BILAG 1 TIL KONTRAKT OM EOJ-SYSTEM HOVEDTIDSPLAN FOR PROJEKTET

Transkript

1 BILAG 1 TIL KONTRAKT OM EOJ-SYSTEM HOVEDTIDSPLAN FOR PROJEKTET 1

2 INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med Bilag 1 vedrørende tidsplan for gennemførelse af Projektet er at få fastsat hovedmilepæle og tidspunkter for aktiviteter, der er relevante for levering af Systemet. Tidsplanen skal fastsætte start- og sluttidspunkt for de enkelte aktiviteter. Herudover skal der løbende udarbejdes detaljerede tidsplaner for de fremadrettede aktiviteter. Kravene til den overordnede tidsplan og de detaljerede tidsplaner er beskrevet nedenfor. Instruks vedrørende bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver udarbejde en besvarelse af Bilag 1 ved: At udfylde Underbilag 1D indeholdende - detaljeret tidsplan, hvor tilbudsgiver er berettiget til at ændre milepæle og aktiviteter samt tilføje nye milepæle i relation til Kundens og Leverandørens leverancer. - detaljeret og uddybende tidsplan for Afklaringsetapen. - beskrivelse af Projektets faseopdeling. Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse af bilaget indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Test og implementering. Følgende vil blive tillagt positiv vægt ved tilbudsevalueringen af besvarelsen af Bilag 1: I hvor høj grad og med hvilket indhold Tilbudsgiver ved besvarelse af Bilag 1D, præsenterer et realistisk, sammenhængende leveranceforløb, idet det tillægges positiv vægt, at der tilbydes en tidsplan, der understøtter en rettidig, struktureret udførelse af Projektet i høj kvalitet At Projektets faseopdeling fremgår tydeligt af tidsplanen, herunder at det klart fremgår, hvilke dele af Leverancebeskrivelsen, der henhører til hvilke faser At Kundens involvering i projektforløbet er tydeligt angivet i tidsplanen At den samlede overordnede tidsplan lægger op til, at Systemet kan idriftsættes inden den uden dog at gå på kompromis med kvaliteten eller et forceret projektforløb At den overordnede tidsplan indeholder en synlig og struktureret tilgang som indehold er følgende: Milepæle for Afklaringsetapen, klargøring og implementering af alle Miljøer, konvertering af data til Systemet, implementering af grænsesnit, uddannelse, Overtagelsesprøve og Driftsprøve for Systemet, tidspunkt for levering af Standardprogrammel og licenser 2

3 At den detaljerede tidsplan for Afklaringsetapen illustrerer et effektivt forløb med tydelig angivelse af formål og indhold af de enkelte aktiviteter At den overordnede tidsplan viser alle slutprodukter fra en Fase At Tilbudsgiver har beskrevet sine overvejelser omkring den valgte tidsplan, og hvorfor den af Tilbudsgiver anses for realistisk og robust. BILAGSFORTEGNELSE Underbilag 1A: Overordnet tidsplan Underbilag 1B: Detaljeret tidsplan Underbilag 1C: Grafisk illustration af Afklaringsetape Underbilag 1D: Leverandørens tidsplaner og beskrivelse af faseopdeling (se underbilag) 3

4 Indholdsfortegnelse 1. HOVEDTIDSPLAN Underbilag 1A: Overordnet tidsplan Underbilag 1B: Detaljeret tidsplan for Afklaringsetape Underbilag 1C: Grafisk illustration af Udbudsperiode (i stedet for Afklaringsetape)

5 1. HOVEDTIDSPLAN Hovedtidsplanen og afklaringsetaper for Projektet fremgår af Underbilag 1A, 1B og 1C. Ændring af denne tidsplan kan kun ske efter styregruppens behandling og godkendelse, jf. Bilag 12, eller ved Kundens udskydelse af en tidsfrist i medfør af Kontraktens punkt 14.7 Ved eventuelle aftalte ændringer af den overordnede tidsplan udarbejdes en ny tidsplan eller tillæg dertil til erstatning af det, der ændres. Leverandøren har initiativpligten hertil. 5

6 2. UNDERBILAG 1A: OVERORDNET TIDSPLAN Afklaringsetape set fra Kundens synspunkt modsvarer udbudsperioden set fra tilbudsgivers synspunkt. Kunden har valgt ikke at sætte datoer på de enkelte aktiviteter i Afklaringsetapen. Kommunen afventer Tilbudsgivers forslag til tidsplan i bilag 1D. 6

7 3. UNDERBILAG 1B: DETALJERET TIDSPLAN FOR AFKLARINGSETAPE Præcisering af Etape 1) Afklaringsetapen, samt Etape 2) Analyse, design og implementering og Etape 3) Afslutning og godkendelse I Hovedtidsplanen, Underbilag 1A har Kunden angivet, hvordan kommunen har tænkt leverancens udførelse opdelt i etaper, jf. Kontraktens pkt Kontraktens pkt. 7 omhandler Etape 1) Afklaring. Tilbudsgiver skal i bilag 1D angive en detaljeret tidsplan for denne etape. Kunden tænker her på eksempelvis nedenstående aktiviteter/milepæle: Undersøgelse af Kundens it-miljø Gennemgang af Kravspecifikationen (Bilag 3) og Løsningsbeskrivelsen (Underbilag 3B) Workshop med relevante medarbejdere hos Kunden Afklaring af Kundens forretningsmæssige behov og målsætninger i forbindelse med Projektet Analysemøde og workshop til opnåelse af en dybere fælles forståelse og enighed omkring behov for justering af bilag Afklaring af endeligt udkast til Afklaringsrapport 7

8 Fremlæggelse af udkast til eventuelle opdaterede bilag, herunder Leverancebeskrivelse Kundens endelige stillingtagen til opdaterede bilag Tilbudsgiver kan i Underbilag 1D ændre aktiviteter og milepæle samt tilføje nye milepæle i relation til Kundens og Leverandørens leverancer. I beskrivelsen af Projektets faseopdeling ser Kunden gerne forslag til datoer for Projektets øvrige etaper under implementeringen, 2) Analyse, design og implementering og 3) Afslutning og godkendelse, tilføjet: Installationsdag Gennemførelse af Installationsprøve Uddannelse af system og superbrugere Overtagelsesprøve - startdato Overtagelsesprøve slutdato Idriftsættelse af EOJ-Systemet Driftsprøve - startdato Driftsprøve slutdato Samt eventuelle andre relevante milepæle 8

9 4. UNDERBILAG 1C: GRAFISK ILLUSTRATION AF AFKLARINGSETAPE SET FRA KUNDENS SYNSPUNKT MODSVARER UDBUDSPERIODEN SET FRA TILBUDSGIVERS SYNSPUNKT 9