Spørgsmål og svar. Kontrakt om levering af rejse- og udlægssystem. Aalborg Universitet

Transkript

1 Spørgsmål og svar Kontrakt om levering af rejse- og udlægssystem Aalborg Universitet

2 Spørgsmål 1 2A.1.2 Hvilke stamdata kommer fra ØSS? Svar 1 Attestationsrettigheder og kontosegmenter kommer fra ØSS. Se nærmere beskrivelse i Beskrivelse af nuværende set-up, afsnit 2D.2.2 Integration til ØSS. Spørgsmål 2 2A Definer 'Rejsetype' -er det lande angivelse? Svar 2 Rejsetype er en abstraktion, som kan dække en række lande (f.eks. EU-lande). I princippet er det momsregler mv. der gør, at abstraktionen benyttes - det giver dårligt mening at spørge brugeren, om der skal være det ene eller det andet momsafløft på brugeren vil i stedet blot skulle forholde sig til, om man f.eks. har rejst inden for EU. Spørgsmål 3 2A Hvad menes med "bl.a. sendes bogføringsdata til ØSS" - Hvilke data og benyttes export fil Svar 3 Dette er beskrevet i bilaget Beskrivelse af nuværende setup afsnit 2D Output fra RUS2: Filer til ØSS. Bogføringsdata overfører vha. eksportfil. Spørgsmål 4 2A Definer ' kontostreng, som er knyttet til ØSS-installation' gerne med et eksempel. Side 2

3 Svar 4 AAU s kontostreng er beskrevet i Beskrivelse af nuværende setup i afsnit 2D.3.2 Aalborg Universitets kontostreng. I afsnittet er der også et eksempel og henvisning til konteringsvejledning. Spørgsmål 5 2A Hvad menes der med 'definere hvilke kontosegmenter' er det mandatory fields Svar 5 Der kan være behov for, at bestemte kontosegmenter er obligatoriske for brugeren at udfylde (eller vælge), og en måde at løse det på er ved at lave et obligatorisk felt eller mandatory field. Jf. kravet skal systemadministratoren kunne bestemme, hvilke kontosegmenter der skal være obligatoriske for brugeren at udfylde (eller vælge), det kunne fx være underkonto og omkostningssted. Spørgsmål 6 2A Hvad er "segmentværdier" Svar 6 AAU har 7 segmenter i kontostrengen, og et segment vil være en segmentværdi; omkostningssted er et eksempel på segmentværdi. For uddybende beskrivelse, henvises til bilag Beskrivelse af nuværende setup afsnit 2D.3.2 Aalborg Universitets kontostreng Spørgsmål 7 2A Hvad mener med "fx" og med "transaktionsfil fra Bank" Svar 7 Fx = for eksempel Side 3

4 Med transaktionsfil fra bank menes der kreditkort- og rejsekontotransaktioner fra Eurocard eller Diners rejsekonto. Spørgsmål 8 2A Menes der Dubletkontrol? Svar 8 Delvist. Mistænkelig adfærd kunne være et eller flere tilfælde, hvor der oprettes udlægsafregninger med samme bon, hvor samme beløb ville fremgå, men måske med forskellige beskrivelser for formål med udlægget. Dermed vil udlægsafregningerne ikke være dubletter, men blot være ens ift. udgiften. Spørgsmål 9 2A Uddyb: 'dokumentation for support og vedligehold af platformen' Svar 9 Hvad der kan og skal dokumenteres vil afhænge af leverandørens kontrakt med Aalborg Universitet. Eksempler kunne være: - Overholdelse af servicemål o Svartider o Driftseffektivitet o Servicevinduer - Overblik over opdateringer, versioner osv. - Fejlrettelser Side 4

5 Spørgsmål 10 2A Hvad betyder forpligtet? Er det "uden yderligere beregning"? Hvilke integrationer? Svar 10 Leverandøren er forpligtet til at foretage opsætningen af de integrationer, der skal gennemføres for at implementere RUS2. Såfremt leverandøren vælger at benytte nuværende setup, gælder de integrationer, der er beskrevet under kravspecifikationens informationsfelt 2A.4.3. Se også nærmere beskrivelse i Beskrivelse af det nuværende setup. Ved eventuelle fremtidige opsætninger af integrationer på kundens foranledning, vil kunden betale den aftalte faste timepris. Spørgsmål 11 2A Hvad mener i med optimalt sammenlignelighedsgrundlag og afstemningsmuligheder? Svar 11 Af revisionsmæssige årsager er der behov for at afstemme hvad der kommer til/fra RUS2 med andre systemer, hvorfor man skal have mulighed for at se historisk data fx fra en given periode. Spørgsmål 12 2A Definer kravet - vi forstår ikke hvad der menes med 'For de integrationer, der modtager data fra systemer, der automatisk skal allokeres et omkostningssted, skal RUS2 stille værktøjer til rådighed, der gør systemadministratorer i stand til at håndtere og allokere data, som undtagelsesvist ikke er blevet korrekt allokeret.' Side 5

