efter, at tilbudsgiver har fået besked herom fra kommunen Lovgivning og tilladelser Tilbudsgiver er ansvarlig for overholdelse af samtlige regler og lovgivning for madproduktion samt for transport af madvarer, herunder ansvarlig for at indhente de nødvendige tilladelser fra relevante myndigheder. Leverandøren skal således være bekendt med og overholde lovgivningen, herunder: 13

14 Fødevareloven Regler for egenkontrol i fødevarevirksomheder Regler om fødevarehygiejne Reglerne om autorisation til behandling og salg af fødevarer Reglerne for transport af fødevarer, herunder krav til køretøjernes indretning og sikring af, at temperaturforhold er i orden De mere detaljerede regler og vejledning herom kan rekvireres hos Fødevarestyrelsen på De fornødne tilladelser/autorisationer skal fremsendes til kommunen efter konkret anmodning Distributionslister Tilbudsgiver skal udarbejde daglige distributionslister, der bl.a. skal indeholde oversigt over de specielle hensyn, der skal tages til de enkelte visiterede borgere i forbindelse med udleveringen af madportionerne Transporten Transporten skal foregå i lukkede biler, der til enhver tid som minimum skal opfylde gældende regler på området. Kommunen ser gerne, at bilerne som minimum er forsynet med EURO III motor eller tilsvarende. Biler som leverer varm mad, skal være forsynet med udstyr til opvarmning af maden undervejs. Alle biler skal være udstyret med mobiltelefon og skal fremtræde renvaskede og rengjorte. Tilbudsgiver er ansvarlig for transportens planmæssige gennemførelse. Ved driftsstop, sygdom o.l. skal tilbudsgiver indsætte reservemateriel og chauffører eller træffe aftale om transportens planmæssige gennemførelse med en anden accepteret transportør Forsyningssikkerhed Ved nedbrud af tilbudsgivers køretøjer, uanset årsag hertil, er tilbudsgiver ansvarlig for at skaffe alternativ transport og gennemføre den aktuelle udbringning uden yderligere udgift for kommunen. Kommunen lægger afgørende vægt på, at aftalte leveringstider overholdes. Under hensyn til den trafikale situation, accepterer kommunen, at der kan forekomme et mindre antal fravigelser defineret som situationer, hvor et aftalt leveringstidspunkt overskrides med +/- 15 min Krav til chauffører Alle medarbejdere med direkte borgerkontakt, herunder chauffør, har altid en observations- og meddelelsespligt i forhold til kommunen. Det betyder, at medarbejderen skal meddele kommunen forhold af betydning for visitationen m.v. f.eks. en ændret situation hos borgeren. 14

15 De borgere der er visiterede til madservice, er ofte fysisk og/eller psykisk svækkede. Chaufførens optræden er derfor vigtig. Chaufføren skal være gjort bekendt med den visiterede borgers eventuelle særlige problemer, og chaufføren vil være undergivet samme tavshedspligt herom som kommunens personale. Chaufføren skal være tålmodig, høflig og fleksibel i kontakten med borgeren. Chaufføren skal være uniformeret på en måde, der tydeligt viser, at vedkommende er ansat af tilbudsgiver, og chaufføren skal på forlangende kunne legitimere sig selv som værende ansat af tilbudsgiver. Chaufføren skal endvidere fremstå velsoigneret og kunne tale samt forstå dansk. Chaufføren må ikke ryge i borgerens hjem. Overtrædelse af foranstående anses for misligholdelse. Chauffører skal være udstyret med mobiltelefon. Chaufførerne må ikke modtage gaver, dusør eller drikkepenge fra borgeren i forbindelse med udførelsen af opgaven. Overtrædelse af foranstående anses for en væsentlig misligholdelse. Chauffører der anvendes til denne opgave er forpligtet til at fremvise den private straffeattest, jfr. BEK nr. 881 af 04/07/2014. Tilbudsgiver skal på forlangende kunne dokumentere, at de anvendte chauffører ikke har begået kriminalitet, der i almindeligt omdømme gør dem uskikkede til at udføre opgaverne. Kravet om fremvisning af straffeattest gælder alene medarbejdere, som tilbudsgiver ansætter efter indgåelse af aftale med kommunen. Chauffører har tavshedspligt i lighed med kommunalt ansat personale. (Borgerlig straffelov 152/152b). Når der skal udveksles personlige oplysninger mellem kommunen og tilbudsgiver, kan det kun ske med borgerens klare samtykke. Hvis chaufføren ikke kan komme i personlig kontakt med en pensionist eller anden person på adressen, skal chaufføren straks indberette dette til kommunen. Tjekliste: Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af, hvorledes chaufførerne forberedes på opgaven og hvorledes det sikres, at kommunens krav til chaufførernes optræden overholdes Samarbejde Kommunen ønsker et tæt og godt samarbejde med tilbudsgiver. I forbindelse med aftaleindgåelsen aftales en samarbejdsform herunder kontaktpersoner hos henholdsvis tilbudsgiver og kommunen Overgang til ny leverandør Tilbudsgiver skal medvirke til at minimere kommunens ressourceforbrug og dermed omkostninger ved overgang til ny leverandør. I forbindelse med konvertering forventer kommunen derfor, at tilbudsgiver stiller sin arbejdskraft og viden til rådighed. 15

16 I forbindelse med leverandørskifte skal leverandøren udarbejde informationspjece til borgerne om aftalen, herunder om firmaet samt oplysninger om bestillings- og leveringsvilkår. Denne brochure vil blive udleveret til borgeren i forbindelse med visitationen til madserviceordningen. Endvidere skal tilbudsgivers personalepolitik beskrives og vedlægges tilbuddet. 16