6 Svar 12 Hvis der mod forventning bliver importeret data til RUS2, hvor datakvaliteten er dårlig, fx hvis en eller flere brugere får tildelt et forkert omkostningssted, skal det være muligt for systemadministratoren at håndtere og allokere data. I det nævnte eksempel vil det betyde, at brugerne får tildelt det korrekte omkostningssted af systemadministratoren i RUS2. Spørgsmål 13 2A Hvad menes specifikt her? Er det sletning af user masterdata? Svar 13 Der henvises særligt til Regnskabsbekendtgørelsens 21, stk.1, punkt 3; 21; 43 og 44. Spørgsmål 14 2A Definer mere specific, hvad der menes med relevante krav? Svar 14 Se svar 13. Spørgsmål 15 2A Definer specifikt de relevante krav der skal overholdes? Svar 15 Dette er ikke markeret som et krav, men blot en konstatering af, at RUS2 skal overholde statens standarder for it-sikkerhed. Dette opnås bl.a. hvis leverandøren har en ISAE 3402 erklæring. Side 6

7 Spørgsmål 16 2A Hvad menes med 'genskabe transaktionssporene' Svar 16 De historiske transaktionsspor skal bibeholdes. Spørgsmål 17 2.a.1.2: Rejsebureau: Fra Egencia modtages dokumentationsbilag (følgesedler/faktura/e-ticket i PDF el. lign.): Hvordan benyttes dokumentationsbilag (ikke rejsekontotransaktioner) fra Kundens rejsebureau i det nuværende system? Svar 17 Dokumentationsbilag benyttes ikke i det nuværende system. Spørgsmål 18 Tilbudsgiver ønsker svar vedrørende, hvorvidt AAU besidder licenser til følgende Oraclekomponenter: Oracle Database Standard Edition (anvendes til Infrastruktur databasen for Oracle SOA Suite) Oracle SOA Suite Oracle Service BUS Oracle WebLogic Suite (WebLogic Server) Oracle Application Adapter Der ønskes ligeledes svar på, hvorvidt AAU allerede i dag anvender disse Oracle komponenter, og i givet fald hvilke versioner der er taget i brug. Side 7

8 Svar 18 AAU har bl.a. licens til følgende komponenter: Oracle komponent nævnt i forespørgsel Oracle komponent med eksisterende licens ved AAU. Oracle Database Standard Edition (anvendes til Infrastruktur databasen for (Named user & perpetual) Oracle Database enterprise edition Oracle SOA Suite) Oracle SOA Suite Oracle SOA Suite for Oracle Middleware (Named User Plus Perpetual) Oracle Service BUS Denne licens er inkl. i vores SOA suite licens. Oracle WebLogic Suite (WebLogic Server) Oracle WebLogic Suite (Named User Plus Perpetual) Oracle Application Adapter AAU har licens til Oracle E-Business Suite Adapter Mht. hvilke komponenter AAU benytter: Oracle database Enterprise Edition. Versioner: , , og Oracle Weblogic Server. Versioner: , og Spørgsmål 19 Der er ingen krav om at tilbuddet skal indeholde tids- og projektplan ønskes dette beskrevet senere i evt. forhandlingsøjemed? Svar 19 Tilbudsgiver bedes angive en tids- og projektplan (herunder beskrivelse af omfanget af kundens involvering) i sit tilbud. Dette vil indgå som et element i evalueringen af underkriteriet kvalitet. Side 8

9 Spørgsmål 20 Det oplyses at kontraktstart sker pr. 1. marts 2016 hvornår forventes det at det nye system senest - er i produktion og tilgængelig for Aalborg Universitets brugere? Svar 20 Det skal oplyses i tilbuddet som en del af tidsplanen, og vil indgå som et element i evalueringen. Side 9